鄒富聯(lián) 杜永紅

在新世紀(jì),檔案信息共享已成為高層次的信息資源模式。檔案信息在更大范圍的應(yīng)用和共享是檔案工作的最終目的,也是檔案工作進(jìn)一步發(fā)展的內(nèi)在要求。通過數(shù)字化轉(zhuǎn)換和加工來挖掘檔案信息,通過網(wǎng)絡(luò)向社會公布,實(shí)現(xiàn)共享,已成為未來檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。

一、民生檔案信息資源共享提出的背景

(一)社會信息化的深入和社會公眾信息知情權(quán)的日益覺醒。首先,信息化的核心在于共享信息資源。檔案承載著人類活動(dòng)的大量信息,記載和延續(xù)人類文化,在社會信息化和實(shí)現(xiàn)信息資源社會共享的歷史進(jìn)程中,具有特殊價(jià)值和不可替代的作用;其次,我國政府信息公開已邁入有法可依的階段。作為政府公眾服務(wù)機(jī)構(gòu)之一的檔案館,應(yīng)滿足利用者需求,維護(hù)社會公眾信息知情權(quán),實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

(二)區(qū)域一體化對民生檔案管理提出挑戰(zhàn)。隨著我國經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展,區(qū)域一體化逐漸成為發(fā)展趨勢。其中以經(jīng)濟(jì)較為發(fā)達(dá)的珠江三角洲地區(qū)、長江三角洲地區(qū)等區(qū)域比較典型。以下以廣東珠江三角洲地區(qū)(簡稱珠三角地區(qū))為例進(jìn)行分析。

國務(wù)院于2008年底批準(zhǔn)了《珠江三角洲地區(qū)改革發(fā)展規(guī)劃綱要(2008-2020年)》,對廣州、深圳、珠海、佛山、江門、東莞、中山、惠州和肇慶9市為主體的珠三角地區(qū)發(fā)展給予了新的戰(zhàn)略定位。根據(jù)規(guī)劃,珠三角地區(qū)以城鄉(xiāng)規(guī)劃、產(chǎn)業(yè)布局、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、公共服務(wù)等一體化為總體目標(biāo),共同建立區(qū)域生活圈,在教育、醫(yī)療、社會保障、文化等方面開展合作。目前,珠三角的“城市邊界”日漸消融,廣州佛山、深圳東莞的經(jīng)濟(jì)圈層間的融合明顯,出現(xiàn)了同城化趨勢。由此,珠三角地區(qū)一體化進(jìn)程加速推進(jìn),原有的檔案的管理將面臨挑戰(zhàn)。

1、共享意識有待提高。隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展和進(jìn)一步融合,人員流動(dòng)和交往更加頻繁,生活和工作的聯(lián)系更加緊密,本地居住和異地上學(xué)上班等現(xiàn)象更加普遍,區(qū)域一體化的特征和發(fā)展將越來越明顯。當(dāng)前,珠三角各城市間檔案管理仍處于條塊分割、各自為政的局面,阻礙著檔案信息的共享。利用者利用檔案信息一如既往到異地獲取資料,獲取檔案信息的成本并未降低,享受不到一體化給生活和工作帶來的種種便利。如交通出行存在違章或事故,則從信息查詢到交納相關(guān)費(fèi)用及理賠等,需要不斷異地往返奔波;老百姓關(guān)注的失業(yè)保險(xiǎn)等社保檔案,如不能在區(qū)域范圍或更大的范圍內(nèi)異地繳納和使用,就會出現(xiàn)難以接轉(zhuǎn)和續(xù)交的困難,等等。

2、共享規(guī)劃有待制訂。民生檔案包含戶籍檔案、房地產(chǎn)權(quán)檔案、社保檔案、婚姻檔案、教育檔案、勞動(dòng)就業(yè)檔案、交通出行等方方面面的內(nèi)容。制定民生檔案共建共享規(guī)劃,可以提高民生檔案的有效性和利用效率,檔案專業(yè)服務(wù)的優(yōu)勢將得到充分發(fā)揮。目前,珠三角正在編制基礎(chǔ)設(shè)施、產(chǎn)業(yè)布局、城鄉(xiāng)規(guī)劃、環(huán)境保護(hù)、公共服務(wù)五個(gè)一體化發(fā)展規(guī)劃。檔案部門應(yīng)積極應(yīng)對,爭取盡快把檔案信息的共建共享納入發(fā)展規(guī)劃。

3、共享標(biāo)準(zhǔn)有待建立。由于不同地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展不平衡,相應(yīng)的硬件與軟件設(shè)施存在較大的差異。同時(shí),由于檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化程度不高,檔案整理、保管、檢索利用及相關(guān)管理系統(tǒng)等缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。此外,各地區(qū)行政的相對獨(dú)立,政府機(jī)構(gòu)實(shí)施垂直管理,注重縱向的領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)關(guān)系,許多單位的檔案只能向上級主管部門檔案機(jī)構(gòu)移交,造成了橫向的館(室)與館(室)之間信息的相對封閉,導(dǎo)致檔案保管存在的分散,不利于民生檔案的共享使用。

二、民生檔案信息資源共享的積極影響

目前,珠三角地區(qū)各城市的政府信息網(wǎng)和檔案信息網(wǎng)已建成并開通,檔案信息共享所依托的設(shè)備與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅猛發(fā)展,提供了共享的客觀條件。此外,數(shù)字化發(fā)展迅速,通過各種形式將檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理,在文字、聲像等多載體形式下實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化管理,為民生檔案信息上傳、對外發(fā)布、提供利用等提供了有力的信息支撐。

(一)有利于提高區(qū)域內(nèi)檔案部門生存和發(fā)展的空間

當(dāng)前,檔案館的發(fā)展面臨嚴(yán)峻的挑戰(zhàn):首先,一直以來,檔案館的服務(wù)宗旨以國家利益為重,對社會公眾的需求與利益沒有給予充分的重視。隨著網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的發(fā)展,社會公眾獲取信息的途徑和來源多樣化,信息意識普遍增強(qiáng)。在這種情況下,檔案館必須在為用戶提供權(quán)威信息方面付出巨大努力,否則,檔案館的價(jià)值就會降低,檔案館的存在就會變得無關(guān)緊要;其次,檔案紙質(zhì)載體的統(tǒng)治地位被打破,視頻、圖像等數(shù)字資源的數(shù)量越來越多。用戶變得樂于通過網(wǎng)絡(luò)訪問檔案信息資源,檔案館的服務(wù)范圍擴(kuò)大,服務(wù)對象與范圍社會化。傳統(tǒng)上門查閱檔案進(jìn)一步弱化,利用者寥寥無幾;第三,由于市場經(jīng)濟(jì)體制的確立,生產(chǎn)活動(dòng)受價(jià)值規(guī)律和競爭機(jī)制影響,資金、人才等的配置受這一規(guī)律支配,由供求關(guān)系決定其生產(chǎn)和發(fā)展。雖然檔案館作為國家的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu),不是物資生產(chǎn)部門,但一旦其存在的價(jià)值普遍受到質(zhì)疑,原有資源的配置必然弱化,檔案館的生存必然出現(xiàn)危機(jī)。

因此,區(qū)域內(nèi)檔案部門應(yīng)打破地域界線,創(chuàng)新合作,推進(jìn)檔案的一體化建設(shè),推進(jìn)檔案信息的共建共享,必將引起民眾的關(guān)注和領(lǐng)導(dǎo)的重視,拓寬經(jīng)費(fèi)來源,促進(jìn)參與社會建設(shè),促進(jìn)信息服務(wù)模式的變革,進(jìn)一步擴(kuò)大生存和發(fā)展的空間。

(二)有利于為區(qū)域內(nèi)民生檔案信息資源的利用提供便捷服務(wù)

珠三角地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅速,產(chǎn)業(yè)共生、互補(bǔ)性強(qiáng),而且人文相通,政府、企業(yè)、民間往來頻繁。區(qū)域內(nèi)由于歷史上行政區(qū)域多次調(diào)整變更及經(jīng)濟(jì)交融等因素,檔案信息資源存在著“你中有我,我中有你”的特點(diǎn),許多單位和市民經(jīng)常需要跨市查詢房地產(chǎn)權(quán)、婚姻、戶籍、學(xué)籍、人事等檔案。同時(shí),區(qū)域內(nèi)城市間的政府部門就發(fā)展戰(zhàn)略、城市規(guī)劃、基礎(chǔ)設(shè)施、市場體系、產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)、社會管理、環(huán)境保護(hù)、資源保障等進(jìn)行統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)和合作的過程中,不僅需要互相利用大量的檔案資料,在合作過程中也將產(chǎn)生大量新的檔案資料。

因此,檔案信息尤其是民生檔案信息的共建共享,將給區(qū)域內(nèi)的檔案利用者在生產(chǎn)、工作、學(xué)習(xí)、生活、交流、合作等方面帶來便利,使其真正享受到區(qū)域一體化帶來的成果。

三、民生檔案信息資源共享管理機(jī)制的構(gòu)建

當(dāng)前,珠三角地區(qū)各城市間正加大合作力度,積極探索進(jìn)行產(chǎn)業(yè)、交通、城鄉(xiāng)規(guī)劃、警務(wù)、工商、勞動(dòng)、旅游、金融、戶籍、環(huán)保等對接和合作的研究和論證。如推動(dòng)“一卡通”、“一證通”等互通工程,以公共交通IC卡的互聯(lián)、互通、共用為突破,逐步推廣應(yīng)用到其他社會公共領(lǐng)域;推動(dòng)社會保險(xiǎn)的信息互通,逐步實(shí)現(xiàn)社會保險(xiǎn)關(guān)系無障礙轉(zhuǎn)移;推動(dòng)醫(yī)保服務(wù)系統(tǒng)的互聯(lián)、互通,等等。檔案部門必須重視區(qū)域內(nèi)民生檔案信息資源共建共享的重要性和積極意義,為一體化建設(shè)服務(wù),也為自身發(fā)展謀求更大的空間。

(一)共享管理機(jī)制構(gòu)建的原則

1、以人為本的原則。以人為本是科學(xué)發(fā)展觀的核心,就是以廣大人民的利益為本,把解決人民群眾切身利益問題放在首位,堅(jiān)持發(fā)展為了人民、發(fā)展成果由人民共享。民生檔案信息資源共享的出發(fā)點(diǎn)和最終目的就是為利用者提供更加便利和優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

2、協(xié)調(diào)發(fā)展原則。協(xié)調(diào)發(fā)展就是充分發(fā)揮各方的積極性,協(xié)調(diào)對象之間相互促進(jìn)、均衡發(fā)展,就是注重形成發(fā)展的合力,從發(fā)展中的薄弱環(huán)節(jié)入手,促進(jìn)共同發(fā)展。珠三角各地檔案工作發(fā)展不平衡,可以通過民生檔案信息資源共建的平臺,促進(jìn)共同發(fā)展。

3、平等互利原則。平等是相互間在政治、經(jīng)濟(jì)、文化等各方面處于同等的地位,享有同等的權(quán)利。最大利益是共同追求的,雙贏最為理想,對于相互間的發(fā)展都是有利的。在推進(jìn)民生檔案信息共建共享過程中,合作各方主體平等,共同受益。

(二)共享管理機(jī)制的構(gòu)建

1、建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制

(1)以政府部門為主導(dǎo)。在珠三角經(jīng)濟(jì)一體化建設(shè)中,最大的障礙來自于各地政府的行政壁壘。民生檔案信息資源共建共享也面臨一樣的問題。因此,省檔案行政主管部門應(yīng)成立相關(guān)工作領(lǐng)導(dǎo)小組,確定工作職責(zé)和工作目標(biāo)。珠三角各市應(yīng)成立相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)和工作機(jī)構(gòu),制定目標(biāo)任務(wù),明確單位和工作要求,建立一級抓一級、層層抓落實(shí)的責(zé)任機(jī)制。

(2)以省檔案行政管理部門為統(tǒng)籌。省檔案行政管理部門應(yīng)統(tǒng)籌協(xié)調(diào),加強(qiáng)與珠三角各市相關(guān)部門的溝通銜接,密切配合、協(xié)調(diào)聯(lián)動(dòng)。省檔案行政管理部門應(yīng)從整體著眼,向各市有關(guān)部門宣傳檔案信息資源共享的積極意義,為各市有關(guān)部門的民生檔案信息資源組織提供有益參考,并進(jìn)行有效協(xié)調(diào),實(shí)現(xiàn)民生檔案信息資源的利用價(jià)值。

(3)以各市檔案行政管理部門為服務(wù)中心。在信息共建共享的過程中,必須充分調(diào)動(dòng)各方積極性,共同參與。應(yīng)以各市檔案行政管理部門為工作服務(wù)中心,領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)本地區(qū)檔案工作,確保檔案信息資源管理專業(yè)化。各市檔案行政管理部門是各市間的連接紐帶,也統(tǒng)一負(fù)責(zé)和協(xié)調(diào)本市民生檔案信息資源的數(shù)據(jù)收集和數(shù)據(jù)分析,并負(fù)責(zé)進(jìn)行開發(fā)、傳播與服務(wù)。

2、建設(shè)合作機(jī)制

(1)合作思想。開放是檔案信息共享的前提。珠三角各市首先要解放思想,樹立合作的觀念。在合作中,堅(jiān)持平等、互惠、發(fā)展的原則,主動(dòng)提供自身的信息資源,本著既有利于開放又嚴(yán)防泄密的原則,正確處理檔案開放與保密的關(guān)系,盡量讓關(guān)系民生的檔案信息得以開發(fā)利用。

(2)議事制度。省檔案行政管理部門應(yīng)擬定相關(guān)議事規(guī)程,確定合作方向,主持召開相關(guān)會議?；蛴筛魇袡n案行政管理部門簽定合作協(xié)議,輪流主辦,確立檔案部門的領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)席會議制度,共同研究協(xié)商合作議題。

(3)合作重點(diǎn)。當(dāng)前合作的重點(diǎn)是各自建立民生檔案的目錄中心,實(shí)現(xiàn)民生檔案目錄資源的共建共享,在此基礎(chǔ)上,推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè),逐步實(shí)現(xiàn)全文檢索。同時(shí),實(shí)現(xiàn)民生重要檔案信息的互聯(lián)互通,提供檔案異地查詢和利用服務(wù),實(shí)施同城化管理和同城化待遇。

3、建設(shè)運(yùn)行機(jī)制

(1)統(tǒng)一規(guī)劃。民生檔案信息資源共建共享尚處于探索階段,檔案部門應(yīng)抓住當(dāng)前珠三角正在編制五個(gè)一體化發(fā)展規(guī)劃的有利時(shí)機(jī),以省檔案行政主管部門為主,會同市檔案行政管理部門,以科學(xué)規(guī)劃、分步實(shí)施、循序漸進(jìn)等為原則,制定切實(shí)可行的發(fā)展規(guī)劃,統(tǒng)一管理,統(tǒng)一部署,保證共建共享的有序進(jìn)行。

(2)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。應(yīng)建立相同的民生檔案信息管理系統(tǒng),研究和制定一套通用的數(shù)據(jù)規(guī)范。各地信息化建設(shè)采用的硬件平臺、軟件平臺和應(yīng)用系統(tǒng)等不相同,形成了信息資源共享技術(shù)上的壁壘,無法形成信息互訪機(jī)制,難以實(shí)現(xiàn)信息資源的共享。因此,在建設(shè)民生檔案信息資源共享的過程中必須堅(jiān)持統(tǒng)一規(guī)范,避免各自為政、互不兼容的現(xiàn)象產(chǎn)生。

(3)統(tǒng)一模式。首先,在各市采取集中的檔案管理模式,由各市的檔案行政管理部門負(fù)責(zé)本地民生檔案信息資源管理,建立檔案信息網(wǎng)站,實(shí)現(xiàn)檔案信息的統(tǒng)一管理,統(tǒng)一對外服務(wù)。其次,在各市間采取分散的檔案管理模式,各市的民生檔案信息資源在多方協(xié)作的基礎(chǔ)上,實(shí)現(xiàn)各市間檔案信息網(wǎng)站的互聯(lián)互通,利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行民生檔案信息發(fā)布,實(shí)現(xiàn)共享。

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4、董麗:《檔案信息資源的社會共享之我見》,《蘭臺世界》,2008(21)。

*本文系惠州市檔案學(xué)會2009年獲得的惠州市哲學(xué)社會科學(xué)科研項(xiàng)目“珠三角地區(qū)民生檔案信息資源共享研究”(課題編號09GL—06)的階段研究成果。

作者單位:廣東省惠州學(xué)院 廣東省惠州市檔案局