李　政

一、 架設(shè)Excel服務(wù)器

(一)硬件要求

1、局域網(wǎng)

最簡單的局域網(wǎng),可以采用一個集線器把幾臺計算機聯(lián)起來。也可以是由不同的網(wǎng)段組成的大型網(wǎng)絡(luò)。

2、互聯(lián)網(wǎng)接入

有企業(yè)在國外或外地,需要通過互聯(lián)網(wǎng)來管理的,還需要接入互聯(lián)網(wǎng)。寬帶、ADSL專線接入均可。

3、服務(wù)器

普通的PC機就可以。如果條件允許,可以采用專用的PC服務(wù)器。

推薦的服務(wù)器配置:

CPU: P4 2.8GHZ 內(nèi)存:512MB以上,硬盤80GB以上。

(二)服務(wù)器端的架設(shè)

1、操作系統(tǒng)

Windows 2000/XP/Windows Server 2003,需要配置IIS。對于Windows 2000,在安裝完IIS后,還需要安裝Microsoft.Net Framwork。

2、數(shù)據(jù)庫

MS SQL Server 2000/MSDE2000/MS SQL Server 2005。

其中,MSDE2000是MS SQL Server 2000的桌面產(chǎn)品,主要限制數(shù)據(jù)庫最大容量不超過2GB。

(三)客戶端的架設(shè)

1、MS Excel 2000/2002/2003。

2、IE需要6.0以上。

3、Excel客戶端軟件

二、定義MIS的基本數(shù)據(jù)

該項工作在Excel服務(wù)器的管理控制臺中完成。

(一)定義MIS的組織機構(gòu)

主要給出MIS的基本信息,如企業(yè)名稱,地址,企業(yè)分支機構(gòu)的名稱等等。

(二)定義角色

Excel服務(wù)器中有三個預(yù)定義的角色:Administrators(有全部權(quán)限。以下權(quán)限僅為系統(tǒng)管理員擁有:定義組織機構(gòu)、角色、用戶;查看日志;終止用戶活動;備份數(shù)據(jù)和導入數(shù)據(jù))、Report Designers(比普通用戶增加的權(quán)限:定義數(shù)據(jù)類型、數(shù)據(jù)規(guī)范、用戶詞典;定義自動編號;創(chuàng)建和修改報表模板)、Process Admin(擁有刪除工作流中“已完成工作”的權(quán)限)只有Administrators和Report Designers可以登錄“管理控制臺”,普通用戶不可以登錄。

(三)定義用戶

定義用戶的目的是給用戶指派登錄帳號、確定用戶的所屬部門、擔任的角色、擁有的權(quán)限等。用戶和角色是緊密相關(guān)的,不同的用戶擔任不同的角色。

三、定義模板

具體模板的設(shè)計方法如下:

(一)設(shè)置模板填報的權(quán)限

包括初始填報的權(quán)限、查詢、審核權(quán)限等。

(二)繪制表樣

在Excel工作區(qū)繪制報表的樣式,以方便具有權(quán)限的用戶進行填寫,填寫方式和操作Excel一模一樣。

(三)定義數(shù)據(jù)項與數(shù)據(jù)表

模板上可以有多個數(shù)據(jù)項。數(shù)據(jù)項分為兩類:單一數(shù)據(jù)項和重復數(shù)據(jù)項。定義數(shù)據(jù)項就是定義在一個模板上哪些數(shù)據(jù)項是單一數(shù)據(jù)項,哪些是重復數(shù)據(jù)項。

(四)定義表間公式

表間公式分為兩種:查詢數(shù)據(jù)的表間公式和回寫公式。查詢式的表間公式是利用以前錄入的數(shù)據(jù)填充到當前的數(shù)據(jù)表,而回寫公式是利用當前表單所填報的數(shù)據(jù)更新已存在的數(shù)據(jù)表,兩者方向剛好相反。下面通過例子說明兩種表間公式的設(shè)計方法。

例如:某銷售公司的訂單報表中有客戶名稱、客戶地址、訂單編號等數(shù)據(jù)項,銷售員在填寫訂單時需要填入這些數(shù)據(jù)信息,但該系統(tǒng)中還存在一數(shù)據(jù)表:客戶信息表。客戶信息表上已經(jīng)有了客戶名稱與客戶地址的信息。這時銷售員在填寫訂單表時,先填上客戶的名稱,然后再到客戶信息表找到該客戶的地址,再把它復制到訂單表的客戶地址欄。這樣操作不方便,這時可以通過查詢式的表間公式來實現(xiàn)客戶地址的自動填寫。

先分析一下剛才的操作:按銷售員所填的客戶名稱到客戶信息表中查一下客戶的地址,填充到訂單表的客戶地址欄。這段話其實包含四方面的內(nèi)容:到哪里找數(shù)據(jù)(到客戶信息表中找)、找符合什么條件的數(shù)據(jù)(和訂單表客戶名稱相同的數(shù)據(jù))、找什么數(shù)據(jù)(客戶的地址)、找到數(shù)據(jù)后填充到哪里(填充到客戶地址欄)。根據(jù)以上的分析可以得到表間公式為:

提取<客戶信息表>滿足下列條件的數(shù)據(jù):

<數(shù)據(jù)篩選:客戶信息表.客戶名稱=本報表.sheet1.客戶名稱>

按以下方式填入<訂單表>

客戶信息表.地址-->(填入值)客戶地址

從公式中可以看到表間公式其實就是一種引用機制。

再看下面的一個例子:某銷售公司為了了解客戶的銷售情況,要在客戶信息表中增加一數(shù)據(jù)項:客戶累計銷售額。每當某客戶有了新的訂單并且訂單被審批同意后就把新訂單的合計金額加到客戶信息表的客戶累計銷售額上。這種操作很顯然是用當前表單的數(shù)據(jù)更新已存在的數(shù)據(jù)表,可以設(shè)計回寫公式來實現(xiàn)。

回寫公式內(nèi)容如下:

[審批]后刷新[客戶信息表]中滿足下面條件的數(shù)據(jù):

客戶信息表.客戶編號=本報表.sheet1.客戶編號

并且 本報表.審批意見=同意

刷新方法:

累計銷售額=客戶信息表.累計銷售額+本報表.sheet1.合計金額

回寫公式往往成對出現(xiàn):如果上述的訂單被撤單,則累計銷售額需要重新刷新,同樣我們也可通過回寫公式實現(xiàn)。

(五)定義工作流

Excel服務(wù)器的表單處理過程主要是通過工作流來實現(xiàn)。工作流就是對某種表單的規(guī)定流轉(zhuǎn)的描述。它包括要流經(jīng)幾個步驟、每個步驟由何人處理(步驟的處理是通過填寫表單上的欄目實現(xiàn))、從一個步驟流向下一個步驟要滿足什么條件等等。它實際上是管理制度的具體體現(xiàn),明確了責任分工,規(guī)定了工作的程序,使每一項工作能高效有序的進行。我們可以對某一模板來定義工作流,使得基于該模板的所有表單都能按工作流所規(guī)定的方式進行流轉(zhuǎn)。

可以說表間公式是定義數(shù)據(jù)表中的數(shù)據(jù)項的處理方式,而工作流則是整個表單的處理方式,兩者構(gòu)成了Excel服務(wù)器處理信息的基本框架,也是基于Excel服務(wù)器的MIS開發(fā)的核心。

(六)完成模板的設(shè)計

通過以上的定義完成了整個模板的定義,從而可以交付用戶使用了。用戶通過控制臺進行數(shù)據(jù)的處理。

四、小結(jié)

本文討論了基于Excel服務(wù)器的MIS開發(fā)的基本方法步驟,由于Excel服務(wù)器提出了工作流的概念,給我們在表單處理上帶來很大的便利,這是基于Excel服務(wù)器的MIS開發(fā)與其它MIS開發(fā)工具的最大的區(qū)別,另外Excel服務(wù)器的MIS開發(fā)不需要掌握繁雜的開發(fā)語言,只要能熟練使用MS Excel 的用戶都可以完成企業(yè)的MIS的開發(fā)與維護,開發(fā)的成本大大的降低。同時Excel服務(wù)器還提供了ESweb,可以方便用戶實現(xiàn)基于web頁的數(shù)據(jù)填報。

(李政,1975年生,廣西馬山人,桂林醫(yī)學院體育部講師。研究方向:應(yīng)用數(shù)學、圖論)