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        淺談高校圖書館過刊管理與利用

        2009-07-22 03:35:34劉亞梅
        群文天地 2009年4期
        關(guān)鍵詞:過刊編目科學(xué)管理

        期刊是高校圖書館文獻(xiàn)信息中的一個(gè)重要信息源,期刊工作在高校圖書館工作中的比重越來越大,而過刊管理是高校圖書館期刊管理的重要組成部分,它對(duì)文獻(xiàn)資源建設(shè)有重要影響。隨著教育改革的深入,高校讀者隊(duì)伍對(duì)文獻(xiàn)意識(shí)增強(qiáng),信息需求量增大,過刊問題也就凸現(xiàn)出來,因此,解決過刊管理與利用的問題是高校圖書館同仁們的當(dāng)務(wù)之急。

        一、 過刊的優(yōu)勢(shì)與作用

        過刊是指“過期期刊”,是上一年的期刊經(jīng)過一年的閱覽之后,下架裝訂成冊(cè),重新分類、加工,以合訂本形式出現(xiàn)的期刊。過刊不等于內(nèi)容過時(shí),過刊的最佳時(shí)效性為五至六年,它有以下幾種特別的優(yōu)勢(shì)。

        (一)專業(yè)性和學(xué)術(shù)性強(qiáng)

        高校圖書館期刊文獻(xiàn)資料是一個(gè)不斷發(fā)展的文獻(xiàn)體系,過刊通過長期的積累、有價(jià)值的知識(shí)凝聚,成為專題資料的重要情報(bào)源,各高校根據(jù)本校的教學(xué)與科研需求,收藏具有一定的學(xué)術(shù)性,研究性的專業(yè)期刊。

        (二)連續(xù)性、完整性

        各高校過刊資源的連續(xù)性,完整性是衡量期刊工作好壞與否的標(biāo)準(zhǔn)之一,各高校圖書館在訂購期刊中,十分重視信息資源的連續(xù)性和完整性,使本館館藏過刊的結(jié)構(gòu)向精、準(zhǔn)、全的方向發(fā)展,在本校的教學(xué)和科研工作中充分發(fā)揮其參考價(jià)值和使用價(jià)值。

        (三)數(shù)量多、信息量大

        在知識(shí)經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展的今天,期刊數(shù)量也以驚人的速度發(fā)展,許多新刊如雨后春筍般誕生,許多老刊發(fā)行周期縮短,因此,過刊的數(shù)量急劇增加,高校各館過刊入館總量逐年遞增,這就為過刊資源打下了雄厚基礎(chǔ),也是開發(fā)利用過刊資源的物質(zhì)保證。

        二、建立過刊的科學(xué)管理體系

        科學(xué)管理過刊是搞好閱讀服務(wù)的重要環(huán)節(jié),傳統(tǒng)的管理方式是以藏為目的,給過刊文獻(xiàn)利用帶來層層障礙??茖W(xué)管理的根本點(diǎn)就在于使館藏過刊文獻(xiàn)在有序化條件下,建立一個(gè)既準(zhǔn)確迅速、又簡單科學(xué)的藏刊存取系統(tǒng)。因此,探索一套符合現(xiàn)代信息服務(wù)多功能的科學(xué)管理方式,是搞好過刊管理的必要手段。以下是筆者認(rèn)為可采取的措施:

        (一)建立良好的館藏過刊體系

        要做好過刊信息的開發(fā)利用,就必須有一個(gè)良好的過刊信息源,我們要擺脫“重書輕刊”、“重藏輕用”的傳統(tǒng)束縛,確保館藏過刊的連續(xù)性、系統(tǒng)性和完整性,這樣才是讀者利用過刊資源的前提保障。

        (二)建立合理的過刊加工閱讀制度

        現(xiàn)刊下架后,及時(shí)統(tǒng)計(jì)缺刊,及時(shí)補(bǔ)訂;脫落、破損及時(shí)粘貼,力求收集完整。在借閱過刊中,加強(qiáng)使用代書板意識(shí),工作人員做好監(jiān)督工作。

        (三)剔除利用率低的過刊

        各高校根據(jù)讀者群的專業(yè)水平的不同,對(duì)過刊的調(diào)整是不可避免的。隨著社會(huì)的進(jìn)步,新知識(shí)的不斷涌現(xiàn),過刊的使用期限也在變化,所以及時(shí)剔除一些非專業(yè)性、娛樂性和一些長期積壓無人問津的過刊,才能保證過刊的活力和質(zhì)量。

        (四)對(duì)過刊實(shí)行計(jì)算機(jī)管理

        隨著時(shí)間的推移,過刊數(shù)量與日俱增,給資料的保存和讀者的檢索都帶來不便,實(shí)行計(jì)算機(jī)管理可以充分發(fā)揮過刊的利用價(jià)值。過刊的計(jì)算機(jī)管理包括對(duì)過刊進(jìn)行全面清理、整理、分類、編目,建立書目檔案,讀者通過數(shù)據(jù)庫就可以了解所需文獻(xiàn)的入藏情況,大大地提高了工作效率。

        (五)增加過刊開放時(shí)間

        過刊室應(yīng)與現(xiàn)刊一樣,全天開放以滿足讀者需求;工作人員應(yīng)做好過刊工作要目介紹,使過刊得到最大限度地利用。

        三、過刊管理存在的問題

        (一)過刊收藏不完整

        由于期刊從采訪——驗(yàn)收——加工編目——現(xiàn)刊管理——裝訂——編目——過刊管理,需經(jīng)過七種環(huán)節(jié),在此過程中,有郵局來刊不全,也有借閱中丟失、污損嚴(yán)重等因素,從而造成期刊的不完整,影響到過刊收藏的不完整。

        (二)過刊利用率低

        受傳統(tǒng)觀念影響,許多高校不重視過刊管理,大都停留在簡單的閱覽中,不準(zhǔn)外借;很少考慮到資源的開發(fā),這樣大大浪費(fèi)了信息資源,使過刊利用率降低。

        (三)過刊全部收藏積壓嚴(yán)重

        首先,藏刊多,裝訂費(fèi)用高,占庫房空間多,加工、整理、管理任務(wù)較重。其次,為保證過刊裝訂的完整性,有的高校一刊多訂,既使期刊經(jīng)費(fèi)緊張,又使庫房空間緊張。

        (四)加強(qiáng)過刊管理人員素質(zhì)

        多年來,圖書館對(duì)過刊資源管理不夠重視,有人認(rèn)為,過刊管理只不過是“照攤子”,隨便找個(gè)人就行了,這種狀況造成過刊的資源浪費(fèi)。高校圖書館必須樹立新觀念,提高管理人員自身素質(zhì)修養(yǎng),以人為本,變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。

        四、我館在過刊管理中采取的措施

        (一)確定過刊裝訂厚度

        我館每年訂購1600余種期刊,過刊入藏量約為5500冊(cè),館藏過刊總數(shù)超過50000冊(cè),每年年初開始裝訂上一年度積累的過刊,我館有專門的工作人員進(jìn)行分類、編目、裝訂,裝訂一般在3厘米左右,具體厚度視期刊薄厚而定。

        (二)做好過刊裝訂工作

        過刊在裝訂過程中,一定要把好質(zhì)量關(guān)、時(shí)間關(guān)。質(zhì)量上,統(tǒng)一紙張,歷年來全部用13克有韌性牛皮紙;還要避免錯(cuò)訂、漏訂現(xiàn)象。裝訂人員在裝訂過程中,要特別注意增刊、贈(zèng)刊等的裝訂,在保證質(zhì)量前提下,做到裝訂及時(shí),以便更好地滿足讀者對(duì)文獻(xiàn)信息的需求。

        (三)建立過刊計(jì)算機(jī)管理

        對(duì)過刊進(jìn)行整理、分類編目,按類別排架,才能夠?yàn)橐院蟮目茖W(xué)管理打下基礎(chǔ),內(nèi)容包括刊名、訂購號(hào)、國際刊號(hào)、統(tǒng)一刊號(hào)、分類號(hào)、年代號(hào)等為讀者提供信息檢索來源。

        (四)過刊裝幀美觀大方

        過刊進(jìn)入計(jì)算機(jī)后,封面、書棱上的刊名、期號(hào)用統(tǒng)一字體打印;書標(biāo)統(tǒng)一在計(jì)算機(jī)上打印,粘貼在書棱底部3.5厘米處,外加薄膜,便于排架,便于保存。

        綜上所述,過刊工作在圖書館工作中有著重要地位,起著重要作用,不可忽視.我們要最大限度地開發(fā)和利用過刊潛在的信息資源,提高過刊的利用率,發(fā)揮其應(yīng)有的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

        參考文獻(xiàn):

        [1]張仁麗.高校圖書過刊資源管理及開發(fā)利用[J].畢節(jié)師專學(xué)報(bào),2004(3).

        [2]周敬治.21世紀(jì)高校期刊工作在何方[J].大學(xué)圖書館學(xué)報(bào),2000(3).

        (作者簡介:劉亞梅(1956—)女,館員,期刊部主任,陜西省榆林學(xué)院圖書館。)

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