張紅偉

會計檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作也是財務(wù)管理工作的重要內(nèi)容，是會計檔案形成的前提和基礎(chǔ)。所以，進一步加強會計檔案管理勢在必行。會計檔案是記錄和反映一個單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，會計檔案管理是會計工作的重要組成部分。然而，會計檔案管理這一財務(wù)管理的最后環(huán)節(jié)，往往容易被忽視，形成財務(wù)管理工作的一個薄弱環(huán)節(jié)，直接影響了財務(wù)管理的質(zhì)量和水平。財務(wù)檔案管理是一門學(xué)問，里面有很多東西需要會計人員去學(xué)習(xí)、去探索。通過學(xué)習(xí)和探索可以提高會計人員的業(yè)務(wù)技能和自身素質(zhì)。因此，加強會計檔案管理可以促進財務(wù)管理水平的提高，可以使會計檔案管理工作更好地適應(yīng)社會主義現(xiàn)代化建設(shè)和經(jīng)濟體制改革的需要。

一、會計檔案的收集與整理

會計檔案的收集范圍一般指會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計核算資料等四個部分，它是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要歷史資料和證據(jù)，是形成會計檔案的前提和基礎(chǔ)。因此，必須熟悉和掌握會計檔案的收集范圍。

1.會計憑證。它包括自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯總表、銀行存款對賬單、應(yīng)行存款余額調(diào)節(jié)表等。原始憑證粘貼時張與張之間要均勻、整齊，對于超過帳皮大中型原始憑證等應(yīng)折疊擺放；銀行存款對賬單、應(yīng)行存款余額調(diào)節(jié)表應(yīng)附在月末最后一張銀行收款或銀行付款憑證后面一并裝訂。會計憑證裝訂要整齊、牢固、美觀，不掉頁、不壓字、不串頁、不倒置，便于翻閱。

2.會計賬簿。它包括按會計科目設(shè)置的總分類賬、各類明細分類帳、現(xiàn)金日記賬、應(yīng)行存款日記賬以及輔助登記備查簿等。對于這些賬簿要分別整理立卷，組成保管單位。訂本式賬簿以一本為一個保管單位；活頁式賬簿在整理時去掉空白頁，按科目順序整理成冊，裝訂后要加裝封面、封底和扉頁；計算機生成的總帳、明細賬等應(yīng)單獨組卷并加裝封面和扉頁，填齊封面和扉頁的各項內(nèi)容。賬簿裝訂后應(yīng)依次在每頁非裝訂線一側(cè)上角編頁號，每冊賬簿單獨編一個流水號，編號可用號碼機打印，也可用碳素或藍黑鋼筆編寫。

3.會計報表。分月、季度、年度會計報表。每類報表包括資產(chǎn)負債表、損益表、利潤分配表、現(xiàn)金流量表、成本費用表、及各種附表、報表附注和決算說明等。會計報表按本單位隸屬單位和月、季、年分別整理，報表附注和決算說明應(yīng)與報表一并組卷裝訂。各類會計報表應(yīng)編寫頁碼，其方法與賬簿相同。

4.其他會計核算資料。屬于財務(wù)業(yè)務(wù)范疇，與會計核算、會計監(jiān)督緊密相關(guān)的數(shù)據(jù)資料。如經(jīng)濟合同、數(shù)據(jù)統(tǒng)計資料、財產(chǎn)清查匯總資料、核定資金定額的數(shù)據(jù)資料、會計檔案移交清冊等。會計電算化存儲在磁性介質(zhì)上的會計數(shù)據(jù)、程序文件及其他會計核算資料均應(yīng)視同會計檔案一并管理。

二、會計檔案形成與保管

1.上述會計檔案均應(yīng)整理裝盒，并按要求填齊盒上各項內(nèi)容。這些的會計檔案收集整理應(yīng)當由會計機構(gòu)按照歸檔要求，負責(zé)整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。

2.當年形成的會計檔案，可暫如會計機構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當由會計機構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管；未設(shè)立檔案機構(gòu)的，應(yīng)當在會計機構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。

3.會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。年會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。總賬、明細賬、憑證等保管期限為15年；銀行、現(xiàn)金日記賬保管期限等25年；年度財務(wù)報告決算等保管期限為永久。

4.保管到期的會計檔案，由本單位檔案機構(gòu)提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，單位負責(zé)人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見，由檔案機構(gòu)和會計機構(gòu)共同派人到指定地點監(jiān)銷。

三、會計檔案管理中存在的問題

1.會計檔案立卷不規(guī)范。有些單位會計憑證裝訂后沒有封粘，或者已封粘但在封粘處沒有會計人員簽章，會計憑證裝訂封皮項目填寫不全；有些單位的會計憑證、會計賬簿、會計報表以及會計文件資料混亂放置，活頁賬簿沒按統(tǒng)一標準填寫封面，會計報表各月份分散存放。會計檔案移交時雙方?jīng)]有按冊清點，沒有移交清單，沒有按照永久、定期兩類分別保管，不僅查找非常困難，而且也不合乎會計檔案管理要求。

2.會計檔案保管不規(guī)范。有些單位的會計檔案未按要求歸入單位檔案部門保管，而是由會計人員自行保管；有些單位沒有成立綜合檔案室，各類檔案分別由具體工作人員保管；有些單位雖設(shè)有專職檔案管理人員，但未接收會計檔案；有些單位由于領(lǐng)導(dǎo)不了解《會計檔案管理辦法》，要求會計人員自行保管會計檔案；還有個別單位由于檔案柜不足，將會計檔案裝入紙箱中，任意堆放。

3.會計檔案管理及銷毀不規(guī)范。會計檔案管理不科學(xué)，存放沒有順序、查找不方便，借閱登記制度不健全 。會計檔案銷毀也不及時，到期該銷毀的不銷毀，銷毀過程有的也不規(guī)范。

四、解決會計檔案管理存在問題的措施

1.規(guī)范會計檔案立卷。裝訂會計憑證必須使用會計憑證裝訂封皮，封粘裝訂線，并在封粘處加蓋會計人員印章。封皮表面的有關(guān)內(nèi)容必須逐項填寫齊全。裝訂完畢后必須按月份的先后順序放入會計檔案（憑證）盒中，必須認真逐項填寫檔案盒面上的內(nèi)容。年度終了必須封賬，活頁賬簿必須將空白賬頁取出，已設(shè)置會計科目但無業(yè)務(wù)發(fā)生的賬頁則應(yīng)保留。必須按賬頁編號順序填寫“目錄”及“賬簿使用登記表”，與賬簿一并裝訂。裝訂后要將裝訂線封粘，由會計人員在封粘處加蓋印章。年度終了必須將會計報表逐頁編制序號，分別填寫“會計檔案卷內(nèi)目錄”和“會計備考表”。

2.加強會計檔案管理，理順會計檔案管理體制。單位的會計檔案，應(yīng)嚴格按照《檔案法》、《會計法》、《會計檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，明確會計檔案的保管是單位的檔案管理部門，由財務(wù)部門將本單位的會計檔案整理規(guī)范，在財務(wù)部門暫保管1年，期滿后編制會計檔案案卷目錄，連同打印的紙質(zhì)會計檔案和存儲會計數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)會計檔案，向單位的檔案管理部門移交。

3.規(guī)范會計檔案保管。財會部門應(yīng)按檔案管理部門的要求辦理相關(guān)手續(xù)，將會計檔案移交檔案管理部門保管。未建立檔案管理部門的單位，會計檔案暫由財會部門妥善保管，但要由專人負責(zé)。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設(shè)施，對已離任的會計人員，其會計檔案應(yīng)交本單位檔案部門或財會部門保管，不得自行存放。對已終止會計核算業(yè)務(wù)的單位或部門，其會計檔案應(yīng)交上級檔案部門保管。凡未移交的單位或個人，應(yīng)立即辦理移交手續(xù)。

4.規(guī)范會計檔案保管的期限管理和銷毀管理。各單位會計檔案的保管期限要嚴格按照《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。會計檔案保管期滿需銷毀時，由本單位會計檔案管理部門提出銷毀意見，會同財會部門共同鑒定，嚴格審查后，編造會計檔案銷毀清冊。機關(guān)和事業(yè)單位報本單位領(lǐng)導(dǎo)批準后銷毀；企業(yè)單位經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審查，報經(jīng)上級主管部門批準后銷毀。對于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨抽出另行立卷，由會計檔案保管部門保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)為止。各單位按規(guī)定銷毀會計檔案時，應(yīng)由會計檔案保管部門和財會部門共同派人監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應(yīng)認真清點核對，銷毀后，應(yīng)在銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告單位領(lǐng)導(dǎo)。

5.加強會計人員崗位培訓(xùn)，提高會計檔案的案卷質(zhì)量 會計人員是會計檔案整理的第一責(zé)任人。會計人員對會計檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷質(zhì)量的高低。因此，必須將會計檔案管理及操作技能的培訓(xùn)，納入會計人員上崗前的培訓(xùn)中，從會計檔案整理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)學(xué)起，使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能，進而從源頭上做好會計檔案的整理規(guī)范工作。

6.加大會計檔案的監(jiān)管力度。結(jié)合實際，進一步細化會計檔案的分類、組卷、排列、編頁、案卷目錄、裝訂、移交等操作規(guī)程。在各項會計業(yè)務(wù)檢查中，將會計檔案的規(guī)范化管理納入其中，以加大對會計工作的整體性和連續(xù)性的檢查與監(jiān)督。

總之，加強會計檔案管理工作是我們當前財務(wù)管理中急待改進和加強的重要工作，各單位都要高度重視、積極行動，從基礎(chǔ)工作做起，切實提高財務(wù)管理工作水平，更好地為社會主義市場經(jīng)濟服務(wù)。