鄭小軍

一、設(shè)備、物資競(jìng)價(jià)采購(gòu)制度設(shè)計(jì)符合市場(chǎng)化機(jī)制要求

隨著改革開放的進(jìn)程,國(guó)家對(duì)鋼材、水泥等更多的建筑物資價(jià)格的放開管理,各類專業(yè)的物資市場(chǎng)不斷形成,進(jìn)一步促使企業(yè)物資采購(gòu)市場(chǎng)化。競(jìng)價(jià)采購(gòu)把單位內(nèi)部的材料供應(yīng)需求向市場(chǎng)公開要約,規(guī)定可以采用公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、和其他方式,競(jìng)價(jià)單位必須多于三家,在材料的采購(gòu)活動(dòng)中引入了競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制。杜絕了在材料采購(gòu)活動(dòng)中個(gè)別人員的弄虛作假行為,為企業(yè)在采購(gòu)環(huán)節(jié)爭(zhēng)取到最大的利益。競(jìng)價(jià)采購(gòu)的過程符合市場(chǎng)機(jī)制的內(nèi)在要求,具有極強(qiáng)的生命力。

二、制度設(shè)計(jì)要強(qiáng)調(diào)部門協(xié)作和預(yù)算管理,有助于提升企業(yè)整體管理水平和資源配置能力

設(shè)備物資競(jìng)價(jià)采購(gòu)是一個(gè)系統(tǒng)工程。表面看來設(shè)備物資競(jìng)價(jià)采購(gòu)就是設(shè)備、物資部門的事情,其實(shí)不然,它是一個(gè)職能部門協(xié)同完成的管理系統(tǒng)。從物資采購(gòu)計(jì)劃的制定、審批,競(jìng)價(jià)方案的擬定、競(jìng)價(jià)信息的發(fā)布、反饋、商業(yè)談判到最后的報(bào)批一系列過程,涉及到技術(shù)、生產(chǎn)、物資、計(jì)劃、財(cái)務(wù)、決策等部門。各部門的具體分工如下:技術(shù)部門負(fù)責(zé)施工技術(shù)設(shè)計(jì),明確材料規(guī)格型號(hào);計(jì)劃部門根據(jù)設(shè)計(jì)圖紙用量確定材料的價(jià)值預(yù)算;生產(chǎn)部門根據(jù)施工計(jì)劃確定主要材料用量報(bào)出材料計(jì)劃;物資采購(gòu)部門根據(jù)以上部門提供的資料,對(duì)物資采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行審核,按核準(zhǔn)量上報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。計(jì)劃批準(zhǔn)后進(jìn)入采購(gòu)實(shí)施階段。財(cái)務(wù)部門在物資采購(gòu)的過程中主要的職責(zé)是價(jià)格的審核和監(jiān)督,全過程參與競(jìng)價(jià)活動(dòng),不定時(shí)地了解供貨單位情況,掌握常用物資價(jià)格行情,并且要經(jīng)常性地與供貨單位聯(lián)系,抽查物資部門采購(gòu)價(jià)格的真實(shí)性。以上職能部門在設(shè)備、物資采購(gòu)中相互依賴共同組成設(shè)備、物資競(jìng)價(jià)采購(gòu)系統(tǒng),缺一不可,任何部門的缺失或者不作為,就會(huì)使設(shè)備、物資競(jìng)價(jià)采購(gòu)系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)的停滯,造成制度的缺陷和管理的漏洞,給企業(yè)帶來不必要的損失?？梢哉f只有部門協(xié)同、過程銜接、資料傳遞合理有序,才能保證競(jìng)價(jià)采購(gòu)系統(tǒng)的正常運(yùn)作。

三、制度設(shè)計(jì)要抓住設(shè)備物資采購(gòu)活動(dòng)的重點(diǎn)、難點(diǎn)問題。怎樣化最小的成本采購(gòu)到價(jià)廉物美的產(chǎn)品;怎樣控制設(shè)備、物資采購(gòu)活動(dòng)中的舞弊行為,這是采購(gòu)管理的難題

通過解讀制度不難得出設(shè)備、物資競(jìng)價(jià)采購(gòu)制度正確把握住采購(gòu)的重點(diǎn)在競(jìng)價(jià),難點(diǎn)在控制。既然是采購(gòu)價(jià)格當(dāng)然是重點(diǎn),這點(diǎn)不難理解,做好競(jìng)價(jià)工作就要注重物資價(jià)格信息。掌握了足夠的信息資源,對(duì)物資的挑選余地相對(duì)就大,就有可能化最少的資金,得到價(jià)廉物美的產(chǎn)品?？刂凭褪且刂七^程,具體來說就是要做好兩項(xiàng)工作,這就是計(jì)劃量的控制和價(jià)格真實(shí)性的控制。計(jì)劃的控制首先是設(shè)計(jì)圖的控制,怎樣做到合理設(shè)計(jì)、優(yōu)化設(shè)計(jì),在設(shè)計(jì)的環(huán)節(jié)解決材料節(jié)約的問題。這是制度在材料采購(gòu)成本管理層面給我們出的一個(gè)考題。價(jià)格真實(shí)性的控制更多地要依賴我們員工的職業(yè)素質(zhì),但是也要注重外部的監(jiān)督,制度加強(qiáng)了崗位控制,做到采購(gòu)、保管、監(jiān)督等不相容崗位的分離,這點(diǎn)非常重要。具體規(guī)定了設(shè)備、物資部門主管原則上不參與直接采購(gòu),大宗物資要進(jìn)行聯(lián)合采購(gòu),這樣強(qiáng)化了職能部門內(nèi)部的監(jiān)督力度。制度也規(guī)定了財(cái)務(wù)監(jiān)督,明確財(cái)務(wù)監(jiān)督是價(jià)格真實(shí)性監(jiān)督的重要一環(huán)。

四、設(shè)備、物資競(jìng)價(jià)制度執(zhí)行要達(dá)到增加企業(yè)效益的目的

設(shè)備、物資競(jìng)價(jià)采購(gòu)制度最早出現(xiàn)在我公司珊溪施工局,珊溪電站工程是我公司當(dāng)時(shí)最大的在建工程,承建工程總投資5個(gè)多億,設(shè)備、物資采購(gòu)額高達(dá)到3億人民幣,包括業(yè)主提供設(shè)備、物資在內(nèi),執(zhí)行競(jìng)價(jià)采購(gòu)率達(dá)95%以上,增加企業(yè)直接經(jīng)濟(jì)效益人民幣近仟萬元。設(shè)備、物資競(jìng)價(jià)采購(gòu)制度在我公司在建工程的建設(shè)實(shí)踐中作用也是十分顯著。目前,我公司灘坑施工局承擔(dān)著目前浙江省最大的水電建設(shè)項(xiàng)目—灘坑電站工程的建設(shè)任務(wù)。該單位2008年材料總采購(gòu)額6336萬元,其中競(jìng)價(jià)采購(gòu)額5702萬元,競(jìng)價(jià)采購(gòu)率為90%,采購(gòu)價(jià)格平均降低率4.95%,降低額282萬元。通過競(jìng)價(jià)采購(gòu)較好地控制了材料成本的增加,為企業(yè)取得了良好的管理效益。

五、關(guān)于制度實(shí)踐的幾點(diǎn)體會(huì)

(一)管理要以制度作保證。物資競(jìng)價(jià)采購(gòu)在我公司開展的比較早,通過幾年的運(yùn)行,我們覺得管理要以制度作保證,管理工作的關(guān)鍵在于落實(shí)制度。一個(gè)制度再好如果沒有真正落到實(shí)處那也是一張白紙。其實(shí)物資競(jìng)價(jià)采購(gòu)也參照了政府采購(gòu)的一些要點(diǎn),開始執(zhí)行的時(shí)候也遇到過沖突和矛盾。工程施工與政府采購(gòu)相比有其特殊性,特別是在工程期限緊張的時(shí)候,采購(gòu)過程的時(shí)間延長(zhǎng)與工程對(duì)物資需求時(shí)間要求往往發(fā)生矛盾,物資采購(gòu)人員對(duì)煩瑣的手續(xù)也有抵觸情緒,這種時(shí)候是制度服從工程進(jìn)度,還是工程進(jìn)度讓步?我們覺得制度的制訂是為工程建設(shè)服務(wù),為工程施工和經(jīng)營(yíng)管理服務(wù)的。暫時(shí)的、局部的沖突和矛盾不能影響也不應(yīng)當(dāng)影響制度的執(zhí)行,執(zhí)行制度不能打折扣,如果說真有個(gè)別的、暫時(shí)的問題也應(yīng)當(dāng)在我們今后的工作中得到解決!

(二)制度要靠人來執(zhí)行。制度再好,也是需要人去保證它的實(shí)施的。這里說的人包括兩種,一種是決策者;另一種就是執(zhí)行者。他們之間相輔相成,相互依存,共同保證了制度的執(zhí)行。很難想象一項(xiàng)制度如果缺少了領(lǐng)導(dǎo)的支持,換句話說這項(xiàng)制度如果領(lǐng)導(dǎo)都不執(zhí)行,那它會(huì)是怎樣的一種情形,那一定是形同虛設(shè),廢紙一張,這種制度我們叫它為“掛在墻上的制度”。其實(shí)這種“掛在墻上的制度”在企業(yè)管理實(shí)踐中很多很多,給企業(yè)造成的負(fù)面影響不勝枚舉。同樣的道理,一項(xiàng)制度的落實(shí),如果沒有一批高素質(zhì)、有能力的執(zhí)行者,光靠個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)把關(guān),那它的管理作用也同樣是不充分的,它的效果也是難以發(fā)揮的。一句話,管理就是執(zhí)行制度的過程,而在這個(gè)過程中人是最關(guān)鍵的因素!

總之,設(shè)備、物資競(jìng)價(jià)采購(gòu)制度是目前我公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的主要制度之一,實(shí)踐證明它符合市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的一般規(guī)律,適應(yīng)我公司企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的實(shí)際,同時(shí)也是一個(gè)能給企業(yè)帶來效益的好制度。隨著制度本身的進(jìn)一步完善,在我公司“做大、做強(qiáng)、做優(yōu)”的經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中必將發(fā)揮更大的作用。制度的推行在施工企業(yè)成本管理實(shí)踐中具有一定的現(xiàn)實(shí)意義。