劉麗紅

摘 要:文章探討了企業(yè)應(yīng)用信息化的環(huán)境優(yōu)勢,分析了如何建設(shè)企業(yè)信息化以及在企業(yè)信息化實施過程中應(yīng)注意的問題,指出實現(xiàn)企業(yè)信息化是大勢所趨,也是現(xiàn)代企業(yè)的必由之路。

關(guān)鍵詞:企業(yè) 信息化建設(shè) 信息技術(shù)

中圖分類號:F626.5 文獻標(biāo)識碼:A

文章編號:1004-4914(2009)07-216-02

企業(yè)信息化是指在企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各個層次、各個環(huán)節(jié)和各個方面,應(yīng)用先進的計算機、通信、互聯(lián)網(wǎng)和軟件等信息化技術(shù)和產(chǎn)品,并充分整合、廣泛利用企業(yè)內(nèi)外信息資源,提高企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和管理水平,增強企業(yè)競爭力的過程。企業(yè)信息化是經(jīng)濟和社會信息化的重要組成部分。國外實踐證明,信息技術(shù)推動的經(jīng)濟增長比傳統(tǒng)經(jīng)濟更具有優(yōu)勢,它可以實現(xiàn)低通脹、高增長,創(chuàng)造大量就業(yè)機會,這正是經(jīng)濟學(xué)家夢寐以求的理想狀態(tài)。要使信息技術(shù)成為經(jīng)濟增長的動力,必須推動企業(yè)信息化。企業(yè)如何搞好信息建設(shè),關(guān)系到企業(yè)競爭能力和生存問題。因此,實現(xiàn)企業(yè)信息化是大勢所趨,是現(xiàn)代企業(yè)的必由之路。

一、企業(yè)應(yīng)用信息化的環(huán)境優(yōu)勢

1.信息化對企業(yè)管理的重要性。當(dāng)代管理實踐的發(fā)展與企業(yè)信息化有著密切的關(guān)系。以全面質(zhì)量管理為中心的企業(yè)管理工作需要信息技術(shù)的幫助,而企業(yè)在推進信息化的過程中,又必將融合全面質(zhì)量等管理工作的理念與內(nèi)涵。信息技術(shù)是促使組織結(jié)構(gòu)變革的催化劑,以經(jīng)濟結(jié)構(gòu)調(diào)整為主線的企業(yè)業(yè)務(wù)重組也需要信息技術(shù)的支持。隨著知識經(jīng)濟時代的到來,企業(yè)對市場反應(yīng)能力和各部門間協(xié)作的要求不斷提高,組織結(jié)構(gòu)的變革勢在必行,而信息技術(shù)正好為新型組織中的溝通和協(xié)調(diào)提供了高效的工具,使這種變革順理成章。

2.信息化對企業(yè)管理的影響。企業(yè)信息化是先進的管理思想與現(xiàn)代信息技術(shù)相結(jié)合的應(yīng)用過程,而信息技術(shù)的商業(yè)應(yīng)用價值也在于促進企業(yè)管理的科學(xué)化。隨著信息技術(shù)在企業(yè)各個管理層面的應(yīng)用和滲透,其影響必然波及企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展、組織結(jié)構(gòu)、規(guī)劃策劃、管理制度、協(xié)調(diào)控制、企業(yè)文化等等。因此,企業(yè)信息化的實施應(yīng)該與企業(yè)的制度創(chuàng)新、組織創(chuàng)新、技術(shù)創(chuàng)新、管理創(chuàng)新以及企業(yè)文化建設(shè)等結(jié)合起來。成功的企業(yè)信息化建設(shè)應(yīng)成為推動企業(yè)管理變革的契機,從而促進企業(yè)管理的優(yōu)化,然而不少企業(yè)對這點認(rèn)識不足。面對傳統(tǒng)的管理思想和管理模式對信息技術(shù)應(yīng)用的抵制與阻礙,他們往往是用現(xiàn)代化的手段去重復(fù)、模仿傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)處理流程,而沒有或者不敢去觸動所有的管理方式、管理模式,更不用說變革組織結(jié)構(gòu)了。一些企業(yè)對信息技術(shù)的應(yīng)用,往往只是從加強數(shù)據(jù)處理能力、減少差錯或節(jié)省成本等表面的作用去理解和認(rèn)識。必須明白,企業(yè)信息化應(yīng)致力于從深層次觸動企業(yè)進行管理變革,充分利用信息技術(shù)以及先進的管理思想、方法重塑企業(yè)。企業(yè)高層管理者面臨的主要挑戰(zhàn)不在于設(shè)計一種更高效的數(shù)據(jù)處理系統(tǒng),而在于創(chuàng)造一種能使人們能更有效地利用信息資源的管理環(huán)境。

二、如何建設(shè)企業(yè)信息化

1.企業(yè)的信息化建設(shè)必須圍繞“一個目標(biāo)、三大原則”。所謂“一個目標(biāo)”,就是指企業(yè)的信息化建設(shè)是以提升企業(yè)管理水平為目標(biāo)的,而不是簡單的“跟風(fēng)”。由于信息化建設(shè)的投入一般很大,如果在前期的系統(tǒng)規(guī)劃和設(shè)計中發(fā)現(xiàn)上了信息系統(tǒng)后,其收益還不如投入大,那么不如不上。當(dāng)然,這種收益是綜合性收益,包括收入的提升、成本的降低、效率的增長等。

“三大原則”就是指“管理升級、技術(shù)支持”、“總體規(guī)劃、分步實施”和“統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、互聯(lián)互通”。首先要優(yōu)化管理模式,再去選擇適合這種管理模式的軟硬件系統(tǒng),然后利用技術(shù)手段將優(yōu)化的管理模式進行固化;其次需要總體規(guī)劃,這就要求基于正確的信息化總體框架分步進行實施,因為信息系統(tǒng)的實施很復(fù)雜,若幾個系統(tǒng)同時上,可能會出錯,影響信息系統(tǒng)的應(yīng)用和正常的業(yè)務(wù)運作,而且信息化建設(shè)需要很大的投入,一次性投入大量的資金對企業(yè)來說也是個沉重的負(fù)擔(dān);最后,企業(yè)信息化建設(shè)必須遵循“統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、互聯(lián)互通”的原則,實施時要考慮下一個信息系統(tǒng)的應(yīng)用,而下一個信息系統(tǒng)的建設(shè)必須遵循上一個信息系統(tǒng)的編碼原則和技術(shù)規(guī)范。

2.誰來建設(shè)企業(yè)信息化。目前,在企業(yè)信息化建設(shè)過程中,一種比較通行的模式是:信息化管理咨詢公司負(fù)責(zé)管理咨詢、總體規(guī)劃及設(shè)計,軟件廠商、網(wǎng)絡(luò)廠商和通訊廠商提供產(chǎn)品,系統(tǒng)集成商負(fù)責(zé)各類信息產(chǎn)品的集成和實施。

信息化管理咨詢公司的特點是將企業(yè)管理優(yōu)化與信息技術(shù)應(yīng)用結(jié)合起來,考慮未來企業(yè)信息化建設(shè)到底應(yīng)如何開展,然后制定一套整體的解決方案。常見的解決方案包括管理診斷報告、業(yè)務(wù)流程優(yōu)化報告、信息化總體設(shè)計報告、各類信息系統(tǒng)的產(chǎn)品招標(biāo)文件等?；谶@些報告和文件,企業(yè)可以再進行系統(tǒng)的選型(信息化管理咨詢公司可作為技術(shù)顧問,對系統(tǒng)選型過程進行技術(shù)支持)和實施(信息化管理咨詢公司可作為系統(tǒng)實施的監(jiān)理方,為企業(yè)用戶提供工程質(zhì)量、進度、組織等支持),這樣企業(yè)就能在信息化建設(shè)中把握住方向,并不斷地完善其信息化系統(tǒng),從而提高效率、降低成本。

3.企業(yè)信息化建設(shè)的基本步驟。

(1)解決企業(yè)基礎(chǔ)管理問題。我國企業(yè)面臨的最迫切的問題是信息基礎(chǔ)建設(shè),而不是電子商務(wù)等內(nèi)容。在這一階段企業(yè)首先要進行的是企業(yè)信息化準(zhǔn)備工作,也就是說企業(yè)所有的資源是不是已經(jīng)被信息化或是數(shù)字化了。企業(yè)信息化不只在于引進系統(tǒng),而應(yīng)重在應(yīng)用,致力于企業(yè)資源的數(shù)字化處理。有的企業(yè)沒有建立起標(biāo)準(zhǔn)化的制度和體制,每個部門對同一的資源根據(jù)自己的理解數(shù)字化,結(jié)果出現(xiàn)了同一產(chǎn)品在不同部門中的編碼和命名不一致,從而造成了混亂。

(2)實現(xiàn)企業(yè)一體化的集成管理。企業(yè)應(yīng)確認(rèn)內(nèi)部的基礎(chǔ)管理是否規(guī)范化,基本管理的流程是不是通過信息化的手法來實現(xiàn)的,諸如產(chǎn)、供、銷的業(yè)務(wù)是否連貫,財務(wù)處理是否規(guī)范,與業(yè)務(wù)處理是否實現(xiàn)一體化,是否具備實時有效的計劃和預(yù)算等。特別要注意的是電算化和信息化的區(qū)別,僅僅用計算機來代替手工工作只能是電算化,是企業(yè)信息化最初級的階段,不應(yīng)認(rèn)為電算化就是對企業(yè)資源最有效的利用。在企業(yè)流程信息化過程中,改革傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu),以業(yè)務(wù)流為導(dǎo)向優(yōu)化業(yè)務(wù)方式,提高運營效率,降低成本,獲得最大的利潤,這才是集成化管理的目標(biāo)。信息化的結(jié)果是加速業(yè)務(wù)的運作,如果不對不合理的流程、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)進行變革,其結(jié)果是加劇了不合理,造成投資的浪費。

(3)實現(xiàn)對外部資源的利用。通過對外部資源的利用,實現(xiàn)對企業(yè)間的供應(yīng)鏈、客戶關(guān)系等的有效管理。激烈的市場競爭,使得企業(yè)在有效管理內(nèi)部資源的同時,必須更注重外部的工作,跟蹤客戶的情況,開發(fā)市場,密切與供應(yīng)商的聯(lián)系,迅速作出對市場變化的第一反應(yīng),適應(yīng)變化了的環(huán)境,從而獲得領(lǐng)先的地位。

4.做好人員培訓(xùn)工作。要求企業(yè)對所有員工進行先進管理思想的培訓(xùn),使所有員工都能接受新思想、新方法、新觀點、新理論,進而轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力。針對不同信息系統(tǒng)的不同項目、不同人員組織培訓(xùn)是極其必要的。由于培訓(xùn)不足導(dǎo)致信息系統(tǒng)實施項目受阻、項目拖期、不能正常運行的經(jīng)驗教訓(xùn)比比皆是。培訓(xùn)要貫穿整個信息系統(tǒng)實施過程,每實施一步都要進行相應(yīng)內(nèi)容的培訓(xùn)。同時要解決在實施過程中的“夾生飯”的問題,因為隨著信息系統(tǒng)的實施,對信息系統(tǒng)的認(rèn)識不斷加深,結(jié)合業(yè)務(wù)提出的新問題,都要通過培訓(xùn)來解決。培訓(xùn)的形式可以多種多樣,除了上課培訓(xùn),開會討論、分發(fā)學(xué)習(xí)資料組織閱讀、帶領(lǐng)企業(yè)有關(guān)人員到用戶走訪,了解其他企業(yè)的實施情況進行學(xué)習(xí),都可以作為培訓(xùn)的形式,應(yīng)根據(jù)企業(yè)的實際靈活進行。同時可以把培訓(xùn)納入到部門考核當(dāng)中,對于關(guān)鍵內(nèi)容組織答卷考試、評分,人事部門記錄在案,利用以上手段可以加強培訓(xùn)的效果。

三、企業(yè)信息化實施過程中要注意的幾個問題

1.要創(chuàng)造性地應(yīng)用信息技術(shù)。企業(yè)信息化的需求并不是顯而易見的,它需要企業(yè)認(rèn)真思考自身的使命、任務(wù)和具體的業(yè)務(wù)。利用信息系統(tǒng)的目的是獲取業(yè)務(wù)上的競爭優(yōu)勢,需要企業(yè)嚴(yán)肅審查自身的機構(gòu)、人員和管理模式,根據(jù)企業(yè)的實際需要選擇信息系統(tǒng)。企業(yè)信息化不是片面地追求自動化,企業(yè)需要創(chuàng)造性地應(yīng)用信息技術(shù)。自動化曾經(jīng)是人們熱衷追求的事物,但是隨著社會和經(jīng)濟的發(fā)展、市場需求的變化,自動化已不再像工業(yè)時代那樣輝煌了。伴隨知識經(jīng)濟時代的到來,企業(yè)需要提高對變化的反應(yīng)能力,即提高企業(yè)的“智商”。企業(yè)的“智商”水平取決于企業(yè)收集、處理和利用信息的能力。供應(yīng)問題就是研究如何滿足需求的問題,并把需求轉(zhuǎn)化為科學(xué)技術(shù)的解決方案。供應(yīng)問題也不是簡單地購買硬件或管理軟件的事情,在一定程度上,企業(yè)管理軟件商業(yè)化對企業(yè)信息化建設(shè)具有一定的積極意義。在企業(yè)信息化過程中,企業(yè)可以根據(jù)具體情況引進一些管理軟件,但要把握“度”,切不可把企業(yè)信息化與引進企業(yè)管理軟件等同起來。企業(yè)信息化建設(shè)與企業(yè)整體發(fā)展是密不可分的。在個性化、敏捷化成為企業(yè)基本生存戰(zhàn)略的今天,企業(yè)不應(yīng)滿世界地尋找和購買那些管理軟件,以致企業(yè)管理屈從于管理軟件的膨脹而浪費資源。信息化是一項長期的漸進的工作,企業(yè)應(yīng)在信息化建設(shè)的過程中逐步學(xué)會應(yīng)用信息技術(shù)。

2.建立科學(xué)的企業(yè)信息化的管理組織。在發(fā)展企業(yè)信息化過程中,過分強調(diào)集中控制或用戶控制都會造成不良的結(jié)果。企業(yè)必須建立對數(shù)據(jù)庫、通信和計算機應(yīng)用的管理標(biāo)準(zhǔn)和指南。同時,信息系統(tǒng)又必須適應(yīng)終端用戶的環(huán)境,滿足不同部門的需要。為了更好地實現(xiàn)對企業(yè)信息化的控制,企業(yè)需要處理好系統(tǒng)運行、功能開發(fā)、數(shù)據(jù)庫管理、人員培訓(xùn)和系統(tǒng)維護等集中或分散控制問題?？傮w來說,企業(yè)推行信息化應(yīng)堅持分散控制的理念,當(dāng)然這并不排斥某些方面的集中控制。借鑒先進的管理經(jīng)驗,統(tǒng)一指揮、分散發(fā)展,將有利于企業(yè)信息化的成功實施。在信息經(jīng)濟中,任何企業(yè)都需要具有網(wǎng)絡(luò)化的思維方式。從企業(yè)內(nèi)部來說,優(yōu)質(zhì)、高效與快速響應(yīng)都要求企業(yè)能夠突破傳統(tǒng)的職能界限,把企業(yè)各部門整合到一起,實現(xiàn)以職能為中心的管理向以任務(wù)或關(guān)系為中心的管理轉(zhuǎn)變。

3.企業(yè)信息化投資決策的原則。企業(yè)信息化管理表面上是一種新型信息管理系統(tǒng),實質(zhì)上是一場對企業(yè)現(xiàn)有組織結(jié)構(gòu)、管理觀念、管理方式等管理系統(tǒng)的革命性變革,已經(jīng)超越了企業(yè)本身固有的框架和模式,就像ISO9000一樣,是一種基于企業(yè)價值鏈而建立起來的規(guī)范的管理體系。企業(yè)信息化投資決策應(yīng)遵循長遠(yuǎn)性、實用性、效益性、整體性和階段性的原則。長遠(yuǎn)性是指要有長遠(yuǎn)眼光,動態(tài)地考慮信息化投資問題,不能只看到眼前利益;實用性是指結(jié)合企業(yè)實際情況選擇適當(dāng)?shù)男畔⑾到y(tǒng)和信息技術(shù),不要一味求先進;效益性是指要綜合地考慮信息化的投資,避免重建設(shè)輕管理的現(xiàn)象;整體性是指從企業(yè)整體出發(fā),綜合地提高企業(yè)各方面的能力;階段性強調(diào)信息化投資要分批投入,不斷積累經(jīng)驗,通過評估來指導(dǎo)下階段的投資。

總之,企業(yè)要生存發(fā)展,就必須進行信息化建設(shè),企業(yè)信息化應(yīng)以企業(yè)自身為主體,不應(yīng)該由IT廠商越俎代庖。在信息化建設(shè)中,應(yīng)結(jié)合實際,量力而行。企業(yè)信息化要堅持長期規(guī)劃、小步推進,在應(yīng)用中發(fā)展,不可盲目地求新求大。企業(yè)信息化要堅持及時地反思、反饋和評估,只有這樣才能鞏固前期工作的成果,總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn),為今后的工作打下基礎(chǔ)。企業(yè)信息化要堅持系統(tǒng)化實施,把信息化建設(shè)同企業(yè)管理變革、文化建設(shè)等結(jié)合起來。

參考文獻:

陳憲宇.企業(yè)信息化與企業(yè)管理變革

(作者單位:太原市自來水公司 山西太原 030000)

(責(zé)編:若佳)