徐建軍

前言

隨著市場經濟的不斷發(fā)展,企業(yè)間的競爭日益激烈,企業(yè)擁有一定的應收賬款是正常的,但如果應收賬款數(shù)額過大、增幅過快,就會影響企業(yè)的資金周轉,嚴重的會影響企業(yè)生產的正常進行,使其財務狀況惡化。因此,企業(yè)要認真分析應收賬款的成因,并及時采取各種措施催收應收款項,以降低經營風險、改善企業(yè)的財務狀況。加強應收賬款的管理,對提高資金使用率、降低企業(yè)風險具有十分重要的意義。

一、應收賬款的成因

應收賬款是指企業(yè)因對外賒銷產品、材料、提供勞務及其他原因而應向購貨單位或接受勞務的單位收取的款項。企業(yè)的應收賬款包括應收賬款、應收票據(jù)、其他應收款等,但我在這里是以應收賬款作為所要討論的對象。

(一)商業(yè)競爭

在社會主義市場經濟條件下,市場競爭激烈,企業(yè)為了能在市場競爭中占有一席之地,就必須增加市場份額,擴大市場占有率,提高自身的經濟效益。出于擴大銷售的競爭需要,企業(yè)除利用產品質量、價格、品牌、售后服務、廣告、現(xiàn)金折扣等手段外,賒銷作為擴大產品銷售的重要手段之一,越來越被企業(yè)所采用。競爭迫使企業(yè)以各種手段擴大銷售,賒銷是擴大銷售的手段之一,因為顧客會從賒銷中得到好處,這是形成應收賬款的主要原因。

(二)銷售實現(xiàn)和收到款項的時間存在差距

企業(yè)發(fā)出商品后,向購貨單位開出銷售發(fā)票,并在當期確認了銷售收入,貨款卻往往沒有同步收回,導致物流與資金流脫節(jié)。這種商品銷售和收到貨款時間的不一致性,這就產生了應收賬款。

(三)應收賬款內部管理不力

企業(yè)缺乏商業(yè)信用意識,如沒有認真履行合同約定的條款而違約或因質量異議未能及時處理,導致對方拒付貨款;因客戶惡意欺詐或銷售人員攜款潛逃,導致款項無法收回。企業(yè)信用管理不力,盲目地對信用不好的企業(yè)賒銷,加上追討欠款工作不力,導致貨款難以收回等原因形成應收賬款。

二、應收賬款管理中存在的問題

應收賬款最終成為壞賬、呆賬,是由于企業(yè)管理十分混亂,內部控制相當薄弱,主要表現(xiàn)在以下幾個方面:

(一)企業(yè)并沒有樹立正確的應收賬款管理目標。片面追求利潤最大化,而忽視了企業(yè)的現(xiàn)金流量,因而沒有設置“應收賬款回收率”這樣的指標。

(二)沒有應收賬款管理的責任部門。

(三)對應收賬款的會計監(jiān)督相當薄弱。沒有建立應收賬款臺賬管理制度,沒有對應收賬款進行輔助管理或者僅按賬齡進行輔助管理。

三、應收賬款的管理措施:事前控制、事中控制、事后控制

(一)事前控制

應收賬款積累過多,會影響企業(yè)的財務狀況和正常經營,單純的事后催收和控制遠不能解決問題,不能清除應收賬款對企業(yè)各方面的消極影響,這就促使企業(yè)要創(chuàng)新思維,把眼光投向事前控制,也就是源頭控制。

1.客戶信用管理即信用政策

企業(yè)應重視對往來客戶資信程度的評估,并利用計算機建立有關檔案管理系統(tǒng),主要選擇重點客戶、長期往來客戶作為內部評估對象,通過各種渠道了解和確定客戶的信用等業(yè)應收賬款。在買方市場條件下,要有效保護企業(yè)利益,必須制定切實可行的信用政策。

(1)建立客戶檔案,開展信用評價。

建立客戶檔案包括客戶的信用標準、償付能力、資本、抵押品和經濟狀況。

信用標準:信用品質是評價客戶信用的首要因素,是客戶履行償還債務的態(tài)度。這主要通過了解客戶以往的付款履約記記錄進行評價。

(2)制定信用額度,控制應收賬款規(guī)模

企業(yè)要根據(jù)成本效益原則,制定合理的信用額度,控制應收賬款規(guī)模。

信用條件:信用條件就是指企業(yè)接受客戶信用定單時所提出的付款要求,主要包括信用期間和現(xiàn)金折扣政策。

信用條件的基本表達方式如“2/10,n/60”,意思是:若客戶能夠在發(fā)票開出后的10日內付款,可以享受2%的現(xiàn)金折扣;如果放棄折扣優(yōu)惠,則全部款項必須在60日內付清。在此,60天為信用期間,2%為現(xiàn)金折扣率。

首先,信用期間是指企業(yè)允許客戶從購貨到支付貨款的時間間隔。

其次,現(xiàn)金折扣政策實際上是對現(xiàn)金收入的扣減,企業(yè)決定是否提供以及提供多大幅度的現(xiàn)金折扣,應權衡提供現(xiàn)金折扣后所得的收益和現(xiàn)金折扣成本。

(3)建立健全賒銷審批制度

企業(yè)授予客戶的信用額度,必須經公司主管領導審批后方可起用并錄入客戶檔案。在銷售過程中,銷售部門應嚴格據(jù)此限額控制交易量,不得突破,避免銷售人員憑主觀判斷,盲目決策給企業(yè)帶來損失。若客戶信用額度發(fā)生變動,還必須辦理報批和備案手續(xù)。同時,企業(yè)對信用限額的執(zhí)行情況進行定期檢查和分析,確保信用限額制定的安全。

2.完善銷售業(yè)務內部分工,明確崗位職責,責任落實到位

事前控制突出的是預防,這集中體現(xiàn)在健全機制和制度約束兩個方面,責任管理就是針對應收賬款經常出現(xiàn)的情形,以制度的形式將債權責任明確下來,規(guī)范有關人員的行為。主其要內容應有:

(1)明確劃分責任范圍。對某一家客戶在某個時段的欠款應由業(yè)務經辦人員負責。對公司全部的客戶盡可能落實到個人。

(2)明確規(guī)定應收賬款收回之前,責任人不得調離公司。

(3)明確規(guī)定對超越權限形成應收賬款和壞帳應負的各種責任。

(4)明確規(guī)定隱瞞、變更應收賬款事項應負的各種責任。

(5)明確規(guī)定不按程序辦事形成應收賬款和壞帳應負的各種責任。

(6)明確規(guī)定責任的監(jiān)督部門,防止責任管理流于形式。

3.建立應收賬款壞賬準備制度,及時進行賒銷業(yè)務的賬務處理

無論企業(yè)采取怎樣嚴格的信用政策,只要存在著商業(yè)信用行為,壞賬損失的發(fā)生總是不可避免的,因此,遵循謹慎性原則,對壞賬損失的可能性預先進行估計,并建立彌補壞賬損失的準備制度,即提取壞賬準備金就顯得極為必要。

4.開展賒銷業(yè)務培訓

確定合理的收賬程序,就是要促使客戶愿意償還貨款和施加適當壓力。

常用的應收賬款催收方式及技巧介紹

(1)電話。電話具有迅速直接的優(yōu)點。電話能加強收賬人員和客戶的關系,協(xié)助收賬人員了解客戶付款的情況和延期付款的理由,甚至可以解決小問題。缺點是不太正式,且債務人的電話承諾容易被忽略或忘記。

(2)信函。信函比較正式,可以簽發(fā)給大量客戶。設計規(guī)范專業(yè)的信函會給客戶留下良好的形象。大量的賬款可以通過信函催回。信函有時容易被忽略。如果這時用電話跟進更能引起客戶的重視。

(3)付款通知。付款通知可以通過賬單、發(fā)貨單或發(fā)票形式進行。付款通知的內容一般應包括:客戶定單號、發(fā)貨單號、金額、付款時間等。

(4)面訪。通常,少數(shù)幾個客戶占公司大部分的銷售額,他們應是關鍵的或主要的賒銷債務人,應通過經常的面訪以增進關系。此時面訪的目的應不僅僅在于收回一次貨款,而是通過與客戶交談搞清付款延遲的原因。面訪催收是追帳過程中給客戶壓力最大的一種,決不能使面訪顯得冷淡。精心的計劃與安排、深入的討論、以及搞清雙方公司運轉的方方面面都會有助于加速未來的付款。提前與合適級別的人預約好,并準時到訪。態(tài)度及語氣適中,切忌與客戶爭吵。面訪完畢回到辦公室,就給客戶回個電話,確認一下雙方討論的要點;必要時向客戶傳真一份會談紀要。

(二)事中控制

當企業(yè)發(fā)生應收賬款后, 不能消極地等待對方付款,而應該經常對所持有的應收賬款進行動態(tài)跟蹤與分析,加強日常監(jiān)督和管理,以便隨時掌握企業(yè)應收賬款的情況,及時做出科學決策。

1.加強合同管理,規(guī)范經營行為。企業(yè)銷售業(yè)務實行合同管理制度,授權有關人同與客戶簽訂銷售合同。對于金額重大的銷售合同應當通過法律顧問等專業(yè)人員審核把關。未經授權,任何人不得隨意簽訂銷售合同。

2.強銷售業(yè)務處理過程的管理。對收款、開具提貨單、發(fā)貨、結算等環(huán)節(jié)的管理,是應收賬款控制的關鍵所在。

3.選擇先進的結算方式。企業(yè)應盡可能選擇對自身有利的結算方式,加速資金回籠,減少資金在途時間。企業(yè)可在合同中約定購買方必須帶款提貨,否則不發(fā)貨,確保貨款及時回籠。

(三)事后控制

企業(yè)應收賬款發(fā)生后,業(yè)務部門應采取各種措施,盡量爭取按期回收款項,避免因為拖欠時間過長而發(fā)生壞賬。

1.實行銷售業(yè)務內部審計工作

企業(yè)定期或不定期開展銷售業(yè)務專項審計,檢查銷售內部控制制度執(zhí)行情況,防范因管理不善而出現(xiàn)挪用、貪污及資金體外循環(huán)等問題,降低經營風險。

2.建立應收賬款賬齡分析制度和應收賬款催收制度

財務部門應當開展應收賬款賬齡分析工作,對應收賬款回收情況進行監(jiān)督。企業(yè)區(qū)別賬齡長短,制定出經濟可行的收賬政策,采取靈活多樣的催討方式催討貨款,以設法收回欠款。對于已經發(fā)生的應收賬款,企業(yè)還應進一步強化日常工作,采取有力的措施進行分析、控制,及時發(fā)現(xiàn)問題,提前采取對策。這些措施主要包括應收賬款追蹤分析、應收賬款賬齡分析和建立應收賬款壞賬準備制度。

(1)應收賬款追蹤分析

應收賬款一旦為客戶所欠,賒銷企業(yè)就必須考慮如何按期足額收回的問題。要達到這一目的,賒銷企業(yè)就有必要在收賬款之前,對該項應收賬款的運行過程進行追蹤分析。

(2)應收賬款賬齡分析

企業(yè)已發(fā)生的應收賬款時間長短不一,有的尚未超過信用期,有的則已逾期拖欠。一般來講,逾期拖欠時間越長,賬款催收的難度越大,成為壞賬的可能性也就越高。

(3)應收賬款催收的方法、步驟及基本策略

收賬政策,是指當客戶違反信用條件,拖欠甚至拒付賬款時企業(yè)所采取的收賬策略與措施。

企業(yè)向客戶提供商業(yè)信用時,必須考慮:其一客戶是否會拖欠或拒付賬款,程度如何;其二怎樣最大限度地防止客戶拖欠賬款;其三一旦賬款遭到拖欠甚至拒付,企業(yè)應采取怎樣的對策。其中一、二兩個問題主要靠信用調查和嚴格信用審批制度;第三個問題則必須通過制定完善的收賬方針,采取有效的收賬措施予以解決。

3.實行貨款回籠業(yè)績考核和責任追究制

在企業(yè)管理中,考核是相當關鍵的。企業(yè)應當按“誰銷售,誰收款”原則將貨款回籠分解到每個銷售人員身上,并制定切實可行的收款計劃,明確收款金額和期限。企業(yè)領導必須高度重視應收賬款管理,關注應收賬款是否及時收回,定期組織人員召開應收賬款專題會議,對信用政策的執(zhí)行情況進行檢查,分析應收賬款形成原因,評價其合理性和潛在的風險,制定相應的對策,落實專人,采取有效措施解決存在的問題。

4.實行定期對賬制度,確保債權金額正確有效

企業(yè)財務部門應當定期或至少每年年末通過函證等方式與客戶核對應收賬款賬面余額,避免發(fā)生差錯,并保存好有關材料,確保債權法定追索權的延續(xù)。

5.轉化應收賬款形式,減少企業(yè)的呆壞賬損失

(1)將應收賬款改為應收票據(jù)。應收票據(jù)具有較強的追索權,且到期前可以背書轉讓或貼現(xiàn),在一定程度上能降低壞賬損失。

(2)應收賬款抵押與讓售。企業(yè)可通過抵押或者讓售業(yè)務將應收賬款變現(xiàn)。應收賬款抵押是企業(yè)以應收賬款為擔保,從金融機構預先取得貨款,受到客戶支付欠款時再如數(shù)轉交給金融機構作為部分借款的歸還。應收賬款讓售是企業(yè)將應收賬款出售給從事此項業(yè)務的代理機構以取得資金,客戶還款時直接支付給代理機構,一旦發(fā)生壞賬損失,企業(yè)無須承擔任何責任。

(3)建立應收賬款保險制度,參加商業(yè)保險。這種方式可把企業(yè)所不能預料的損失風險轉移給保險機構,使應收賬款的損失降至最低。

四、結論

賒銷是一種重要的促銷手段,對于企業(yè)銷售產品、開拓并占領市場具有重要意義。在企業(yè)產品銷售不暢、市場萎縮、競爭不力的情況下,或者在企業(yè)試銷新產品、開拓新市場時,為適應市場競爭的需要,適時地采取各種有效的賒銷方式,就顯得尤為必要。事實證明,很多企業(yè)的關門倒閉,不是源于沒有盈利能力,而是源于銷售額回收不力!企業(yè)需要采取合理、有效的方法加強應收款管理,保障自身利益。

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