陳開(kāi)建　鐘　瓊

[摘要]本文針對(duì)當(dāng)前圖書(shū)館在特種地方文獻(xiàn)收藏管理中普遍存在的幾個(gè)問(wèn)題，闡述了特種地方文獻(xiàn)收藏的重要性和對(duì)地方文化建設(shè)發(fā)揮的積極作用，并就特種文獻(xiàn)的采集、加工和合理利用提出了一些相應(yīng)的對(duì)策。

[關(guān)鍵詞]特種文獻(xiàn)；數(shù)據(jù)庫(kù)；館藏資源

[中圖分類(lèi)號(hào)]G255[文獻(xiàn)標(biāo)志碼]A[文章編號(hào)]1005—6041(2009)02—0080—03

特種地方文獻(xiàn)概念主要包括兩個(gè)方面內(nèi)容：一是指非傳統(tǒng)紙本或印刷型文獻(xiàn)，如金石拓片、縮微品以及視聽(tīng)資料等；二是指社會(huì)生活中自然形成的、不以出版為目的的信息載體，如商標(biāo)、票據(jù)、證券、戲劇說(shuō)明等[1]。這些文獻(xiàn)基本是非正式出版物，具有較強(qiáng)的特殊性，結(jié)構(gòu)比較復(fù)雜，收藏也無(wú)固定標(biāo)準(zhǔn)，但它們卻具有反映地方歷史事件、歷史人物、地方民族風(fēng)俗的客觀性特點(diǎn)，對(duì)推動(dòng)地方經(jīng)濟(jì)文化建設(shè)有著非常積極的作用。在信息資源日益社會(huì)化發(fā)展的今天，圖書(shū)館應(yīng)配合地方文化建設(shè)，在收藏正式出版物的同時(shí)，加大對(duì)這類(lèi)文獻(xiàn)的收藏力度，對(duì)突顯圖書(shū)館信息資源集散地功能和資源收藏優(yōu)勢(shì)有著非常重要的作用。然而，對(duì)于這類(lèi)文獻(xiàn)收藏，在當(dāng)前圖書(shū)館工作中存在諸多問(wèn)題。

1存在的問(wèn)題

1.1重視程度不夠

主要表現(xiàn)在幾方面，首先是當(dāng)前許多圖書(shū)館都沒(méi)有依據(jù)地方特種文獻(xiàn)的特殊性建立專(zhuān)業(yè)、規(guī)范的資源建設(shè)系統(tǒng)。相對(duì)于正式出版物，特種地方文獻(xiàn)具有載體形式多樣性、涉及內(nèi)容廣泛性和資源分布零散性等特點(diǎn)，對(duì)于文獻(xiàn)獲取又存在諸多不確定因素，工作強(qiáng)度之大，給圖書(shū)館的收藏帶來(lái)很多問(wèn)題，因此建立專(zhuān)業(yè)、規(guī)范的資源建設(shè)系統(tǒng)尤其重要；其次，許多圖書(shū)館沒(méi)有征購(gòu)特種地方文獻(xiàn)的專(zhuān)款，或使用經(jīng)費(fèi)非常有限，這給資源征集帶來(lái)太多不便，尤其在實(shí)行政府統(tǒng)一采購(gòu)招標(biāo)制度后，對(duì)于形式上較為分散的特種文獻(xiàn)而言，在征購(gòu)過(guò)程中各種手續(xù)非常繁瑣，對(duì)于需要購(gòu)買(mǎi)的資源，常受制于經(jīng)費(fèi)和手續(xù)等等因素，造成資源搜集主要以接受贈(zèng)送的為主，以免去許多不必要的麻煩；第三，缺乏精干的資源采集隊(duì)伍，由于沒(méi)有足夠重視，導(dǎo)致資源采集隊(duì)伍人員少、專(zhuān)業(yè)素質(zhì)低、工作能力不高、整體能力弱，工作效益自然不高；第四，應(yīng)有的工作重心失衡。特種地方文獻(xiàn)是館藏文獻(xiàn)的一個(gè)重要組成部分，是衡量館藏文獻(xiàn)是否完整的重要標(biāo)準(zhǔn)，而圖書(shū)館定期的等級(jí)評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)主要以正式出版物額定指標(biāo)來(lái)衡量，因此大多圖書(shū)館資源采集的經(jīng)費(fèi)、人力等重心過(guò)于偏向于正式出版物，忽略了對(duì)一些特種地方文獻(xiàn)采集應(yīng)有的重視程度。因此，受這諸多因素的影響，當(dāng)前一些圖書(shū)館，尤其是經(jīng)費(fèi)比較緊張的圖書(shū)館，對(duì)此類(lèi)文獻(xiàn)的收藏就難以給予足夠的重視。

1.2傳統(tǒng)的文獻(xiàn)采訪理念制約了特種地方文獻(xiàn)建設(shè)

從主觀上講，傳統(tǒng)意義上的圖書(shū)館主要是利用自身豐富的藏書(shū)向讀者傳遞已積累的書(shū)本知識(shí)，在這種觀念的指導(dǎo)下，采購(gòu)正式出版物已成為主要的進(jìn)書(shū)渠道，這種單一的征購(gòu)模式使圖書(shū)館長(zhǎng)期處于一種被動(dòng)靜止的社會(huì)配角狀態(tài)，易于忽視特種地方文獻(xiàn)的收藏和提供利用。據(jù)筆者長(zhǎng)期觀察，我館的一些零散資料和圖片散頁(yè)的復(fù)印率并不低。而在專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)的高校圖書(shū)館，特種文獻(xiàn)更是教師從事科學(xué)研究、研究生撰寫(xiě)學(xué)位論文所必需的文獻(xiàn)_2J。要改變傳統(tǒng)的文獻(xiàn)采訪理念，就要更多地考慮建立特種文獻(xiàn)的采訪渠道，這種觀念的轉(zhuǎn)變包括增加對(duì)特種文獻(xiàn)入藏所必要的財(cái)力和人力，以適應(yīng)環(huán)境變化發(fā)展的需要。

1.3缺乏合理的入藏手段

相比較而言，正式出版物標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)較為成熟，入藏管理也比較統(tǒng)一和規(guī)范。而特種地方文獻(xiàn)因受地方性較強(qiáng)、出版時(shí)間跨度長(zhǎng)、文獻(xiàn)載體、規(guī)格形式多樣化等因素影響，多數(shù)文獻(xiàn)的分編入藏沒(méi)有統(tǒng)一成熟的標(biāo)準(zhǔn)，給文獻(xiàn)的管理帶來(lái)一定困難，比如散頁(yè)圖片、名人真跡如何做到合理歸類(lèi)和利用，音像制品的排架如何更為科學(xué)等，這些都是值得認(rèn)真加以研究的。由于缺乏規(guī)范、合理的分編入藏手段，一些圖書(shū)館存在對(duì)特種文獻(xiàn)“放而不編”的現(xiàn)象。如此年復(fù)一年，積壓的數(shù)量越來(lái)越多，到頭來(lái)反而是一種負(fù)擔(dān)，成為一堆名符其實(shí)的“閑置品”，更談不上“藏以致用”，這從根本意義上就違背了圖書(shū)館的辦館宗旨。

綜上所述，如何加深對(duì)特種地方文獻(xiàn)收藏的認(rèn)識(shí)，建立起一種行之有效的收藏保障體系，是當(dāng)前需要認(rèn)真考慮的問(wèn)題。

2特種文獻(xiàn)的收藏管理及對(duì)策

2.1加強(qiáng)對(duì)特種文獻(xiàn)利用價(jià)值的認(rèn)識(shí)

特種地方文獻(xiàn)是對(duì)地方各個(gè)歷史時(shí)期發(fā)展進(jìn)程的反映，是一種有著巨大潛在價(jià)值的文獻(xiàn)，它往往包含著超前或發(fā)展中的問(wèn)題，有著珍貴的學(xué)術(shù)研究?jī)r(jià)值和參考價(jià)值，能在很大程度上反映出本地區(qū)的經(jīng)濟(jì)、科技和文化的發(fā)展。它的來(lái)源廣泛，搜集渠道繁多，是一筆巨大的信息財(cái)富，對(duì)它的收藏利用，有助于幫助人們從不同角度了解科技進(jìn)步及歷史發(fā)展進(jìn)程，幫助人們更好地著眼于未來(lái)，對(duì)地方建設(shè)有很重要的指導(dǎo)意義。因此可以說(shuō)一個(gè)沒(méi)有特種地方文獻(xiàn)入藏的圖書(shū)館，是一個(gè)文獻(xiàn)收藏不完整的圖書(shū)館。重視和加強(qiáng)對(duì)特種地方文獻(xiàn)收藏并真正加以利用，是歷史賦予圖書(shū)館的使命。

2.2建立合理的收藏保障體系

高度重視特種文獻(xiàn)的收藏，認(rèn)真研究并建立起一套行之有效的資源收藏保障體系，投入必要的人力、財(cái)力，從各方面保證特種文獻(xiàn)收藏工作全面、順利地開(kāi)展。

2.2.1保障特種文獻(xiàn)采集經(jīng)費(fèi)，并逐步加大投入。當(dāng)前一些公共館在每年購(gòu)書(shū)費(fèi)中都有部分采集特種文獻(xiàn)的專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，但是經(jīng)費(fèi)額度與正式出版物采購(gòu)數(shù)量相比，比率非常小，尤其是經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)地區(qū)圖書(shū)館和中、小型圖書(shū)館，能夠使用的經(jīng)費(fèi)數(shù)額非常有限。特種文獻(xiàn)涉及面廣，分布零散，如果沒(méi)有足夠的經(jīng)費(fèi)保障，采集工作很難深入和有效開(kāi)展，因此，圖書(shū)館在每年的經(jīng)費(fèi)分配中，應(yīng)把特種地方文獻(xiàn)采集經(jīng)費(fèi)作為重要的一項(xiàng)經(jīng)費(fèi)指標(biāo)來(lái)看，并按比率逐年增加。對(duì)于一些有條件的地方，應(yīng)向政府申請(qǐng)?zhí)胤N文獻(xiàn)征集專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，以保證對(duì)必要的特種文獻(xiàn)的征集。

2.2.2組建一支科學(xué)、高效的資源采集隊(duì)伍。特種文獻(xiàn)形式和內(nèi)容的多樣性，對(duì)資源采集人員的綜合能力也相應(yīng)提出了較高的要求。首先文獻(xiàn)征集員對(duì)文獻(xiàn)本身要具有識(shí)別能力，包括各種載體形式、內(nèi)容價(jià)值的判斷和識(shí)別，才能從諸多良莠不齊的文獻(xiàn)中采集到真正有收藏價(jià)值的文獻(xiàn)；其次要熟悉館藏資源，熟知地方歷史文化，了解地方經(jīng)濟(jì)文化建設(shè)發(fā)展方向，才能很好把握地方建設(shè)和館藏建設(shè)的需要，有效采集文獻(xiàn)資源；要具有一定的公關(guān)能力。特種文獻(xiàn)采集主要是到各地走訪征集，沒(méi)有良好的攻關(guān)素質(zhì)和能力，很難找到資源采集的契合點(diǎn)，獲得良好的效果。因此，加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，建立科學(xué)、高效的資源采集隊(duì)伍，是開(kāi)展特種文獻(xiàn)收藏工作的重要保證。

2.2.3建立多種資源搜集渠道，保證資源采集來(lái)源。出版單位、集體、個(gè)人、民間走訪、拍賣(mài)行等，都是征集的重要渠道，采訪人員應(yīng)隨時(shí)把握特種文獻(xiàn)的信息和來(lái)源，及時(shí)建立聯(lián)系，保證特種文獻(xiàn)的有效采集。同時(shí)，要建立合理的捐贈(zèng)鼓勵(lì)制度，鼓勵(lì)社會(huì)各

界和有關(guān)人士向圖書(shū)館捐贈(zèng)有價(jià)值的文獻(xiàn)資源。要加強(qiáng)宣傳，在社會(huì)上形成圖書(shū)館是特種文獻(xiàn)資源收藏、保護(hù)和知識(shí)傳遞首選場(chǎng)所的意識(shí)，形成自覺(jué)、良好的社會(huì)捐贈(zèng)氛圍。

2.2.4結(jié)合社會(huì)發(fā)展需要，突顯文獻(xiàn)采訪新亮點(diǎn)。特種文獻(xiàn)以其自身的多元化結(jié)構(gòu)，能較好地滿(mǎn)足不同層次讀者的檢索要求，顯現(xiàn)出巨大的開(kāi)發(fā)潛力，因此，圖書(shū)館應(yīng)以當(dāng)?shù)匕l(fā)展軌跡為依托，抓住本地的資源優(yōu)勢(shì)，在采集力度上有所側(cè)重，突現(xiàn)采訪亮點(diǎn)，吸引更多讀者到圖書(shū)館獲取有用的信息。對(duì)此，上海圖書(shū)館早在十年前就已經(jīng)摸索出了成功經(jīng)驗(yàn)，該館根據(jù)當(dāng)?shù)匚幕溯^為集中的特點(diǎn)，在兩年多時(shí)間里，加大了對(duì)文化名人手稿的征集力度，以該地區(qū)為輻射點(diǎn)，初步形成了北京一上海一四川的名人采訪網(wǎng)絡(luò)，并與100多位文化名人及其家屬建立了友好關(guān)系，籌建了國(guó)內(nèi)首家“中國(guó)文化名人手稿館”[3]，在國(guó)內(nèi)文化界和同行中引起巨大反響。這一成功的探索，使這個(gè)館找到了業(yè)務(wù)發(fā)展的新天地、新亮點(diǎn)。

2.2.5探索科學(xué)合理的文獻(xiàn)館藏模式。特種文獻(xiàn)載體形式較為復(fù)雜，合理的入藏，方便的檢索，是特種文獻(xiàn)入藏管理的根本。一些圖書(shū)館已探索出較好的工作方法，他們先以不同載體類(lèi)別歸類(lèi)，再根據(jù)內(nèi)容劃分，先實(shí)行專(zhuān)室或?qū)＜芄芾?，再編制?zhuān)題內(nèi)容的特種文獻(xiàn)架，在此基礎(chǔ)上除根據(jù)文獻(xiàn)內(nèi)容進(jìn)行必要的分編加工和標(biāo)準(zhǔn)化格式著錄外，還對(duì)文獻(xiàn)進(jìn)行主題詞、關(guān)鍵詞的標(biāo)引，以方便讀者從不同角度對(duì)文獻(xiàn)進(jìn)行交叉檢索[4]，這些做法都可作為借鑒。同時(shí)也可結(jié)合本地的實(shí)際，利用館藏優(yōu)勢(shì)，選擇一個(gè)適合本地發(fā)展的專(zhuān)藏重點(diǎn)，組建特種文獻(xiàn)專(zhuān)藏庫(kù)，為地方經(jīng)濟(jì)和文化建設(shè)服務(wù)。

隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，建立特種文獻(xiàn)專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)，編制出標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的各種檢索數(shù)據(jù)，一方面使廣大讀者能通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)對(duì)特種文獻(xiàn)進(jìn)行檢索，便于資源共享，更重要的是能對(duì)文獻(xiàn)實(shí)體進(jìn)行有效保護(hù)。

3加強(qiáng)橫向聯(lián)系，建立地方特種文獻(xiàn)系統(tǒng)聯(lián)合檢索目錄

由于特種地方文獻(xiàn)貯藏點(diǎn)分散，時(shí)間跨度長(zhǎng)，僅靠某一圖書(shū)館收全是不現(xiàn)實(shí)的。為使圖書(shū)館能擔(dān)負(fù)全方位為社會(huì)服務(wù)的重任，除與兄弟館進(jìn)行資源共享外，還應(yīng)加強(qiáng)與博物館、檔案館、文史研究館等收藏單位的橫向聯(lián)系，對(duì)于本館缺藏的文獻(xiàn)，可通過(guò)復(fù)印、照相等方式進(jìn)行互通有無(wú)，也可以建立地區(qū)性收藏單位的地方文獻(xiàn)聯(lián)合目錄，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立有規(guī)范檢索細(xì)目的地方特種文獻(xiàn)聯(lián)合檢索數(shù)據(jù)庫(kù)，并不斷提高特種文獻(xiàn)的加工深度和綜合處理水平，向讀者提供更為便捷的檢索渠道。

4結(jié)語(yǔ)

圖書(shū)館應(yīng)作為收藏行業(yè)對(duì)特種地方文獻(xiàn)的特殊性及使用價(jià)值應(yīng)給予足夠認(rèn)識(shí)，兼顧“藏”與“用”的關(guān)系，努力探索出一種切實(shí)可行的收藏模式。當(dāng)前我們也只有切合現(xiàn)實(shí)需求，結(jié)合當(dāng)?shù)厣鐣?huì)發(fā)展軌跡，不斷提高館藏資源利用率，才能充分發(fā)揮出館藏的資源優(yōu)勢(shì)，這不僅有利于對(duì)館藏資源的保護(hù)，也有利于實(shí)現(xiàn)館藏資源的共建共享，有利于推動(dòng)本地區(qū)的經(jīng)濟(jì)建設(shè)與文化建設(shè)。

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