馬文勝

前言：企業(yè)信息管理系統(tǒng)(EIMS)是運用現(xiàn)代化的管理方法，采用電子計算機、軟件及網(wǎng)絡通訊技術(shù)，對企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營、開發(fā)、制造、供應、人力等各方面資源進行整合，對運行流程中的信息進行收集、存儲、加工、分析，從而跟蹤、監(jiān)督、控制、調(diào)節(jié)整個管理過程的人機系統(tǒng)。它能及時地為企業(yè)的“三層決策”系統(tǒng)(戰(zhàn)術(shù)層、戰(zhàn)略層、決策層)提供準確有效的數(shù)據(jù)信息，幫助企業(yè)優(yōu)選決策方案，使企業(yè)做出迅速的反應，加強企業(yè)的核心競爭力。

隨著全球經(jīng)濟一體化進程的加快，IT技術(shù)發(fā)展與廣泛應用，人類社會從過去的工業(yè)經(jīng)濟時代進入到電子信息時代。企業(yè)生存與發(fā)展不再是孤立的，必須實現(xiàn)信息化才能融入這個經(jīng)濟生態(tài)鏈中。身置世界經(jīng)濟浪潮之中，信息化管理對于一個企業(yè)的管理創(chuàng)新、成本控制、新產(chǎn)品開發(fā)、市場研究、營銷策略和客戶服務，乃至生存至關重要。

項目需求分析

經(jīng)濟一體化大大加劇了企業(yè)的競爭壓力。信息化管理是提高企業(yè)競爭力的必由之路

企業(yè)競爭壓力來自低成本生產(chǎn)商的不斷涌現(xiàn)，快速變化的個性需求方式，市場分割不斷擴大和產(chǎn)品壽命周期的縮短。經(jīng)濟一體化使外貿(mào)企業(yè)面臨激烈的貿(mào)易競爭，要求外貿(mào)企業(yè)在短期內(nèi)改變經(jīng)營理念和手段。我們正處在傳統(tǒng)經(jīng)濟向新經(jīng)濟轉(zhuǎn)變，區(qū)域經(jīng)濟向世界經(jīng)濟轉(zhuǎn)變，人工管理向電子化管理的時代。歐盟國家，如芬蘭、瑞典、丹麥、德國、愛爾蘭、挪威、比利時、奧地利等發(fā)達國家的企業(yè)信息化管理都已經(jīng)相當成熟。所以要適應瞬息萬變的世界，在國際大環(huán)境下生存，實現(xiàn)企業(yè)信息化管理已成為不可逆轉(zhuǎn)的潮流。

推行企業(yè)信息化管理是某外貿(mào)公司自身快速發(fā)展的要求

企業(yè)信息化管理的特點是：(1)一對一訂單式設計制作，針對性解決實際問題的特性。除了通用的管理軟件和MRP(物料資源計劃)、OA(辦公自動化)、wFs(工作流系統(tǒng))外，大多軟件都需要做詳盡的需求分析，咨詢顧問專家和企業(yè)管理者在總結(jié)企業(yè)發(fā)展要求的基礎上，根據(jù)企業(yè)實際量身定做，或在標準版本上做適應性修改。(2)管理系統(tǒng)從企業(yè)戰(zhàn)略的角度出發(fā)，具有系統(tǒng)性和整體性。從企業(yè)的人員機構(gòu)管理、產(chǎn)品物流管理、財務管理、銷售管理、采購管理、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理等系統(tǒng)的角度，考慮戰(zhàn)略的實現(xiàn)性和信息的關聯(lián)、制約性。(3)具有信息的積累性和共享性。信息管理系統(tǒng)能夠?qū)⒏鞑块T工作中的關鍵數(shù)據(jù)，存儲在數(shù)據(jù)庫中，并能根據(jù)權(quán)限查閱和調(diào)用。(4)具有決策的支持性。各種數(shù)據(jù)可以經(jīng)過計算機的處理從不同的角度得到各種分析結(jié)果，并通過報警提醒的方式，使決策者在第一時間得到相關信息。(5)動態(tài)特性。由于信息的時效性和關聯(lián)性，當系統(tǒng)中某一信息要素發(fā)生變化時，與之相關聯(lián)的其他信息均發(fā)生變化。

某外貿(mào)企業(yè)的現(xiàn)狀是：外貿(mào)系統(tǒng)由業(yè)務處和多個獨立法人子公司組成，目前有員工1000余名，分散的生產(chǎn)單元點多處，各種設備500余臺套，場地面積2萬余平方米，產(chǎn)品有航空產(chǎn)品、石油機械、食品機械、半導體產(chǎn)品等多個門類，客戶有GE、RR、PWA、PWC等多家國際型大公司，對于這些大范圍的分散獨立的制造單元，現(xiàn)在還屬于人工管理，管理難度大，效率低，反應慢，成本高，管理很難協(xié)同，缺乏實際數(shù)據(jù)，有時造成決策滯后和失誤，這很難適應現(xiàn)代化企業(yè)大規(guī)模生產(chǎn)，很難與國際企業(yè)信息化管理的大趨勢相接軌。而企業(yè)信息化管理的作用和特點是解決這些管理難題的最好辦法。

建立企業(yè)信息化管理系統(tǒng)是國際客戶的要求

本企業(yè)的客戶主要位于北美和歐洲，上世紀70年代，在北美與歐洲發(fā)達國家中，企業(yè)信息化管理率先誕生和發(fā)展。此次新客戶意大利的AVIO公司對我們審核中，在審核風險報告中提出兩點要求：一是建立ERP控制系統(tǒng)；二是建立項目管理電子化管理系統(tǒng)，降低項目運營的風險，達到與國際接軌的要求。看來企業(yè)信息化管理已經(jīng)成為與國際性公司合作的基礎。

目前他們與客戶的日常業(yè)務交流基本采取電子商務的形式進行，如網(wǎng)上報價、訂單預測、圖紙獲取、零件發(fā)貨等。但這只應用了信息管理系統(tǒng)很小的部分功能，離真正的信息化還很遠。如果再不及時進行企業(yè)信息化的建設，今后將失去和國際性行業(yè)伙伴合作的機會。

外貿(mào)系統(tǒng)管理方面急需解決的問題

外貿(mào)業(yè)務方面

由于國際客戶的多樣性，形成貿(mào)易多幣制，造成財務核算程序復雜；

貿(mào)易涉及多個國家，外部環(huán)境的變化會導致業(yè)務的不確定性；

頻繁多變的報價計算及大量單證、發(fā)票處理，給業(yè)務人員帶來大的工作量；

按照傳統(tǒng)手工庫存業(yè)務處理，會導致出口業(yè)務與生產(chǎn)備貨環(huán)節(jié)脫節(jié)，容易造成發(fā)貨延誤或庫存積壓；

為保證各環(huán)節(jié)工作得到有效監(jiān)督，需增加關鍵環(huán)節(jié)的管理審批，而審批工作無法根據(jù)業(yè)務需求多層多級設置，容易造成企業(yè)運轉(zhuǎn)監(jiān)控不嚴。

內(nèi)部制造流程方面

對生產(chǎn)現(xiàn)場人員、設備、工具、毛料，在制品存貨占用的調(diào)配控制薄弱，信息不暢，流程和行為不能在進行中得到有效控制，而變成了事后總結(jié)和糾正，

生產(chǎn)管理中，基礎數(shù)據(jù)維護、生產(chǎn)計劃、投料、退料、工裝夾具查詢、工序記錄、工時統(tǒng)計、下線記錄、產(chǎn)成品統(tǒng)計、維修計劃、報表輸出等信息獲得全依靠手工進行，反應速度慢；

在插入臨時新增訂單，一些訂單自動延遲，一些訂單自動提前時，生產(chǎn)計劃很難重排，對生產(chǎn)任務的臨時調(diào)整會導致不可預測事件的發(fā)生；

供應鏈常常出現(xiàn)脫節(jié)或者堵塞的狀況，如采購、物流等環(huán)節(jié)難以很好協(xié)調(diào)，首尾無法貫通，

產(chǎn)品質(zhì)量控制方面：毛料驗收、工序檢驗、特種工藝、成品發(fā)貨、超差呈報、廢品處理，SPC統(tǒng)計分析、質(zhì)量體系認證和內(nèi)外部審核等多項流程，無法進行有效的監(jiān)控；

技術(shù)文件的調(diào)研、制訂、更改、審批流程復雜，信息隱性化；數(shù)控程序的編制、傳輸、模擬、控制缺乏應有的平臺，工作效率低；

對采購或毛料延遲、生產(chǎn)延遲、設備故障、人員效率、技術(shù)問題等意外事件快速響應能力差，不能自動進行模擬調(diào)整；

財務管理系統(tǒng)不能及時獲得有效數(shù)據(jù)，給成本核算、預算、結(jié)算、資金運營帶來困難。

內(nèi)部自動化辦公方面

文件制度的編制、審閱，會簽、公布、傳遞以及各種資料表格的填寫上報還使用傳統(tǒng)方法，效率低，程序繁雜，信息不能共享；

工作日程，會議、車輛、人員的安排、更改、狀態(tài)等信息無法做到即時可視化管理；

對需要外出開展業(yè)務的人員，無法實現(xiàn)域外移動辦公，每位員工不可能直接登陸國際互聯(lián)網(wǎng)辦公，域外域內(nèi)通訊不暢；

對人員的管理，如績效考核、出勤、工作日志無法電子化管理。

外貿(mào)信息管理系統(tǒng)構(gòu)建規(guī)劃

根據(jù)客戶需求和公司外貿(mào)業(yè)務管理存在的問題，結(jié)合公司業(yè)務流程特點，初步對外貿(mào)信息管理系統(tǒng)的構(gòu)建規(guī)劃如下：

遵循的原則

系統(tǒng)的、整體規(guī)劃原則。企業(yè)信息系統(tǒng)可以分解為一組相關的子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)之間相互關

聯(lián)、配合，共同實現(xiàn)系統(tǒng)的總目標，各系統(tǒng)之間要統(tǒng)一、協(xié)調(diào)、關聯(lián)、相互促進，才能達到事半功倍的效果。

一把手參與原則。開發(fā)工作周期長、耗資大、系統(tǒng)復雜，涉及到企業(yè)的方方面面，需要各部門人員的配合協(xié)作，影響到企業(yè)的制度、文化、管理方式等深層次問題，所以開發(fā)的成敗很大程度上取決于領導層的支持和參與。

與外貿(mào)公司的實際相結(jié)合原則。企業(yè)信息系統(tǒng)是一個復雜的系統(tǒng)，是用來解決實際問題的，所以開發(fā)前期必須進行大量實際情況調(diào)研，認真進行整體規(guī)劃，細致做好每階段工作，絕不能想著一蹴而就；

謹慎、靈活、務實的原則。實施時要以某一個生產(chǎn)單元為試點，初步成功后再逐步推廣，不能一下子求快、求大、求全，也不能認為企業(yè)信息管理系統(tǒng)是萬能的，只要用了它，就包治百病。事實上，我國盲目快進上ERP的企業(yè)，失敗的不在少數(shù)，只有通過謹慎、靈活、實用來規(guī)避這樣的風險。

技術(shù)統(tǒng)一原則。采用Oracle數(shù)據(jù)庫作為后臺，進行數(shù)據(jù)庫集約管理；采用統(tǒng)一的碼制，明細編碼級次，建立共享數(shù)據(jù)安全機制，保證數(shù)據(jù)的可回溯性和一致性。

機構(gòu)設置

要充分認識企業(yè)信息化的作用，全面有效地推動企業(yè)信息化工作，擬成立外貿(mào)信息化工作委員會，設立信息主管(CIO)，信息主管必須由企業(yè)的高層擔任，具體分工(略)

系統(tǒng)整體功能框架設計

針對某外貿(mào)公司存在的管理問題，其信息管理系統(tǒng)初步設計為4個子系統(tǒng)，隨著發(fā)展以后在此基礎上再建設其他子系統(tǒng)。

OA自動辦公系統(tǒng)

辦公桌(新聞、日程)

未閱信息(未閱通知、待辦信息)

公文管理(收文、發(fā)文、檔案)

公共信息(規(guī)章制度、電子期刊)

在線交流(網(wǎng)絡尋呼、網(wǎng)絡會議)

個人辦公(工作日記、個人信息、計劃部結(jié))

行政辦公(車輛管理、會議、用品、圖書管理)

人力資源(招聘、合同、績效、考勤、工資、報銷、培訓)

系統(tǒng)管理(權(quán)限、保護、安全)

ERP資源計劃系統(tǒng)

供應鏈管理(物流毛料、庫存、發(fā)貨、海關，采購工裝、刀具，現(xiàn)場需求)

技術(shù)管理(技術(shù)文件、圖紙、規(guī)范查閱，數(shù)控程序傳輸)

質(zhì)量管理(不合格品審理、特種工藝、質(zhì)量體系標準、SPC統(tǒng)計分析)

生產(chǎn)現(xiàn)場管理(生產(chǎn)計劃、臨時任務、在制品、故障信息，設備、人員狀態(tài))

客戶管理(訂單需求、客戶營銷、開發(fā))

財務系統(tǒng)(成本控制、資金運營，預算結(jié)算)

外貿(mào)電子商務系統(tǒng)

日常工作(消息欄、任務管理、執(zhí)行審批)

客戶管理(國外客戶、生產(chǎn)廠家)

商品管理(商品管理、樣品管理、查詢統(tǒng)計分析)

出口管理(報價單、預審合同、成本分析、出口定單、明細單、購貨合同、托單管理、出口業(yè)務進程、運輸管理)

進口管理(進口合同、成本分析、進口業(yè)務進程)

資金管理(費用管理、銷售臺帳、應收款、應付款)

綜合分析(統(tǒng)計分析、統(tǒng)計匯總、查詢統(tǒng)計)

系統(tǒng)管理(基礎數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)備份、系統(tǒng)參數(shù)、編碼規(guī)則、操作日志)

外貿(mào)項目管理

項目需求(型號需求、主制信息)

定單管理(訂單跟蹤、在手訂單)

收匯管理(貨款回收、票據(jù)預警)

戰(zhàn)略決策(監(jiān)控、分析、決策)

結(jié)語

信息化時代，信息化、數(shù)字化將是企業(yè)升級換代的必由之路，但在進行信息化之前必須對企業(yè)自身進行全面縝密的管理診斷。企業(yè)診斷是信息化前很關鍵的一步，如果不診斷就盲目進行信息化，就像醫(yī)生給病人不檢查就開藥一樣。所以我們要找準企業(yè)的癥結(jié)所在，然后有針對性地設計企業(yè)信息化方案，從整體和根本上對企業(yè)進行一次變革，那樣才會達到事半功倍的效果，讓企業(yè)如虎添翼。