謝明生

摘要檢索查詢功能作為檔案網(wǎng)站的核心功能,評價(jià)檔案網(wǎng)站的重要指標(biāo),本文分析了我國檔案網(wǎng)站檢索查詢功能所存在的問題,并在此基礎(chǔ)上提出相應(yīng)的解決措施。

關(guān)鍵詞檔案網(wǎng)站檢索查詢

中圖分類號(hào):G27文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A文章編號(hào):1009-0592(2009)01-273-01

一、檔案網(wǎng)站檢索查詢功能現(xiàn)狀

為了了解當(dāng)前我國檔案網(wǎng)站的檢索查詢功能,筆者查詢了具有代表性的省、市、縣(區(qū))檔案信息網(wǎng),詳細(xì)訪問網(wǎng)站的“檔案檢索”或“查詢服務(wù)”欄目。在調(diào)查訪問中發(fā)現(xiàn)大多數(shù)檔案網(wǎng)站都設(shè)置了檔案檢索、查詢服務(wù)、開放檔案查詢等欄目,但總體來說,檔案網(wǎng)站的檢索查詢功能還比較弱,離利用者的最終需求還有一定距離。

(一)提供的檢索查詢內(nèi)容少

大多數(shù)檔案網(wǎng)站提供的只是案卷級(jí)或文件級(jí)目錄檢索,能夠?qū)崿F(xiàn)網(wǎng)上全文查詢的則寥寥無幾。首先,網(wǎng)上開放檔案目錄才3000余萬條,所占比例還很低。其次,檔案網(wǎng)站能夠提供全文檢索的很少。極少能實(shí)現(xiàn)檔案全文檢索的檔案網(wǎng)站,無一例外在查詢的時(shí)候要求用戶身份驗(yàn)證,要求注冊,再填查檔申請,申請需要批復(fù),對于查檔者極不方便。再者,部分檔案網(wǎng)站中的“檔案檢索”只是一個(gè)空殼子,沒有實(shí)質(zhì)性的內(nèi)容。點(diǎn)擊該欄目,往往彈出“該欄正在建設(shè)中”的界面。這與檔案網(wǎng)站要實(shí)現(xiàn)用戶“足不出戶,便知天下”的目標(biāo)還有很長一段距離。

(二)檔案檢索查詢途徑單一

在大部分檔案網(wǎng)站上,檢索查詢案卷級(jí)或文件級(jí)目錄,“關(guān)鍵詞”是作為檢索的唯一途徑,而象截詞檢索、加權(quán)檢索則沒有采用,也沒有設(shè)置時(shí)間、檔號(hào)之類的作為檢索項(xiàng),檢索途徑單一,難以滿足不同層次不同專業(yè)的利用者的需求。筆者曾運(yùn)用信息檢索知識(shí)使用多個(gè)檔案網(wǎng)站的檢索查詢功能,嘗試查詢幾個(gè)方面的現(xiàn)行文件和檔案目錄,結(jié)果都不理想。那么,缺乏一定檢索技能的用戶必然也會(huì)遇到同樣的問題。

(三)檢索查詢的檔案形式單一

社會(huì)的發(fā)展使得檔案形式趨向多樣化,出現(xiàn)了諸如表格、圖片、聲音、視頻等形式的檔案。目前絕大多數(shù)檔案網(wǎng)站沒有充分利用網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢,所提供的檔案信息多是文本信息,而聲音、視頻檔案很少,這樣的檔案網(wǎng)站將難以滿足現(xiàn)代利用者的需求。只有很少一些省市級(jí)檔案部門的網(wǎng)站上出現(xiàn)了如“視頻檔案”,“網(wǎng)上展廳”之類的欄目。如浙江檔案網(wǎng)的“視頻檔案”,甘肅檔案信息的網(wǎng)上展廳展出了大量的圖片檔案,效果非常好。

(四)缺少先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)信息分類檢索與導(dǎo)航系統(tǒng)

調(diào)查顯示,目前的絕大部分檔案網(wǎng)站沒有提供檢索的檔案目錄分類。多數(shù)情況下,對于往往不能表達(dá)自己真正的信息需求的社會(huì)用戶,不只如何入手。此外,“檔案檢索查詢”這一項(xiàng)服務(wù)功能,缺少與用戶互動(dòng)。又沒有供檢索方面的建議,使得用戶遇到檢索難題時(shí)往往得不到及時(shí)解答。

二、完善檔案網(wǎng)站檢索查詢功能的幾點(diǎn)建議

美國的國家檔案館網(wǎng)站(www.archives.gov)以及臺(tái)灣的國立故宮博物院網(wǎng)站(www.npm.gov.tw/index-c.htm),都具有較好的檔案檢索查詢功能,很多做法都值得我們學(xué)習(xí)借鑒。筆者認(rèn)為,檔案網(wǎng)站要完善檢索查詢功能可以從以下方面入手。

(一)加快館藏?cái)?shù)字化和數(shù)據(jù)庫建設(shè)力度,盡快實(shí)現(xiàn)全文檢索

檔案館在大力開發(fā)檔案目錄數(shù)據(jù)庫的同時(shí),還應(yīng)加強(qiáng)對館藏開放檔案的全文掃描、識(shí)別,并將其上網(wǎng)以便利用。通過檔案館的數(shù)字化建設(shè),提供網(wǎng)上檔案的全文檢索將能很快實(shí)現(xiàn),那么利用者無須到檔案館就能查詢到所需要的檔案信息。當(dāng)然,提供網(wǎng)上全文檢索,面臨著文件的保密、知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)等問題,開放哪些,開放到什么程度,是必須事前理性考慮的。這需檔案館專業(yè)人員對國家相關(guān)法規(guī)的出臺(tái)以及檔案部門對保密法、知識(shí)產(chǎn)權(quán)法的準(zhǔn)確理解和把握。

(二)提供檔案檢索的分類目錄

針對除了“檔案檢索”,沒有其他相關(guān)提示或者是引導(dǎo)利用者查詢的內(nèi)容,沒有本館開放檔案目錄的分類的問題,可借鑒北京市檔案館(www.bjma.gov.cn或www.bjma.org.cn)和杭州市蕭山區(qū)數(shù)字檔案網(wǎng)(www.archives.xs.zj.cn)對檔案檢索分類、解釋的做法。北京市檔案館將網(wǎng)站上可供檢索的檔案目錄分成了:文書檔案類、專題檔案類、專門檔案類、資料目錄類,每類后面都有詳細(xì)的介紹,如“文書檔案類:您可以進(jìn)入明清、民國檔案數(shù)據(jù)庫或建國后檔案數(shù)據(jù)庫,按不同時(shí)期查詢公務(wù)文書檔案”。杭州市蕭山區(qū)數(shù)字檔案網(wǎng)的開放檔案目錄近30多萬條,并做了詳細(xì)地分類,其中包括了文件庫、案卷庫、蕭山文章索引、多媒體檔案、照片檔案、圖書資料、檔案信息化論文、蕭山家譜目錄、民國檔案等等,方便利用者查詢到所需要的檔案信息。

(三)開展網(wǎng)上咨詢和業(yè)務(wù)聯(lián)系服務(wù),并與檔案檢索查詢結(jié)合

單一地檔案檢索查詢服務(wù),不能完全滿足利用者的查檔需求。由于利用者范圍廣,文化程度和素質(zhì)不相同,檔案網(wǎng)站查詢的時(shí)候可能會(huì)遇到很多困難。鑒于此種情況的增多,檔案網(wǎng)站應(yīng)該設(shè)置一些輔助欄目,諸如“網(wǎng)上咨詢”、“查檔答疑”、“預(yù)約服務(wù)”等,利用者可以通過網(wǎng)站將檢索相關(guān)情況及計(jì)劃到館閱檔的時(shí)間通過網(wǎng)絡(luò)交給檔案館,完成預(yù)約調(diào)卷,了解檔案閱覽所需的手續(xù),這大大節(jié)省用戶的時(shí)間。

(四)加強(qiáng)多媒體技術(shù)研究

檔案媒體形式的多樣化,可以增加利用者的利用興趣,刺激利用需求的增長。檔案部門在檔案網(wǎng)站建設(shè)或更新中應(yīng)根據(jù)本館的條件,應(yīng)盡可能提供更多種形式的檔案,可以向用戶提供檔案目錄查詢、全文瀏覽及部分聲音、照片、錄像的查詢等,以圖、文、聲、像并茂形式為用戶服務(wù),來滿足利用者多角度的需求,擴(kuò)大檔案網(wǎng)站的影響。