期刊是高校圖書館文獻信息中的一個重要信息源,期刊工作在高校圖書館工作中的比重越來越大,而過刊管理是高校圖書館期刊管理的重要組成部分,它對文獻資源建設(shè)有重要影響。隨著教育改革的深入,高校讀者隊伍對文獻意識增強,信息需求量增大,過刊問題也就凸現(xiàn)出來,因此,解決過刊管理與利用的問題是高校圖書館同仁們的當(dāng)務(wù)之急。
一、 過刊的優(yōu)勢與作用
過刊是指“過期期刊”,是上一年的期刊經(jīng)過一年的閱覽之后,下架裝訂成冊,重新分類、加工,以合訂本形式出現(xiàn)的期刊。過刊不等于內(nèi)容過時,過刊的最佳時效性為五至六年,它有以下幾種特別的優(yōu)勢。
(一)專業(yè)性和學(xué)術(shù)性強
高校圖書館期刊文獻資料是一個不斷發(fā)展的文獻體系,過刊通過長期的積累、有價值的知識凝聚,成為專題資料的重要情報源,各高校根據(jù)本校的教學(xué)與科研需求,收藏具有一定的學(xué)術(shù)性,研究性的專業(yè)期刊。
(二)連續(xù)性、完整性
各高校過刊資源的連續(xù)性,完整性是衡量期刊工作好壞與否的標準之一,各高校圖書館在訂購期刊中,十分重視信息資源的連續(xù)性和完整性,使本館館藏過刊的結(jié)構(gòu)向精、準、全的方向發(fā)展,在本校的教學(xué)和科研工作中充分發(fā)揮其參考價值和使用價值。
(三)數(shù)量多、信息量大
在知識經(jīng)濟迅猛發(fā)展的今天,期刊數(shù)量也以驚人的速度發(fā)展,許多新刊如雨后春筍般誕生,許多老刊發(fā)行周期縮短,因此,過刊的數(shù)量急劇增加,高校各館過刊入館總量逐年遞增,這就為過刊資源打下了雄厚基礎(chǔ),也是開發(fā)利用過刊資源的物質(zhì)保證。
二、建立過刊的科學(xué)管理體系
科學(xué)管理過刊是搞好閱讀服務(wù)的重要環(huán)節(jié),傳統(tǒng)的管理方式是以藏為目的,給過刊文獻利用帶來層層障礙??茖W(xué)管理的根本點就在于使館藏過刊文獻在有序化條件下,建立一個既準確迅速、又簡單科學(xué)的藏刊存取系統(tǒng)。因此,探索一套符合現(xiàn)代信息服務(wù)多功能的科學(xué)管理方式,是搞好過刊管理的必要手段。以下是筆者認為可采取的措施:
(一)建立良好的館藏過刊體系
要做好過刊信息的開發(fā)利用,就必須有一個良好的過刊信息源,我們要擺脫“重書輕刊”、“重藏輕用”的傳統(tǒng)束縛,確保館藏過刊的連續(xù)性、系統(tǒng)性和完整性,這樣才是讀者利用過刊資源的前提保障。
(二)建立合理的過刊加工閱讀制度
現(xiàn)刊下架后,及時統(tǒng)計缺刊,及時補訂;脫落、破損及時粘貼,力求收集完整。在借閱過刊中,加強使用代書板意識,工作人員做好監(jiān)督工作。
(三)剔除利用率低的過刊
各高校根據(jù)讀者群的專業(yè)水平的不同,對過刊的調(diào)整是不可避免的。隨著社會的進步,新知識的不斷涌現(xiàn),過刊的使用期限也在變化,所以及時剔除一些非專業(yè)性、娛樂性和一些長期積壓無人問津的過刊,才能保證過刊的活力和質(zhì)量。
(四)對過刊實行計算機管理
隨著時間的推移,過刊數(shù)量與日俱增,給資料的保存和讀者的檢索都帶來不便,實行計算機管理可以充分發(fā)揮過刊的利用價值。過刊的計算機管理包括對過刊進行全面清理、整理、分類、編目,建立書目檔案,讀者通過數(shù)據(jù)庫就可以了解所需文獻的入藏情況,大大地提高了工作效率。
(五)增加過刊開放時間
過刊室應(yīng)與現(xiàn)刊一樣,全天開放以滿足讀者需求;工作人員應(yīng)做好過刊工作要目介紹,使過刊得到最大限度地利用。
三、過刊管理存在的問題
(一)過刊收藏不完整
由于期刊從采訪——驗收——加工編目——現(xiàn)刊管理——裝訂——編目——過刊管理,需經(jīng)過七種環(huán)節(jié),在此過程中,有郵局來刊不全,也有借閱中丟失、污損嚴重等因素,從而造成期刊的不完整,影響到過刊收藏的不完整。
(二)過刊利用率低
受傳統(tǒng)觀念影響,許多高校不重視過刊管理,大都停留在簡單的閱覽中,不準外借;很少考慮到資源的開發(fā),這樣大大浪費了信息資源,使過刊利用率降低。
(三)過刊全部收藏積壓嚴重
首先,藏刊多,裝訂費用高,占庫房空間多,加工、整理、管理任務(wù)較重。其次,為保證過刊裝訂的完整性,有的高校一刊多訂,既使期刊經(jīng)費緊張,又使庫房空間緊張。
(四)加強過刊管理人員素質(zhì)
多年來,圖書館對過刊資源管理不夠重視,有人認為,過刊管理只不過是“照攤子”,隨便找個人就行了,這種狀況造成過刊的資源浪費。高校圖書館必須樹立新觀念,提高管理人員自身素質(zhì)修養(yǎng),以人為本,變被動服務(wù)為主動服務(wù)。
四、我館在過刊管理中采取的措施
(一)確定過刊裝訂厚度
我館每年訂購1600余種期刊,過刊入藏量約為5500冊,館藏過刊總數(shù)超過50000冊,每年年初開始裝訂上一年度積累的過刊,我館有專門的工作人員進行分類、編目、裝訂,裝訂一般在3厘米左右,具體厚度視期刊薄厚而定。
(二)做好過刊裝訂工作
過刊在裝訂過程中,一定要把好質(zhì)量關(guān)、時間關(guān)。質(zhì)量上,統(tǒng)一紙張,歷年來全部用13克有韌性牛皮紙;還要避免錯訂、漏訂現(xiàn)象。裝訂人員在裝訂過程中,要特別注意增刊、贈刊等的裝訂,在保證質(zhì)量前提下,做到裝訂及時,以便更好地滿足讀者對文獻信息的需求。
(三)建立過刊計算機管理
對過刊進行整理、分類編目,按類別排架,才能夠為以后的科學(xué)管理打下基礎(chǔ),內(nèi)容包括刊名、訂購號、國際刊號、統(tǒng)一刊號、分類號、年代號等為讀者提供信息檢索來源。
(四)過刊裝幀美觀大方
過刊進入計算機后,封面、書棱上的刊名、期號用統(tǒng)一字體打印;書標統(tǒng)一在計算機上打印,粘貼在書棱底部3.5厘米處,外加薄膜,便于排架,便于保存。
綜上所述,過刊工作在圖書館工作中有著重要地位,起著重要作用,不可忽視.我們要最大限度地開發(fā)和利用過刊潛在的信息資源,提高過刊的利用率,發(fā)揮其應(yīng)有的社會效益和經(jīng)濟效益。
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(作者簡介:劉亞梅(1956—)女,館員,期刊部主任,陜西省榆林學(xué)院圖書館。)