一、全宗的概念

全宗是一個獨立機關(guān)、團體、企事業(yè)單位或著名人物在社會活動中形成的檔案有機整體，是檔案館(室)對檔案進行科學(xué)管理的基本單位，也是國家檔案全宗的基本分類單位。

法國最早把同一個來源的檔案文件集合體稱為全宗，并把它作為檔案分類的重要原則。全宗包括三個方面的基本含義:

1.全宗是一個有機整體，具有不可分割性，除個別情況外，同一全宗的檔案不能分散，不同全宗的檔案不能混雜。

2.全宗是在一定歷史活動中形成的，整體具有客觀性。這種客觀性取決于其內(nèi)部成分中多維的歷史聯(lián)系。

3.全宗是以一定的社會單位為基礎(chǔ)構(gòu)成的，說明了特定檔案整體的來源和界限以及全宗單位的相對穩(wěn)定性。

二、立檔單位及其構(gòu)成條件

立檔單位，又稱作“全宗構(gòu)成者”，就是指形成檔案全宗的機構(gòu)、團體、企事業(yè)單位或著名人物。一般來說，構(gòu)成立檔單位的條件有3點:

一是能獨立行使職權(quán)，并能以自己的名義對外行文。

二是是一個預(yù)算會計單位或經(jīng)濟核算單位，可以編制預(yù)算或財務(wù)計劃。

三是設(shè)立管理人事的機構(gòu)或人員，并有一定人事任免權(quán)。

確立立檔單位所有解決的中心問題，是綜合地分析某一機關(guān)、組織是不是一個具有法定權(quán)利和義務(wù)的獨立單位。上述條件是從不同的側(cè)面考察了一個單位的獨立性。雖然有時未必各條都具備，但通常是有此即有彼，且彼此相互制約。其中第一個條件是必要條件，其他兩個條件則屬于參考性條件。

我國各級政府機關(guān)、企業(yè)和事業(yè)單位等，一般都建有共產(chǎn)黨、共青團以及其他群眾組織。這些組織和機關(guān)的行政機構(gòu)，是密切聯(lián)系的一個整體，應(yīng)當(dāng)作為一個立檔單位。

三、全宗的劃分

根據(jù)以上構(gòu)成立檔單位的基本條件，按照有關(guān)規(guī)定，在全國檔案館網(wǎng)中占有重要地位和較大數(shù)量的省、地(市)、縣級機構(gòu)檔案，其全宗劃分的一般方法是:

1.省級機關(guān):

(1)中共省委(包括各部委)的檔案通常應(yīng)劃為一個全宗，其中紀律檢查委員會的檔案應(yīng)單獨構(gòu)成全宗。

(2)省直屬機關(guān)黨委(包括直屬機關(guān)團委)的檔案應(yīng)單獨構(gòu)成全宗。

(3)省級人民團體，如政協(xié)、工會、共青團、婦聯(lián)、各民主黨派和工商聯(lián)等的檔案各為一個全宗。

(4)省人大常委會、省人民政府(包括辦公廳及省人民政府各辦公室)的檔案各為一個全宗。

(5)省級各委、廳(局)、院、行、社等的檔案各為一個全宗。

(6)省級各廳、局所屬院、校、所、工廠、公司等二級機構(gòu)的檔案，亦可構(gòu)成單獨全宗。

(7)省級各廳、局派駐省內(nèi)外各地的臨時工作機構(gòu)，如辦事處、供銷處、轉(zhuǎn)運站等的檔案一般不單獨構(gòu)成全宗，歸入各有關(guān)廳局的檔案全宗。但如果是固定常設(shè)機構(gòu)，或機構(gòu)較大，文件較多，駐地較遠，其檔案亦可構(gòu)成單獨全宗。

2.地、市、縣級機關(guān):

(1)中共地、市、縣委(包括辦公室、各部)的檔案各為一個全宗。

(2)中共地、市、縣紀律檢查委員會的檔案各為一個全宗。

(3)地、市、縣直屬機關(guān)黨委(包括直屬機關(guān)團委)的檔案各為一個全宗。

(4)地、市、縣工會、團委、婦聯(lián)的檔案分別各為一個全宗。

(5)市、縣人大黨委會的檔案各為一個全宗。

(6)行政公署、市、縣人民政府(包括各辦公室)的檔案各為一個全宗。

(7)地、市、縣級各局、行、院的檔案分別各為一個全宗。

(8)地、市、縣各級企、事業(yè)單位的檔案分別構(gòu)成全宗。

(9)市、縣政協(xié)的檔案各為一個全宗。

3.省、地、市、縣黨委或政府各臨時辦事機構(gòu):

其檔案一般不形成新的全宗，可以與有關(guān)主管部門的檔案共同構(gòu)成一個全宗。

4.市、縣人民政府各局、行的派出單位:

如公安派出所、糧食管理所、銀行辦事處等機構(gòu)的檔案，可以歸入派出單位檔案全宗，而不需要單獨劃分全宗。