唐　莉　曾佑軍

摘 要:文章從經(jīng)濟(jì)學(xué)角度對(duì)銀行檔案工作的管理成本進(jìn)行了分析,并指出銀行檔案工作也要樹(shù)立成本——效益觀念,最后從加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè),改進(jìn)檔案管理模式,推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的角度出發(fā),提出了減少檔案工作成本,加強(qiáng)產(chǎn)出效益的具體思路。

關(guān)鍵詞:商業(yè)銀行 檔案管理 成本 效益

中圖分類號(hào):F831 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A

文章編號(hào):1004-4914(2009)07-258-01

一、引言

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下,企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的目標(biāo)就是追求經(jīng)濟(jì)效益的最大化。追求經(jīng)濟(jì)效益的最大化也是銀行改革與發(fā)展的一個(gè)重要目標(biāo)。要實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo),就要求銀行各個(gè)部門(mén)的工作都要樹(shù)立成本——效益觀念,檔案工作也不例外。隨著銀行改革持續(xù)深入,部分商業(yè)銀行成功上市,社會(huì)經(jīng)濟(jì)形態(tài)和銀行涉及的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)都發(fā)生了顯著變化,這無(wú)疑對(duì)商業(yè)銀行的檔案工作提出了新的更高的要求。而現(xiàn)行商業(yè)銀行檔案管理模式還有較深的計(jì)劃經(jīng)濟(jì)的烙印,基本上屬于“大一統(tǒng)”的機(jī)關(guān)檔案管理模式,帶有較強(qiáng)的國(guó)家和行政檔案色彩,已無(wú)法完全適應(yīng)商業(yè)銀行的發(fā)展需要。

二、對(duì)商業(yè)銀行檔案工作的經(jīng)濟(jì)學(xué)反思

在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代,國(guó)家和政府的行政手段是推動(dòng)企業(yè)檔案工作發(fā)展的巨大外力,檔案工作的動(dòng)力很大程度上來(lái)自企業(yè)外部,易造成成本意識(shí)的缺失。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下,政府的外力推動(dòng)作用大為減弱。因此,如何增強(qiáng)企業(yè)檔案工作內(nèi)在發(fā)展的動(dòng)力是十分值得研究的問(wèn)題。

不講效益和投入產(chǎn)出的檔案管理體制是無(wú)法適應(yīng)企業(yè)發(fā)展需求的。從經(jīng)濟(jì)學(xué)的角度看,開(kāi)展檔案工作所需的要素是稀缺的。檔案工作需要人、財(cái)、物的投入,企業(yè)的投入是為了獲取檔案工作可能給企業(yè)帶來(lái)的效益,這種對(duì)成本——效益的計(jì)算是企業(yè)決策時(shí)的基本準(zhǔn)則。此外,從供需關(guān)系來(lái)分析,現(xiàn)代企業(yè)的運(yùn)營(yíng)離不開(kāi)信息資源的供給,但是信息資源既可以來(lái)自外部,也可以來(lái)自內(nèi)部,這取決于企業(yè)對(duì)成本——收益的估算問(wèn)題。商業(yè)銀行各類檔案部門(mén)作為企業(yè)內(nèi)部保存企業(yè)信息資源的基地,無(wú)疑是企業(yè)獲取信息資源時(shí)的一個(gè)重要信息源,但是,鑒于檔案信息本身的局限性以及現(xiàn)代企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)濟(jì)環(huán)境的復(fù)雜性,檔案部門(mén)并非企業(yè)的唯一信息來(lái)源,甚至可能不是主要的信息來(lái)源。企業(yè)一般是根據(jù)各部門(mén)為企業(yè)績(jī)效貢獻(xiàn)的大小來(lái)決定資源的分配,而資源的利用存在一個(gè)機(jī)會(huì)成本問(wèn)題,企業(yè)家總是希望機(jī)會(huì)成本盡可能低一些。這種企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理理念說(shuō)明,對(duì)檔案工作人員而言,轉(zhuǎn)換思路至關(guān)重要,檔案工作部門(mén)只有不斷強(qiáng)化和拓展自己的功能,為企業(yè)經(jīng)營(yíng)做出更大的貢獻(xiàn),才能得到企業(yè)家的重視,才能得到更多的資源。歸根到底,一個(gè)現(xiàn)代企業(yè)的檔案工作運(yùn)行機(jī)制能否持久良好地運(yùn)行是由成本——效益原理決定的,只有當(dāng)企業(yè)在檔案工作帶來(lái)的效益達(dá)到企業(yè)的預(yù)期目的,投入的成本有所回報(bào),并且企業(yè)在檔案工作上的投入所產(chǎn)生的機(jī)會(huì)成本很小時(shí),企業(yè)才會(huì)不斷給予投入,企業(yè)檔案工作運(yùn)行機(jī)制才能持久運(yùn)行。

當(dāng)然,由于商業(yè)銀行,尤其是國(guó)有骨干商業(yè)銀行檔案還具有社會(huì)效應(yīng)和歷史價(jià)值,目前它還無(wú)法完全套用經(jīng)濟(jì)成本理論來(lái)核算它的運(yùn)行成本,但是商業(yè)銀行的檔案工作確需關(guān)注這一問(wèn)題,樹(shù)立成本——效益觀念,建立起相應(yīng)的運(yùn)行機(jī)制,保證商業(yè)銀行檔案事業(yè)的持久健康發(fā)展。

三、對(duì)策建議

事實(shí)上,某些商業(yè)銀行的檔案管理已經(jīng)考慮到了成本和效益因素。但總的說(shuō)來(lái),商業(yè)銀行檔案管理中對(duì)成本——效益觀念的運(yùn)用還處于自發(fā)狀態(tài),存在諸多問(wèn)題和不足。筆者認(rèn)為,在建立適應(yīng)商業(yè)銀行健康發(fā)展的檔案工作運(yùn)行體制時(shí),必須充分考慮如何在檔案管理工作中控制成本投入,增強(qiáng)產(chǎn)出效益。

1.加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè),減少運(yùn)行成本。規(guī)章制度是各項(xiàng)工作順利開(kāi)展的保證,制度建設(shè)的滯后和不足會(huì)增大企業(yè)的運(yùn)行成本。歸檔制度建設(shè)滯后或不完善導(dǎo)致重要憑證文件的不足,會(huì)使企業(yè)在發(fā)生經(jīng)濟(jì)糾紛中處于不利地位。一是要依靠制度建設(shè)保證檔案工作應(yīng)有的地位,明確管理目標(biāo)和工作目標(biāo),避免檔案工作時(shí)松時(shí)緊,造成資源閑置與浪費(fèi)。二是要加快檔案制度與業(yè)務(wù)建設(shè),著重研究解決檔案工作中出現(xiàn)的新問(wèn)題、新情況和新需求,健全商業(yè)銀行檔案管理門(mén)類,確保管理制度能夠覆蓋檔案工作。三是要細(xì)化檔案管理操作規(guī)定,便于基層檔案人員準(zhǔn)確操作。形成按制度辦事、用制度管人的有效機(jī)制,促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化、制度化。

2.改進(jìn)檔案管理模式,減少管理成本。2001年,建設(shè)銀行上海市分行在全國(guó)金融系統(tǒng)首開(kāi)先河,建成了檔案中心,在其分行系統(tǒng)內(nèi)實(shí)行統(tǒng)一管理和集中保管,這種全新的檔案管理思路打破了分級(jí)保管的固定模式,提升了立檔級(jí)次,實(shí)踐證明這是壓縮成本開(kāi)支的有效措施。為此筆者建議:一是可以考慮對(duì)庫(kù)房資源進(jìn)行整合,通過(guò)檔案管理集中與實(shí)體分散保管結(jié)合的模式提高現(xiàn)有硬件設(shè)施利用率。二是改進(jìn)檔案分級(jí)保管。商業(yè)銀行檔案類型日益增多,現(xiàn)行級(jí)次劃分已經(jīng)無(wú)法滿足需要,筆者建議保留永久項(xiàng),撤銷長(zhǎng)期項(xiàng)與短期項(xiàng),設(shè)立有限期,把保存期限劃分得更加細(xì)致,加速檔案流轉(zhuǎn),減少庫(kù)房壓力和保管費(fèi)用支出。三是要改進(jìn)人員管理模式。對(duì)從業(yè)人員實(shí)行分類管理,可將從業(yè)人員分為管理者、操作員和骨干隊(duì)伍。管理者是核心,精干高效;操作員負(fù)責(zé)具體實(shí)施;骨干隊(duì)伍由操作員中的業(yè)務(wù)骨干組成。從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看,人員素質(zhì)是搞好檔案工作的基礎(chǔ),最終會(huì)減少管理成本。

3.推進(jìn)檔案信息化建設(shè),增強(qiáng)產(chǎn)出效益。由于檔案的利用者已不再局限在企業(yè)內(nèi)部,許多中介機(jī)構(gòu)、學(xué)術(shù)部門(mén)和個(gè)人也加入了利用者的行業(yè),檔案的社會(huì)功能逐漸顯現(xiàn)。信息時(shí)代,科技造就了掌握信息技術(shù)的新一代利用者,他們希望得到方便、快捷的“即時(shí)信息”。要為系統(tǒng)內(nèi)外用戶提供更好的檔案利用服務(wù),就必須提供更快的信息存取和檢索方式,強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)。首先是檔案處理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。檔案信息的數(shù)字化是整個(gè)檔案管理信息化的基礎(chǔ),檔案介質(zhì)正由以紙質(zhì)為主向數(shù)字化為主轉(zhuǎn)變。其次檔案管理實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化,讓檔案人員從繁雜的日常事務(wù)中解脫出來(lái)進(jìn)行檔案編研及信息開(kāi)發(fā)。第三檔案共享實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化,形成資源共享體系,從而提升信息資源的綜合利用效能,使檔案在為企業(yè)和社會(huì)的健康發(fā)展的服務(wù)中發(fā)揮自己的最大價(jià)值。

四、結(jié)論

商業(yè)銀行檔案是商業(yè)銀行歷史發(fā)展的真實(shí)記錄,是商業(yè)銀行經(jīng)營(yíng)管理的組成部分,在為商業(yè)銀行改革與發(fā)展提供利用的服務(wù)過(guò)程中參與了企業(yè)價(jià)值的創(chuàng)造,同時(shí)也是商業(yè)銀行歷史積累的精神文化財(cái)富。當(dāng)前,商業(yè)銀行檔案管理體制正在由機(jī)關(guān)管理模式向企業(yè)管理模式轉(zhuǎn)變,在這種轉(zhuǎn)變過(guò)程中,檔案工作必須引入成本——效益觀念,既要控制成本,也要增加產(chǎn)出,這樣才能保證商業(yè)銀行檔案工作順利實(shí)現(xiàn)三個(gè)轉(zhuǎn)變,即實(shí)現(xiàn)從文書(shū)檔案為主向業(yè)務(wù)檔案為主轉(zhuǎn)變;從被動(dòng)借閱向主動(dòng)提供服務(wù)轉(zhuǎn)變;從手工管理向現(xiàn)代化管理轉(zhuǎn)變,才能實(shí)現(xiàn)商業(yè)銀行檔案工作的持久健康發(fā)展。

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(作者單位:中國(guó)建設(shè)銀行重慶市分行,解放軍后勤工程學(xué)院 重慶 400016)(責(zé)編:鄭釗)