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1長(zhǎng)輸管道工程項(xiàng)目竣工文件管理存在的主要問題

1．1文件編制不及時(shí)，如施工記錄填寫不及時(shí)，業(yè)主代表和監(jiān)理人員審核簽字不及時(shí)，有扎堆填寫的現(xiàn)象。

1．2文件簽批不嚴(yán)謹(jǐn)，有越級(jí)簽字、代簽字現(xiàn)象。如一般操作人員代替質(zhì)檢員簽字、監(jiān)理員代替監(jiān)理工程師簽字等。

1．3文件編制不規(guī)范。一是填寫不規(guī)范，欄目簽署不完整或隨意涂改；二是書寫介質(zhì)不當(dāng)，有用純藍(lán)墨水、圓珠筆甚至鉛筆書寫；三是版式不統(tǒng)一，有的用A4紙張，有的用16K紙張，主要反映在外來的材料檢驗(yàn)報(bào)告上；四是竣工圖編制不規(guī)范，如破損嚴(yán)重、劃改不當(dāng)、修改過多等。

1．4文件收集不完整。個(gè)別單位現(xiàn)場(chǎng)原始文件未定期收集、集中管理，或因保管不善等，造成原始文件丟失或損壞；個(gè)別單位資料多人管理，由于分工不明，造成資料缺項(xiàng)、漏項(xiàng)。

2存在問題的主要原因

2．1單位重視程度不夠。部分參建單位存在“重建設(shè)、輕檔案”的思想。對(duì)竣工文件管理缺乏足夠的重視，隨意指定人員負(fù)責(zé)，缺少必要的投入，過程中也很少過問。

2．2專業(yè)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高、責(zé)任心不強(qiáng)：近年來，國(guó)內(nèi)長(zhǎng)輸管道工程建設(shè)項(xiàng)目較多，檔案管理專業(yè)人員缺口較大；臨時(shí)指定人員多為兼職，缺乏專業(yè)基礎(chǔ)，加之責(zé)任心不強(qiáng)，規(guī)范學(xué)習(xí)不到位、執(zhí)行不嚴(yán)格等現(xiàn)象多有存在。

2．3建設(shè)、監(jiān)理單位監(jiān)管不到位，對(duì)參建單位監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)力度不夠。

3改進(jìn)工作的幾項(xiàng)措施

鑒于長(zhǎng)輸管道工程建設(shè)工期緊、專業(yè)多、空間跨度大、技術(shù)要求高以及參建單位多、管理水平參差不齊，筆者認(rèn)為。做好竣工文件管理應(yīng)重點(diǎn)抓好以下工作：

3．1未雨綢繆，提前做好基工作。工程開工前，建設(shè)單位要根據(jù)項(xiàng)目特點(diǎn)和建設(shè)要求，提前收集、整理國(guó)家和企業(yè)檔案管理有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)范，制定、完善符合項(xiàng)目實(shí)際的各項(xiàng)規(guī)章制度和檢查、考核、獎(jiǎng)懲辦法，把竣工文件管理列入合同管理和項(xiàng)目綜合考評(píng)。

3．2健全網(wǎng)絡(luò)，確保工作責(zé)任落實(shí)。項(xiàng)目開工后，要盡快建立權(quán)責(zé)分明的竣工文件管理組織機(jī)構(gòu)和工作網(wǎng)絡(luò)。把工作責(zé)任和目標(biāo)細(xì)化分解，明確項(xiàng)目部、分部和參建單位各層面以及相關(guān)責(zé)任人的工作職責(zé)和要求，做到機(jī)構(gòu)健全、目標(biāo)明確、任務(wù)清晰、責(zé)任到人。

3．3全面深入，加強(qiáng)規(guī)范宣貫培訓(xùn)。一是建設(shè)單位抓好制度、規(guī)范宣貫。適時(shí)組織集中培訓(xùn)和上崗考試；二是參建單位要進(jìn)一步分解工作責(zé)任和目標(biāo)，把任務(wù)落實(shí)到班組和個(gè)人，并有針對(duì)性地進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和工作交底，保證各環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量。

3．4強(qiáng)化管理，抓好過程質(zhì)量控制。由于諸多原因限制，參建單位竣工文件管理水平參差不齊的局面一時(shí)難有較大改觀。為此，建設(shè)單位要大力強(qiáng)化管理、服務(wù)職能，加大工作檢查、指導(dǎo)力度，以強(qiáng)有力的過程控制彌補(bǔ)存在的不足。重點(diǎn)要抓好“五檢一服務(wù)”，“五檢”即施工單位自檢、監(jiān)理月檢、分部季檢、項(xiàng)目部抽檢和專項(xiàng)檢查，“一服務(wù)”即深入、持續(xù)開展業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

一是施工單位自檢。施工單位每月組織對(duì)當(dāng)月的竣工文件管理工作進(jìn)行自檢自糾，發(fā)現(xiàn)問題和漏項(xiàng)及時(shí)整改、補(bǔ)充。填寫(竣工文件管理自檢表)并報(bào)監(jiān)理單位備案。

二是監(jiān)理月檢。監(jiān)理單位每月對(duì)監(jiān)理標(biāo)段內(nèi)各參建單位的竣工文件管理工作進(jìn)行全面檢查，填寫《竣工文件管理檢查表》(以下簡(jiǎn)稱《檢查表》)、撰寫《竣工文件管理月度工作報(bào)告》(以下簡(jiǎn)稱《工作報(bào)告》)并報(bào)項(xiàng)目分部。

三是分部季檢。項(xiàng)目分部根據(jù)監(jiān)理單位《檢查表》和《工作報(bào)告》，每季度對(duì)分部?jī)?nèi)各參建單位(包括監(jiān)理單位)的竣工文件管理工作進(jìn)行全面檢查，填寫《檢查表》、撰寫分部《工作報(bào)告》報(bào)項(xiàng)目部主管部門。

四是項(xiàng)目部抽檢。項(xiàng)目部主管部門根據(jù)分部《檢查表》、《工作報(bào)告》及工作實(shí)際，不定期組織抽檢。檢查分部和參建單位竣工文件管理具體工作情況和分部、監(jiān)理單位管理、服務(wù)工作開展情況。

五是項(xiàng)目部專項(xiàng)檢查，項(xiàng)目部主管部門每年至少組織兩次專項(xiàng)檢查，檢查內(nèi)容同抽檢。

“五檢”情況要列為項(xiàng)目部各級(jí)工程例會(huì)的匯報(bào)項(xiàng)目，在檢查后的第一次例會(huì)上進(jìn)行通報(bào)；項(xiàng)目部抽檢及專項(xiàng)檢查情況要進(jìn)行全線書面通報(bào)。

六是深入、持續(xù)開展業(yè)務(wù)指導(dǎo)。要建立健全業(yè)務(wù)指導(dǎo)服務(wù)體系，充分利用培訓(xùn)、會(huì)議、檢查、現(xiàn)場(chǎng)調(diào)研、內(nèi)部交流和信息網(wǎng)絡(luò)等先進(jìn)載體，指導(dǎo)參建單位開展工作。要改進(jìn)工作方式方法，在檢查中指導(dǎo)、在指導(dǎo)中檢查，深入探討、互為補(bǔ)充，相互促進(jìn)、共同提高。不斷推動(dòng)長(zhǎng)輸管道工程項(xiàng)目竣工文件管理工作邁上新臺(tái)階。

(作者單位：張?jiān)姾＃袊?guó)石化集團(tuán)管道儲(chǔ)運(yùn)公司；翟山，江蘇省徐州市泉山區(qū)來稿日期：2009-06-20)