Ｖｉｖｉａｎ問(wèn)，翟霣遠(yuǎn)答

產(chǎn)品檔案的分類，就是根據(jù)產(chǎn)品檔案的內(nèi)容性質(zhì)和形成特點(diǎn)，把一定范圍的產(chǎn)品檔案劃分成不同的類別層次，從而形成具有一定從屬關(guān)系和平行關(guān)系的不同等級(jí)產(chǎn)品檔案庫(kù)藏系統(tǒng)。檔案部門對(duì)產(chǎn)品檔案的整理。都是從對(duì)產(chǎn)品檔案的分類開(kāi)始的。在實(shí)際工作中，通常先按使用性質(zhì)進(jìn)行類別劃分。然后再依型號(hào)進(jìn)行分類。從Vivian提供的情況看，筆者初步認(rèn)定該公司還有其他科技檔案。因此，該公司應(yīng)編制“科技檔案分類方案”，并將產(chǎn)品檔案作為組成部分納入其科技檔案類目體系之中。

在產(chǎn)品檔案管理工作中，對(duì)其編制科技檔案號(hào)是必不可缺少的程序。科技檔案號(hào)是科技檔案案卷的編號(hào)或代號(hào)，是檔案部門用以反映案卷內(nèi)容特征和管理特征的一組符號(hào)。國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(以下簡(jiǎn)稱《要求》)5.2.7條規(guī)定：“檔號(hào)應(yīng)填寫(xiě)全宗號(hào)、分類號(hào)(項(xiàng)目代號(hào)或目錄號(hào))、案卷號(hào)。全宗號(hào)由各單位根據(jù)本單位法人的變更情況自行設(shè)定，需向國(guó)家檔案館移交的檔案。其全宗號(hào)另定：分類號(hào)是指按統(tǒng)一的分類規(guī)則劃分本單位全部檔案后所給定的類別號(hào)：項(xiàng)目代號(hào)是指科技檔案所反映的產(chǎn)品、工程、課題、設(shè)備的代字或代號(hào)；目錄號(hào)一般指分類目錄號(hào)：案卷號(hào)是指科技檔案按一定順序排列后的流水號(hào)?！痹趯?shí)際工作中，科技檔案的編號(hào)主要有分類式科技檔案號(hào)和累積式科技檔案號(hào)兩種基本形式。分類式科技檔案號(hào)，是反映科技檔案分類層次及案卷排列順序的編號(hào)。其基本的結(jié)構(gòu)模式：科技檔案號(hào)=分類號(hào)+案卷順序號(hào)。累積式科技檔案號(hào)，是反映科技檔案總量和接收順序的科技檔案號(hào)，也稱總號(hào)或流水號(hào)。其基本的結(jié)構(gòu)模式：以阿拉伯?dāng)?shù)字按庫(kù)藏排序。

從上文可以看出，該公司產(chǎn)品檔案檔號(hào)設(shè)置為“年度號(hào)+分類號(hào)+案卷號(hào)+目錄號(hào)”的結(jié)構(gòu)，不符合《要求》的有關(guān)規(guī)定，因此是錯(cuò)誤的。建議該公司根據(jù)《要求》的有關(guān)規(guī)定和自己的實(shí)際，選擇分類式科技檔案號(hào)和累積式科技檔案號(hào)中的一種作為產(chǎn)品檔案號(hào)。按照上述要求，筆者對(duì)Vivian提出的問(wèn)題初步進(jìn)行分析：

對(duì)第一個(gè)問(wèn)題，筆者認(rèn)為，按照《要求》的有關(guān)規(guī)定，年度不是科技檔案檔號(hào)的組成部分，因此產(chǎn)品圖紙的經(jīng)常更改，并不影響檔案號(hào)的編寫(xiě)。

對(duì)第二個(gè)問(wèn)題。筆者認(rèn)為，“是不是應(yīng)該把產(chǎn)品的種類編為第一類目用拼音縮寫(xiě)來(lái)表示好一點(diǎn)呢”，主要取決于該公司編制的“科技檔案分類方案”類目表中采用什么標(biāo)準(zhǔn)設(shè)定產(chǎn)品檔案一級(jí)類目以及類號(hào)(累目標(biāo)識(shí)符號(hào))標(biāo)識(shí)的方法。如果Vivian的想法與“科技檔案分類方案”中對(duì)產(chǎn)品檔案一級(jí)類目設(shè)定及類號(hào)標(biāo)識(shí)方法相一致，可采用。如果不一致，通常情況下應(yīng)該執(zhí)行“科技檔案分類方案”中對(duì)產(chǎn)品檔案類目設(shè)定及類號(hào)標(biāo)識(shí)的規(guī)定。如果通過(guò)比較。發(fā)現(xiàn)Vi－vian的想法較“科技檔案分類方案”中對(duì)產(chǎn)品檔案類目設(shè)定及類號(hào)標(biāo)識(shí)方法更科學(xué)、合理，則應(yīng)按程序修改“科技檔案分類方案”，待正式批準(zhǔn)后實(shí)施。此外，Vivian舉的例子也是不正確的。

對(duì)第三個(gè)問(wèn)題。筆者認(rèn)為，產(chǎn)品型號(hào)與產(chǎn)品檔案號(hào)是有聯(lián)系的。但兩者畢竟不是一回事。不能混為一談。產(chǎn)品檔案號(hào)應(yīng)該包括有產(chǎn)品型號(hào)的內(nèi)容和因素。從Vivian提供的情況看，該公司很可能采用的檔案號(hào)的結(jié)構(gòu)是分類式科技檔案號(hào)結(jié)構(gòu)，因此應(yīng)將產(chǎn)品型號(hào)的代碼編進(jìn)檔號(hào)里面。

對(duì)第四個(gè)問(wèn)題，筆者認(rèn)為，Vivian的想法很好。但問(wèn)題的關(guān)鍵是。在做好調(diào)查研究的基礎(chǔ)上。根據(jù)產(chǎn)品檔案的內(nèi)容構(gòu)成、形成特點(diǎn)、數(shù)量和利用規(guī)律，遵循分類規(guī)律。設(shè)計(jì)出科學(xué)、合理的產(chǎn)品檔案類目體系，并將其納入該公司“科技檔案分類方案”中。

需要提醒Vivian和同行的是，科技檔案分類方案是指導(dǎo)科技檔案歸類、組織科技檔案案卷并將所有案卷分門別類組成科技檔案體系的依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)，檔案部門應(yīng)將其作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作予以重視和加強(qiáng)。

我們公司的產(chǎn)品繁多，有望遠(yuǎn)鏡、腳架、觀靶鏡、夜視儀、鏡頭、鏡片、MP3、MP5、顯微鏡等。其中望遠(yuǎn)鏡種類比較多，有雙望的、單望的、防水的、數(shù)碼的、玩具的等。我現(xiàn)在把每種產(chǎn)品都編上號(hào)：望遠(yuǎn)鏡12、腳架13等。

檔號(hào)的設(shè)置為：年度號(hào)+分類號(hào)+案卷號(hào)+目錄號(hào)。如2004年研發(fā)的望遠(yuǎn)鏡W18－10X28為第五卷的，檔號(hào)如下：2004.CP12.5.1。但是如果我這樣設(shè)置檔號(hào)的話就出現(xiàn)了一些問(wèn)題：①產(chǎn)品的圖紙經(jīng)常要更改，年度該怎么設(shè)置?②我現(xiàn)在只管理產(chǎn)品的檔案，是不是應(yīng)該把產(chǎn)品的種類編為第一類日用拼音縮寫(xiě)來(lái)表示好一點(diǎn)呢?如上提到的雙筒望遠(yuǎn)鏡的檔號(hào)為：2004.SW19.5.1。③產(chǎn)品的型號(hào)和檔號(hào)可以混為一談的嗎?這個(gè)問(wèn)題我跟主管爭(zhēng)論過(guò)多次。他想把每一產(chǎn)品里面的部件編碼也編進(jìn)檔號(hào)里面，以為這樣做有利于查找；我認(rèn)為這是兩碼事來(lái)的，根本不可能，唉!非常郁悶。④另外，關(guān)于分類的，我這里除了有產(chǎn)品的設(shè)計(jì)原圖外，還有各種客戶對(duì)產(chǎn)品的包裝、產(chǎn)品規(guī)格等要求圖。我現(xiàn)在打算按照產(chǎn)品種類來(lái)分，而產(chǎn)品種類下面又分為產(chǎn)品原設(shè)計(jì)圖紙和各個(gè)客戶的要求圖，這樣做好不好呢?請(qǐng)同行就產(chǎn)品檔案的分類編號(hào)問(wèn)題幫助我一下吧!

《檔案界》會(huì)員Vivian