李　偉　于瑞永

摘 要:文章分析了高校后勤辦公室的工作特點,著重闡述了如何提高后勤辦公室工作效率的幾點建議。

關鍵詞:辦公室 工作特點 工作效率

中圖分類號:C931.4 文獻標識碼:A

文章編號:1004-4914(2009)07-100-01

十七大報告對于科學發(fā)展觀作了最全面、最深刻、最鮮明的闡述,隨著高校后勤社會化改革的不斷深化,高校后勤的管理體制也發(fā)生了深刻的變化。1993年1月,我校膳食處改為飲食中心,將計劃經(jīng)濟體制下完全靠行政撥款辦伙的機制逐步轉變?yōu)樽载撚?、獨立核算的模擬企業(yè)運行機制。在這種形勢下,中心辦公室的任務越來越繁重。辦公室作為飲食中心對外服務的窗口,要用科學發(fā)展觀作為指導,發(fā)揮好承上啟下、溝通內(nèi)外的樞紐作用和服務職能,使各項工作走上科學化、規(guī)范化、制度化的道路,進一步提高辦公效率顯得尤為重要。

一、辦公室的工作特點

1.工作繁雜,綜合性強。后勤部門的辦公室工作具有工作繁雜、綜合性強的特點。辦公室事多,辦公室工作涉及到人事、工會、檔案資料及行政事務性工作,而且有很多工作是臨時性、突發(fā)性的,千頭萬緒、包羅萬象,瑣碎零散的事應接不暇,都要處理解決。因此,有人認為辦公室工作就是打雜。其實不然,辦公室與各科室、各食堂的溝通協(xié)調(diào),承上啟下,溝通內(nèi)外,事無巨細都要參與,責任重大,綜合性強。

2.綜合協(xié)調(diào),服務性強。后勤部門辦公室工作的突出特點是綜合協(xié)調(diào),服務性強。辦公室每天處理的工作雖不是單位的工作重點,但都是圍繞著中心工作展開的,辦公室為保障各項工作任務的順利完成,綜合協(xié)調(diào),為各科室各部門服務,為食堂服務,為師生員工服務,是辦公室的基本職責。辦公室下轄資料室,資料室除對紙質(zhì)資料的收集,還應該是中心信息的集散地,對各式各類信息進行篩選匯總,以便于為中心各科室、各食堂提供服務真正發(fā)揮應有的作用。

二、以人為本,提高辦公室工作效率

1.加強自身學習,提高辦公室工作人員的思想政治素質(zhì)。高效的管理活動是通過工作人員完成的,辦公室工作人員的素質(zhì)直接決定了工作效率的高低。以人為本、不斷提高工作人員的思想政治素質(zhì)是提高辦公室工作效率的前提。辦公室工作人員要認真學習黨的路線、方針和政策,提高政治敏銳性,講政治、顧大局,深入食堂基層,同后勤社會化改革發(fā)展的實際情況相結合,具備較高的思想覺悟和政策水平,并積極轉變思想觀念,由被動服務型轉為主動服務型,積極高效地完成溝通內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右的職能作用。

2.從某種意義上來說,后勤辦公室人員的知識面的廣度決定了其工作能力的高低。辦公室的工作涉及人事、工會、檔案資料等多個層面,工作人員對于文秘、管理、經(jīng)濟、法律、檔案等方面的知識都要有所掌握,對于國家相關法律也要及時了解,對于中心的政策、管理制度要準確把握,這樣處理問題才會游刃有余,凸顯原則性。

3.辦公室人員應具備四個能力。辦公室人員應具備管理能力、解決問題的能力、創(chuàng)新能力和處理突發(fā)事件的能力。傳統(tǒng)的經(jīng)驗式管理雖然可操作性較強,有利于處理固定的程序化的日常事務,但往往不能適應形勢變化,這就要求辦公室人員要有管理能力,加強科學化管理,提高解決問題的能力和創(chuàng)新能力,對于工作中出現(xiàn)的突發(fā)情況,要冷靜面對,協(xié)調(diào)處理,增強處理突發(fā)事件的能力。這四個能力的建設對于提高辦公室工作效率有著極其重要的作用。

4.用心做事是對辦公室人員的必然要求。辦公室工作看似瑣碎,如果不認真嚴謹就會造成“明天開會”的工作失誤,因此辦公室人員處理任何事情都要留心、用心,分清事情的輕重緩急,認真嚴謹,確保工作有條不紊,忙而不亂,提高工作效率。

5.創(chuàng)建和諧愉快的工作氛圍, 使人的積極性、主動性充分發(fā)揮。從心理學的角度分析,人在獲得了生活基本條件的需要之后, 就產(chǎn)生了更高層次的需要,即對社會的需要,也就是社會對于人社會價值的承認。每個人都希望個人的努力和付出能得到社會認可,實現(xiàn)作為一個人的價值。辦公室也是一個小“社會”,每一工作人員都有責任共同營造一種團結和睦的工作氛圍,互相關心、支持,減少矛盾的產(chǎn)生,雖然各個崗位職責不同,但在工作需要的時候, 要互相“補臺”,防止工作中出現(xiàn)“漏球”的現(xiàn)象,彼此之間多一份理解與支持, 減少工作失誤率。

三、規(guī)范工作程序,實行辦公室目標管理

隨著后勤社會化改革的發(fā)展,飲食中心開始實行事業(yè)單位模擬企業(yè)化運行。2001年,中心就引入了ISO9001國際質(zhì)量管理體系認證,按照質(zhì)量管理體系的要求規(guī)范工作程序和目標管理是一種科學、高效的管理辦法。按照科學發(fā)展觀的要求,在遵守國家法律、各項規(guī)章制度的基礎上,結合辦公室工作實際,細化各項規(guī)章制度,使辦公室各項工作規(guī)范化、系統(tǒng)化、流程化,避免經(jīng)驗管理,建立和完善適合于辦公室工作特點的日常工作制度,使各項工作都能有章可循,逐步建立明晰的流程圖,以減少工作失誤,提高工作效率。

在實施目標管理中,首先要使辦公室工作人員的意志和行動統(tǒng)一在總體目標之下,形成共同行動的基礎,同時,辦公室每項工作由一人負責為主,其他人員積極配合,團結協(xié)作,達到人少同樣增效的目的。實行目標管理,能夠開發(fā)辦公室每個工作人員的潛在能力,充分發(fā)揮其主動性和創(chuàng)造性,進一步促進工作質(zhì)量和辦事效率的提高。

四、增強效率意識,堅持科學發(fā)展,提高辦公室工作效率

隨著高校后勤社會化改革的不斷深化,后勤辦公室各項工作更趨繁雜化,適應工作節(jié)奏、提高工作效率的前提是要增強效率意識,樹立良好的服務理念,從被動服務型轉變?yōu)橹鲃臃招?。增強效率意識,一是要有創(chuàng)新意識,逐步改進工作方法,眾所周知,辦公室的工作多數(shù)處于被動狀態(tài),這樣就要求辦公室人員善于在被動工作中主動發(fā)現(xiàn)問題解決問題,從而及時總結經(jīng)驗,在以后的工作中遇到類似問題處理起來就會游刃有余。二是緊緊圍繞辦公室上下溝通、左右協(xié)調(diào)的職能,工作到位而不越位,增強時間觀念,注重超前意識?！坝惺戮娃k、快事急辦”,遇事不拖、不等、不靠,處理問題要有前瞻性,要發(fā)揮出積極性、主動性和創(chuàng)造性,在處理具體問題時認真嚴謹,在對待發(fā)展問題上大膽創(chuàng)新,這樣才能不斷提高辦公室工作效率。

五、加強辦公自動化建設,實現(xiàn)管理工作現(xiàn)代化,是提高工作效率的重要保障

當代科學技術的迅猛發(fā)展, 為實現(xiàn)現(xiàn)代化辦公提供了便利的技術支撐?，F(xiàn)代化辦公模式在提高工作效率的同時,也能達到省人、省時、省力的目的,不斷完善的網(wǎng)上辦公系統(tǒng),能夠提高辦公室與各部門、各基層單位的信息溝通速度,有效發(fā)揮辦公室上下溝通、左右協(xié)調(diào)的職能作用。

總之,提高工作效率是一個系統(tǒng)工程,需要我們在實踐中不斷思考和探索,總結經(jīng)驗教訓,更需要全體辦公室人員通力合作,以科學發(fā)展觀為指導,不斷提高辦公室工作效率,為后勤事業(yè)的又好又快發(fā)展做好服務保障工作。

(作者單位:清華大學飲食服務中心 北京 100084)(責編:賈偉)