姚海洪

【摘 要】本文結(jié)合新時(shí)期高等學(xué)校二級(jí)學(xué)院辦公室工作面臨的環(huán)境與特點(diǎn),分析了高校二級(jí)學(xué)院辦公室主任在工作中的角色定位與素質(zhì)構(gòu)成。合格的辦公室主任應(yīng)該做好服務(wù)員、協(xié)調(diào)員、信息員、宣傳員,并具有較強(qiáng)的政治素質(zhì)、文化素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)?！娟P(guān)鍵詞】高校 二級(jí)學(xué)院 辦公室主任 角色 素質(zhì)隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的持續(xù)快速發(fā)展特別是科教興國(guó)戰(zhàn)略的深入推進(jìn),高等學(xué)校的發(fā)展也駛?cè)肓丝燔嚨馈＝逃蟀l(fā)展要求高等學(xué)校必須適應(yīng)經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展的需要,調(diào)整思路,創(chuàng)新理念,與時(shí)俱進(jìn)地促進(jìn)辦學(xué)模式、管理體制的變革,不斷提升人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會(huì)服務(wù)的質(zhì)量與水平。在高校管理構(gòu)架中,二級(jí)學(xué)院是教學(xué)、科研、管理的第一線,是高校人文精神、辦學(xué)水平的集中體現(xiàn)。高校二級(jí)學(xué)院辦公室作為學(xué)院的中樞機(jī)構(gòu),承擔(dān)著承上啟下、溝通左右、協(xié)調(diào)內(nèi)外的重要職責(zé),是學(xué)院整體工作正常有序開(kāi)展的有力保障。辦公室工作具有頭緒多、要求高、難度大的特點(diǎn),這就對(duì)辦公室工作負(fù)責(zé)人——辦公室主任提出了較高的要求。本文將結(jié)合高校二級(jí)學(xué)院辦公室工作的特點(diǎn),闡釋辦公室主任的角色定位與素質(zhì)構(gòu)成,以期對(duì)提升高校二級(jí)學(xué)院辦公室整體工作水平有所裨益。一、 高校二級(jí)學(xué)院辦公室主任的角色定位角色,在《現(xiàn)代漢語(yǔ)詞典》中的解釋為:戲劇或電影中,演員扮演的劇中人物,泛言之,角色即一個(gè)人在特定環(huán)境或特定組織中的具體身份以及所處地位、所負(fù)擔(dān)的工作、該履行的職責(zé)等。高校二級(jí)學(xué)院辦公室作為高校基層行政單位,既是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及管理部門的助手和參謀,又是面向教職員工和學(xué)生開(kāi)展教學(xué)、科研、后勤工作的服務(wù)機(jī)構(gòu),作為辦公室主任,自然在辦公室的各項(xiàng)工作中扮演者重要的角色。因此,作為辦公室主任,應(yīng)該對(duì)自己的角色定位有充分的認(rèn)識(shí),自覺(jué)使自身素質(zhì)、工作技巧符合角色內(nèi)涵的要求,這對(duì)發(fā)揮辦公室職能作用,提升辦公室工作效率與服務(wù)水平具有至關(guān)重要的意義。1.在學(xué)院整體工作中,辦公室主任充當(dāng)著服務(wù)員的角色。辦公室的核心工作就是服務(wù)。辦公室主任主要服務(wù)于四個(gè)對(duì)象:首先是為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)提供直接參謀和助手的服務(wù),為領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行管理和制定決策提供依據(jù),成為得力的“左膀右臂”;其次是為學(xué)校各行政職能部門服務(wù),傳達(dá)并完成其布置的各項(xiàng)任務(wù);第三是為本學(xué)院教職員工服務(wù),為大家安排好教學(xué)、科研工作,準(zhǔn)備職稱評(píng)審工作,年度考核,獎(jiǎng)金發(fā)放等各項(xiàng)工作;第四是為學(xué)院學(xué)生服務(wù),大到學(xué)生的學(xué)習(xí)、生活、社會(huì)實(shí)踐安排,小到為他們寫證明、辦證件、蓋章等。這四類服務(wù)事無(wú)巨細(xì),繁瑣而單調(diào),在服務(wù)中最能體現(xiàn)辦公室的人文精神、文化素養(yǎng)與工作作風(fēng)。2.在學(xué)院的日常工作中,辦公室主任塑造著協(xié)調(diào)員的角色。學(xué)院辦公室工作聯(lián)系上下,溝通內(nèi)外,接觸面廣,工作對(duì)象層次多,既包括學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、教職員工、學(xué)生以及他們的親屬,還包括主管部門與其它兄弟學(xué)院,更包括了兄弟院校和其它相關(guān)企事業(yè)單位,涉及到教學(xué)、科研、宣傳、后勤管理以及公共關(guān)系等方方面面。作為綜合協(xié)調(diào)部門,辦公室既要為學(xué)院的持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造良好的外界環(huán)境,又要為正常運(yùn)轉(zhuǎn)營(yíng)造良好的內(nèi)部氛圍。因此,在日常工作運(yùn)行中,協(xié)調(diào)能力是最能體現(xiàn)辦公室主任工作水平的能力之一。3.在學(xué)院的行政管理活動(dòng)中,辦公室主任充當(dāng)著信息員的角色。信息是行政管理活動(dòng)開(kāi)展的基礎(chǔ)和前提。辦公室主任身處學(xué)院內(nèi)外溝通的節(jié)點(diǎn),有條件掌握和了解國(guó)內(nèi)外高校相關(guān)專業(yè)的教育教學(xué)發(fā)展動(dòng)態(tài)和趨勢(shì),為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)提供準(zhǔn)確可靠的信息依據(jù),為教職員工開(kāi)展教學(xué)科研工作提供前沿新穎的學(xué)術(shù)動(dòng)態(tài)。由此可見(jiàn),辦公室主任應(yīng)該具備敏銳的信息意識(shí),廣泛搜集各類資料,增加信息儲(chǔ)備,為做好辦公室管理工作奠定基礎(chǔ)。4.在對(duì)外交流過(guò)程中,辦公室主任塑造著宣傳員的角色。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展,學(xué)校、學(xué)院與社會(huì)各界的交流合作日益廣泛和密切,學(xué)院與外部各種關(guān)系的協(xié)調(diào)依賴于自身有效的對(duì)外宣傳。辦公室主任一方面要及時(shí)、準(zhǔn)確、全面地收集來(lái)自外部的信息;另一方面,也要充分發(fā)揮 “宣傳窗口”作用,恰當(dāng)?shù)貙W(xué)院相關(guān)信息進(jìn)行對(duì)外宣傳,展現(xiàn)教學(xué)成果,宣傳建設(shè)成就,提升學(xué)術(shù)地位,擴(kuò)大社會(huì)影響,從而取得社會(huì)各界對(duì)學(xué)院工作的關(guān)注與支持。二、 高校二級(jí)學(xué)院辦公室主任的素質(zhì)構(gòu)成1.政治素質(zhì)1.1具有堅(jiān)定的政治立場(chǎng)政治素質(zhì)主要是指辦公室主任應(yīng)當(dāng)具有堅(jiān)定的政治方向、政治立場(chǎng)、政治品質(zhì)和政治思想,政治素質(zhì)是高校學(xué)院辦公室主任的核心素質(zhì), 也是搞好辦公室各項(xiàng)工作的首要條件。具體來(lái)講, 就是學(xué)院辦公室工作必須堅(jiān)持依靠毛澤東思想、鄧小平理論和“三個(gè)代表”重要思想及科學(xué)發(fā)展觀指導(dǎo)工作,牢固樹(shù)立全心全意為師生服務(wù)的思想,用強(qiáng)烈的事業(yè)心和高度的工作責(zé)任感為學(xué)院的各項(xiàng)工作服務(wù)。1.2具有良好的品質(zhì)作風(fēng)作風(fēng)是在工作中形成的對(duì)人、對(duì)事的態(tài)度、情緒、方法及習(xí)慣, 是人的政治素質(zhì)在日常工作中的體現(xiàn)。辦公室主任要堅(jiān)持把“服務(wù)”作為辦公室工作的根本宗旨,在工作中要有高度的政策觀念, 與人為善,實(shí)事求是;對(duì)人謙虛誠(chéng)懇、熱情正直,杜絕“門難進(jìn)、臉難看、事難辦、架子大”的現(xiàn)象;對(duì)工作認(rèn)真負(fù)責(zé), 任勞任怨, 盡心盡責(zé), 不謀私利,展現(xiàn)自身的高尚情操與人格魅力,不斷增強(qiáng)工作的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性。2.文化素質(zhì)教育大發(fā)展的不斷推進(jìn),新興學(xué)科不斷涌現(xiàn),學(xué)科之間的交叉、滲透的趨勢(shì)進(jìn)一步增強(qiáng),高等教育改革的不斷深化和高校內(nèi)部運(yùn)行機(jī)制的不斷變革, 這些都對(duì)高校管理人員在教育管理的方式和手段上提出了更高的要求。高校二級(jí)學(xué)院辦公室主任的文化素質(zhì)是做好學(xué)院辦公室工作的必要條件。一個(gè)合格的辦公室主任必須具備真才實(shí)學(xué), 才能適應(yīng)形勢(shì)的發(fā)展和高校工作的要求, 博學(xué)多識(shí)才能在工作中取得更大的主動(dòng)。2.1具有較高的文化素質(zhì)作為一名學(xué)院辦公室主任,只有具備較高的文化素質(zhì)和管理技能,才能更好地適應(yīng)教育大發(fā)展的要求。辦公室主任要善于通過(guò)自身的學(xué)習(xí)和積累形成一定的文化修養(yǎng)和知識(shí)內(nèi)涵, 要具備碩士研究生及其以上學(xué)歷,要具備較強(qiáng)的文字能力和語(yǔ)言表達(dá)能力,以及辦公自動(dòng)化能力等。2.2具有一定的教育管理專業(yè)素質(zhì)為了適應(yīng)高等教育改革的不斷深入,高校學(xué)院辦公室主任要有計(jì)劃地學(xué)習(xí)和掌握高等教育管理、教育學(xué)、學(xué)校管理等專業(yè)知識(shí),只有具備一定的管理素質(zhì),在管理工作中才能做到協(xié)調(diào)自如、有的放矢,逐步使辦公室工作由經(jīng)驗(yàn)管理向科學(xué)管理發(fā)展, 由過(guò)程管理向目標(biāo)管理轉(zhuǎn)化。3.業(yè)務(wù)素質(zhì)3.1具有恰當(dāng)?shù)膮⒄o助能力參政輔助能力對(duì)于學(xué)院辦公室工作而言,主要是指辦公室主任實(shí)際地參與政務(wù), 參與輔助重大問(wèn)題的研究與決策, 參與輔助各項(xiàng)方針政策的貫徹與實(shí)施, 真正成為領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。為領(lǐng)導(dǎo)的決策進(jìn)行必要的調(diào)查研究, 提供有價(jià)值的參考意見(jiàn)、可靠的信息與可行性方案,并協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)督促和檢查決策的落實(shí)實(shí)施情況, 及時(shí)進(jìn)行追蹤反饋。同時(shí)在此過(guò)程中要嚴(yán)格把握度, 絕不能越權(quán)與包辦。3.2具有較強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)能力溝通是組織與組織之間, 人與人之間傳達(dá)思想、觀念、態(tài)度、感情或交換情報(bào)的過(guò)程。協(xié)調(diào)是指為了有效地完成組織計(jì)劃所規(guī)定的任務(wù)以便順利實(shí)現(xiàn)目標(biāo), 對(duì)管理諸要素加以調(diào)節(jié)的活動(dòng)?，F(xiàn)代管理的核心是溝通和協(xié)調(diào),具體地說(shuō), 就是高校學(xué)院辦公室主任必須善于傳達(dá)思想、情感、信息, 善于處理上下左右, 內(nèi)內(nèi)外外各種關(guān)系,為辦公室創(chuàng)造良好寬松的外部環(huán)境和和諧團(tuán)結(jié)的內(nèi)部氛圍,確保各項(xiàng)工作的順利推進(jìn)。3.3具有能夠開(kāi)拓創(chuàng)新的精神創(chuàng)新是一個(gè)民主進(jìn)步的靈魂, 是一個(gè)國(guó)家興旺發(fā)達(dá)的不竭動(dòng)力,創(chuàng)新也是高校學(xué)院辦公室工作得以科學(xué)、健康、和諧、持續(xù)發(fā)展的源泉。因此, 高校辦公室主任在工作中要有開(kāi)拓創(chuàng)新精神, 不能因循守舊、墨守成規(guī), 要認(rèn)真研判當(dāng)前高等教育發(fā)展面臨的新形式與新情況,認(rèn)真面對(duì)辦公室工作中的出現(xiàn)新情況和新問(wèn)題,要善于結(jié)合自己的工作實(shí)踐不斷推進(jìn)工作機(jī)制創(chuàng)新,管理模式創(chuàng)新,辦公方式創(chuàng)新,讓辦公室工作能夠更加適應(yīng)形式發(fā)展的要求。3.4具有自我約束能力自我約束能力是高校二級(jí)學(xué)院辦公室主任做好工作的客觀保證。自我約束,即指人的自控能力,就是控制好性格、情緒與欲望,使自己的言行符合道德標(biāo)準(zhǔn)、社會(huì)規(guī)范、黨紀(jì)國(guó)法,符合一個(gè)辦公室主任的職責(zé)要求和人格內(nèi)涵。這就要求辦公室主任要嚴(yán)于律己,樹(shù)立正直的形象,嚴(yán)格遵守政治紀(jì)律、工作紀(jì)律和組織紀(jì)律,嚴(yán)格按照制度和程序辦事,要把組織約束和群眾監(jiān)督當(dāng)成對(duì)自己最大的愛(ài)護(hù),努力做到淡泊名利,不為物役。