摘要:本文針對(duì)我國(guó)人事檔案管理工作現(xiàn)狀，提出了改革人事檔案管理制度四點(diǎn)意見(jiàn):強(qiáng)化人事檔案作為人力資源管理工具的社會(huì)服務(wù)功能、賦予用人單位以“建檔權(quán)”和“管理權(quán)”、 重構(gòu)人事檔案的內(nèi)容和檔案館內(nèi)建立人事檔案中心。

關(guān)鍵詞:人事檔案 檔案管理 制度改革

近些年來(lái)，隨著經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入，合資、民營(yíng)等企業(yè)的蓬勃發(fā)展，自謀職業(yè)、個(gè)體經(jīng)營(yíng)的大量涌現(xiàn)為就業(yè)開(kāi)辟了新渠道，社會(huì)上提供了較多的就業(yè)機(jī)會(huì)使人們已經(jīng)不再對(duì)某一單位“從一而終”了，人員流動(dòng)變得更加頻繁。曾經(jīng)非常受人們重視，被人視為“香餑餑”的人事檔案逐步淪為“食之無(wú)味、棄之可惜”的“雞肋”而遭受人們的冷落。諸如“棄檔”、“自揣檔案”、“掛檔”、“克隆檔案”、“虛假檔案”、“人質(zhì)檔案”等“失范現(xiàn)象”大量出現(xiàn)， 原有的作為當(dāng)時(shí)計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代產(chǎn)物的人事檔案管理制度必須進(jìn)行相應(yīng)的改革。

一、強(qiáng)化人事檔案作為人力資源管理工具的社會(huì)服務(wù)功能

黨中央、國(guó)務(wù)院提出“實(shí)施人才強(qiáng)國(guó)戰(zhàn)略是黨和國(guó)家一項(xiàng)重大而緊迫的任務(wù)”，而實(shí)現(xiàn)人力資源的科學(xué)管理是實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)的必然要求。作為人才信息縮影的人事檔案，對(duì)于人力資源管理的重要意義就在于它能夠?qū)θ肆Y源管理發(fā)揮很大的促進(jìn)作用。我們應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識(shí)到人事檔案對(duì)于人力資源管理的重要意義，想盡一切辦法把人事檔案為人力資源管理服務(wù)的功能發(fā)揮出來(lái)。

同時(shí)，通過(guò)對(duì)以往人事檔案管理和利用服務(wù)實(shí)踐的考察，我們不難發(fā)現(xiàn)，某些單位或部門(mén)由于人事檔案對(duì)于該單位人力資源管理提供了很好的服務(wù)，促進(jìn)了本部門(mén)或單位的發(fā)展，嘗到“甜頭”后，這些單位和部門(mén)自然愿意投入更多的人力、物力來(lái)促進(jìn)自己人事檔案體系的建設(shè)，這又會(huì)進(jìn)一步促進(jìn)該單位或部門(mén)的發(fā)展，形成一個(gè)正相關(guān)循環(huán)。相反，如果人事檔案不能為人力資源管理提供好的服務(wù)，沒(méi)有什么業(yè)績(jī)可言，單位或部門(mén)就不愿為人事檔案建設(shè)投入人力、物力，這會(huì)導(dǎo)致人事檔案建設(shè)滯后，更無(wú)法為人力資源管理提供好的服務(wù)，單位或部門(mén)更不愿意為人事檔案投入人力、物力，形成了一個(gè)負(fù)相關(guān)循環(huán)。因此，強(qiáng)化人事檔案人力資源管理的服務(wù)功能，意義重大，在提供了好的人力資源管理服務(wù)的同時(shí)，反過(guò)來(lái)又會(huì)促進(jìn)人事檔案事業(yè)的發(fā)展。

二、賦予用人單位以“建檔權(quán)”和“管理權(quán)”

作為我國(guó)現(xiàn)行人事檔案管理的一項(xiàng)典型制度就是“檔隨人走”，相對(duì)人在組織之間的工作調(diào)動(dòng)發(fā)生時(shí)，其人事檔案也要轉(zhuǎn)到相應(yīng)的有人事檔案管理權(quán)的組織或單位集中管理?！皺n隨人走”這一制度的設(shè)計(jì)初衷是為了給用人單位提供一套完整的反映相對(duì)人以往歷史經(jīng)歷的記錄材料，然而在實(shí)際執(zhí)行的過(guò)程中，該制度規(guī)定卻已經(jīng)暴露出諸多問(wèn)題。這些問(wèn)題歸納起來(lái)主要有:第一，人事檔案成為一些單位限制人才合理流動(dòng)的工具。第二，人事檔案被一些“棄檔”者視為“雞肋”，成了事實(shí)上的“無(wú)頭檔案”。第三，由于一些人員在辦理出國(guó)手續(xù)、醫(yī)療與社會(huì)保險(xiǎn)、子女就學(xué)等事項(xiàng)的過(guò)程中發(fā)現(xiàn)自己的人事檔案還有用，所以到有關(guān)單位或人才交流服務(wù)中心及社會(huì)勞動(dòng)保障部門(mén)去尋找相關(guān)政策所要求提供的“人事檔案證明”材料，卻發(fā)現(xiàn)本人的人事檔案已經(jīng)被轉(zhuǎn)到了原籍所在地的檔案館或街道，而且記錄不全;一些人找到了自己的人事檔案后卻發(fā)現(xiàn)原來(lái)人事檔案中的相關(guān)證據(jù)材料根本就沒(méi)有存在過(guò);一些相對(duì)人即使找到了自己人事檔案的下落，也被人才交流服務(wù)中心所要求補(bǔ)交的巨額管理費(fèi)嚇倒，不得不無(wú)功而返;一些出國(guó)回來(lái)報(bào)效祖國(guó)的留學(xué)人員也發(fā)現(xiàn)自己的人事檔案內(nèi)容匱乏，無(wú)法給用人單位提供相對(duì)完整的人事檔案證明材料。

從目前我國(guó)人事檔案管理改革實(shí)踐所面臨的諸多問(wèn)題來(lái)看，“建檔權(quán)”的規(guī)則要求尚未脫離原來(lái)的“單一管理模式”和“層級(jí)管理體制”束縛，缺乏彈性和靈活性。按照這些規(guī)則的規(guī)定，一些用人單位沒(méi)有為本單位員工建檔的權(quán)利。這種規(guī)則的實(shí)施結(jié)果之一就是造成了有關(guān)人員人事檔案記錄的缺失，使人事檔案的動(dòng)態(tài)性管理要求不能順利實(shí)現(xiàn)。絕對(duì)化的集中，并不意味著絕對(duì)有效和絕對(duì)安全。相反，在一些情況下還會(huì)造成人事檔案內(nèi)容的“貧瘠”，如一些人員的人事檔案中只有幾張“登記表”和“履歷表”等，根本無(wú)法滿(mǎn)足現(xiàn)代人事管理、干部管理和員工管理的需要，也無(wú)法讓用人單位和組織全面了解有關(guān)人員的歷史表現(xiàn)、工作業(yè)績(jī)、能力表現(xiàn)、業(yè)務(wù)專(zhuān)長(zhǎng)及身體健康狀況。所以，放寬人事檔案的“建檔權(quán)”，使每個(gè)用人單位都能有權(quán)根據(jù)員工在本單位中的工作表現(xiàn)建立人事檔案，是有效保證人事檔案信息內(nèi)容的動(dòng)態(tài)性和連續(xù)性，提升人事檔案利用價(jià)值的理想選擇。這對(duì)于維護(hù)人事檔案相對(duì)人數(shù)據(jù)的完整性，保障相對(duì)人的合法權(quán)益，提高人事檔案信息資源的整體品質(zhì)，促進(jìn)我國(guó)人力資源管理實(shí)踐的健康發(fā)展，都具有一定的積極意義。

而放開(kāi)人事檔案的“建檔權(quán)”和“管理權(quán)”，讓每個(gè)用人單位都能有權(quán)利為所任用或聘用的人員建立反映員工在本單位工作活動(dòng)中的能力表現(xiàn)和工作業(yè)績(jī)的新型人事檔案，可以從根本上克服上述矛盾，充分調(diào)動(dòng)人才的工作積極性，體現(xiàn)社會(huì)公平原則，并使人才為國(guó)家的各項(xiàng)建設(shè)事業(yè)做出更大的貢獻(xiàn)，減少不必要的后顧之憂(yōu)。因此，在人事檔案管理體制的變革方面，改變“一元管理”制度設(shè)計(jì)的內(nèi)容，實(shí)行“多元管理”的新制度，即堅(jiān)持人事檔案管理的“屬地原則”(檔案在哪個(gè)單位形成，就保存在哪個(gè)單位)和用人單位的建檔原則(每個(gè)用人單位都可以建立人才或員工的人事檔案)，不僅可以有效地保證公民的人事檔案記錄的完整性，而且可以充分體現(xiàn)黨和國(guó)家鼓勵(lì)人才合理流動(dòng)的政策要求。

三、人事檔案的內(nèi)容重構(gòu)

依據(jù)《干部人事檔案收集歸檔規(guī)定》，傳統(tǒng)人事檔案中包含的“十大類(lèi)”材料中，比較受重視的是體現(xiàn)較強(qiáng)政治性的政審材料，考察、考核等材料，而這些材料對(duì)于人事檔案根本價(jià)值所在的人力資源管理作用有限。所以，人事檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)?shù)耸聶n案包含內(nèi)容的政治性色彩，充實(shí)那些有利于人力資源管理功能實(shí)現(xiàn)的信息，促進(jìn)實(shí)現(xiàn)其對(duì)人力資源管理的重要意義。即我們要從適應(yīng)現(xiàn)代化人力資源管理發(fā)展需要的角度出發(fā)，通過(guò)撥云見(jiàn)日，淡化千篇一律的“組織意見(jiàn)”等政治性?xún)?nèi)容，充實(shí)學(xué)績(jī)、業(yè)績(jī)等內(nèi)容，更好地為人力資源管理服務(wù)。

在人事檔案中，增加學(xué)績(jī)檔案的內(nèi)容是十分重要的。人才檔案包括學(xué)績(jī)和工作業(yè)績(jī)兩個(gè)部分。學(xué)績(jī)，即關(guān)于一個(gè)人學(xué)習(xí)成績(jī)方面的記錄，包括人們工作前在學(xué)校學(xué)習(xí)和工作后在職學(xué)習(xí)的成績(jī)兩個(gè)部分。當(dāng)然，這里的學(xué)習(xí)是一個(gè)廣義的概念，不僅指文化課的學(xué)習(xí)，也包括文藝、體育等方面的成果。人的學(xué)習(xí)成績(jī)，雖然不能代表能力的全部，但也可以在很大程度上反映一個(gè)人的能力，特別是學(xué)習(xí)能力強(qiáng)弱，對(duì)于人員的評(píng)價(jià)有著非常重要的參考作用。業(yè)績(jī)檔案是動(dòng)態(tài)反映人才職業(yè)經(jīng)歷、職業(yè)能力、職業(yè)信譽(yù)等的記錄，主要包括人才的基本信息、教育培訓(xùn)經(jīng)歷、工作履歷、工作業(yè)績(jī)、成果榮譽(yù)和業(yè)績(jī)?cè)u(píng)估等。

四、檔案館內(nèi)建立人事檔案中心

人事檔案與其他專(zhuān)門(mén)檔案一樣，有其獨(dú)特性，但仍為檔案的一種。依照相關(guān)法律法規(guī)，不能游離于檔案館之外，還是應(yīng)該保存在檔案館中。

人事檔案雖然名義上叫作檔案，事實(shí)上游離于檔案體系之外，由組織人事部門(mén)管理，但由于沒(méi)有執(zhí)法權(quán)，是一種軟管理，導(dǎo)致多頭管理、無(wú)人管理等一系列的混亂。同時(shí)，我國(guó)目前有大量的人事檔案長(zhǎng)期滯留在各級(jí)人才流動(dòng)服務(wù)中心，中國(guó)人民大學(xué)陳兆祦教授認(rèn)為，這也并不是一個(gè)好辦法，還是應(yīng)該充分發(fā)揮各級(jí)國(guó)家綜合檔案館的作用。可以參考借鑒現(xiàn)行文件利用中心的一些成功經(jīng)驗(yàn)，將已形成的傳統(tǒng)意義的人事檔案，放在檔案部門(mén)的人事檔案管理中心，集中提供利用服務(wù)，非傳統(tǒng)意義上的履歷、業(yè)績(jī)，各單位可建電子式檔案按人頭管理，實(shí)體檔案集中到各級(jí)檔案館。檔案館下建立人事檔案中心，國(guó)外已有成熟的經(jīng)驗(yàn)可以借鑒。如加拿大的公共檔案館下面有八個(gè)文件中心，其中一個(gè)就是全國(guó)性的人事文件中心，負(fù)責(zé)保管離職及死亡的政府工作人員的人事文件資料。美國(guó)國(guó)家檔案與文件署設(shè)置國(guó)家人事文件中心，是專(zhuān)門(mén)保管所有離職人員的人事檔案的部門(mén)，內(nèi)設(shè)文職人員人事文件部和軍職人員文件部。

參考文獻(xiàn):

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作者單位:湖南省懷化學(xué)院