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        加強英語教學檔案管理的措施

        2009-11-30 08:17:54張巧紅高誠嘉
        檔案管理 2009年5期
        關(guān)鍵詞:檔案管理信息教學

        張巧紅 高誠嘉

        教學檔案是高校檔案的主體、核心和重點,是教學工作的重要組成部分,科學、系統(tǒng)、規(guī)范,的教學檔案,對強化教學管理、促進教學改革和提高培養(yǎng)人才質(zhì)量有著至關(guān)重要的作用。因此,加強英語教學檔案管理的工作應(yīng)從如下幾個方面人手:

        1加強隊伍建設(shè),提高全員檔案信息意識

        由于檔案管理工作專業(yè)性較強,教學管理信息又復雜多樣,檔案人員需要具有較強的業(yè)務(wù)能力和管理技術(shù)。高校應(yīng)當有計劃、有步驟、有針對性地對各級、各層次專兼職檔案員進行多種形式的教育、培訓和指導,促使他們系統(tǒng)學習和掌握檔案業(yè)務(wù)的知識、規(guī)律和方法,并實現(xiàn)工作理念、知識結(jié)構(gòu)和工作技能的同步更新,不斷增強對檔案現(xiàn)代化管理的適應(yīng)性,同時要加強監(jiān)管力度,定期檢查或抽查各部門檔案工作開展的情況,制定檔案工作的等級標準和對個人考核標準。建立獎懲制度,激發(fā)責任心,調(diào)動工作的主動性和積極性。此外,各級領(lǐng)導應(yīng)該認識到檔案在學校發(fā)展建設(shè)中具有舉足輕重的作用,組織廣大師生認真學習《檔案法》、《普通高等學校檔案管理辦法》和《高等學校檔案規(guī)范》,利用各種媒介進行宣傳和指導,提高對教學檔案價值的認識。只有通過學習真正上下統(tǒng)一思想,才能真正重視教學文件資料的平時積累,堅決杜絕關(guān)鍵時刻臨時突擊、被動應(yīng)付的現(xiàn)象。

        2完善管理體制,做好教學檔案的收集和整理工作

        國家教委、國家檔案局發(fā)布的《關(guān)于加強高等學校檔案工作的幾點意見》和《歸檔文件整理規(guī)則》是制定規(guī)章制度的重要依據(jù)。教學檔案管理工作作為一種動態(tài)的存在方式,要實現(xiàn)教學檔案的科學管理。必須以管理科學的原理為指導、方便利用為目標。結(jié)合高校教育實踐的有關(guān)特性,確立“教學檔案一體化管理”新理念,制定和完善教學檔案管理工作的各項規(guī)章制度。規(guī)章制度的建立由校檔案館具體牽頭草擬制定,以體現(xiàn)檔案工作的專業(yè)性和科學性。在收集整理各類有關(guān)部門教學資料時,嚴格按歸檔范圍歸檔立卷,做到完整、準確、精練、規(guī)范。并及時進行編目、統(tǒng)計,根據(jù)檔案著錄格式編制檢索工具,以便提供利用。教學檔案的收集工作應(yīng)同計劃管理相結(jié)合,納入到各級管理人員的崗位責任。要求下達教學任務(wù)與提出教學文件材料的歸檔要求同步,檢查教學工作與檢查教學文件材料形成積累情況同步。同時,鑒于高校教學工作的連續(xù)性和長期性,可抓住每學期開學、期中和期末三個關(guān)鍵時期定期收集整理。把教學檔案的歸檔立卷工作納入經(jīng)?;⒅贫然驼?guī)化的軌道。

        3重視編研,提高教學檔案的服務(wù)水平

        隨著高等教育改革的不斷深入和發(fā)展,開發(fā)高校教學檔案信息資源,挖掘檔案利用功能,充分發(fā)揮檔案的作用,已成為高校檔案工作的重要部分。首先是深入開展編研工作。開發(fā)深層次的編研成果,是對教學檔案信息的濃縮加工,是教學檔案的精華所在,是教學檔案開發(fā)利用的重要手段。高校檔案編研工作是以學校館藏為主要對象,在研究檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上,按照一定的專題,對檔案材料進行分析研究、選排和編輯,進行科學的研究,從而開發(fā)出具有一定學術(shù)價值、使用價值的和有針對性的編纂和資料匯編。高校教學檔案編研選題應(yīng)注意現(xiàn)實性和迫切性,以需求為出發(fā)點,圍繞學校當前的重點、難點工作和熱點問題,利用網(wǎng)絡(luò)資源,對優(yōu)秀的教案、課件、先進的教學方法與經(jīng)驗、考試分析、教研成果等進行編研。有選擇、有目的地傳遞給校園網(wǎng),實現(xiàn)網(wǎng)上專題匯編資料的傳送。其次充分發(fā)揮檔案的服務(wù)功能。要認真組織教學檔案信息的交流,主動了解各部門和師生對教學檔案的利用需求,采取上門服務(wù)、咨詢服務(wù)、跟蹤服務(wù)、預約服務(wù)和網(wǎng)上服務(wù)等方式,充分發(fā)揮教學檔案的作用。運用簡報、校園網(wǎng)絡(luò)等各種手段,及時對教學檔案信息進行收集和加工,把靜態(tài)的檔案轉(zhuǎn)化為動態(tài)的信息,向全校廣大師生及時反饋。同時要及時收集各部門利用教學檔案的反饋信息,不斷調(diào)整和改進教學檔案管理工作。

        4開拓創(chuàng)新,不斷推進教學檔案的信息化建設(shè)

        隨著辦公自動化的逐步普及,積極推進教學檔案資源信息化建設(shè)、檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)。檔案管理信息化是將分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數(shù)字化的形式存貯,以網(wǎng)絡(luò)化的方式互相鏈接,從而更好地促進用戶和信息資源的緊密聯(lián)系和有效結(jié)合,提高教學檔案管理信息資源共享率。要養(yǎng)成在紙質(zhì)文檔生成和歸檔時同時生成和遞交電子文檔的習慣,并制定計劃對過去紙質(zhì)文檔進行數(shù)字化處理。應(yīng)安排專項經(jīng)費搭建檔案管理信息系統(tǒng)的平臺,要有熟悉計算機系統(tǒng)開發(fā)的專業(yè)人員參與教學檔案的系統(tǒng)管理、檔案網(wǎng)站建設(shè)、電子文檔規(guī)范化體系建設(shè)。能夠利用計算機管理系統(tǒng)進行教學檔案的查詢檢索、輔助立卷、編制目錄、數(shù)據(jù)處理等業(yè)務(wù)。真正做到部門立卷,實現(xiàn)文檔一體化,使檔案信息的產(chǎn)生、傳遞、存儲與利用形成一個全面、完整、合理的網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng);使文件與檔案管理緊密銜接,避免文件歸檔不齊全、檔案利用困難等;使檔案更規(guī)范化、標準化,達到充分利用網(wǎng)絡(luò)環(huán)境,快速、準確、廣泛地為英語教學、科研、教學管理等工作服務(wù)的目的。

        (作者單位:洛陽理工學院來稿日期:2009-06-20)

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