張敏穎

摘要:企業(yè)信息化管理有助于資金監(jiān)控水平的不斷提升,促進(jìn)財(cái)務(wù)資金監(jiān)控時(shí)點(diǎn)前移,及時(shí)為提供管理決策信息,對企業(yè)的經(jīng)營管理具有重要的意義。本文從現(xiàn)代企業(yè)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化下資金監(jiān)控面臨的信息集成、會(huì)計(jì)原始單據(jù)收集、有效監(jiān)控的問題,探討了完善解決財(cái)務(wù)資金監(jiān)控的有效途徑。

關(guān)鍵詞:信息環(huán)境財(cái)務(wù)管理資金監(jiān)控

近十年來,財(cái)務(wù)核算體系經(jīng)歷了巨大的變革,先后從手工編制賬務(wù)處理轉(zhuǎn)向電腦財(cái)務(wù)賬務(wù)處理模式,從單機(jī)版財(cái)務(wù)系統(tǒng)到網(wǎng)絡(luò)版財(cái)務(wù)信息集成系統(tǒng)的應(yīng)用,再從網(wǎng)絡(luò)版財(cái)務(wù)集成信息系統(tǒng)發(fā)展到財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化的ERP(Enterprise Resource Planning,企業(yè)資源計(jì)劃)信息系統(tǒng)的實(shí)施。雖然信息化的普及,尤其是ERP的推廣使用,促進(jìn)了企業(yè)財(cái)務(wù)管理的集約化,但是它同時(shí)也帶來了財(cái)務(wù)資金監(jiān)控的一些新問題與風(fēng)險(xiǎn)。

一、資金監(jiān)控存在的若干問題與原因分析

(一)缺乏有效的資金信息監(jiān)控共享平臺(tái)。雖然伴隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用的高速發(fā)展,國內(nèi)大中型企業(yè)已逐漸推廣并使用了ERP管理信息系統(tǒng),倡導(dǎo)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)一體化的運(yùn)營管理模式,但是真正能夠通過信息集成實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)完美協(xié)同的企業(yè)卻不多。通常企業(yè)許多業(yè)務(wù)的信息化,實(shí)際上只是手工操作的簡單遷移,并沒有從根本實(shí)現(xiàn)信息共享的有效整化與優(yōu)化。信息孤島的現(xiàn)象在部門內(nèi)的各崗位之間、公司內(nèi)各部門之間、集團(tuán)內(nèi)總分公司之間都是存在的。信息傳遞的時(shí)滯,不僅弱化了信息的有用性,而且弱化了企業(yè)對資金的控制力度。

(二)傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)信息收集方式已跟不上現(xiàn)代資金監(jiān)控的需要。目前不少企業(yè)財(cái)務(wù)核算數(shù)據(jù)收集、加工主要依靠紙質(zhì)原始單據(jù)的收集,因而資金流信息的反映往往會(huì)滯后于物流信息。通常財(cái)務(wù)核算單據(jù)首先,從外部單位進(jìn)入企業(yè)內(nèi)部;接著,在企業(yè)內(nèi)部的部門之間流轉(zhuǎn);最后,由財(cái)務(wù)人員以財(cái)務(wù)信息的形式把公司經(jīng)營結(jié)果反映出來,從而導(dǎo)致財(cái)務(wù)監(jiān)督只能停留事后監(jiān)督的層面。提升企業(yè)運(yùn)營效率與效果,將資金監(jiān)控時(shí)點(diǎn)前移,實(shí)現(xiàn)事前、事中監(jiān)控已成為當(dāng)前財(cái)務(wù)管理應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注內(nèi)容。

(三)物流與資金流之間缺乏有效監(jiān)控。從供應(yīng)鏈角度,企業(yè)的采購、庫存、銷售各環(huán)節(jié)中商品的流轉(zhuǎn)信息與其資金交易結(jié)算環(huán)節(jié)通常是不同步的,當(dāng)它們相互之間缺乏一定的紐帶,往往容易出現(xiàn)監(jiān)控的脫節(jié),從而帶來采購成本的上升、庫存商品的積壓、銷售應(yīng)收款項(xiàng)的上升。連接物流與資金流的相互關(guān)系,找出關(guān)鍵控制環(huán)節(jié)是現(xiàn)代企業(yè)資金監(jiān)控應(yīng)解決的重點(diǎn)問題。

(四)未能解決跨時(shí)空資金監(jiān)控。由于受時(shí)間、空間的限制,一方面,在集團(tuán)企業(yè)內(nèi),企業(yè)管理層因無法及時(shí)獲取各分支機(jī)構(gòu)真實(shí)、準(zhǔn)確的信息,從而引起決策的偏離與滯后;另一方面,在企業(yè)外部,企業(yè)銀行賬戶資金變動(dòng)信息、客戶資料信息無法及時(shí)更新,交易只能在指定地點(diǎn)時(shí)間、指定進(jìn)行等一系列資金信息交互問題,制約了企業(yè)的經(jīng)營管理。

二、解決信息化下資金監(jiān)控的對策

(一)建立有效的集成化資金監(jiān)控信息系統(tǒng)。要提高信息傳遞的速度,強(qiáng)化企業(yè)對資金的監(jiān)控力度,就應(yīng)著手建立集成化的實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)資金監(jiān)控平臺(tái),用于聯(lián)接各部門信息,疏通信息壁壘。有效的集成化資金監(jiān)控信息平臺(tái)應(yīng)包括業(yè)務(wù)事件信息的收集、結(jié)構(gòu)化規(guī)則與控制準(zhǔn)則的制定、會(huì)計(jì)憑證模板的設(shè)置、實(shí)時(shí)分析報(bào)告的生成。

集成化的目標(biāo)在于解決企業(yè)內(nèi)部ERP系統(tǒng)與其他各系統(tǒng)間的一致性、匹配性與協(xié)同性。因而企業(yè)構(gòu)建集成化監(jiān)控系統(tǒng),首先,要分析貨幣資金實(shí)時(shí)監(jiān)控的重點(diǎn)環(huán)節(jié)及其關(guān)鍵控制點(diǎn)與控制缺陷,明確物流、資金流、信息流集成的數(shù)據(jù)邏輯關(guān)系、控制順序、業(yè)務(wù)操作的流程與貨幣資金流向等相互間的制衡關(guān)系;其次,要梳理企業(yè)采用的ERP系統(tǒng)與各輔助信息系統(tǒng)間的相互關(guān)系,確認(rèn)資金信息流向及其相互之間數(shù)據(jù)的邏輯關(guān)系。最后,根據(jù)業(yè)務(wù)類型建立集成化監(jiān)控系統(tǒng)的各種跟蹤監(jiān)控、稽核、預(yù)警、分析報(bào)告模型,以便管理者進(jìn)行適時(shí)地監(jiān)控。

(二)以電子數(shù)據(jù)傳遞替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)原始單據(jù)。以電子數(shù)據(jù)的傳遞替代企業(yè)財(cái)務(wù)核算原始單據(jù)的數(shù)據(jù)收集、加工過程,從根本上解決純粹依靠紙質(zhì)原始單據(jù)的收集信息導(dǎo)致資金流的信息滯后于物流信息的現(xiàn)象。

信息集成化下,財(cái)務(wù)核算原始數(shù)據(jù)首先,從業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門確認(rèn)進(jìn)入信息系統(tǒng);接著,通過企業(yè)內(nèi)部的系統(tǒng)進(jìn)行加工、處理并以財(cái)務(wù)信息的形式把公司經(jīng)營結(jié)果反映出來,從而使資金監(jiān)控時(shí)點(diǎn)能夠前移,實(shí)現(xiàn)事前、事中監(jiān)控。通過貨幣資金實(shí)時(shí)監(jiān)控信息平臺(tái)高度共享了資金信息,以電子數(shù)據(jù)通過網(wǎng)絡(luò)方式信息傳遞,不僅可以延伸與客戶間業(yè)務(wù)票據(jù)的結(jié)算平臺(tái),實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)受理的跨越時(shí)間和空間。同時(shí)也可以通過電子信息的整合達(dá)到數(shù)據(jù)源的統(tǒng)一,促進(jìn)管理層人員獲取信息時(shí)僅需通過系統(tǒng)權(quán)限的設(shè)置,而不必每次再通過相關(guān)人員匯總重新整理,從而有力地保證了信息的真實(shí)性、及時(shí)性、準(zhǔn)確性。

(三)根據(jù)物流與資金流之間的關(guān)系設(shè)置有效的資金監(jiān)控。鑒于企業(yè)的采購、庫存、銷售各環(huán)節(jié)中商品的流轉(zhuǎn)信息與其資金交易結(jié)算環(huán)節(jié)通常是不同步的,管理人員應(yīng)根據(jù)現(xiàn)金流與物流在不同時(shí)間點(diǎn)上數(shù)量和金額的平衡匹配關(guān)系,設(shè)置它們之間的有效監(jiān)控方式。

以銷售環(huán)節(jié)的物流與現(xiàn)金流監(jiān)控關(guān)系為例:1、錢貨兩清的銷售業(yè)務(wù),其現(xiàn)金流與物流是一致的,因而企業(yè)的貨幣資金實(shí)時(shí)監(jiān)控可以通過對物流流出的時(shí)間與數(shù)量來監(jiān)控現(xiàn)金流入的時(shí)間和金額。例如:產(chǎn)品交付時(shí),現(xiàn)金的流入的金額應(yīng)與產(chǎn)品交付的數(shù)量與單價(jià)相乘的總額相互匹配,并且交付的時(shí)間與現(xiàn)金流入的時(shí)間也應(yīng)相互匹配。2、先取得預(yù)收款項(xiàng)的銷售業(yè)務(wù),其現(xiàn)金流先于物流,因而企業(yè)的貨幣資金實(shí)時(shí)監(jiān)控可以通過企業(yè)自身的管理監(jiān)控,實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制流程的合法性與資金的安全性。3、信用銷售(賒銷)的銷售業(yè)務(wù),其現(xiàn)金流滯后于物流,因而企業(yè)的貨幣資金實(shí)時(shí)監(jiān)控可以通過ERP系統(tǒng)對每個(gè)賒銷客戶預(yù)先設(shè)置授信額度、欠款天數(shù)等信用管理策略進(jìn)行實(shí)時(shí)有效地監(jiān)控。

三、小結(jié)

綜上所述,信息化環(huán)境下的財(cái)務(wù)資金監(jiān)控優(yōu)化是一項(xiàng)綜合性強(qiáng)的系統(tǒng)工程,它可以從信息系統(tǒng)的優(yōu)化整合、傳統(tǒng)業(yè)務(wù)流程的重組、傳統(tǒng)監(jiān)控模式與信息監(jiān)控模式的融合,以及物流與資金流之間的牽制關(guān)系等方面入手,最終實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理理念的更新與信息系統(tǒng)的有效應(yīng)用于企業(yè)的管理決策。

參考文獻(xiàn):

[1]閻達(dá)五,張瑞君. 會(huì)計(jì)控制新論—會(huì)計(jì)實(shí)時(shí)控制研究[J].會(huì)計(jì)研究,2003年,(4):3-8.

[2]張瑞君.財(cái)務(wù)管理信息化—IT環(huán)境下企業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)管理創(chuàng)新[M].北京:中信出版社,2008.

[3]英國皇家銀行學(xué)會(huì)(CIB).劉霄侖主譯.現(xiàn)金流量管理[M].北京:中信出版社,2002.