[摘要] 在分析傳統(tǒng)辦公模式不足的基礎(chǔ)上，提出建立功能強大的網(wǎng)絡(luò)辦公自動化系統(tǒng)，提高辦公效率和信息決策，是各單位進(jìn)行信息化建設(shè)的必由之路。重點介紹了系統(tǒng)開發(fā)的工具和關(guān)鍵技術(shù)，闡述了系統(tǒng)結(jié)構(gòu)、系統(tǒng)設(shè)計與實現(xiàn)。

[關(guān)鍵詞]OAB/SC/S工作流

一、引言

隨著信息時代和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，無論是企業(yè)、高校還是政府機關(guān)，都需要處理大量的文案，安排復(fù)雜的工作流程，決策者需要依據(jù)各種信息做出重要的決定。而傳統(tǒng)辦公模式存在以下的弊端:員工工作計劃、日志缺乏管理，管理層很難根據(jù)工作實際情況合理安排工作任務(wù)。公司政策、通知都必須打印傳閱，文件下達(dá)速度慢、大量紙張被浪費。請假銷假、報銷不僅要填寫專用單據(jù)，而且審批程序復(fù)雜，報批效率低。辦公用品、圖書資料以及固定資產(chǎn)缺乏系統(tǒng)化管理，稍有不慎即可導(dǎo)致公共資產(chǎn)流失。因此擁有一套自動化的辦公系統(tǒng)，對辦公人員和企業(yè)決策者來說，工作效率上的提高是顯而易見的。依托網(wǎng)絡(luò)平臺，辦公自動化系統(tǒng)還可以實現(xiàn)不同地理位置、不同單位或部門之間的協(xié)同辦公。作為高效率、低消耗的辦公自動化(OA)系統(tǒng)必將成為各企事業(yè)單位現(xiàn)代化建設(shè)的必然選擇。

二、系統(tǒng)的開發(fā)工具及關(guān)鍵技術(shù)

1.開發(fā)工具

網(wǎng)絡(luò)辦公自動化系統(tǒng)開發(fā)采用B/S和C/S混合模式，利用局域網(wǎng)、Internet技術(shù)來實現(xiàn)開發(fā)，在開發(fā)工具中選擇使用對系統(tǒng)要求不高且易于開發(fā)的ASP(Active Server Pages)作為開發(fā)語言，使用 VBScript 、JavaScript腳本，以當(dāng)前最流行的功能強大并且安全性較高、易于操作和維護的SQL2000作數(shù)據(jù)庫。

2.系統(tǒng)開發(fā)關(guān)鍵技術(shù)

(1)安全技術(shù):一個系統(tǒng)的安全性主要取決于三個方面:一是數(shù)據(jù)庫的安全管理，這個由數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)保障;另一個是應(yīng)用安全管理，采用用戶和用戶組相組合作為管理單元，進(jìn)行權(quán)限管理。根據(jù)不同的級別設(shè)置不同的權(quán)限，該項工作由專門的系統(tǒng)管理員完成，沒有授權(quán)的人員不能隨意對數(shù)據(jù)進(jìn)行拷貝，更不能進(jìn)行刪除和修改操作;再一個是文件傳輸?shù)陌踩珕栴}，在技術(shù)上使用較為先進(jìn)的ActiveX控件，來構(gòu)筑包括從與用戶交互和適應(yīng)COM的事務(wù)處理監(jiān)視器到Web服務(wù)器，全部實現(xiàn)自動化。

(2)數(shù)據(jù)訪問技術(shù):Microsoft對應(yīng)用程序訪問各種各樣的數(shù)據(jù)源所使用的方法采用OLEDB，OLEDB介于ODBC層和應(yīng)用程序之間。在用戶的ASP頁面中，ActiveX Data Objects (ADO) 是介于OLEDB之上的“應(yīng)用程序”，如圖1所示，顯示了OLEDB、ADO與應(yīng)用程序和數(shù)據(jù)存儲的相互關(guān)系。OLEDB是一套組件對象模型(COM)接口，但它是相當(dāng)復(fù)雜的，可以利用ADO來實現(xiàn)應(yīng)用程序和OLEDB的連接。

(3)B/S結(jié)構(gòu)模式:只安裝維護一個服務(wù)器(Server)，而客戶端采用瀏覽器(Browse)運行軟件如IE，服務(wù)器端采用SQL2000數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)和ASP組件來構(gòu)成網(wǎng)絡(luò)自動化管理系統(tǒng)的應(yīng)用服務(wù)系統(tǒng)，如圖2所示?？蛻舳瞬捎脼g覽器來完成網(wǎng)絡(luò)辦公的全過程，同時可進(jìn)行遠(yuǎn)程系統(tǒng)維護和管理。

(4)C/S結(jié)構(gòu)模式:在C/S結(jié)構(gòu)下，應(yīng)用系統(tǒng)被一分為二，前臺客戶機完成用戶的交互任務(wù)，后臺服務(wù)器負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)管理，減少了網(wǎng)絡(luò)傳輸量，降低了對數(shù)據(jù)控制管理的難度，提高了整個系統(tǒng)的吞吐量和響應(yīng)速度。

(5)工作流技術(shù):工作流是一類能完全或部分自動執(zhí)行的經(jīng)營過程，根據(jù)一系列過程規(guī)則、文檔、信息或任務(wù)能在不同的執(zhí)行者之間傳遞、執(zhí)行。采用工作流管理器進(jìn)行動態(tài)管理，并提供了若干工作流模板，用戶可根據(jù)具體業(yè)務(wù)進(jìn)行修改，實現(xiàn)業(yè)務(wù)過程邏輯與信息支撐系統(tǒng)的分離。

三、系統(tǒng)設(shè)計與實現(xiàn)

1.系統(tǒng)設(shè)計目標(biāo)

(1)信息集成。OA系統(tǒng)應(yīng)將各部門的業(yè)務(wù)系統(tǒng)實現(xiàn)很好的集成，使相關(guān)的人員能夠有效地獲得整體的信息，提高整個企業(yè)辦公的效率和決策能力。

(2)實現(xiàn)分布式辦公。這就是要支持多分支機構(gòu)、跨地域的辦公模式以及移動辦公?，F(xiàn)在來講，地域分布越來越廣，移動辦公和跨地域辦公成為很迫切的一種需求。

(3)建立內(nèi)部的通信平臺，使組織內(nèi)部的通信和信息交流快捷通暢。

(4)建立信息發(fā)布的平臺。在內(nèi)部建立一個有效的信息發(fā)布和交流的場所，使員工能夠了解企業(yè)的發(fā)展動態(tài)。

(5)實現(xiàn)工作流程的自動化。這牽涉到流轉(zhuǎn)過程的實時監(jiān)控、跟蹤，解決多崗位、多部門之間的協(xié)同工作問題，實現(xiàn)高效率的協(xié)作。

(6)實現(xiàn)文檔管理的自動化。實現(xiàn)各類文檔(包括各種文件、知識、信息) 電子化，按權(quán)限進(jìn)行保存、共享和使用，并有一個方便的查找手段。

2.工作流過程定義設(shè)計

以WFMC工作流管理系統(tǒng)參考模型為基礎(chǔ)，在設(shè)計辦公工作流系統(tǒng)時采用圖2所示的3層結(jié)構(gòu)模型。將整個工作流系統(tǒng)劃分為3個邏輯層次，分別為用戶界面層、商業(yè)邏輯層和數(shù)據(jù)服務(wù)層。(1)用戶界面層實現(xiàn)用戶同工作流系統(tǒng)的交互，向用戶提供同工作流系統(tǒng)進(jìn)行交互的工具。工作流過程定義工具和工作流客戶端構(gòu)成了用戶界面層;(2)商業(yè)邏輯層用于為工作流系統(tǒng)的運行提供服務(wù)。包括過程定義格式轉(zhuǎn)化工具、工作項列表生成器、工作流流轉(zhuǎn)控制機、工作流實例監(jiān)控工具和工作流系統(tǒng)互連接口;(3)數(shù)據(jù)服務(wù)層用于存儲工作流運行所使用數(shù)據(jù)。

3.系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設(shè)計

現(xiàn)在的網(wǎng)絡(luò)辦公自動化系統(tǒng)可以說百家爭鳴，各有所長，一般采用傳統(tǒng)的B/S結(jié)構(gòu)系統(tǒng)。經(jīng)過多年的應(yīng)用，B/S體系結(jié)構(gòu)也暴露出了許多不足地方，具體表現(xiàn)在以下幾個方面:(1)由于瀏覽器只是為了進(jìn)行WEB瀏覽而設(shè)計的，當(dāng)其應(yīng)用于WEB應(yīng)用系統(tǒng)時，許多功能不能實現(xiàn)或?qū)崿F(xiàn)起來比較困難。(2)復(fù)雜的應(yīng)用構(gòu)造困難。雖然可以用ActiveX、Java等技術(shù)開發(fā)較為復(fù)雜的應(yīng)用，但是相對于發(fā)展已非常成熟C/S的一系列應(yīng)用工具來說，這些技術(shù)的開發(fā)復(fù)雜，并沒有完全成熟的技術(shù)供使用。(3)HTTP可靠性低有可能造成應(yīng)用故障，特別是對于管理者來說，采用瀏覽器方式進(jìn)行系統(tǒng)的維護是非常不安全與不方便的。(4)WEB服務(wù)器成為對數(shù)據(jù)庫的唯一的客戶端，所有對數(shù)據(jù)庫的連接都通過該服務(wù)器實現(xiàn)。WEB服務(wù)器同時要處理與客戶請求以及與數(shù)據(jù)庫的連接，當(dāng)訪問量大時服務(wù)器端負(fù)載過重。(5)由于業(yè)務(wù)邏輯和數(shù)據(jù)訪問程序一般由Javascript、VBscript等嵌入式小程序?qū)崿F(xiàn)，分散在各個頁面里，難以實現(xiàn)共享，給升級和維護也帶來了不便。同時由于源代碼的開放性，使得商業(yè)規(guī)則很容易暴露。為克服以上不足，在原有B/S體系結(jié)構(gòu)基礎(chǔ)上，采用一種新的體系結(jié)構(gòu)，如圖3所示。

在該體系結(jié)構(gòu)中，一些需要用WEB處理的，滿足大多數(shù)訪問者請求的功能界面(如信息發(fā)布查詢界面)采用B/S結(jié)構(gòu)。后臺只需少數(shù)人使用的功能應(yīng)用(如數(shù)據(jù)庫管理維護界面)采用C/S結(jié)構(gòu)。組件位于WEB應(yīng)用程序中，客戶端發(fā)出HTTP請求到webserver。webserver將請求傳送給WEB應(yīng)用程序。WEB應(yīng)用程序?qū)?shù)據(jù)請求傳送給數(shù)據(jù)庫服務(wù)器，數(shù)據(jù)庫服務(wù)器將數(shù)據(jù)返回WEB應(yīng)用程序。然后再由web server將數(shù)據(jù)傳送給客戶端。對于一些實現(xiàn)起來困難的功能或一些需要豐富的HTML頁面，通過在頁面中嵌入ActiveX控件來實現(xiàn)。

采用這種結(jié)構(gòu)優(yōu)點在于:(1)充分發(fā)揮了B/S與C/S體系結(jié)構(gòu)的優(yōu)勢，彌補了二者不足;(2)信息發(fā)布采用B/S結(jié)構(gòu)，保持了瘦客戶端的優(yōu)點;(3)數(shù)據(jù)庫端采用C/S結(jié)構(gòu)，通過ODBC/JDBC連接;(4)對于原有基于C/S體系結(jié)構(gòu)的應(yīng)用，可以非常容易地升級到這種體系結(jié)構(gòu);(5)通過在瀏覽器中嵌入ActiveX控件可以實現(xiàn)在瀏覽器中不能實現(xiàn)或?qū)崿F(xiàn)起來比較困難的功能;(6)將服務(wù)器端劃分為WEB服務(wù)器和WEB應(yīng)用程序兩部分。WEB應(yīng)用程序采用組件技術(shù)實現(xiàn)三層體系結(jié)中的商業(yè)邏輯部分，達(dá)到封裝源代碼，保護知識產(chǎn)權(quán)的目的。Internet應(yīng)用程序采用組件技術(shù)。使得它的處理能力能夠隨著用戶數(shù)量、數(shù)據(jù)量所需性能的提高而增加。COM的無逢擴展集COM+，有著如內(nèi)存數(shù)據(jù)庫、負(fù)載平衡等強大的功能。

4.系統(tǒng)模塊設(shè)計

(1)系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程圖設(shè)計。通過對系統(tǒng)的需求分析，及詳細(xì)調(diào)查后作出系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程圖，如圖4所示。

(2)系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)圖設(shè)計。根據(jù)需求分析和性能分析及業(yè)務(wù)流圖，對系統(tǒng)各功能進(jìn)行集中、分塊，按照結(jié)構(gòu)化程序設(shè)計的要求得到如圖5所示的系統(tǒng)總體功能結(jié)構(gòu)圖如下:

(3)系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫設(shè)計

(4)系統(tǒng)數(shù)據(jù)流程圖設(shè)計，如圖6所示。

(5)數(shù)據(jù)項和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)設(shè)計

針對網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)的需求，通過對辦公過程的內(nèi)容和數(shù)據(jù)分析，設(shè)計如下所示的數(shù)據(jù)項和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu):

公告信息:包括的數(shù)據(jù)項有公告編號、公告主題、公布人、公布日期、公布內(nèi)容等。

回復(fù)議題:包括的數(shù)據(jù)項有回復(fù)編號、回復(fù)議題編號、回復(fù)標(biāo)題、回復(fù)人、回復(fù)時間、回復(fù)內(nèi)容等。

文件信息:包括的數(shù)據(jù)項有文件編號、文件名、文件大小、上傳人、以及上傳的時間等。

用戶信息:包括的數(shù)據(jù)項有用戶編號、用戶名、密碼、權(quán)限、職務(wù)、所屬部門、性別、電子郵件地址、聯(lián)系電話、住址、上站次數(shù)等。

私人信件信息:包括的數(shù)據(jù)項有信件編號、信件主題、收件人、發(fā)信人、收信時間、信件內(nèi)容、新舊等。

系統(tǒng)日志信息:包括的數(shù)據(jù)項有日志編號、使用者名稱、時間、所做的事件等。

議題討論信息:包括的數(shù)據(jù)項有議題編號、議題主題、提議人、提議時間、提議內(nèi)容、閱讀次數(shù)、回復(fù)次數(shù)等。

(6)數(shù)據(jù)庫概念結(jié)構(gòu)設(shè)計

根據(jù)上面的設(shè)計所規(guī)劃出的實體有:公告信息實體、議題信息實體、文件實體、用戶實體、私人信件實體、系統(tǒng)日志實體，設(shè)計出的系統(tǒng)E-R圖(如圖7)如下。

四、結(jié)束語

本系統(tǒng)在此設(shè)計思路下，最終編程實現(xiàn)，并在某部門試用后，得到一致好評，認(rèn)為該系統(tǒng)的數(shù)據(jù)涉及到該部門辦公的各個方面，實現(xiàn)了各管理部門的無紙化辦公和信息系統(tǒng)資源的共享，查詢管理的便捷，通過數(shù)據(jù)集成和對各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計分析，為領(lǐng)導(dǎo)作出決策提供了依據(jù)。

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