張　楠

根據(jù)統(tǒng)計(jì),一般公司用于文印輸出方面的成本是企業(yè)營(yíng)業(yè)額的3%。3%是什么概念呢?假如企業(yè)年?duì)I業(yè)額為1億元,3%的成本就意味著每年要在文印方面花費(fèi)300萬(wàn)元。而且通過(guò)有效的文印管理,企業(yè)則可以降低10%～30%的文印成本。對(duì)于提升凈利潤(rùn)很困難的大企業(yè)來(lái)說(shuō),文印外包服務(wù)是他們提升利潤(rùn)率簡(jiǎn)單有效的辦法。

據(jù)Gartner今年1月的報(bào)告《由于企業(yè)在削減成本方面所作的努力而加速成長(zhǎng)的文印輸出設(shè)備管理服務(wù)》,大部分企業(yè)都在考慮通過(guò)更換辦公室內(nèi)使用的產(chǎn)品或服務(wù)來(lái)削減開(kāi)支,提高工作效率。在這種背景下,預(yù)計(jì)文印輸出設(shè)備管理服務(wù)(MPS),也就是我們常說(shuō)的文印服務(wù)外包的市場(chǎng)規(guī)模,到2010年底將繼續(xù)保持兩位數(shù)的增長(zhǎng),從2007年的37.58億美元增長(zhǎng)到至少41億美元。

文印外包提升打印價(jià)值

研究機(jī)構(gòu)在對(duì)美國(guó)500家大型企業(yè)調(diào)研后得出的數(shù)據(jù)顯示:文件在企業(yè)的核心業(yè)務(wù)中的重要性是不言而喻的,有83%的公司認(rèn)為,文件對(duì)核心業(yè)務(wù)來(lái)說(shuō)是非常重要的。公司的員工認(rèn)為在一天或者整個(gè)工作的過(guò)程中,37%的時(shí)間是花費(fèi)在文件的編寫(xiě)、起草、修改方面,每個(gè)人每天都需要處理大量文件。在企業(yè)的各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中,從市場(chǎng)部的產(chǎn)品目錄、直郵資料,到財(cái)務(wù)部的付款通知以及設(shè)計(jì)生產(chǎn)部門(mén)的用戶(hù)手冊(cè)、技術(shù)資料等等各個(gè)方面都與文件有關(guān)。對(duì)一個(gè)企業(yè)來(lái)說(shuō)最根本的是三個(gè)方面:第一如何降低成本,第二如何維持并提高業(yè)績(jī),第三就是改善工作質(zhì)量、提高工作效率。從市場(chǎng)方面講,如果客戶(hù)看到一份制作精美漂亮的產(chǎn)品宣傳資料,他可能會(huì)對(duì)產(chǎn)品感興趣甚至購(gòu)買(mǎi)產(chǎn)品。

舉個(gè)例子,某大型進(jìn)出口貿(mào)易公司,其擁有員工近500名,各部門(mén)在辦公中用的最多的就是傳真、打印、復(fù)印、掃描等功能,公司先后配置了65臺(tái)不同品牌、型號(hào)的傳真、打印、復(fù)印、掃描單功能設(shè)備以滿足需求。在應(yīng)用了外包服務(wù)之后,其原有的65臺(tái)輸出設(shè)備被精簡(jiǎn)為34臺(tái),其中包括新增的13臺(tái)富士施樂(lè)DocuCentre-III C4400一體機(jī),這臺(tái)機(jī)器集成了傳真、打印、復(fù)印、掃描等功能。采用服務(wù)外包之后,該公司辦公設(shè)備的總體管理成本減少了5%,設(shè)備利用率從原來(lái)的2.1%提高到3.5%,由于設(shè)備數(shù)量減少,還減少了大量的空間和能源。

從擁有者到使用者的轉(zhuǎn)變

在一般的企業(yè)當(dāng)中有很多的職能部門(mén),每個(gè)職能部門(mén)都要求有自己的打印設(shè)備,這樣雖然看上去各個(gè)職能部門(mén)自己很方便,但是卻浪費(fèi)了大量的企業(yè)辦公成本,而且設(shè)備的使用非常低效。因?yàn)槊總€(gè)職能部門(mén)如果自己擁有大量的打印設(shè)備,勢(shì)必要有專(zhuān)人負(fù)責(zé)維護(hù)設(shè)備的正常運(yùn)轉(zhuǎn),購(gòu)買(mǎi)日常的耗材,并及時(shí)修復(fù)小問(wèn)題。這無(wú)疑增加了職能部門(mén)的辦公成本。如果負(fù)責(zé)維護(hù)的人員不在,則會(huì)影響職能部門(mén)的使用,造成更大的損失。

如果采用了文印外包服務(wù)則不存在上述所說(shuō)的問(wèn)題,外包公司會(huì)通過(guò)對(duì)企業(yè)各個(gè)部門(mén)對(duì)輸出數(shù)量和質(zhì)量的要求,制定出一個(gè)解決方案,讓整個(gè)企業(yè)的所有部門(mén)來(lái)共享打印設(shè)備。外包公司會(huì)通過(guò)軟件來(lái)對(duì)打印設(shè)備進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控,在設(shè)備出現(xiàn)問(wèn)題的時(shí)候及時(shí)處理,在設(shè)備快要缺墨的時(shí)候及時(shí)進(jìn)行更換。

從擁有者向使用者轉(zhuǎn)變,對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)更大的誘惑是降低了企業(yè)的固定資產(chǎn)。擁有者需要自己花大量的資金購(gòu)買(mǎi)打印設(shè)備,日常維護(hù)也要花錢(qián)。而使用者只需要按打印的頁(yè)數(shù)支付外包公司費(fèi)用,而不用承擔(dān)購(gòu)買(mǎi)設(shè)備的成本和日常維護(hù)的費(fèi)用。這個(gè)轉(zhuǎn)變可以讓企業(yè)輕資產(chǎn)快速發(fā)展。

如何讓用戶(hù)只需要專(zhuān)注于自身的核心業(yè)務(wù),而不用為企業(yè)的文印設(shè)備的安置、管理、保養(yǎng)、維護(hù)擔(dān)心?富士施樂(lè)株式會(huì)社日本和亞太區(qū)全球服務(wù)業(yè)務(wù)總裁岡野正樹(shù)就表述了自己的觀點(diǎn)。根據(jù)富士施樂(lè)實(shí)踐和服務(wù)經(jīng)驗(yàn),在為用戶(hù)實(shí)施文印外包服務(wù)之前,先要派專(zhuān)業(yè)人員了解用戶(hù)的使用需求,再通過(guò)精益六西格瑪理論對(duì)用戶(hù)的辦公環(huán)境、文件管理流程進(jìn)行評(píng)估。通過(guò)調(diào)查評(píng)估,富士施樂(lè)會(huì)根據(jù)不同的用戶(hù)量身定制不同的文件管理服務(wù),配置最優(yōu)化的設(shè)備組合并改善文件管理流程。