王丹桔

一、建立內(nèi)部控制制度的必要性

企業(yè)內(nèi)部控制制度一般劃分為內(nèi)部管理控制制度和內(nèi)部會計控制制度兩類。內(nèi)部管理控制制度是指那些對會計業(yè)務(wù)、會計記錄和會計報表的可靠性沒有直接影響的內(nèi)部控制。如人事管理、技術(shù)計劃、物資采購、工程投招標(biāo)等就屬于內(nèi)部管理控制。制定內(nèi)部控制制度的目的在于保證企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動的正常運(yùn)轉(zhuǎn),保證企業(yè)資產(chǎn)的安全、完整和有效運(yùn)用,提高經(jīng)濟(jì)核算的正確性和可靠性,推動與考核企業(yè)各項(xiàng)方針、目標(biāo)、任務(wù)的貫徹執(zhí)行,評價企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益,提高企業(yè)的經(jīng)營管理水平。內(nèi)部控制貫穿于企業(yè)經(jīng)營管理活動的各個方面,只要企業(yè)存在經(jīng)濟(jì)活動和經(jīng)營管理,就必須加強(qiáng)內(nèi)部控制,建立相應(yīng)的內(nèi)部控制制度。

二、當(dāng)前企業(yè)內(nèi)部會計控制中存在的問題

1.內(nèi)部會計控制管理制度流于形式。企業(yè)雖已建立內(nèi)部會計控制管理制度,但由于缺乏有效的會計監(jiān)督機(jī)制,使會計信息生成過程缺少有力的約束,加之外部監(jiān)督機(jī)制的軟弱無力,虛假的會計信息生成后很少被發(fā)現(xiàn),因此導(dǎo)致會計工作秩序混亂,做假賬的行為屢禁不止。從外部環(huán)境看,由于政府宏觀控制措施、法制建設(shè)還不夠完善,以及其他因素的影響,從而導(dǎo)致會計信息的真實(shí)性較差。究其根本,原因在于企業(yè)內(nèi)部會計控制管理制度不健全。

2.思想認(rèn)識上存在不足。近些年企業(yè)中經(jīng)常出現(xiàn)費(fèi)用支出失控、財務(wù)收支混亂等違法亂紀(jì)現(xiàn)象,導(dǎo)致財務(wù)混亂,使會計提供信息難以真實(shí)反映企業(yè)實(shí)際經(jīng)營情況,也使各種經(jīng)濟(jì)指標(biāo)考核失去了意義。其主要根源在于思想認(rèn)識上存在不足,導(dǎo)致企業(yè)會計基礎(chǔ)工作和內(nèi)部控制環(huán)節(jié)薄弱,缺乏自我約束機(jī)制,難以發(fā)揮內(nèi)部會汁控制應(yīng)有的效力和作用。

3.客觀環(huán)境變化的影響。面對新的經(jīng)濟(jì)環(huán)境,企業(yè)要保持競爭能力必須要經(jīng)常調(diào)整經(jīng)營策略、調(diào)整內(nèi)部機(jī)構(gòu)等,這就導(dǎo)致原有的控制對新增加的業(yè)務(wù)內(nèi)容沒有控制作用。所以,根據(jù)經(jīng)營管理范圍、科學(xué)技術(shù)發(fā)展的變化來調(diào)整和拓寬內(nèi)部會計控制的內(nèi)容,建立和完善內(nèi)部會計控制的變革與創(chuàng)新已變得尤為緊迫。只有不斷調(diào)整內(nèi)部會計控制系統(tǒng),才能提高其效能,充分發(fā)揮內(nèi)部會計控制的作用。

三、建立內(nèi)部會計控制的原則

1.內(nèi)部相互牽制的原則。建立內(nèi)部相互牽制是指在各崗位間建立互相驗(yàn)證、互相制約的關(guān)系,在進(jìn)行有關(guān)責(zé)任分配時,單獨(dú)的一個人或部門對一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動無完全的處理權(quán),必須經(jīng)過其他部門或人員的查證核對。在設(shè)計內(nèi)部會計控制過程中,一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動的各個環(huán)節(jié)盡量由不同部門處理,也可委托中介機(jī)構(gòu),發(fā)揮其比較客觀、公正的作用。

2.堅持全面性和系統(tǒng)性原則。一方面,由于會計工作貫穿于單位整個經(jīng)濟(jì)活動,是對單位整個經(jīng)營管理活動進(jìn)行會計核算和會計監(jiān)督,所以內(nèi)部會計控制的措施應(yīng)滲透到單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)過程和各個操作環(huán)節(jié),覆蓋所有的部門和崗位。另—方面,由于單位是一個普遍聯(lián)系的整體,因此,要使各部門和各崗位間形成既相互制約又具有縱橫交錯關(guān)系的統(tǒng)一整體,只有內(nèi)部會計控制對全體員工都有約束力,才能保證各部門和各崗位按照單位的目標(biāo)相互協(xié)調(diào)地發(fā)揮作用。

3.成本控制與實(shí)際應(yīng)用并重原則。設(shè)計內(nèi)部會計控制主要是為了實(shí)際應(yīng)用,因此,不用過于強(qiáng)調(diào)其嚴(yán)密性和完整性,應(yīng)盡量精簡機(jī)構(gòu)和人員,選擇恰當(dāng)控制方法和手段,減少過繁的手續(xù)和程序,避免重復(fù)勞動,使內(nèi)部控制制度簡化,并在此基礎(chǔ)上加強(qiáng)成本控制。

四、加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制制度的主要內(nèi)容

1.明確規(guī)定處理各種經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的職責(zé)分工和程序方法。在一般情況下,處理每一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的全過程,或者在全過程的某幾個重要環(huán)節(jié)都規(guī)定要由兩個或兩個以上部門、兩名或兩名以上工作人員分工負(fù)責(zé),起到相互控制的作用。如要匯出一筆款項(xiàng),規(guī)定要有有關(guān)經(jīng)辦人填寫用款申請單,有關(guān)部門或單位負(fù)責(zé)人審查簽字,會計人員核對合同預(yù)算和付款計劃相符后編制付款憑證,最后由出納人員憑手續(xù)完整的付款憑證辦理匯款結(jié)算,前后須經(jīng)四人分工負(fù)責(zé)處理。而用款的清算和報賬業(yè)務(wù),則規(guī)定要有經(jīng)辦人員填寫報賬單,有關(guān)人員的數(shù)量、質(zhì)量驗(yàn)收憑證,會計人員審核發(fā)票、賬單及驗(yàn)收憑證齊全后進(jìn)行賬務(wù)處理。

2.明確資產(chǎn)記錄與保管的分工。規(guī)定管錢、管物、管賬人員的相互制約關(guān)系,旨在保護(hù)資產(chǎn)的安全與完整。如出納人員不得監(jiān)管稽核、會計檔案保管和收入、費(fèi)用、債權(quán)債務(wù)賬目的登記工作;銀行票據(jù)的簽發(fā)印鑒,必須有兩人掌管;向銀行提取較大數(shù)額現(xiàn)金時,必須有兩人共同前往,以保證資金的安全;倉庫材料明細(xì)賬要設(shè)專人稽核或另設(shè)記賬員記賬;管錢、管物、管賬人員因故離開工作崗位或調(diào)動工作時,規(guī)定要有主管領(lǐng)導(dǎo)指定專人代理或接替,并監(jiān)督辦理必要的交接手續(xù)或正式移交清單。還有現(xiàn)金收付的復(fù)核制,物資收發(fā)的復(fù)秤制、復(fù)點(diǎn)制等,也都是防錯防弊的內(nèi)部控制制度。

3.明確規(guī)定保證會計憑證和會計記錄的完整性和正確性要求。如對各種自制原始憑證,在格式、份數(shù)、編號、傳遞程序、各聯(lián)的用途、有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和經(jīng)辦人簽章、明細(xì)數(shù)同合計數(shù)及大小寫數(shù)字一致等方面作出規(guī)定;各種對賬簿記錄,要求賬證的—致或保持一定統(tǒng)取關(guān)系的規(guī)定;還有會計核算中規(guī)定的雙線核對、余額明細(xì)核對、各種報表相對數(shù)字核對,以及由此而規(guī)定的內(nèi)部稽核制度等。

4.明確規(guī)定建立財產(chǎn)清查盤點(diǎn)制度。如為了保證財產(chǎn)物資的安全和完整,除規(guī)定物資保管員對每項(xiàng)物資進(jìn)行收付后,都要實(shí)行永續(xù)盤存核對庫存賬實(shí)外,還要規(guī)定財產(chǎn)物資的局部抽查和全面清查制度,以保證賬卡物相符或及時處理發(fā)生的差錯。又如現(xiàn)金出納員除規(guī)定每日下班前要結(jié)賬清點(diǎn)庫存現(xiàn)金,遇有差錯要及時報告外,會計主管人員還要經(jīng)常檢查出納員工作,定期或不定期檢查庫存現(xiàn)金及金庫管理情況的責(zé)任。

5.明確規(guī)定計算機(jī)財務(wù)管理系統(tǒng)操作權(quán)限和控制方法。(1)計算機(jī)代替手工制作的憑證更規(guī)范、效率更高。但是難以給查賬和審計工作提供可靠的依據(jù)。為了解決這一矛盾,可以先由計算機(jī)填制輸出記賬憑證,然后由有關(guān)經(jīng)辦人確認(rèn)后簽名或蓋章,無簽名或蓋章的視作無效憑證,不得進(jìn)行賬務(wù)處理。設(shè)置主輔操作員進(jìn)行兩次輸入,僅僅是為了防止數(shù)據(jù)輸入時的錯誤,對于原始憑證與記賬憑證中的差錯卻無法校正,連事后控制的作用也發(fā)揮不了。因此,可由主辦會計根據(jù)審核無誤的原始憑證操作計算機(jī)制作記賬憑證,并將數(shù)據(jù)存人一個臨時數(shù)據(jù)庫中,以便調(diào)出修改:同時應(yīng)對輸出的記賬憑證確認(rèn)后簽名或蓋章,然后交稽查員審核,審核無誤后交出納人員辦理收、付款手續(xù),并操作計算機(jī)將主辦會計存入臨時庫存中的憑證數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入正式數(shù)據(jù)庫中,以便進(jìn)行賬務(wù)處理。(2)電算化可以大大提高會計工作效率和會計工作水平。但是,不能以此代替原手工會計處理中已建立起來的內(nèi)部控制制度和管理制度,同時,還應(yīng)加強(qiáng)對電算化系統(tǒng)的管理,這是會計系統(tǒng)安全、正常運(yùn)行的前提。要明確系統(tǒng)管理人員、維護(hù)人員不得兼任出納、會計工作,任何人不得利用工具軟件直接對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行操作。程序設(shè)計人員還應(yīng)對數(shù)據(jù)庫采用加密技術(shù)進(jìn)行處理,嚴(yán)格按會計電算化系統(tǒng)的設(shè)計要求配置人員,健全數(shù)據(jù)輸入、修改、審核的內(nèi)部控制制度,保障系統(tǒng)設(shè)計的處理流程不走樣變形。(3)對會計電算化進(jìn)行內(nèi)部控制,主要是對存取權(quán)限進(jìn)行控制。設(shè)多級安全保密措施,系統(tǒng)密匙的源代碼和目的代碼,應(yīng)置于嚴(yán)格保密之下,從計算機(jī)系統(tǒng)處理方面對信息提供保護(hù),通過用戶密碼口令的檢查,來識別操作者的權(quán)限;操作權(quán)限(密級)的分配,應(yīng)由財務(wù)負(fù)責(zé)人統(tǒng)一專管,以達(dá)到相互控制,明確各自責(zé)任的目的。

五、完善現(xiàn)代企業(yè)內(nèi)部會計控制的對策

1.明確設(shè)計主體和控制目標(biāo)。內(nèi)部會計控制制度設(shè)計的主體必須是企業(yè)管理當(dāng)局,只有它作為主體,才能保證制度的有效實(shí)施。但由于內(nèi)部會計控制制度設(shè)汁具有很強(qiáng)的專業(yè)性、技術(shù)性,所以,要求設(shè)計者既要熟悉企業(yè)經(jīng)營政策、業(yè)務(wù)性質(zhì)和管理目標(biāo),還應(yīng)熟悉內(nèi)部控制的原理和方法,有較強(qiáng)的綜合分析和文字表達(dá)能力。因此,不具備條件的企業(yè)可以聘請中介機(jī)構(gòu)來設(shè)計。內(nèi)部會計控制制度是圍繞會計核算和會計監(jiān)督來展開的,在設(shè)計時必須有明確的控制目標(biāo),充分考慮各項(xiàng)內(nèi)部會計控制制度是否符合內(nèi)部控制基本原則。

2.重塑成本費(fèi)用控制觀念。成本是決定企業(yè)競爭能力強(qiáng)弱、贏利能力多少的關(guān)鍵。企業(yè)在設(shè)計和實(shí)施內(nèi)部會計控制時,必然要考慮成本費(fèi)用的控制問題,內(nèi)部會計控制的目的是提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益,制定內(nèi)部會計控制時應(yīng)堅持成本效益原則。企業(yè)應(yīng)樹立成本費(fèi)用控制觀念,做好成本費(fèi)用管理的基礎(chǔ)工作,并將其融入到具體的業(yè)務(wù)過程中。在新的環(huán)境下,要求企業(yè)改變傳統(tǒng)成本管理控制觀念、管理模式,通過成本管理和全過程控制,充分發(fā)揮員工的積極性和創(chuàng)造性,從而達(dá)到成本控制目的。每個企業(yè)都應(yīng)建立合理的績效考核辦法,并加大考核力度。

3.強(qiáng)化企業(yè)內(nèi)部會計控制的管理機(jī)制?，F(xiàn)代企業(yè)內(nèi)部會計控制不再是單一的過程和程序,它是包括企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)、預(yù)算管理、業(yè)績評價和激勵在內(nèi)的一整套控制制度,把預(yù)算編制、激勵與約束機(jī)制等手段有機(jī)結(jié)合,已成為企業(yè)內(nèi)部會計控制的有效手段。首先,應(yīng)強(qiáng)化對企業(yè)的約束力度,依靠政府的權(quán)威性提高政府和社會的外部監(jiān)督力度,依據(jù)相關(guān)法律制度來規(guī)范企業(yè)的內(nèi)部會計控制制度并加快建立社會監(jiān)督體系。其次,應(yīng)建立多層次的內(nèi)部會計控制制度。通過明確相關(guān)責(zé)任人的權(quán)利和責(zé)任,使每個崗位和個人都處于監(jiān)督控制之下避免會計控制流于形式。

4.建立以人為本的內(nèi)部會計控制機(jī)制。通過優(yōu)化企業(yè)控制環(huán)境,明砌職責(zé)權(quán)限,劃分責(zé)任中心,建立適當(dāng)?shù)臏贤ㄇ?。根?jù)實(shí)際完成情況予以獎勵或處罰,建立責(zé)、權(quán)、利相配合的激勵和約束機(jī)制,創(chuàng)造良好的環(huán)境氛同,充分調(diào)動員工的積極性和創(chuàng)造性。企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)需要企業(yè)全體員工的共同努力,因?yàn)閷τ谄髽I(yè)內(nèi)部會計控制來說,人的主觀能動性很重要,以人為本作為構(gòu)建內(nèi)部會計控制機(jī)制已經(jīng)被越來越多的企業(yè)所接受,保證企業(yè)內(nèi)成員具有一定水準(zhǔn)的誠信、能力是內(nèi)部會計控制有效的關(guān)鍵因素。所以,需要強(qiáng)化企業(yè)內(nèi)部的會計誠信管理,使會計人員樹立誠信觀念,讓會計人員意識到會計誠信、職業(yè)道德的重要性。建立以人為本的內(nèi)部控制制度,加強(qiáng)員工的誠信觀念,對提高企業(yè)員工的素質(zhì),更好地實(shí)施內(nèi)部會計控制管理有著重要作用。

5.建立健全預(yù)誓機(jī)制和風(fēng)險防范措施。企業(yè)應(yīng)盡快建立預(yù)警機(jī)制和風(fēng)險防范措施,提高風(fēng)險控制意識,加強(qiáng)資信管理和信用分析工作,提高風(fēng)險控制能力。通過積極有效的風(fēng)險管理,最大程度地降低會計風(fēng)險水平。隨著信息化程度的不斷提高,越來越多的控制手段通過信息系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn),使得內(nèi)部會計控制的效率大大提高。為保障計算機(jī)系統(tǒng)下的內(nèi)部會計控制的有效性,應(yīng)以制度為準(zhǔn)繩制定詳盡的計算機(jī)信息系統(tǒng)下的操作細(xì)則和作業(yè)指導(dǎo)書,確保企業(yè)內(nèi)部會計控制的計算機(jī)系統(tǒng)正常進(jìn)行。加強(qiáng)對會計電算化系統(tǒng)的開發(fā)和維護(hù)、數(shù)據(jù)輸出輸入、文件儲存和保管、網(wǎng)絡(luò)安全等方面的控制以降低內(nèi)部會計控制的風(fēng)險水平。□(編輯/李舶)