[摘 要] 在財務(wù)軟件課的教學(xué)中，學(xué)生對于軟件各項功能的基本操作一般不成問題，但是對操作中出現(xiàn)的各種錯誤卻往往不知如何修正。本文通過對操作中常見的錯誤進行分析，進一步探討財務(wù)軟件課的查錯和糾錯教學(xué)技巧。

[關(guān)鍵詞] 財務(wù)軟件;查錯;糾錯

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2009 . 20 . 043

[中圖分類號]F232 [文獻標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194(2009)20-0117-02

財務(wù)核算軟件(以下簡稱財務(wù)軟件)的操作和使用是初級會計電算化最為重要的教學(xué)內(nèi)容。在財務(wù)軟件課的教學(xué)中，筆者發(fā)現(xiàn)由于計算機應(yīng)用的普及，學(xué)生對于軟件各項功能的基本操作一般不成問題，但是往往對業(yè)務(wù)的整體流程缺少思路。當(dāng)發(fā)現(xiàn)會計數(shù)據(jù)有錯誤時，學(xué)生往往不知如何去糾正錯誤。如果我們明知有錯卻不知如何去修正，就不能保證軟件所生成的會計數(shù)據(jù)的正確性，更談不上實現(xiàn)企業(yè)會計工作的現(xiàn)代化。

當(dāng)前在“初級會計電算化證書”的考試中，主要考核的是財務(wù)軟件的基本操作，并沒有考核考生的查錯和糾錯能力。所以盡管有的學(xué)生拿到了初級會計電算化證書，卻不能運用財務(wù)軟件輸出正確的報表數(shù)據(jù)。因此，在財務(wù)軟件課的教學(xué)中，讓學(xué)生掌握財務(wù)軟件的基本操作只是必要的手段，但卻不是最終目的。重要的是讓學(xué)生通過運用財務(wù)軟件這一工具獲得正確無誤的會計數(shù)據(jù)，這才是學(xué)習(xí)財務(wù)軟件的關(guān)鍵所在。下面以廣東省統(tǒng)編教材《初級會計電算化》和配套的“通用教學(xué)軟件”為藍本，談?wù)勜攧?wù)軟件課的查錯和糾錯。

一、對錯誤的分析

在財務(wù)軟件課上，學(xué)生常見的錯誤有的比較簡單，有的則比較復(fù)雜。簡單的錯誤一般僅涉及當(dāng)前的操作。如錄入憑證后不能保存，系統(tǒng)提示:“借貸科目金額不平衡。”有學(xué)生碰到此提示，檢查憑證后發(fā)現(xiàn)借方金額1 000，貸方金額10 000，于是將貸方改為1 000以后就可以保存了。這類錯誤通過教育學(xué)生認(rèn)真閱讀提示的信息，理解其中的意思，并大膽按提示去進行修改，往往就能修正錯誤。這種“按提示信息查錯”的方法是學(xué)生應(yīng)掌握的首要方法。

但是，系統(tǒng)有提示信息的錯誤只占一部分，還有的錯誤卻不是一下子就可以發(fā)現(xiàn)并修正的。由于軟件中會計數(shù)據(jù)的輸入、處理和輸出是一環(huán)扣一環(huán)的。當(dāng)發(fā)現(xiàn)輸出的數(shù)據(jù)有錯時，可能你根本不知道錯誤究竟發(fā)生在哪一步。然而只有知道錯在哪里了，才能采用正確的糾錯方法。

二、查錯的技巧

在學(xué)習(xí)財務(wù)軟件的過程中，教學(xué)多用的是正向思維，即按操作步驟的先后順序來教，目的是讓學(xué)生掌握正確的操作及業(yè)務(wù)的整體流程。而針對復(fù)雜的錯誤，查錯的方法卻是用逆向思維，“順藤摸瓜”，逐一排查，直到找出造成錯誤的真正原因。下面以賬務(wù)處理系統(tǒng)(又稱總賬系統(tǒng))和報表系統(tǒng)的操作為例予以說明。

1.“系統(tǒng)管理”環(huán)節(jié)

在“系統(tǒng)管理”模塊中，學(xué)生常見的問題主要有:①“建立賬套”時馬虎大意，如“行業(yè)性質(zhì)”沒有設(shè)定為“新會計制度科目”，導(dǎo)致一級會計科目的編碼不是資料要求的“4”位數(shù)而成了“3”位數(shù)。②“操作員的權(quán)限”沒有設(shè)置好，導(dǎo)致出現(xiàn)操作員對賬套無權(quán)操作的情形。

2.“初始設(shè)置” 環(huán)節(jié)

賬務(wù)處理系統(tǒng)、工資或固定資產(chǎn)系統(tǒng)等均要進行各自的初始設(shè)置。初始數(shù)據(jù)對會計賬表將產(chǎn)生直接影響，而且在系統(tǒng)正式啟用之后初始數(shù)據(jù)將不允許修改，所以要求輸入的數(shù)據(jù)必須絕對正確。因初始設(shè)置錯誤而導(dǎo)致的常見問題有:總賬期初余額錄入后試算不平衡;固定資產(chǎn)的原始卡片錄入后對賬發(fā)現(xiàn)不平衡或其他的初始設(shè)置有誤;工資的類別個數(shù)選擇有誤等。

3.“憑證錄入”環(huán)節(jié)

對于計算機賬務(wù)系統(tǒng)，內(nèi)部控制的關(guān)鍵是如何保證輸入憑證的正確性。當(dāng)發(fā)現(xiàn)憑證的錄入有誤時，要視憑證的具體情況加以糾錯，一般存在3種不同的情況:一是未審核的憑證;二是已經(jīng)審核但尚未記賬的憑證;三是已經(jīng)記賬的憑證。不同情況的憑證修改的方法也不同。而且有的憑證是在工資或固定資產(chǎn)系統(tǒng)下生成的，則其查錯和修改也只能回到相應(yīng)的系統(tǒng)下進行。

4.“編制報表”環(huán)節(jié)

通過報表系統(tǒng)生成的資產(chǎn)負(fù)債表和利潤表的數(shù)據(jù)出錯，主要有以下幾種原因:一是報表定義中取數(shù)關(guān)系有誤;二是記賬憑證數(shù)據(jù)有誤;三是初始數(shù)據(jù)有誤。

教學(xué)中，教師對遇到問題的學(xué)生可參照以上情形進行點撥，使其掌握查錯的總體思路和技巧，但具體問題還需具體分析。當(dāng)明確錯在哪里以后，糾錯也就變得容易了。

三、糾錯的技巧

以系統(tǒng)的啟用為界，如啟用前，則初始數(shù)據(jù)可以修改;如啟用后，初始數(shù)據(jù)不能修改，但憑證、賬表等的數(shù)據(jù)是可以修改的。此規(guī)定不僅適用于賬務(wù)處理系統(tǒng)，而且適用于工資或固定資產(chǎn)等其他系統(tǒng)。因此，在糾錯前首先要對學(xué)生明確強調(diào)這一規(guī)定。

1. 對無法修正錯誤的處理

當(dāng)系統(tǒng)啟用以后才發(fā)現(xiàn)初始數(shù)據(jù)有錯誤，這就屬于“無法修正的錯誤”。因為錯誤無法修正，所以需要重新來做，包括之前所做的正確部分。如果老是要重做的話，則不僅浪費時間，還會挫傷學(xué)生學(xué)習(xí)的積極性。為解決這個問題，筆者認(rèn)為可由教師提供一個數(shù)據(jù)正確的賬套，把它所完成的不同階段的數(shù)據(jù)內(nèi)容分別按照“系統(tǒng)管理”、“初始設(shè)置”、“憑證錄入”等存放到相應(yīng)的文件夾中。如學(xué)生在做“憑證錄入”時，發(fā)現(xiàn)“初始設(shè)置”的數(shù)據(jù)有錯(已不能修改)，則教師可讓他引用“初始設(shè)置”的正確賬套的數(shù)據(jù)來繼續(xù)往下做而不受上一環(huán)節(jié)錯誤的影響。當(dāng)然，也可教學(xué)生按照這種分階段的做法來保存學(xué)生本人的賬套。

2. 對可以修正錯誤的處理

對輸入數(shù)據(jù)的正確性控制是關(guān)鍵。由于憑證數(shù)據(jù)每月均要輸入，所以掌握對憑證數(shù)據(jù)的修改顯得尤為重要。其具體的處理是:未審核的憑證有錯，可直接修改;對于已經(jīng)審核但尚未記賬的憑證，可先取消“審核”后“修改”;對已經(jīng)記賬的憑證，可先取消“記賬”，再取消“審核”，最后才“修改”，也可使用紅字沖銷或補充登記法。

此外，會計報表是會計數(shù)據(jù)輸出的最終結(jié)果，一旦出錯，修改起來也最為復(fù)雜。例如對資產(chǎn)負(fù)債表進行糾錯，如果表中的期初數(shù)借方、貸方不平衡，則可判斷“期初余額”的錄入有錯(按“對無法修正錯誤的處理”的辦法處理)。如果僅是表中的期末數(shù)借方、貸方不平衡，則有兩種原因。一是記賬憑證數(shù)據(jù)有誤，大多數(shù)情況是此種原因。其具體的處理是:對照正確的報表數(shù)據(jù)找到有問題的會計科目，然后通過該會計科目再找到有問題的記賬憑證，最后進行憑證的修改操作，重新生成數(shù)據(jù)正確的報表。二是報表本身的公式定義有問題。筆者曾發(fā)現(xiàn)，系統(tǒng)提供的報表模板公式僅有存貨按實際成本計價的公式，如果企業(yè)采用的是存貨按計劃成本計價的話，則需要將“材料成本差異”科目加進原公式，否則借、貸方肯定是不平衡的。對于其他內(nèi)容的修改略。

對財務(wù)軟件課當(dāng)中的查錯和糾錯的教學(xué)是必不可少的內(nèi)容，教師既可以把它滲透到日常的教學(xué)中，隨時發(fā)生錯誤隨時解答，也可以圍繞“錯誤”精心設(shè)計成專門“糾錯”的上機練習(xí)題對學(xué)生進行集中的講解和訓(xùn)練，甚至還可以收集一些典型的錯誤讓學(xué)生進行查錯和糾錯的探究學(xué)習(xí)?？傊?，教會學(xué)生靈活運用財務(wù)軟件，對輸入的會計數(shù)據(jù)進行處理，對有錯的會計數(shù)據(jù)能夠進行糾錯，最后確保輸出的各種會計數(shù)據(jù)是正確無誤的，這才是財務(wù)軟件課教學(xué)的最終目的。

主要參考文獻

[1] 廣東省會計從業(yè)資格考試輔導(dǎo)教材編委會. 初級會計電算化[M]. 北京:中國財政經(jīng)濟出版社，2006.