劉蘊(yùn)璞

摘要：在以“信息時(shí)代”和“知識(shí)經(jīng)濟(jì)”為特征的21世紀(jì)，我國(guó)辦公現(xiàn)代化有了很好的外部環(huán)境和內(nèi)部環(huán)境，面臨著大發(fā)展的機(jī)遇。但是機(jī)關(guān)辦公方式嚴(yán)重滯后于機(jī)關(guān)行政管理工作現(xiàn)代化發(fā)展的矛盾，迫使政府機(jī)關(guān)、事業(yè)單位必須盡快改善辦公環(huán)境，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化。進(jìn)一步提高機(jī)關(guān)工作效率。文書(shū)工作和檔案工作是行政管理工作的主要組成部分，文書(shū)、檔案實(shí)施一體化管理必將極大地推動(dòng)機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化的進(jìn)程。

關(guān)鍵詞：文秘；檔案管理；一體化

中圖分類(lèi)號(hào)：G27

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1672-3198(2009)08-0037-01

1檔案管理與文秘工作的關(guān)系

文書(shū)工作與檔案工作有著各自不同的內(nèi)容和特點(diǎn)，文書(shū)處理工作是接著機(jī)關(guān)工作活動(dòng)規(guī)律，保持文件之間的歷史聯(lián)系，再根據(jù)它們的連鎖反映來(lái)區(qū)分價(jià)值，反映歷史真實(shí)面貌，為檔案的保管和查考提供便利。檔案工作同文書(shū)處理工作是魚(yú)水關(guān)系，檔案同檔案工作不僅伴隨著文書(shū)與文書(shū)處理工作出現(xiàn)而出現(xiàn)，而且是伴隨著文書(shū)與文件處理工作的發(fā)展而發(fā)展。文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿；從檔案形成的客觀規(guī)律中可以看到檔案工作與文書(shū)檔案工作之間的關(guān)系，它們是一個(gè)社會(huì)分工不同的兩個(gè)專(zhuān)業(yè)，它們?cè)诠ぷ髦屑认嗷ブ萍s又相互聯(lián)系。

2文秘工作與檔案管理工作銜接的重要性

文秘工作的性質(zhì)決定了文秘部門(mén)加強(qiáng)檔案管理勢(shì)在必行。極為關(guān)鍵。首先，文檔工作離不開(kāi)檔案管理。文秘工作的性質(zhì)在實(shí)踐中凸顯檔案信息的重要，文秘工作必然涉及許多上呈下傳的文件材料，這些文件要及時(shí)遞呈領(lǐng)導(dǎo)批閱，然后催辦、歸檔，會(huì)直接影響整個(gè)單位的工作效率；能夠使單位更好地貫徹落實(shí)好上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)的精神；為設(shè)計(jì)人員提供學(xué)習(xí)進(jìn)修的信息。使設(shè)計(jì)人員的技術(shù)水平不斷提高，有效地促進(jìn)經(jīng)濟(jì)效益。可以說(shuō)，文秘工作的優(yōu)質(zhì)服務(wù)起著不可估量的作用。因此，以基礎(chǔ)檔案管理為起點(diǎn)，規(guī)范運(yùn)作方法才能夠有效地推動(dòng)文秘工作規(guī)范有序地健康發(fā)展。其次，搞好檔案管理能夠保證文秘工作的科學(xué)性和全面性。重大活動(dòng)重要的信息來(lái)源和物質(zhì)基礎(chǔ)直接關(guān)系到文秘工作的科學(xué)性、全面性。檔案資料科學(xué)性、準(zhǔn)確性增強(qiáng)，全面性、可選性擴(kuò)增。是文秘工作科學(xué)、準(zhǔn)確、全面開(kāi)展的重要前提和保障。因此，建立健全檔案管理體制是新形勢(shì)下對(duì)文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理手段和工作任務(wù)。

3做好檔案工作對(duì)文書(shū)處理工作的影響

(1)檔案的利用推動(dòng)了文書(shū)處理的再生工作。

檔案管理是一門(mén)專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的學(xué)科，它是解決處理問(wèn)題的依據(jù)，具有指導(dǎo)考查、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、發(fā)展生產(chǎn)、積累知識(shí)、提供信息等固有特點(diǎn)。而在實(shí)踐工作中文書(shū)處理部門(mén)利用檔案起草公文、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、制定規(guī)章制度、為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)參謀、準(zhǔn)備講稿、處理糾紛、落實(shí)政策等都是相互制約、相互依賴(lài)的。因此，搞好檔案管理不但有推進(jìn)文書(shū)處理作用，而且還能直接為其提供信息，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，促進(jìn)改革發(fā)展發(fā)揮特有的作用。

(2)在文件立卷歸檔過(guò)程中能發(fā)現(xiàn)文書(shū)工作質(zhì)量的高低。

立卷歸檔是銜接文書(shū)處理和檔案管理的橋梁，也是文件轉(zhuǎn)化為檔案的必經(jīng)之路，所以說(shuō)搞好檔案管理的重要意義即是為給檔案工作本身打基礎(chǔ)，而且通過(guò)它可以進(jìn)一步檢查發(fā)現(xiàn)文書(shū)工作的水平，文件格式是否合格、名稱(chēng)是否貼切、文件在閱辦中有無(wú)丟失泄密，這對(duì)改進(jìn)文書(shū)處理和檔案管理工作有極大促進(jìn)作用。

(3)通過(guò)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)能促進(jìn)文書(shū)處理工作的完善。

健全的歸檔制度是保證文件收集齊全完整，堵塞丟失文件和防止失泄密漏洞的關(guān)鍵。實(shí)踐證明，在文書(shū)處理文件立卷歸檔過(guò)程中，如若忽視檔案工作對(duì)他們的監(jiān)督指導(dǎo)作用，不僅會(huì)降低對(duì)文件立卷歸檔質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，而且對(duì)文件鑒定價(jià)值和文件之間內(nèi)部的有機(jī)聯(lián)系等都是非常不利的。因?yàn)槲覀兾臋n人員對(duì)每份文件都要經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的篩選去審定，不能有文必檔。要找出文件的六個(gè)特征，即問(wèn)題、作者、名稱(chēng)、時(shí)間、發(fā)文機(jī)關(guān)地區(qū)和文件形成規(guī)律等找到文件的歸宿。這個(gè)關(guān)口把握不好勢(shì)必要影響案卷的質(zhì)量，最好能將文、檔兩者之間的兩項(xiàng)不同專(zhuān)業(yè)的工作能有機(jī)結(jié)合起來(lái)，健全兩者之間統(tǒng)一的立卷歸檔制度。共同負(fù)責(zé)。使之規(guī)范化，這對(duì)檔案的管理有著深遠(yuǎn)的現(xiàn)實(shí)意義和歷史意義。

4如何實(shí)現(xiàn)文秘工作與文書(shū)檔案管理工作的一體化

(1)強(qiáng)化“文檔一體化”意識(shí)。

雖然文書(shū)處理與檔案管理工作各有不同的工作任務(wù)，具有相對(duì)獨(dú)立性，但由于文書(shū)是檔案的來(lái)源，檔案是文書(shū)的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關(guān)的工作環(huán)節(jié)。因此，我們要強(qiáng)化系統(tǒng)思維意識(shí)，樹(shù)立“文書(shū)處理工作與檔案管理工作一體化”的指導(dǎo)思想，在實(shí)際工作中，把住文書(shū)處理規(guī)范化的人口關(guān)，切實(shí)做好實(shí)現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范化的基礎(chǔ)工作。頭腦中要有“今天的文件就是明天的檔案”的觀念，要深刻理解文秘工作不僅僅為當(dāng)前工作服務(wù)，更要對(duì)歷史負(fù)責(zé)，要了解文秘工作是“文檔一體化”的基礎(chǔ)性工作，按“文檔一體化”的要求，規(guī)范辦理好每一份公文。

(2)做好文件整理工作。

按照機(jī)關(guān)事業(yè)單位公文處理程序，文件在閱辦前首先要進(jìn)行登記，登記內(nèi)容一般包括文件責(zé)任者、文號(hào)、標(biāo)題、形成時(shí)間等內(nèi)容，這與以“卷”為單位整理時(shí)抄寫(xiě)卷內(nèi)目錄的工作非常相似。我們可以把一個(gè)年度內(nèi)的檔案視為“一卷”。把文件登錄作為這“一卷”的內(nèi)目抄寫(xiě)工作。在保管期限屬于永久或長(zhǎng)期(保管期限屬短期的單獨(dú)處理)的文件左上角編號(hào)。從當(dāng)年的第一份文件編起?？紤]到隨后要移交給綜合檔案室，件號(hào)應(yīng)包括全宗號(hào)、文件所屬年度和文件順序號(hào)，順序號(hào)應(yīng)一年編一個(gè)流水號(hào)，編號(hào)后，按所編順序號(hào)將文件正文掃描入計(jì)算機(jī)。這樣，文件原件與計(jì)算機(jī)內(nèi)保存的文件在內(nèi)容上是相同的，并且是一一對(duì)應(yīng)關(guān)系，然后將文件發(fā)出供部門(mén)閱辦。每隔一段時(shí)間，將閱辦完畢的文件全部收集起來(lái)，按件號(hào)先后順序裝人卷盒。在不改變?cè)屑?hào)的前提下，利用計(jì)算機(jī)對(duì)機(jī)內(nèi)文件進(jìn)行分類(lèi)，模擬人工立卷，然后按類(lèi)別將屬于目錄條的內(nèi)容打印出來(lái)，作為以前的那種以“卷”為單位的案卷目錄這一檢索工具的替代物，也可按文件形成時(shí)間先后順序排列后進(jìn)行打印。這樣，整理工作就在平時(shí)的文件登錄和次年年初的裝訂、裝盒工作中完成了。

(3)利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行網(wǎng)上查詢(xún)和檢索。

從信息時(shí)代的需求來(lái)看，檔案信息必須上網(wǎng)其價(jià)值才能體現(xiàn)。目前，多數(shù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的計(jì)算機(jī)都并入局域網(wǎng)，如果實(shí)現(xiàn)文檔一體化，所有進(jìn)入計(jì)算機(jī)的文檔信息均可實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上自由查詢(xún)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行廣泛的信息交流，使最新信息以最快速度被獲取，同時(shí)將工作成果迅速反饋給相關(guān)部門(mén)。甚至可以不受空間的限制，并實(shí)現(xiàn)文件、圖像、聲音的多媒體處理、綜合利用和異地查詢(xún)等，共享檔案信息資源。目前多數(shù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位查閱檔案采用的是人工檢索，先確定自己要查找的文件年代或類(lèi)別，然后調(diào)出該年度或類(lèi)別的內(nèi)目進(jìn)行查找，非常繁瑣，費(fèi)時(shí)、費(fèi)力、效率很低，但如果實(shí)現(xiàn)文檔一體化，就可以采用計(jì)算機(jī)檢索，只需把利用者提供的文件責(zé)任者或標(biāo)題或文號(hào)或形成時(shí)間或主題詞等信息輸入計(jì)算機(jī)，計(jì)算機(jī)就能迅速將符合要求的文件調(diào)出。在進(jìn)行文件整理時(shí)，文件的正文就已錄入計(jì)算機(jī)，利用者可直接在計(jì)算機(jī)上查閱所需文件，甚至可將所需文件內(nèi)容直接打印出來(lái)-如果需要文件原件，也可以根據(jù)查出的文件編號(hào)從卷盒中調(diào)出。這種查閱方式不但速度很快而且非常準(zhǔn)確。