周 青

一、工作分析中的功能分析

工作分析是一切人力資源活動的基礎(chǔ),是系統(tǒng)地收集和分析關(guān)于工作內(nèi)容、工作對人力的要求以及工作環(huán)境和背景等方面信息的方法和過程。工作分析通常要收集關(guān)于某一工作區(qū)別于其他工作的特點的信息,比如工作活動和行為、工作條件、所需機(jī)器和設(shè)備等。

1.常用的工作分析方法

目前,常用的工作分析方法主要有兩種:基于工作任務(wù)的工作分析和基于勝任力的工作分析。后者主要應(yīng)用于高科技行業(yè)中快速變化的組織和以項目為主的工作,著眼于對完成某項工作所需要的勝任力進(jìn)行分析和界定。前者著重分析工作任務(wù)和職責(zé),以及與工作相聯(lián)系的知識、技能和能力。這種傳統(tǒng)的方法常用于分析那些對技能要求較低、重復(fù)性任務(wù)較多的工作,分析的重點在于識別和明確某一工作區(qū)別于其他工作之處,即每一工作的獨特功能。通過基于工作任務(wù)的工作分析,我們不僅可以清楚地看到每一項工作需要完成什么,而且可以了解在組織目標(biāo)的指引下,組織需要完成哪些功能,為了完成這些功能如何設(shè)計工作和職位。這種基于組織功能的工作分析就是功能分析,也稱為功能性工作分析法。它是對職務(wù)進(jìn)行科學(xué)分類的依據(jù),是一種對員工、工作和組織之間相互關(guān)系的綜合性分析方法,使包含在工作活動中的員工功能更加具體。

2.功能分析的獨特之處

(1)做好了什么“事”與員工“做了什么”來完成該事,存在很大的區(qū)別。

(2)任何工作,通過觀察員工“做了什么”以完成某一項目,則可發(fā)現(xiàn)他們的活動不外與以下三個范疇有關(guān):資料數(shù)據(jù)、人和事,只是有關(guān)的程度有所不同。

(3)通過考察在資料數(shù)據(jù)、人和事三個范疇中的活動,可以區(qū)分若干不同的功能。在進(jìn)行功能分析時,通常需要考慮以下因素:組織的目標(biāo)、員工通過“做什么”來實現(xiàn)組織目標(biāo)、績效標(biāo)準(zhǔn)、培訓(xùn)內(nèi)容。

二、跨區(qū)域組織中“功能分析”的實踐舉例

1.理念概述

筆者所在公司為某機(jī)械產(chǎn)品的全國性銷售網(wǎng)絡(luò)的南方大區(qū),下轄七家分公司,負(fù)責(zé)廣東省內(nèi)的產(chǎn)品銷售和售后服務(wù)工作。每家分公司組織結(jié)構(gòu)相同,除了銷售團(tuán)隊和售后服務(wù)團(tuán)隊外,還有行政支持團(tuán)隊,包括銷售行政、售后行政和配件管理員,他們除了對銷售團(tuán)隊和售后服務(wù)團(tuán)隊提供后勤支持外,還負(fù)責(zé)維護(hù)分公司的日常運營。對一線團(tuán)隊的后勤支持和維護(hù)分公司日常運營有著固定的幾項功能,但每個分公司具體人員的情況不同,幾項基本功能的具體職責(zé)在三個職位上的分配往往不同。因此,筆者在策劃公司的工作分析項目時采用了功能分析的方法:先分析功能,形成分類清晰的功能清單,即工作任務(wù)庫;再由各分公司根據(jù)自己的實際情況,從標(biāo)準(zhǔn)化的功能清單中挑選組合,形成三個職位的工作職責(zé),以簡化工作分析的步驟和任務(wù)。

因我公司實行矩陣式組織架構(gòu),在大區(qū)內(nèi)部有些職位是雙線匯報,一條線向職能主管匯報,一條線向行政主管匯報,如銷售行政、售后行政、配件管理員等職位。銷售行政的職能主管是大區(qū)的銷售支持主管,行政主管則是分公司的銷售經(jīng)理;售后行政和配件管理員的職能主管是大區(qū)售后支持主管,行政主管則是分公司的售后經(jīng)理。像這樣的職位,需要職能主管和行政主管的合作來完成工作分析,職能主管負(fù)責(zé)崗位功能的分析。我公司為銷售終端的管理機(jī)構(gòu),每個分公司是一線銷售單位,他們的目標(biāo)就是按公司政策和流程完成既定的銷售任務(wù)和售后服務(wù)任務(wù),并使客戶滿意。在這樣的目標(biāo)下,職能主管通過分析由問卷收集到的崗位任職者每天活動中所涉及的數(shù)據(jù)資料、人和事等信息及其程度,來確定崗位功能并形成“崗位功能清單”。行政主管負(fù)責(zé)具體職位的工作分析,即對功能項的搭配組合,解決分工問題,最終形成的是崗位職責(zé)。

2.公司工作分析項目具體執(zhí)行情況介紹

(1)工作分析項目的目的:對公司現(xiàn)有的崗位、功能、業(yè)務(wù)流程及任職者進(jìn)行系統(tǒng)的分析并進(jìn)一步明確各崗位的職責(zé)及對任職者的要求;為人力資源管理各項工作提供依據(jù)和方向;為直線經(jīng)理提供有效的管理工具,培養(yǎng)直線經(jīng)理的管理技能和管理思想。

(2)工作分析的方法——功能分析法。

①功能分解。工作方法:每位任職者對自己的日常工作圍繞數(shù)據(jù)資料、人和事三個范疇從粗到細(xì)地進(jìn)行分解,從職位的核心功能出發(fā),對本職位的各級功能逐層分解。

②列出工作清單。工作方法:輔助以工作日志等方法,進(jìn)行日常工作的任務(wù)分析。

③進(jìn)行功能對接。工作方法:將工作清單按照經(jīng)過分解的類別進(jìn)行歸類、查漏補(bǔ)缺,最終形成功能項與典型行為合理分類、對應(yīng)明確的崗位功能列表。

④明確崗位職責(zé)。工作方法:對列表里的功能項進(jìn)行搭配組合,解決分工問題。

(3)工作分析項目的執(zhí)行時間表。

通過功能分析法對分公司的后勤支持工作和日常營運工作進(jìn)行分析后,我們將這塊工作分為如下幾個功能:銷售合同審核、銷售訂單處理、銷售數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析、售后工作單結(jié)算及系統(tǒng)維護(hù)、配件報價及訂單跟蹤、配件實物管理及庫存控制、專用工具管理、售后數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析、文檔管理、分公司營運總務(wù)(包括財務(wù)、人事及行政事務(wù))。

在此功能清單的基礎(chǔ)上,各分公司可根據(jù)其實際人員情況,分配安排銷售行政、售后行政和配件管理員三個職位的工作。

三、跨區(qū)域組織中“功能分析”的優(yōu)勢

與我公司類似的跨區(qū)域組織,常常都有類似甚至相同的組織結(jié)構(gòu)和功能,但因各機(jī)構(gòu)所處的地域不同、人員情況不同而對各功能的執(zhí)行情況會有所差異。功能分析法是用以分析非管理性工作最常用的一種方法,它既適用于對簡單工作的分析,也適用于分析復(fù)雜工作。它適用于現(xiàn)代組織結(jié)構(gòu):縱向?qū)哟紊?強(qiáng)調(diào)靈活性,多種技能和團(tuán)隊合作,在跨區(qū)域組織的工作分析中有著一定的優(yōu)勢。

1.節(jié)省時間和人力

職能部門主管通過功能分析得出清單后,各行政主管就是功能清單的使用者,而不用再重復(fù)進(jìn)行分析,從而節(jié)省了時間和人力。

2.功能是對工作任務(wù)進(jìn)行分類的結(jié)果

組織為了適應(yīng)當(dāng)前多變的經(jīng)濟(jì)環(huán)境,工作的內(nèi)容也常常發(fā)生變化。在一個分類清晰的功能清單的基礎(chǔ)上,調(diào)整某項工作任務(wù)的內(nèi)容明顯比在一堆雜亂無章的工作任務(wù)中進(jìn)行更加易于操作,并更易于得到令人滿意的結(jié)果。

3.解決問題

功能分析是一個從局部到整體再到局部的過程,因而對于工作分析中的常見問題遺漏和重疊,會在一定程度上得到解決。

[作者單位:林德(中國)叉車有限公司廣州分公司]