隨著企業(yè)所面臨的競爭日益激烈和信息技術(shù)的發(fā)展,信息技術(shù)在企業(yè)管理的實(shí)踐中得到了廣泛的應(yīng)用。企業(yè)從傳統(tǒng)的管理方式轉(zhuǎn)向了信息化,集成化的管理。于此同時(shí),國家也不斷出臺企業(yè)信息化的相關(guān)規(guī)定。于2007年開始實(shí)施的《企業(yè)財(cái)務(wù)通則》第六十一條、六十二條對企業(yè)的信息化工作有了明確規(guī)定, 2008年6月,財(cái)政部、證監(jiān)會、審計(jì)署、銀監(jiān)會、保監(jiān)會聯(lián)合發(fā)布了《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》。同時(shí)為了配合《基本規(guī)范》的施行,財(cái)政部會同國務(wù)院有關(guān)部門草擬了《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引》(征求意見稿)。2009年1月,財(cái)政部又就《關(guān)于推進(jìn)我國會計(jì)信息化工作的指導(dǎo)意見》向社會公開征求意見,會計(jì)信息化工作不斷深化、同時(shí)管理趨向集成化已經(jīng)是大勢所趨。加強(qiáng)對集成管理方式下財(cái)務(wù)核算的研究具有重要的理論及現(xiàn)實(shí)意義。
一、傳統(tǒng)財(cái)務(wù)核算方式下可能存在的各種問題
在傳統(tǒng)的核算方式下,財(cái)會部門與采購、倉儲、生產(chǎn)、銷售等各個(gè)部門之間是一個(gè)個(gè)自成體系的“信息孤島”。采購、倉儲、生產(chǎn)、銷售等部門的信息首先是在各個(gè)部門內(nèi)部流轉(zhuǎn),最后經(jīng)過匯總后才統(tǒng)一反映到財(cái)會部門,而財(cái)會部門又要通過編制憑證、登記賬簿、編制財(cái)務(wù)報(bào)表等環(huán)節(jié)來反映整個(gè)企業(yè)集團(tuán)的財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營成果。在這樣的一種核算體制下,可能引發(fā)以下種種問題:
1.財(cái)務(wù)信息失真嚴(yán)重。集團(tuán)各成員、企業(yè)各部門從各自的利益角度出發(fā),不愿提供相關(guān)信息,人為制造信息孤島。各層面截留信息,報(bào)喜不報(bào)憂,假數(shù)據(jù)真作賬,真數(shù)據(jù)作假賬,使得匯總信息普遍失真。
2.財(cái)務(wù)監(jiān)控職能難以真正發(fā)揮。財(cái)務(wù)管理者無法及時(shí)了解整個(gè)集團(tuán)的財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營成果,沒有掌握企業(yè)財(cái)務(wù)資金全面情況的必要信息和手段,財(cái)務(wù)監(jiān)控只是事后監(jiān)控。在沒有實(shí)時(shí)監(jiān)控機(jī)制下運(yùn)作的企業(yè),必然導(dǎo)致運(yùn)營效率低下,不出問題則已,一出問題就觸目驚心。
3.資金管理散亂,效率低下。由于沒有先進(jìn)技術(shù)和先進(jìn)管理模式的支持,無法解決各個(gè)分公司,子公司及部門多頭開戶的問題、沒有解決資金在下級部門的沉淀問題,沒有解決控制集團(tuán)資金的流量和流速問題以及如何將資金用于優(yōu)勢領(lǐng)域問題。
4.響應(yīng)客戶需求慢。在傳統(tǒng)的管理方式下,業(yè)務(wù)部門產(chǎn)生的數(shù)據(jù)并不直接進(jìn)入財(cái)務(wù)部門的數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)。出現(xiàn)了“憑證滿天飛,報(bào)表一大堆,一家一個(gè)數(shù),責(zé)任相推諉,決策無依據(jù),老總難指揮”的現(xiàn)象。對客戶需求的響應(yīng)速度慢,效率低下。
二、集成管理方式下財(cái)務(wù)核算的特點(diǎn)
概括來講,集成管理方式下財(cái)務(wù)核算的特點(diǎn)是以價(jià)值管理為核心、以流程管理為手段、以取得實(shí)時(shí)準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)信息為目的。
1.以價(jià)值管理為核心,通過價(jià)值鏈管理來構(gòu)建企業(yè)財(cái)務(wù)核算的整體框架。哈佛商學(xué)院教授邁克·波特在其《競爭優(yōu)勢》中提出:“每個(gè)企業(yè)都是用來進(jìn)行設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、營銷、交貨以及對產(chǎn)品起輔助作用的各種活動的集合,所有這些活動可以用價(jià)值鏈表示出來”。 構(gòu)建財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化的核算方式,必須以價(jià)值鏈管理入手,深刻分析企業(yè)內(nèi)部的價(jià)值流轉(zhuǎn)過程,從而科學(xué)地設(shè)計(jì)財(cái)務(wù)核算的整體框架,部門之間協(xié)同運(yùn)作,實(shí)現(xiàn)企業(yè)的價(jià)值最大化。
2.優(yōu)化流程、以流程管理作為我們做好財(cái)務(wù)核算工作的制度保障。在集成的管理方式下,大量的記賬憑證是從業(yè)務(wù)部門直接產(chǎn)生的。監(jiān)督這些憑證的正確與否無疑是財(cái)務(wù)部門的一項(xiàng)重要工作。而要保證這些憑證出具的正確,最重要的保障措施無疑是制度上的保障。要科學(xué)地研究和制定流程,并把這些流程形成書面文件,各個(gè)相關(guān)的業(yè)務(wù)部門都要嚴(yán)格遵守。
3.觀念創(chuàng)新,協(xié)同運(yùn)作。要構(gòu)建財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化的核算模式就應(yīng)當(dāng)進(jìn)行觀念創(chuàng)新,提倡協(xié)同運(yùn)作的觀點(diǎn)。在企業(yè)外部,要構(gòu)建以核心企業(yè)為主的價(jià)值鏈,通過物流,信息流和價(jià)值流的一體化,協(xié)調(diào)上游企業(yè)、下游企業(yè)和核心企業(yè)的商務(wù)管理,實(shí)現(xiàn)整個(gè)價(jià)值鏈的增值。從企業(yè)內(nèi)部來看,要優(yōu)化財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)之間的流程,使財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)之間銜接順暢、信息共享,協(xié)同運(yùn)作,實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部價(jià)值鏈的增值。
三、集成管理方式對財(cái)務(wù)工作的重點(diǎn)和內(nèi)容提出了新的要求
集成管理方式下對財(cái)務(wù)工作的內(nèi)容和重點(diǎn)提出了新的要求,對我們財(cái)務(wù)人員的業(yè)務(wù)能力,溝通能力及規(guī)劃業(yè)務(wù),設(shè)計(jì)流程的能力都提出了新的挑戰(zhàn):
1.財(cái)務(wù)部門要成為業(yè)務(wù)部門的業(yè)務(wù)伙伴,從而更深刻地理解業(yè)務(wù),把握流程。在財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化的環(huán)境下,由于財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)的集成化管理,與業(yè)務(wù)部門的溝通與配合已經(jīng)不再僅僅是高層財(cái)務(wù)管理者的工作了,這項(xiàng)工作必須從最基層的財(cái)務(wù)會計(jì)操作人員開始。時(shí)刻與業(yè)務(wù)保持溝通與配合。這是財(cái)會部門工作內(nèi)容的一個(gè)最突出的轉(zhuǎn)變。
2.事前規(guī)劃和流程管理顯得尤其重要。在財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化的核算方式下,整個(gè)的企業(yè)被看作是一個(gè)個(gè)流程的集合,企業(yè)內(nèi)各個(gè)部門的工作,包括財(cái)會部門的工作是流程的各個(gè)節(jié)點(diǎn)。從這個(gè)角度來講,流程的管理顯得尤其重要。一個(gè)新業(yè)務(wù)的出現(xiàn)更是需要我們在事前作出詳盡的規(guī)劃并對流程作出書面記錄。傳統(tǒng)的管理方式下,財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)之間是一個(gè)個(gè)的信息孤島,很多的管理問題在日常的工作之中被掩蓋了,當(dāng)問題真正爆發(fā)的時(shí)候,要采取補(bǔ)救措施往往為時(shí)已晚。而在財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化的管理方式下,可以把平時(shí)企業(yè)管理中的矛盾和信息失真的情況立即給它暴露出來,這對我們的企業(yè)管理和財(cái)務(wù)核算不是壞事而是好事,他能夠促使我們及時(shí)采取各種補(bǔ)救措施補(bǔ)救管理當(dāng)中的漏洞。
3.財(cái)務(wù)會計(jì)的監(jiān)督職能要充分發(fā)揮并且成為我們的日常工作。財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)的集成使財(cái)務(wù)部門從日常性的記帳工作中解放了出來??梢杂懈嗟木氖仑?cái)務(wù)的管理和監(jiān)督工作。由于業(yè)務(wù)部門的工作非常具體詳細(xì),而且基本上每一次的業(yè)務(wù)操作都會帶來會計(jì)上的一些相關(guān)的處理。因此,在財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化的核算方式下,會計(jì)的核算是非常的細(xì)化的。財(cái)會部門一方面要監(jiān)督整個(gè)企業(yè)的財(cái)務(wù)狀況。另一方面也要監(jiān)督各個(gè)業(yè)務(wù)部門的操作是否正確。要做到這一點(diǎn),向業(yè)務(wù)學(xué)習(xí),實(shí)時(shí)保持溝通就顯得相當(dāng)重要??梢哉f,隨著企業(yè)信息化管理水平的不斷提高,對財(cái)會人員的溝通能力怎么強(qiáng)調(diào)都不為過。