振　燁

信息化催生的精細(xì)化管理,助其抵御了危機(jī)

站在上海市九江路60號、新華傳媒總部的露臺上,黃浦江過往的行船,外灘對面高樓林立的浦東新區(qū)一覽無余。新華傳媒股份有限公司總裁范幼元偶爾站在這兒,想那些讓他不得不應(yīng)對的艱難挑戰(zhàn):如何把一家成分極其復(fù)雜的傳統(tǒng)傳媒企業(yè),打造成現(xiàn)代化的上市公司?

新華傳媒是上海地區(qū)僅有的兩家傳媒上市公司之一,市值約60億元,有6000多員工。2008年新華傳媒營業(yè)額達(dá)到29.05億元,凈利潤2.99億元。而另一家上市傳媒公司東方明珠集團(tuán)也是名聲在外,恰好與其隔江相望。

新華傳媒旗下?lián)碛?00多家新華書店,獨立運營五報一刊,以及一個規(guī)模龐大的物流配送網(wǎng)絡(luò),還代理著上海地區(qū)超過90%的平面廣告業(yè)務(wù)。用范幼元的話來形容:新華傳媒是由各種各樣的公司組合起來的,有民營的、國營的、事業(yè)單位、中外合資,集中了過去30年以來的所有經(jīng)濟(jì)體制。

要想讓這樣一家企業(yè)朝著精細(xì)化管理的方向發(fā)展,范幼元急需有效的工具和手段。他說,傳媒企業(yè)的經(jīng)營模式大多很傳統(tǒng),特別像新華傳媒這樣業(yè)務(wù)復(fù)雜、人員眾多的企業(yè),傳統(tǒng)管理辦法肯定沒有效果,而信息化是必不可少的工具。

在他的力推之下,新華傳媒的廣告刊登系統(tǒng)、物流配送系統(tǒng)、集團(tuán)化ERP都已開始運作,投入近千萬元。范幼元很期待有一天,只要他登陸公司系統(tǒng),就可以清楚看到所有業(yè)務(wù)的經(jīng)營情況,而不必像以前那樣四處走訪,聽著沒完沒了的匯報。

借IT優(yōu)化頑疾

受金融危機(jī)和運營成本上升等因素影響,國內(nèi)大多數(shù)媒體的經(jīng)營狀況都不如去年。事實上,范幼元在金融危機(jī)到來之前,就意識到困難的來臨,因此,他著手通過信息化手段,優(yōu)化內(nèi)部管理,加快運營效率。同時,剔除了以往很多中間商壓價的環(huán)節(jié),提升廣告凈收入。

以廣告刊登系統(tǒng)為例,這套由IBM開發(fā)的系統(tǒng)在新華傳媒已應(yīng)用多年。新華傳媒一般是按照細(xì)分行業(yè),分成很多不同的廣告經(jīng)營小組,廣告員必須在系統(tǒng)上操作,記錄客戶信息,洽談情況,形成意向書,通過互相連接的財務(wù)系統(tǒng)完成財務(wù)審核,最終確認(rèn)廣告訂單后,再發(fā)給報刊編輯部門刊發(fā)。一共刊發(fā)了多少版面,哪些客戶刊發(fā)的,廣告花了多少錢,這些信息在系統(tǒng)中都將一目了然。

在這個系統(tǒng)流程中,監(jiān)管是非常重要的環(huán)節(jié)。大型廣告公司一般都在業(yè)務(wù)部門下設(shè)有流程部,這個部門對廣告訂單有很大的控制權(quán)。但在新華傳媒,流程部是受財務(wù)部管轄的,要增強(qiáng)財務(wù)風(fēng)險監(jiān)督,比如會根據(jù)客戶的信用情況進(jìn)行分級。

新華傳媒股份有限公司主管財務(wù)的副總裁李萍向《經(jīng)理人》坦言:“業(yè)務(wù)人員最開始對信息化非常抵觸,因為這剝奪了他們的一些隱性收入。比如說,一版廣告原本8萬,但如果馬上到刊發(fā)時間了,他們會跟公司申請,說現(xiàn)在只能收到3萬,實際上,他們很可能收了廣告主5萬,或者更多。”

抵觸歸抵觸,但信息化不能因遇到阻力而停止。李萍也清楚地知道,信息化并不能完全杜絕這種隱性操作,系統(tǒng)畢竟是人發(fā)明的,總會有新的變通的辦法,但信息化至少可以將這種空間壓縮到最小,而且可以更加準(zhǔn)確地把握運行中的風(fēng)險。

“我們必須接受新東西,這可能需要一個過程,有意見和想法可以提出來,但不能阻礙企業(yè)的變革?！狈队自菩行畔⒒膽B(tài)度始終堅決而又強(qiáng)硬。李萍也說,大力推行信息化之后,單是財務(wù)部就“優(yōu)化”掉49人。一是信息化提高了效率,降低了所需人員崗位;另外,這些人也不能勝任公司希望變革的目標(biāo)。

卡住財務(wù)風(fēng)險

新華傳媒在上海地區(qū)經(jīng)營的新華書店有200多家,可以說分布在各個地方,經(jīng)營圖書多達(dá)20多萬種。新華書店目前擁有一套物流配送系統(tǒng),簡單說,就是圖書從出版社運來后,先存放在圖書物流中心。當(dāng)各個新華書店的門店下達(dá)訂單后,這些訂單會馬上傳到物流中心,然后有專人根據(jù)這些訂單需求揀貨,配送。

“如果沒有信息系統(tǒng),該怎么管呢?想管也管不清楚的?！狈队自f。他剛在不久前的一次內(nèi)部會議上下了死命令,年底之前,所有新華書店門店的系統(tǒng)必須與財務(wù)系統(tǒng)連接,而且還要互相連接起來。

除了廣告版面登記系統(tǒng)、物流配送系統(tǒng)之外,范幼元最關(guān)心的就是財務(wù)系統(tǒng),他要求這些系統(tǒng)一定要連接起來。新華傳媒旗下公司成分不同,財務(wù)做賬的方式千差萬別,這也是很讓范幼元頭疼的事情。所以,他告訴主管財務(wù)的李萍,整個公司的財務(wù)必須要統(tǒng)一到一個平臺上來,加強(qiáng)戰(zhàn)略管控和財務(wù)管控。

這樣,所有主營業(yè)務(wù)的經(jīng)營數(shù)據(jù),范幼元只要通過系統(tǒng)就能看到,比如預(yù)算的情況怎么樣,執(zhí)行的情況如何,開支情況怎么樣,有沒有未經(jīng)審批或擅自修改的,哪些數(shù)據(jù)不正常而被系統(tǒng)預(yù)警,等等,然后定期生成報表。范幼元認(rèn)為,這不僅是他作為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的需要,也是董事會和股民,還有相應(yīng)業(yè)務(wù)部門管理者的需要。他向來主張分權(quán),大家一起來管理企業(yè),但信息化沒有做到位,他是絕不敢放權(quán)的。

在他的理解中,所謂的精細(xì)化管理,應(yīng)該是從業(yè)務(wù)的源頭開始,然后在后臺是整合、確認(rèn)、點擊、生成,而不應(yīng)該花大量的時間在操作上,應(yīng)該花精力去研究和分析問題所在,最終給決策者提供準(zhǔn)確的參考,并對不合理的情況提出預(yù)警。拿資金運行來說,就是要對過程前和過程中進(jìn)行管理,而不是簡單的事后報告?！笆潞髨蟾嬷徽?0%的工作量,不應(yīng)該像現(xiàn)在占百分之七八十,我認(rèn)為那是顛倒的?！崩钇颊f。