摘要:本文首先論述了高校圖書館順應“大流通”服務模式的潮流進行圖書磁條轉換工作的必要性和可行性，然后重點介紹了圖書館適應招投標法有條不紊地組織好該項工作的具體過程，最后強調了做好該項工作需要注意的有關事項。

關鍵詞:高校圖書館;復合磁條;磁條轉換;大流通

中圖分類號:G258.6文獻標志碼:A 文章編號:1002—2589(2009)21—0123—02

目前，越來越多的高校圖書館正在進行或準備進行圖書磁條的轉換工作，即將圖書中原有的永久磁條轉換為復合磁條。對于藏書量較大的高校圖書館來說，在面臨盡量減少對讀者開放的影響的壓力之下，該項工作時間緊、任務重，情況也比較復雜，如何認識和有序有效地組織好該項工作，值得我們思考和研究。我館即湖北第二師范學院圖書館于2007年下半年用3個月的時間順利完成了近50萬冊圖書的磁條轉換工作，并在實踐中積累了一定的經驗。在此，我將我對此項工作的認識及我館有關做法作以介紹，希望能對各位同仁更好地組織該項工作有所裨益。

一、高校圖書館為什么要進行圖書磁條的轉換工作

(一)必要性

時代在進步，圖書館事業(yè)在發(fā)展，圖書館的管理和服務模式也在發(fā)生變革?，F在，在堅持“以人為本”的科學發(fā)展觀和“讀者至上，優(yōu)質服務”的辦館理念的指引下，在高校圖書館中，給讀者造成諸多不便的傳統(tǒng)的閉架管理或人書分流的服務模式正在逐步被方便讀者的“借閱一體化”的“大流通”的服務模式所取代。[1]由于這種服務模式極大地方便了讀者，并給讀者以充分寬松、自由的感覺，因此，深受讀者歡迎，高校圖書館采用這種服務模式已是大勢所趨。而實現“大流通”的技術基礎是需要在圖書中安裝可充消磁的復合磁條，而由于歷史緣故，高校圖書館以前在圖書使用的磁條大多為永久磁條，為此，圖書館就有必要進行圖書磁條的轉換工作，即將圖書中原有的永久磁條轉換成復合磁條，以適應圖書館服務模式的改變。[2]

(二)可行性

將圖書中原有的永久磁條轉換為復合磁條從理論上有兩種方法:第一種為屏蔽法，即只需在原書中再夾入一根特殊的屏蔽磁條即可;第二種為徹底清除法，即先將原書中的永久磁條一一找出剝離干凈，然后再重新裝載所需的復合磁條。[3]由于第一種方法沒有經過實踐的檢驗，而且對加工工藝的要求也較高，[4]因此，在實踐中，高校圖書館一般采用的是第二種方法。在具體操作上，高校圖書館一般會承包給專業(yè)服務商來做，這樣，工期、質量比較有保障，對圖書館的正常開放影響也較小。

二、高校圖書館如何進行圖書磁條的轉換工作

基于以上的分析、比較，并結合我館的實際，我館決定采用以上可行性中的徹底清除法，并將圖書磁條轉換工程承包給專業(yè)服務商來做。經過論證確定總的工作方案后，就進入該項工程的組織實施階段，具體可劃分為如下三個階段。

(一)準備階段

在準備階段，就是要依據總的工作方案，做好該項工程的預算和招投標工作。具體包括以下步驟:

1.調查研究

調查研究應從對內對外兩方面進行。對內，就是調查本館館藏圖書中哪些需要進行磁條轉換，具體數量及使用狀況如何，對于今后純閱覽、不外借的圖書，如外文原版書、古籍特藏書等，可以不進行磁條的轉換，同時也避免了加工對這些比較珍貴的圖書的損壞;[5]對外，就是要盡量摸清市場行情，全面了解有關的原材料價格、加工費、服務商及信譽度等方面的情況。

2.項目報批

在調查研究的基礎上，對整個工程所需的資金可以作出比較科學的預算。然后，按學校的規(guī)定履行項目報批手續(xù)，主要步驟包括:(1)準備審批材料，主要包括項目論證報告、項目審批報告、項目技術要求等;(2)學校審批，即由學校有關職能部門審核后再報分管校領導審批;(3)政府采購中心審核，即根據政府關于高校采購的有關規(guī)定，將有關材料報送政府采購中心審核后由其安排招投標。

3.招標評標

在項目報批完成以后，就由政府采購中心按照公開、公平、公正的原則組織招標、開標、評標活動，確定中標服務商，發(fā)布中標公告。筆者認為，在這一系列活動中，學校(即采購人)和政府采購中心的關系，主要是委托和被委托的關系，當然，也有些是屬于行政管理關系。

4.簽訂合同

招標投標結束后，學校和中標服務商就要在參照有關的規(guī)范合同樣本的基礎上，通過友好協(xié)商簽訂正式合同。合同中應包含該項目的招標文件、投標文件、中標通知書、必要的補充協(xié)議等合同文件。在商定合同條款時，應盡量規(guī)定得具體明確，避免模糊、歧義，以免日后發(fā)生令人不快的糾紛。

(二)實施階段

1.成立專班

由于該項目涉及到的圖書數量大、類型復雜，所涉及的業(yè)務部門較多，需要的人力也較多，因此，為了配合服務商完成好該項工程，高校圖書館成立專班就非常必要。例如，我館就成立了由館領導、辦公室主任、相關業(yè)務部門主任等組成的專班，并做到分工協(xié)作、責任到人。專班的成立為后面工作的開展提供了組織保障。

2.商定方案

成立專班后，專班就要根據磁條轉換工作的總體方案和圖書館開放的實際情況，與服務商商定具體的實施方案。制定實施方案要考慮的主要因素有:(1)安全施工，防火防盜;(2)保證質量，保護書籍;(3)調配人力，保證工期;(4)合理安排，減少閉館;(5)責任到人，做好銜接。

3.實施方案

實施方案，狠抓落實，這是該項目的關鍵環(huán)節(jié)，必須認真組織。在這一環(huán)節(jié)，服務商要依據合同及具體實施方案，嚴格標準和工藝，精心施工;圖書館既要為服務商提供必要的施工條件，搞好配合銜接，更要做好監(jiān)督檢查，嚴把質量關，同時認真清點施工合格的圖書的數量，為后一階段的驗收做準備。

(三)驗收階段

當雙方確認施工完成后，就進入驗收階段，主要包括驗收準備和驗收結算工作。

1.驗收準備

這階段的準備工作主要包括:(1)圖書館在初步驗收合格后向學校主管招投標工作的部門提出結算驗收報告或申請;(2)由學校主管招投標工作的部門牽頭成立學校結算驗收工作組，圖書館與驗收工作組商定驗收時間、方式等事宜;(3)圖書館在學校驗收工作組驗收前按驗收要求準備好有關材料;(4)圖書館通知服務商提前做好驗收各項準備工作，如有關文字材料、儀器設備的準備，必要時提前演練等。

2.驗收結算

在這一階段，圖書館要按驗收要求認真組織驗收活動。驗收依據正式合同進行，驗收的重點內容包括:(1)服務商所提供的原材料的驗收;(2)施工質量的驗收(含圖書的損壞率);(3)加工圖書數量的驗收;(4)復合磁條使用效果的驗收。學校驗收合格后，就可以按合同規(guī)定結算付款，其間，圖書館主要是要做好相關的配合工作。至此，該項工作順利完成。

三、高校圖書館進行圖書磁條更換工作應注意的幾個方面

通過我館磁條轉換工作的實踐，筆者認為，要做好該項工作，需特別注意以下幾個方面。

(一)簽訂補充協(xié)議

由于種種原因，圖書館代表學校和服務商簽訂的合同可能存在這樣的問題:(1)部分條款仍然規(guī)定得很原則，不夠具體明確，容易引起紛爭;(2)在合同履行過程中，出現了合同中未規(guī)定的新問題，經雙方協(xié)商后可以進一步合作的。對于這樣的問題，盡管雙方協(xié)商一致，但還是應及時簽訂書面補充協(xié)議，因為“口說無憑”，還是“白紙黑字”為宜!

(二)驗收復合磁條

復合磁條的質量是磁條轉換工程質量的關鍵，為此，圖書館在驗收復合磁條時要嚴格把關。[6]要做到這一點，負責驗收的圖書館員要學會辨別復合磁條的質量。例如，如果使用鈷基負應力復合磁條，則其中鈷的含量在70%以上，且磁條長度大于12公分時，性能較好。[7]這種鈷基復合磁條，柔韌性強，彎曲時不易折斷，這是與鐵基復合磁條區(qū)別最明顯的特征。[8]

(三)監(jiān)控加工質量

使用性能較好的復合磁條后，還要嚴密監(jiān)控加工質量，才能保證磁條轉換工程的質量。對此，我館的做法是:(1)根據圖書的厚度規(guī)定安置復合磁條的數量。例如，對于厚度超過800頁的圖書，要求每冊安置復合磁條二根。(2)掌握加工工藝，不定時到施工現場監(jiān)督，確保規(guī)范操作。(3)不定時抽查加工后的圖書充磁、消磁的效果。(4)要求服務商精心加工，嚴格控制圖書的破損率。

(四)清點圖書數量

加工圖書數量的統(tǒng)計關切雙方的利益。由于該項工程涉及的圖書數量較大，動輒幾十萬冊，因此準確清點圖書數量就非常重要。要做到這一點，需要非常細致地工作。我館的做法是，雙方一般每天共同清點已加工的圖書數量，然后由雙方驗收代表簽字確認，如此下來，雙方對最后累計得出的總的加工數量就不存異議，保證了準確、公平。

(五)保管相關材料

由于學校在結算驗收時須審核重要的數據，常常要查閱相關材料，因此，在該項目的施工過程中，在平時要注意保管好比較重要的材料，如合同的補充協(xié)議、原材料驗收憑據、圖書數量驗收清單等。這項工作的另一個好處是，如果雙方對某個問題發(fā)生爭議，也有據可查，有利于糾紛的及時解決和施工的順利進行。此外，這些相關材料也是圖書館工作檔案的重要組成部分，也需妥善保管。

參考文獻:

[1]王唯瑋.采用并軌方式實現圖書館大流通管理的設想[J].圖書館學刊，2005(6):110-111.

[2]魏治國，曲奎.圖書館在搬遷中的問題與對策[J].航海教育研究，2005(3):107-109.

[3]張澤梅.圖書館永久磁條書籍改造研究[J].圖書館學刊，2007(2):119-120.

[4]同[3].

[5]同[3].

[6]廖珠.圖書檢測系統(tǒng)中磁條的粘貼與保護[J].情報探索，2006(7):125-126.

[7]蔣建偉.非晶鈷基復合磁條在圖書館的應用性能研究[J].現代圖書情報技術，2006(1):89-91.

[8]靳月慶.復合磁條在高校圖書館開放式借閱中的應用方案[J].內蒙古科技與經濟，2008(1):137-139.

Practice and Thoughts on the Work of the Conversion of the Magnetic Strip in University Libraries

——A Case Study of Hubei University of Education

Hu Fu-wen

(Hubei University of Education， Wuhan 430205， China)

Abstract:The paper firstly discusses the necessity and feasibility of the work of the conversion of the magnetic strip in university libraries in order to follow the trend of the great circulation. Then it focuses on how to organize this work systematically in accordance with the rules for public bidding. Finally it stresses the considerations to do this work well.

Key words:university library; composite magnetic strip;conversion of magnetic strip; great circulation

(責任編輯/肖莉虹)