余文靜

[摘要]檔案工作是一項(xiàng)非常重要的工作。檔案雖然不是情報(bào)本身,卻是情報(bào)的載體,它在時(shí)間和空間上是積累和傳播情報(bào)的有效手段,是情報(bào)工作的物質(zhì)基礎(chǔ)。隨著高等教育事業(yè)的不斷發(fā)展,在全國(guó)推行教育事業(yè)現(xiàn)代化、科學(xué)化的管理過程中,檔案工作的重要性逐漸顯現(xiàn)出來。

[關(guān)鍵詞]高校學(xué)生檔案 管理

高校學(xué)生檔案是國(guó)家人事檔案的組成部分,是大學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、生活及各種社會(huì)實(shí)踐的真實(shí)記錄,是學(xué)生家庭社會(huì)關(guān)系、狀況的主要原始材料,也是大學(xué)生就業(yè)及今后各級(jí)組織選拔、任用、考核的重要依據(jù),更是每個(gè)學(xué)生由學(xué)校走向社會(huì)的重要人生履歷。在目前就業(yè)競(jìng)爭(zhēng)激烈的情況下,高校學(xué)生檔案作為畢業(yè)生的一項(xiàng)重要憑證,有著難以替代的作用。

學(xué)生檔案管理旨在對(duì)學(xué)生在校期間,以及在畢業(yè)生追蹤調(diào)查中所形成的各種材料進(jìn)行整理、歸檔,提供學(xué)生檔案的查、借閱服務(wù)及畢業(yè)學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞、管理等工作。隨著我國(guó)高校改革的不斷深入,如何不斷提高高校學(xué)生檔案管理水平,使之更好的為學(xué)生服務(wù),成為當(dāng)前高校學(xué)生檔案管理工作面臨的迫切問題。

一、健全收集與補(bǔ)充制度,不斷完善檔案內(nèi)容

目前多數(shù)高校學(xué)生檔案的主要內(nèi)容包括:學(xué)生名冊(cè),新生登記表,新生錄檢表,學(xué)籍變更材料,各學(xué)期成績(jī)匯總表,所受獎(jiǎng)懲材料,實(shí)習(xí)鑒定表,畢業(yè)登記表,領(lǐng)取畢業(yè)證書存根等。

1.建立高校學(xué)生信用檔案

要堅(jiān)持建立健全收集與補(bǔ)充制度,凡能在不同的時(shí)間、不同的場(chǎng)合證明高校學(xué)生使用的材料都應(yīng)納入信用檔案的歸檔范圍。如:個(gè)人基本信息、個(gè)人誠(chéng)信信息、在校期間國(guó)家助學(xué)貸款的還貸情況等。學(xué)生在校期間,每位學(xué)生都應(yīng)建立一份《誠(chéng)信記錄》,學(xué)生如有失信行為,包括考試是否有作弊行為、勤工助學(xué)是否有不良表現(xiàn)、與他人交往是否有欺詐行為等與品行有關(guān)的記錄材料,學(xué)校都應(yīng)記錄在冊(cè),并設(shè)定分值量化考核。對(duì)學(xué)生的誠(chéng)譽(yù)事跡,也應(yīng)記錄下來,給予表彰獎(jiǎng)勵(lì)。在管理中應(yīng)把學(xué)生信用檔案和其學(xué)籍檔案集中一起保管,然后再統(tǒng)一進(jìn)行匯總、分類,為用人單位等社會(huì)有關(guān)方面了解大學(xué)生的信用和信譽(yù)狀況提供咨詢、評(píng)估服務(wù)。建立高校學(xué)生信用檔案是培養(yǎng)大學(xué)生誠(chéng)信意識(shí)的一種途徑。也可以讓更多的用人單位了解學(xué)生情況,拓寬檔案信息的利用渠道,不僅要在評(píng)優(yōu)、獎(jiǎng)懲及選干等方面發(fā)揮其作用,更要參加校外交流與合作,讓更多的用人單位了解學(xué)生情況,為學(xué)生就業(yè)提供擇優(yōu)錄用的機(jī)會(huì)。

2.建立貧困生個(gè)人檔案

現(xiàn)在高校的貧困生較多,特別是下崗職工子女、農(nóng)村貧困縣區(qū)子女,有的學(xué)生時(shí)刻面臨輟學(xué)的困境。面對(duì)這種情況,高校應(yīng)建立貧困生個(gè)人檔案,動(dòng)員社會(huì)力量,盡學(xué)校最大努力,關(guān)心、幫助他們,確保他們順利完成學(xué)業(yè)。

3.建立畢業(yè)生跟蹤檔案

過去,人才的培養(yǎng)和就業(yè)完全靠政府計(jì)劃調(diào)節(jié),高校兩頭不問,只管教學(xué)。隨著社會(huì)的發(fā)展和各項(xiàng)制度的改革,特別是隨著這些年高校招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大,高校畢業(yè)生就業(yè)中的矛盾會(huì)越來越突出。對(duì)于高校來說,則必須適當(dāng)根據(jù)市場(chǎng)需求來培養(yǎng)人才。為了使高校更好地了解市場(chǎng)、適應(yīng)市場(chǎng)需求,我們必須進(jìn)行社會(huì)調(diào)查、市場(chǎng)調(diào)查,而建立畢業(yè)生跟蹤檔案是一個(gè)很好的辦法。一是利用畢業(yè)生跟蹤檔案及時(shí)反饋信息,從而調(diào)整高校所設(shè)學(xué)科、專業(yè)和課程,改革教學(xué)內(nèi)容和方法,使學(xué)校的辦學(xué)目標(biāo)、管理體制、運(yùn)行機(jī)制緊跟經(jīng)濟(jì)、社會(huì)和教育市場(chǎng)的發(fā)展形勢(shì);二是利用畢業(yè)生跟蹤檔案,請(qǐng)?jiān)谏鐣?huì)上作出突出貢獻(xiàn)的優(yōu)秀畢業(yè)生回校傳經(jīng)送寶,把他們的信息、經(jīng)驗(yàn)帶回學(xué)校,開闊在校學(xué)生眼界,為提高在校生的社會(huì)適應(yīng)能力和綜合競(jìng)爭(zhēng)力打下基礎(chǔ)。

二、主動(dòng)服務(wù),充分發(fā)揮學(xué)生檔案的作用

實(shí)踐證明,學(xué)生檔案能夠?yàn)檎_總結(jié)過去的教學(xué)工作、不斷調(diào)整和充實(shí)教學(xué)內(nèi)容、完善考試評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)、了解學(xué)生整體情況等提供客觀可靠的數(shù)據(jù)。在教育教學(xué)不斷深化的形勢(shì)下,運(yùn)用學(xué)生檔案作為輔助或直接的教材來培養(yǎng)教育學(xué)生,能為教學(xué)工作提供幫助。

1.檔案管理者在工作中應(yīng)充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性,主動(dòng)深入院系教學(xué)第一線了解存在的問題及檔案需求動(dòng)向,認(rèn)真當(dāng)好利用者的參謀,變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。如:將每年各學(xué)科的學(xué)生成績(jī)匯集成冊(cè),提供給新教師,讓剛走上工作崗位的教師了解所任教學(xué)科的過去幾年學(xué)生成績(jī)以及學(xué)生掌握知識(shí)的信息。平時(shí)將有用的信息有針對(duì)性地提供給各任課教師,以便讓年輕教師盡快了解學(xué)生,駕馭教材,以最快的速度適應(yīng)教學(xué)。對(duì)剛參加工作的輔導(dǎo)員來說,常常需要了解先前學(xué)生情況資料,以熟悉學(xué)生情況作為借鑒經(jīng)驗(yàn)、制定班級(jí)發(fā)展計(jì)劃的參考。高校檔案管理部門應(yīng)主動(dòng)匯總所管理學(xué)生受獎(jiǎng)勵(lì)及處分情況、班級(jí)在學(xué)校所處的地位等信息,提供給輔導(dǎo)員,使輔導(dǎo)員了解他人管理學(xué)生的成功方法與經(jīng)驗(yàn),從而增強(qiáng)自己的工作才干。根據(jù)社會(huì)對(duì)人才的需求以及學(xué)校教學(xué)改革的進(jìn)程,確定檔案工作重點(diǎn)。如:通過對(duì)各院系學(xué)生知識(shí)水平以及不同階段學(xué)習(xí)情況的有關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)匯總,向領(lǐng)導(dǎo)提出調(diào)整考試標(biāo)準(zhǔn)方案的建議,為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù),發(fā)揮參謀和助手的作用。

2.我們可以利用學(xué)生檔案,積極探討對(duì)學(xué)生進(jìn)行德育教育的新途徑。高校檔案管理部門可以把每學(xué)年國(guó)家獎(jiǎng)學(xué)金、勵(lì)志獎(jiǎng)學(xué)金、學(xué)校特等獎(jiǎng)學(xué)金以及國(guó)家級(jí)“三好學(xué)生”、“優(yōu)秀學(xué)生干部”、省市級(jí)“三好學(xué)生”、“優(yōu)秀學(xué)生干部”等檔案材料匯編成德育教育冊(cè)子,每年新生入學(xué)發(fā)給每人一冊(cè),利用學(xué)生中的先進(jìn)典型來對(duì)廣大同學(xué)進(jìn)行理想教育,讓同學(xué)們一入學(xué)就有學(xué)習(xí)的榜樣,就有一種責(zé)任感和緊迫感,利用身邊的榜樣來教育學(xué)生,容易讓同學(xué)們產(chǎn)生心靈的共鳴。

加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理的現(xiàn)代化手段,提高學(xué)生檔案管理的效率。

信息化是當(dāng)今世界和社會(huì)的大趨勢(shì)。機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展使我們步人了一個(gè)信息化的時(shí)代,無論是從、經(jīng)濟(jì)、文化、科技、軍事等多個(gè)領(lǐng)域還是到人類生活的各個(gè)角落,信息技術(shù)不斷顯示其獨(dú)特的魅力,成為社會(huì)和現(xiàn)代生活不可缺少的工具。檔案信息電子化是檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。各高校應(yīng)大力推廣使用電腦等現(xiàn)代化管理技術(shù)設(shè)備,運(yùn)用校園網(wǎng)進(jìn)行學(xué)生檔案管理,實(shí)現(xiàn)信息資源共享,建立起完備的自動(dòng)檢索調(diào)閱系統(tǒng),提高工作效率。