商務(wù)應(yīng)用文從屬于經(jīng)濟(jì)應(yīng)用文，是經(jīng)濟(jì)應(yīng)用文的一個(gè)分支。它是指在商業(yè)貿(mào)易活動(dòng)中所使用的各種業(yè)務(wù)文書(shū)和事務(wù)文書(shū)，小到會(huì)議記錄、業(yè)務(wù)信函，大到貿(mào)易合同或是項(xiàng)目的可行性分析報(bào)告等，凡是在商業(yè)貿(mào)易活動(dòng)中所使用的比較程式化的文件，不管體裁如何，只要有其特定的事由、內(nèi)容，以實(shí)現(xiàn)某種商業(yè)貿(mào)易職能為目的，并直接有效地為貿(mào)易活動(dòng)服務(wù)的，都可作為商務(wù)應(yīng)用文書(shū)。

一般而言，語(yǔ)體屬于文體表現(xiàn)形式的要素之一，它和文章的結(jié)構(gòu)(包括格式)、表達(dá)方式等，從不同方面使文章的內(nèi)容以書(shū)面的形式完整、有序地表現(xiàn)出來(lái)。而且從語(yǔ)體和文體的關(guān)系看，語(yǔ)體是文章的文體特征在語(yǔ)言運(yùn)用方面的表現(xiàn)和要求。商務(wù)應(yīng)用文語(yǔ)體是商務(wù)應(yīng)用文在語(yǔ)言運(yùn)用上不同于其他文體寫(xiě)作的整體風(fēng)格特點(diǎn)，它可以用以下幾句話來(lái)概括:表意準(zhǔn)確，解釋單一;平實(shí)質(zhì)樸，不求華麗;行文簡(jiǎn)潔而周密?chē)?yán)謹(jǐn);莊重典雅而通俗易懂。下面，我從三個(gè)方面談?wù)勆虅?wù)應(yīng)用文的語(yǔ)體問(wèn)題:

一、商務(wù)應(yīng)用文語(yǔ)言的準(zhǔn)確性與模糊性

葉圣陶先生在《公文寫(xiě)得含糊草率的現(xiàn)象應(yīng)當(dāng)改變》一文中說(shuō):“公文不一定要做好文章，可是必須寫(xiě)得一清二楚，十分明確，句穩(wěn)詞妥，文體通順，讓大家不折不扣地了解你說(shuō)的是什么。”在實(shí)際寫(xiě)作中，詞義的準(zhǔn)確性與模糊性是對(duì)立統(tǒng)一的。商務(wù)應(yīng)用文中所用的詞語(yǔ)并非都是表意精確的準(zhǔn)確的詞語(yǔ)，表意不精確的模糊性詞語(yǔ)不但經(jīng)常使用，有些還是必不可少的，它們各有各的用途，若能將二者有機(jī)地結(jié)合起來(lái)運(yùn)用，則可以收到相輔相成的表達(dá)效果。無(wú)論是準(zhǔn)確性詞語(yǔ)或模糊性詞語(yǔ)，只要合乎表意的需要，就都是準(zhǔn)確的表達(dá)。需要注意的是，運(yùn)用模糊性詞語(yǔ)的目的，在于求得商務(wù)應(yīng)用文表意的相對(duì)穩(wěn)定性，以便所要表達(dá)的原則性和靈活性達(dá)到統(tǒng)一，使對(duì)方能從實(shí)際出發(fā)，因地、因事制宜處理問(wèn)題，而不是把原則和要求模糊起來(lái)，讓人難于理解和執(zhí)行。一般來(lái)說(shuō)，商務(wù)應(yīng)用文中模糊性詞語(yǔ)通常在兩種情況下運(yùn)用的:一種是需要表達(dá)的內(nèi)容比較復(fù)雜，不宜用明快決斷的語(yǔ)言統(tǒng)得不留絲毫間隙，在這種情況下用或然判斷或原則性表述。另一種是，因行文對(duì)象、條件及其他原因不變說(shuō)明或不需要說(shuō)的明確具體時(shí)，可以用模糊性詞語(yǔ)加以概述。總之，商務(wù)應(yīng)用文語(yǔ)言表達(dá)的準(zhǔn)確性，既有賴(lài)于并主要依賴(lài)準(zhǔn)確詞語(yǔ)的運(yùn)用，同時(shí)也離不開(kāi)模糊性詞語(yǔ)的使用，關(guān)鍵在于運(yùn)用是否恰當(dāng)，才能真正達(dá)到語(yǔ)言表達(dá)的準(zhǔn)確性要求。這樣，才有利于商業(yè)事務(wù)的順利處理，從而獲得商業(yè)機(jī)會(huì)和利益。如果信息籠統(tǒng)模糊，不僅有損自身形象，而且導(dǎo)致公司或企業(yè)商業(yè)機(jī)會(huì)的流失或喪失。

二、商務(wù)應(yīng)用文語(yǔ)言的莊重性與樸實(shí)性

由于商務(wù)應(yīng)用文的性質(zhì)和功能，決定了其措詞用語(yǔ)既委婉謙和、凝重得體、嚴(yán)肅，又要樸實(shí)、通俗。商務(wù)應(yīng)用文主要運(yùn)用消極修辭而一般不宜用積極修辭方法，遣詞造句力求準(zhǔn)確、莊重，排斥詞義不精確、不嚴(yán)肅的生活用語(yǔ)，避免帶有感情色彩的描繪夸飾詞語(yǔ)，力戒生僻、枯澀的字詞，就是為著能體現(xiàn)它在語(yǔ)體風(fēng)格上的莊重性和通俗性。其目的不僅是為了交流信息，還在于贏得對(duì)方的好感，從而便于商業(yè)事務(wù)的順利處理，增加商業(yè)機(jī)會(huì)。同時(shí)，為了充分發(fā)揮商務(wù)應(yīng)用文的效用，提高辦公質(zhì)量和辦事效率，發(fā)文者的意圖一清二楚地表達(dá)出來(lái)是對(duì)方能夠迅速理解接受，除了語(yǔ)言表達(dá)準(zhǔn)確性和簡(jiǎn)明性以外，行文必須通俗易懂。如果為了顯示商務(wù)文書(shū)的莊重、典雅，文字上搞的半文不白，艱澀難懂，必然影響公文效用的發(fā)揮。因此，要盡量把莊重性與通俗性結(jié)合起來(lái)，既不失典雅之風(fēng)，又深入淺出、樸實(shí)無(wú)體、明白曉暢，便于對(duì)方理解其實(shí)質(zhì)意義。

需要注意的是，商務(wù)應(yīng)用文中有較多的文言詞語(yǔ)及專(zhuān)用語(yǔ)、固定用語(yǔ)，例如:“洽商”、“函請(qǐng)”、“收悉”、“業(yè)經(jīng)”、“擬請(qǐng)”、 “貴方”等等。這些詞語(yǔ)的恰當(dāng)運(yùn)用，對(duì)于顯示商務(wù)應(yīng)用文嚴(yán)肅性、權(quán)威性是有一定作用的。另外，我們強(qiáng)調(diào)公文語(yǔ)言的樸實(shí)性、通俗性，是指在使用書(shū)面語(yǔ)言過(guò)程中，要在同義詞中選用平時(shí)易懂的詞來(lái)表意，絕對(duì)不是說(shuō)越俗越好。

三、商務(wù)應(yīng)用文語(yǔ)言的簡(jiǎn)約性與周?chē)?yán)性

商務(wù)應(yīng)用文是以商業(yè)貿(mào)易為目的，以洽談生意為主要內(nèi)容，以做成生意為主要目標(biāo)，所以它的內(nèi)容，萬(wàn)變不離“買(mǎi)”和“賣(mài)”，這樣，在行文中，就沒(méi)有個(gè)人之間的敘事，也不必有過(guò)多的修飾，而是以簡(jiǎn)潔明快為宗旨。商務(wù)應(yīng)用文語(yǔ)體風(fēng)格的簡(jiǎn)潔是和用詞的精確密不可分的。為了使詞語(yǔ)精確達(dá)意，寫(xiě)作者應(yīng)依靠專(zhuān)用詞語(yǔ)和習(xí)慣用語(yǔ)。但是，簡(jiǎn)約是相對(duì)于行文嗦的弊病提出的表達(dá)要求，對(duì)于同樣內(nèi)容的商務(wù)文書(shū)，要求做到文字簡(jiǎn)練，表意明確，不能因文字拉雜而淹沒(méi)其實(shí)質(zhì)意義。同時(shí)，不能離開(kāi)表達(dá)目的而去片面追求所謂簡(jiǎn)潔，“簡(jiǎn)”掉不應(yīng)減少的詞語(yǔ)、句子或內(nèi)容漏就會(huì)滑向另一個(gè)極端，造成茍簡(jiǎn)的弊病。隨意簡(jiǎn)化絕不能和簡(jiǎn)約相提并論的，如同嗦;一樣會(huì)傷害公文內(nèi)容的表達(dá)。周?chē)?yán)性要求內(nèi)容表述上要條理清楚，層次分明，詳略得出，疏而不漏，從遣詞造句、論述邏輯到整個(gè)結(jié)構(gòu)，都應(yīng)當(dāng)做到?jīng)]有矛盾，不留破綻，全面周到，無(wú)懈可擊。

在現(xiàn)行的商務(wù)文書(shū)中，有的單從文字上看是比較簡(jiǎn)練的，但內(nèi)容缺乏嚴(yán)密性，不是把該包括的情況沒(méi)有考慮進(jìn)去，就是前后照應(yīng)不周，存在這樣那樣的矛盾。有的內(nèi)容詳盡，語(yǔ)言及結(jié)構(gòu)周密?chē)?yán)謹(jǐn)，但整體上給人的感覺(jué)是綱目不夠明晰，行文拉雜，缺乏簡(jiǎn)約性。這些現(xiàn)象表明，如何在商務(wù)文書(shū)中把簡(jiǎn)約性與周?chē)?yán)性有機(jī)地結(jié)合起來(lái)，是文秘人員應(yīng)當(dāng)切實(shí)注意研究的一個(gè)問(wèn)題。