王珊瑤

企業(yè)辦公室既是一個企業(yè)的綜合管理部門,又是具體的辦事機(jī)構(gòu),是溝通上下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)結(jié)內(nèi)外,保證各項管理工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的樞紐。具有政策性強(qiáng)、事務(wù)龐雜、工作要求嚴(yán)格、勞動強(qiáng)度大、被動多于主動的特點。辦公室人員只有不斷提升素質(zhì),提高工作能力,才能做好辦公室工作,為領(lǐng)導(dǎo)、機(jī)關(guān)和基層、職工群眾服務(wù)好。

一、做好辦公室工作應(yīng)具備的四種素質(zhì)

企業(yè)辦公室是企業(yè)面向社會的窗口。辦公室人員的工作作風(fēng)、精神面貌和隊伍素質(zhì),直接關(guān)系到機(jī)關(guān)形象。加強(qiáng)辦公室人員的素質(zhì)教育十分重要。

1.過硬的政治素質(zhì)。辦公室工作是一項政治性、政策性都很強(qiáng)的工作。尤其是秘書工作的性質(zhì)、作用決定了秘書人員必須具備具有較高政治理論和政策水平,有較高的思想覺悟。在大是大非面前保持清醒的頭腦,運(yùn)用科學(xué)、正確的方法處理日常事務(wù),不在工作中犯原則性、政策性錯誤。因此秘書人員必須認(rèn)真學(xué)習(xí)黨和國家的路線、方針和政策,多了解國際風(fēng)云,不斷接受新信息,更新觀念,用辯證唯物主義和歷史唯物主義的觀點去觀察和分析問題,透過現(xiàn)象看本質(zhì),發(fā)揮好參謀和助手作用。

2.扎實的文字功底。文字寫作是對秘書人員的最基本要求,撰寫材料是秘書的基本職責(zé)。公文寫作作為一種特殊文體,寫作的功夫需要長期的生活實踐,深厚的文化積累,系統(tǒng)的寫作技能,還要做到“三心”:一是留心。要務(wù)一行勤一行,注意各種結(jié)構(gòu)和格式的作品,要細(xì)讀、細(xì)品、細(xì)鉆、細(xì)研,取人之長,為我所用;二是潛心。秘書人員要有長期寫材料的準(zhǔn)備和習(xí)慣,自加寫作壓力,隨時做好接受任務(wù)、寫作材料的準(zhǔn)備和習(xí)慣;三是用心。寫作材料要專心專意,一絲不茍,精心寫作。

3.熟練的現(xiàn)代辦公本領(lǐng)。隨著現(xiàn)代化辦公機(jī)具的普及,企業(yè)秘書肯定不能再滿足于傳統(tǒng)的工作方式和素質(zhì),試想一個現(xiàn)代企業(yè)秘書如果不會電腦操作、不會復(fù)印、傳真、不會接發(fā)電子郵件、不會查閱網(wǎng)上信息,如何能干好本職工作?，F(xiàn)代企業(yè)秘書必須主動去適應(yīng)、掌握現(xiàn)代辦公技術(shù),提高實際應(yīng)用水平,做一名立場堅定、作風(fēng)優(yōu)良、技術(shù)過硬的新時代企業(yè)秘書工作者。

4.健康的身體素質(zhì)。常言道:“身體是革命的本錢”。沒有好的身體,如何更好地為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。作為企業(yè)秘書要有能承擔(dān)繁重的任務(wù)、不分晝夜和節(jié)假日去完成工作的身體,因為身心經(jīng)常處于高度緊張狀態(tài),稍不注意,身體可能就會被累垮。所以企業(yè)秘書工作者,必須加強(qiáng)體育鍛煉,始終保持樂觀向上的精神狀態(tài)。

二、牢固樹立做好辦公室工作的五種意識

辦公室工作關(guān)系千絲萬縷,錯綜復(fù)雜,辦文、辦會、辦事、收文、接待等等,辦公室工作人員只有牢固樹立服務(wù)意識,才能把辦公室建設(shè)成為優(yōu)質(zhì)的參謀部、高效的服務(wù)部。

1.全面學(xué)習(xí)的意識。知識就是力量,企業(yè)秘書的成功更離不開知識的積累,而知識的積累主要靠學(xué)習(xí)。作為一個合格的企業(yè)秘書,就應(yīng)該像擴(kuò)大電腦內(nèi)存一樣儲存并不斷更新自己的知識。一是加強(qiáng)有關(guān)的國家法律、法規(guī)學(xué)習(xí);二是要學(xué)習(xí)生產(chǎn)方面的知識;三是向書本學(xué)習(xí),博覽群書;四是向?qū)嵺`學(xué)習(xí);五是向領(lǐng)導(dǎo)學(xué)習(xí),學(xué)習(xí)領(lǐng)導(dǎo)同志的領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)和工作能力;六是向群眾和同事學(xué)習(xí),學(xué)習(xí)他們的好經(jīng)驗、好做法、好思想、好作風(fēng)。企業(yè)秘書人員要學(xué)習(xí)、學(xué)習(xí)、再學(xué)習(xí),養(yǎng)成學(xué)習(xí)的好習(xí)慣,不斷完善知識結(jié)構(gòu),拓寬知識面。

2.事事講效率的意識。樹立強(qiáng)烈的時效觀念,培養(yǎng)雷厲風(fēng)行的辦事作風(fēng),是企業(yè)秘書工作的基本要求,也是企業(yè)發(fā)展形勢的需要。秘書人員辦理任何事情,都要思維敏捷、雷厲風(fēng)行,加快工作節(jié)奏,按照工作程序辦文、辦會、辦事,特別要注重時效。不能出現(xiàn)拖拖踏踏、慢慢騰騰的現(xiàn)象,要搶時間、趕速度,爭取最快的速度和最好的質(zhì)量辦好每一件事。

3.時刻保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)囊庾R。秘書工作無小事,秘書人員必須時時、刻刻、事事、處處堅持認(rèn)真、認(rèn)真、再認(rèn)真,細(xì)致、細(xì)致、再細(xì)致的原則,面對千頭萬緒的工作,要分清輕重緩急,理清思路,不漏辦、不誤辦、不錯辦,高質(zhì)量地處理和起草每份文件,高效率地辦好每件事情,做到事事有回音,件件有著落。切忌粗枝大葉、馬馬虎虎、敷衍塞責(zé)。

4.注重培養(yǎng)超前的意識。“凡事預(yù)則立,不預(yù)則廢”。要做好企業(yè)秘書工作,就必須增強(qiáng)超前意識和主動意識;既要雪中送炭,更要“雨前送傘”,做到未雨綢繆。要超前接受新知識、新觀點,學(xué)會創(chuàng)造性地開展工作,力爭考慮問題快半拍;要注意收集資料,掌握動態(tài),篩選出有價值的材料及時提供給領(lǐng)導(dǎo)。

三、提升做好辦公室工作需要的五種能力

辦公室工作責(zé)任重大、工作繁雜,歸根到底就是要做好服務(wù)工作,辦公室人員的工作能力高低,不僅直接關(guān)系到服務(wù)水平高低,還關(guān)系到企業(yè)的管理水平。辦公室人員要不斷加強(qiáng)能力建設(shè)。

1.理解和領(lǐng)會能力。日常工作中秘書一方面要接受領(lǐng)導(dǎo)的指示;另一方面也要同具體的工作對象打交道。要達(dá)到預(yù)期的目的,就必須準(zhǔn)確、快速地領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)交待的意圖,同時也要準(zhǔn)確無誤地聽懂、摸清辦事對象的想法。

2.分析和駕馭能力。企業(yè)秘書常常面對千頭萬緒、繁雜緊迫的情況,需要把事務(wù)迅速歸納、梳理出頭緒,分清輕重緩急、難易遠(yuǎn)近,駕輕就熟地把事情分別辦理得清楚順當(dāng),有條不紊。

3.應(yīng)變應(yīng)對能力。企業(yè)秘書面臨的各種事務(wù)常常瞬息萬變,不斷發(fā)展。有些辦事的計劃、預(yù)案和想象,會出現(xiàn)與現(xiàn)實情況不大相符,甚至把預(yù)案方案完全打亂。需要秘書臨機(jī)不亂,沉著鎮(zhèn)定,原則不變、迅速抉擇,靈活處置,達(dá)到預(yù)期目的。

4.溝通和交際能力。交際能力是處理好人際關(guān)系的重要因素。企業(yè)秘書要克服困難,處理好上下左右各方面的人際關(guān)系,必須善于交際,使人容易接近,容易被信賴,這樣辦事效率就高,速度就快,反之則不然。同時,交際能力也反映出一個人的思想性格修養(yǎng)。

5.語言表達(dá)能力。上傳下達(dá)、接待來客、洽談工作都離不開說話。會說話的標(biāo)準(zhǔn)大致是口齒清楚、禮貌溫和、達(dá)意準(zhǔn)確、繁簡得當(dāng)、態(tài)度誠懇。同時還要注意說話的藝術(shù):感染力、說服力、風(fēng)度、禮貌、機(jī)警、幽默等等。通過說話把事情辦得干凈利索?！?/p>

(編輯/丹桔)