周中林

提要本文在對高校資助管理流程進行介紹的基礎(chǔ)上,全面分析其信息化的需求,給出系統(tǒng)總體功能,提出系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)及數(shù)據(jù)庫的概念模型,詳細分析每個子系統(tǒng)的功能要求,并對貧困生基本信息表的結(jié)構(gòu)進行設(shè)計,總結(jié)了信息系統(tǒng)B/S架構(gòu)的開發(fā)途徑。

關(guān)鍵詞:B/S架構(gòu);高校資助管理;信息系統(tǒng)

中圖分類號:TP315文獻標識碼:A

隨著我國經(jīng)濟的不斷發(fā)展,政府及社會各界對高校人才培養(yǎng)的投入力度也在不斷加大,如各種形式的獎助學金、助學貸款、勤工助學、生活補助等,涉及的學生數(shù)量眾多,金額龐大,牽涉的面廣,政策性強,情況復雜,面臨的困難很多。為此,有必要通過信息技術(shù),設(shè)計出一套功能完善、易于操作、運作精確的管理信息系統(tǒng),實現(xiàn)高校學生資助管理的科學化、規(guī)范化、信息化、高效化,使資助政策最大限度地發(fā)揮激勵和助困作用。

一、系統(tǒng)的需求分析

傳統(tǒng)的資助管理方式基本上都是以書面形式進行流轉(zhuǎn),效率較低,耗時較多。確定高校學生資助信息管理系統(tǒng)目的在于實現(xiàn)資助管理的無紙化、信息化、高效化、透明化。通過在網(wǎng)站發(fā)布資助信息,學生登錄網(wǎng)站,根據(jù)資助條件判斷是否符合要求,然后在網(wǎng)上填寫相關(guān)資料進行申報,數(shù)據(jù)提交后保存在數(shù)據(jù)庫;然后由學院相關(guān)人員提取數(shù)據(jù)庫保存的申報數(shù)據(jù),進行審核,符合條件的,提交給學校相關(guān)部門進行審批,符合的進行公示,并辦理相關(guān)手續(xù)。學生可登錄網(wǎng)站隨時查詢審批過程及結(jié)果。根據(jù)目前高校學生資助工作的實際需要,系統(tǒng)主要應實現(xiàn)以下功能:貧困生管理、勤工助學管理、助學貸款管理、獎助學金管理、系統(tǒng)后臺管理五大部分。系統(tǒng)總體功能如圖1所示。(圖1)

(一)貧困生管理。貧困生數(shù)據(jù)庫是整套資助管理系統(tǒng)運行的基礎(chǔ),因為助學金、助學貸款和勤工助學都是針對貧困生開展的資助項目。此功能中的貧困生申請和審核工作是各項資助工作順利開展和發(fā)揮作用的前提。所有學生在規(guī)定時間內(nèi)均有權(quán)申請進入貧困生庫,系統(tǒng)可以實現(xiàn)學生注冊登錄提交數(shù)據(jù),學院及學校分級審核,自動生成學生的貧困等級。

(二)勤工助學管理。主要包括勤工助學崗位的信息查詢、申請、審核等功能。所有貧困生在規(guī)定時間內(nèi)均有權(quán)進行勤工助學金申請,提交申請后系統(tǒng)自動將申請信息保存至數(shù)據(jù)庫,然后學院、學校相關(guān)機構(gòu)及工作人員進行審核,最后會自動生成批準或未獲批準的信息,并保存在數(shù)據(jù)庫中。

(三)助學貸款管理,主要包括助學貸款的申請與查詢、審核等功能。學生登錄后可以進行助學貸款的申請及查詢,提交申請后系統(tǒng)自動將申請信息保存至數(shù)據(jù)庫,然后學院、學校相關(guān)機構(gòu)及工作人員進行審核,最后會自動生成批準或未獲批準的信息,并保存在數(shù)據(jù)庫中。

(四)獎助學金管理,主要包括獎助學金的申請與查詢、審核、發(fā)放等功能。學生登錄后可以進行獎助學金的申請及查詢,提交申請后系統(tǒng)自動將申請信息保存至數(shù)據(jù)庫,然后學院、學校相關(guān)機構(gòu)及工作人員進行審核,最后會自動生成批準或未獲批準的信息,并保存在數(shù)據(jù)庫中。

(五)系統(tǒng)管理。系統(tǒng)管理的功能較多,包括學生信息管理、資助學生信息管理、角色及權(quán)限管理、用戶管理、信息審核及發(fā)布、數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析等,是保障系統(tǒng)正常運行,實現(xiàn)學生信息管理、用戶管理、權(quán)限分配、資助項目發(fā)布、數(shù)據(jù)安全等的重要管理模塊。其中,學生信息管理主要進行在校學生信息導入、添加、修改、刪除等功能,形成資助管理系統(tǒng)的初始數(shù)據(jù)。

系統(tǒng)用戶主要有:(1)學生(貧困生),可以查看資助通知,申請資助項目,查看申請狀態(tài)等;(2)輔導員,可以查看貧困生信息,對提交申請的學生資助項目進行審核,查看審核歷史數(shù)據(jù)等;(3)學院審核人員,可以查看貧困生信息,對輔導員審核通過的學生資助申請項目進行復審,查看審核歷史數(shù)據(jù)等;(4)學校審核人員,可以查看、審核學院審核通過的學生資助申請項目及貧困生信息,查看資助項目審核歷史數(shù)據(jù)等;(5)管理人員,可以對系統(tǒng)初始數(shù)據(jù)進行處理,審核發(fā)布資助信息,分析統(tǒng)計資助信息并生成報表,對系統(tǒng)用戶及權(quán)限進行管理等。

二、系統(tǒng)的總體設(shè)計

根據(jù)高校資助管理的政策規(guī)定,結(jié)合當前傳統(tǒng)管理方式的運作過程,通過系統(tǒng)分析,理清了高校資助管理系統(tǒng)的基本要求,在此基礎(chǔ)上,可以確定系統(tǒng)的總體結(jié)構(gòu)和數(shù)據(jù)庫的概念模型。

(一)系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)設(shè)計

1、貧困生管理子系統(tǒng)。學生提交申請后系統(tǒng)自動將申請信息保存至數(shù)據(jù)庫。輔導員登錄系統(tǒng)后進入貧困生審核頁面,系統(tǒng)自動將該輔導員管轄范圍內(nèi)的所有學生申請信息顯示給輔導員,輔導員審核學生填寫信息和上交的證明文件是否相符,若信息不屬實或不符合條件則返回未批準通知;若確定信息真實有效且符合貧困生條件,審核修改系統(tǒng)判定的貧困等級,然后點擊確定按鈕將審核信息提交至數(shù)據(jù)庫。輔導員審核工作結(jié)束后,依次由學院審核人員和學校審核人員對貧困生認定申請進行復核和終審,批準則將貧困生信息保存至數(shù)據(jù)庫;不批準則返回未批準通知。

2、勤工助學管理子系統(tǒng)。首先由學院相關(guān)人員錄入崗位信息,再由學校系統(tǒng)管理人員審核后發(fā)布。接下來,貧困生在規(guī)定時間內(nèi)登錄系統(tǒng),選擇勤工助學管理,進入勤工助學申請頁面,按要求填寫相關(guān)信息并將申請表提交,系統(tǒng)自動將申請信息保存至數(shù)據(jù)庫。輔導員登錄后進入勤工助學審核頁面,系統(tǒng)自動將該輔導員管轄范圍內(nèi)的所有學生申請信息顯示給輔導員,輔導員審核學生的申請信息,若不批準則返回未批準通知,若批準則將審核信息提交至數(shù)據(jù)庫。輔導員審核結(jié)束后,由學院或?qū)W校審核人員登錄系統(tǒng),系統(tǒng)自動將輔導員審核通過的學生的申請信息按照院、校級別顯示給學院或?qū)W校審核人員,若批準申請則將勤工助學信息保存至數(shù)據(jù)庫,并返回工作通知,對于不符合要求的申請則返回未批準通知。

3、助學貸款管理子系統(tǒng)。貧困生在規(guī)定時間內(nèi)登錄系統(tǒng)后,選擇助學貸款申請,進入助學貸款申請頁面,按要求填寫相關(guān)信息并將申請表提交,系統(tǒng)自動將申請信息保存至數(shù)據(jù)庫。輔導員登錄系統(tǒng)后進入助學貸款審核頁面,系統(tǒng)自動將該輔導員管轄范圍內(nèi)的所有學生申請顯示給輔導員,輔導員審核學生的申請信息,若不批準則返回未批準通知,若批準則將審核信息提交至數(shù)據(jù)庫。輔導員的審核工作結(jié)束后,由學院審核人員進行復審,最后由學校審核人員進行終審,若批準申請則將助學貸款信息保存至數(shù)據(jù)庫同時發(fā)送給相關(guān)銀行系統(tǒng),對于不符合要求的申請則返回未批準通知。

4、獎助學金管理子系統(tǒng)。貧困生提交申請后系統(tǒng)自動將申請信息保存至數(shù)據(jù)庫。輔導員登錄系統(tǒng)后進入助學金審核頁面,系統(tǒng)自動將該輔導員管轄范圍內(nèi)的所有學生申請信息顯示給輔導員,輔導員依次進行審核,若不批準則返回未批準通知,若批準則將審核信息提交至數(shù)據(jù)庫。輔導員審核結(jié)束后,由學院或?qū)W校審核人員登錄系統(tǒng),系統(tǒng)自動將輔導員審核通過的學生的申請信息按照院、校級別顯示給學院或?qū)W校審核人員,若批準申請則將獎助學金信息保存至數(shù)據(jù)庫,對于不符合要求的申請則返回未批準通知。

5、系統(tǒng)管理子系統(tǒng)。管理員登錄后,通過學生信息管理導入學生數(shù)據(jù);通過用戶管理可以實現(xiàn)系統(tǒng)角色的管理及權(quán)限分配,對用戶信息進行添加、查詢、修改和刪除等操作;通過信息審核與發(fā)布,可以在指定的時間內(nèi),向所有用戶發(fā)布相關(guān)的資助信息,以便貧困生申請,同時控制審核工作的及時進行;通過數(shù)據(jù)統(tǒng)計與分析可以對資助項目、資助學生、資助金額等進行匯總統(tǒng)計,跟蹤執(zhí)行結(jié)果,及時發(fā)現(xiàn)問題。其他用戶登錄后,通過系統(tǒng)管理子系統(tǒng)只能修改自己的密碼。系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)圖如圖2所示。(圖2)

(二)數(shù)據(jù)庫設(shè)計。數(shù)據(jù)庫的概念模型主要通過E-R圖來表示,根據(jù)E-R圖進行表的設(shè)計,然后選擇不同的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)建立表的物理結(jié)構(gòu)。通過前面的分析,系統(tǒng)所涉及的實體集很多,但主要有以下幾個:貧困生、輔導員、學院審核人員、學校審核人員、管理人員、資助項目。系統(tǒng)的E-R圖如圖3所示。(圖3)

數(shù)據(jù)表的設(shè)計要體現(xiàn)冗余少、靈活、有必要的約束規(guī)范等原則。主要的數(shù)據(jù)表(貧困生基本信息表)的邏輯結(jié)構(gòu)設(shè)計如下:貧困生基本信息表(學號、姓名、性別、民族、身份證號、出生日期、學院編號、專業(yè)編號、班級號、固定電話、移動電話、寢室地址、月生活費、密碼、是否貧困生、家庭戶口、家庭人口數(shù)、家庭人均收入、家庭聯(lián)系地址、家庭郵政編碼、家庭固定聯(lián)系電話、家庭移動聯(lián)系電話、家庭經(jīng)濟來源、家庭欠債情況、是否有經(jīng)濟情況調(diào)查表、自然災害情況、意外事件情況、是否低保戶、家庭失業(yè)情況、其他情況說明、已獲資助情況、是否獲得助學金、是否助學貸款、是否勤工助學、申請認定理由、輔導員意見、貧困等級、學院審核人員意見、學校審核人員意見)。其他數(shù)據(jù)表可根據(jù)E-R圖進行相應的設(shè)計。

三、系統(tǒng)開發(fā)

(一)采用B/S架構(gòu)。由于資助管理系統(tǒng)需要滿足學生、審核人員等從不同的地點,以不同的接入方式進行訪問,實現(xiàn)資助信息的查詢、資助項目的申請、審核等工作,因此有必要采用B/S架構(gòu)來進行開發(fā)設(shè)計。B/S(Browser/Server)架構(gòu)即瀏覽器/服務器架構(gòu),是當前主流的信息系統(tǒng)實施模式。它是一種三層結(jié)構(gòu),即所謂的“瀏覽器-Web服務器-數(shù)據(jù)庫服務器”三層結(jié)構(gòu)。在這種結(jié)構(gòu)下,用戶端不需要安裝任何用戶程序,用戶只要能上網(wǎng),就可以通過WWW瀏覽器隨時隨地去訪問Web上的頁面,而頁面數(shù)據(jù)主要由Web服務器通過各種方式實現(xiàn)與數(shù)據(jù)庫服務器鏈接,并從中提取需要的數(shù)據(jù)由Web服務器生成,數(shù)據(jù)主要存放在數(shù)據(jù)庫服務器中。B/S結(jié)構(gòu)的優(yōu)點主要就是維護和升級方式簡單,原因就在于客戶機把事務邏輯大部分都給了應用服務器,不再負責處理復雜計算和數(shù)據(jù)訪問等關(guān)鍵事務,只負責顯示部分,所以維護人員不再為程序的維護工作奔波于每個客戶機之間,而把主要精力放在應用服務器的程序更新上。

(二)選用數(shù)據(jù)庫?？筛鶕?jù)情況選用Access、SQL Server2000、Oracle等數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng),建議選用SQL Server2000來進行數(shù)據(jù)存儲。

(三)選用開發(fā)環(huán)境?？捎肁SP、Java、C#等進行代碼設(shè)計,最終實現(xiàn)高校資助管理系統(tǒng)的正常運行。

四、結(jié)束語

高校資助管理是一項復雜的工作,由于面臨的學生眾多,需要提交及審核的數(shù)據(jù)龐大,傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料申報及審核方式已經(jīng)顯得越來越不適應,因此高校資助管理的信息化是一項必然趨勢。在這個過程中,有必要對高校資助管理的需求進行認真梳理,對其流程進行規(guī)范,并采用適合各高校自身實際的開發(fā)技術(shù),特別是通過B/S架構(gòu),實現(xiàn)高校資助管理的網(wǎng)絡(luò)化、透明化、規(guī)范化及高效化。

(作者單位:1.四川大學工商管理學院;2.西南科技大學經(jīng)管學院)

主要參考文獻:

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