付華娟

摘要從電子文件的收集與整理歸檔、存儲(chǔ)載體的選用、電子檔案的安全管理與利用等方面介紹了襄樊市農(nóng)業(yè)科學(xué)院電子檔案的管理,以期為檔案工作者提供參考。

關(guān)鍵詞電子檔案;管理;襄樊市農(nóng)業(yè)科學(xué)院

中圖分類號(hào) G276 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼B文章編號(hào) 1007-5739(2009)14-0358-01

隨著電子信息技術(shù)的飛速發(fā)展,辦公自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化日趨完善。各種電子文件以良好的復(fù)制性和復(fù)用性、易于傳遞和異地利用等優(yōu)點(diǎn),將逐步代替紙質(zhì)文件。面對(duì)洶涌而至的電子文件浪潮,電子文件的歸檔與檔案管理問(wèn)題日益突顯。為此,筆者做了一些有益的探索。

1電子文件的收集

電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成,能被計(jì)算機(jī)識(shí)別、處理,按一定格式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上,并可在網(wǎng)絡(luò)上傳遞的代碼。由于電子文件具有非人工直接識(shí)讀性、信息與載體的可分離性、信息內(nèi)容的易改性及載體的不穩(wěn)定性等特點(diǎn),其收集較紙質(zhì)文件更為艱難、復(fù)雜。

襄樊市農(nóng)業(yè)科學(xué)院未實(shí)行電子文件統(tǒng)一管理之前,電子文件大多作為紙質(zhì)文件的副產(chǎn)品分散存放在承辦人員的計(jì)算機(jī)中。襄樊市農(nóng)業(yè)科學(xué)院建立的《電子文件收集歸檔制度》中明確規(guī)定了電子文件的收集納入到各科室崗位責(zé)任制中,要求各科室在形成紙質(zhì)文件時(shí),必須留存該文件的最終電子版本,并以只讀形式保存,有效地防止了因人為操作失誤而導(dǎo)致的電子文件損毀。文件管理人員應(yīng)及時(shí)通過(guò)內(nèi)部局域網(wǎng)或U盤拷貝等形式收集電子文件,實(shí)行集中統(tǒng)一管理。為防止因意外造成數(shù)據(jù)丟失,襄樊市農(nóng)業(yè)科學(xué)院規(guī)定電子文件應(yīng)做2個(gè)備份,脫機(jī)管理,分處保存。文件管理人員在接收電子文件時(shí)應(yīng)認(rèn)真填寫《電子文件積累登記表》,登記內(nèi)容包括:序號(hào)、題名、文件類別、光(磁)盤號(hào)、形成部門、形成日期、使用的軟件系統(tǒng)、密級(jí)備注。由于襄樊市農(nóng)業(yè)科學(xué)院從制度上將收集工作責(zé)任落實(shí)到崗、落實(shí)到人,抓住了電子文件形成之初這一關(guān)鍵環(huán)節(jié),從源頭上有效地控制了電子文件。

2電子文件的整理歸檔

襄樊市農(nóng)業(yè)科學(xué)院自實(shí)行電子檔案統(tǒng)一管理以來(lái),嚴(yán)格按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和襄樊市農(nóng)業(yè)科學(xué)院《檔案管理“三合一(文件材料分類方案、歸檔范圍、保管期限)”制度》進(jìn)行整理歸檔。具體流程為:第1步,對(duì)電子文件進(jìn)行歸檔鑒定,確定該份文件是否應(yīng)歸檔、歸檔保管期限是否準(zhǔn)確,歸檔的電子文件是否與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致。第2步,組建樹(shù)形結(jié)構(gòu)文件夾。文件夾分3個(gè)層次,第1層按保存期限區(qū)分,永久、30年設(shè)為1個(gè)文件夾,10年另設(shè)為1個(gè)文件夾;第2層按歸檔年度區(qū)分,在保存期限文件夾下設(shè)立年度子文件夾,每一年度設(shè)為1個(gè)文件夾,文件夾之間為平行關(guān)系;第3層按文件形成單位區(qū)分,每個(gè)科室設(shè)立平行的文件夾,文件夾內(nèi)的電子文件依據(jù)“三合一”制度要求排序,內(nèi)容關(guān)系緊密地存放在一起。電子文件要與紙質(zhì)文件之間建立準(zhǔn)確、可靠地標(biāo)識(shí)關(guān)系。第3步,將整理完畢的電子檔案刻盤,可采用分類刻盤和集中刻盤2種方式。分類刻盤就是將電子檔案分為文書類和科技類(項(xiàng)目)2個(gè)類別。對(duì)于每年文書類電子檔案形成較少的單位可2年1張或5年1張。科技類(項(xiàng)目)電子檔案按項(xiàng)目刻盤,1個(gè)項(xiàng)目的電子檔案盡量集中在1張盤上,1張盤裝不下時(shí),可用多張盤。集中刻盤就是將1年內(nèi)形成的所有電子檔案刻在1張盤上,這種方式非常適合于電子檔案量少的單位。

應(yīng)當(dāng)注意的是,電子檔案不僅包括作為檔案保存的電子文件,還包括與電子檔案的相關(guān)軟件、相應(yīng)的軟硬件環(huán)境說(shuō)明和其他相關(guān)數(shù)據(jù)等。

3電子檔案存儲(chǔ)載體的選用

電子檔案存儲(chǔ)載體多種多樣,常見(jiàn)的有磁盤、磁帶和光盤3種。磁盤、磁帶屬磁性介質(zhì),對(duì)保管環(huán)境要求較高。為防止因檔案載體損毀而造成電子檔案數(shù)據(jù)的丟失,一定要把好磁性介質(zhì)質(zhì)量關(guān),選擇優(yōu)質(zhì)磁盤、磁帶存儲(chǔ)電子檔案,嚴(yán)禁使用軟盤作為電子檔案的存儲(chǔ)載體;光盤具有對(duì)保管環(huán)境要求低,容量大、壽命長(zhǎng)、存取速度快、不易損壞等特點(diǎn),為電子檔案存儲(chǔ)的首選載體,選用時(shí)要注意選擇不可擦寫的光盤。

4電子檔案的安全管理

電子檔案存放地應(yīng)遠(yuǎn)離熱源、塵埃、酸堿等有害氣體和強(qiáng)磁場(chǎng),環(huán)境溫度應(yīng)控制在14~24℃、濕度控制在45%~60%之間。以光盤、磁性介質(zhì)存儲(chǔ)的電子檔案至少要制作2套備份,1套封存保管、1套供調(diào)閱使用,必要時(shí)復(fù)制第3套異地保存(指不同的建筑物)。封存保管的電子檔案不得外借,以防止數(shù)據(jù)修改或損毀。電子檔案每2年進(jìn)行1次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn),抽樣率不低于40%。如發(fā)現(xiàn)電子檔案的載體或數(shù)據(jù)出現(xiàn)異常,應(yīng)利用封存?zhèn)浞菁皶r(shí)拷貝。計(jì)算機(jī)設(shè)備更新時(shí),要確認(rèn)電子檔案載體與新設(shè)備的兼容性,如不兼容,電子檔案應(yīng)在安全有保障的前提下,進(jìn)行栽體轉(zhuǎn)換,原載體同時(shí)保留時(shí)間不少于4年。

原始性是檔案的基本屬性,由于電子檔案的信息和載體的可分離性,致使其易刪除或修改,破壞原有面貌,因此保證電子檔案信息安全龍為重要。為防止未經(jīng)授權(quán)擅自動(dòng)用電子檔案的各種數(shù)據(jù),襄樊市農(nóng)業(yè)科學(xué)院制定了嚴(yán)格的接

觸控制制度,設(shè)置操作權(quán)限與操作人員的密碼身份控制,嚴(yán)禁本單位檔案管理人員之外的人員操作電子檔案專用微機(jī)。計(jì)算機(jī)病毒是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全性最大的敵人,為有效避免和減少病毒侵害,襄樊市農(nóng)業(yè)科學(xué)院安裝的殺毒軟件隔天升級(jí),對(duì)整個(gè)局域網(wǎng)中所有計(jì)算機(jī)實(shí)施病毒監(jiān)控。

5電子檔案的利用

電子檔案快速便捷地檢索和利用,必須用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化的辦公設(shè)備和設(shè)計(jì)科學(xué)的管理系統(tǒng)、齊全完備的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)才能實(shí)現(xiàn),襄樊農(nóng)業(yè)科學(xué)院研制開(kāi)發(fā)的檔案信息管理系統(tǒng)具備檔案信息著錄、查詢和提供利用等多項(xiàng)功能,操作簡(jiǎn)便、易于學(xué)習(xí)、穩(wěn)定性強(qiáng),運(yùn)行2年來(lái)效果良好。截止到2009年,襄樊市農(nóng)業(yè)科學(xué)院建立的電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中已錄入1986年以來(lái)的所有文件級(jí)檔案目錄,電子檔案文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)中已收入2001年以來(lái)的所有重要文件,全文管理率高達(dá)55%。全院干部職工利用內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)終端設(shè)備即可實(shí)現(xiàn)檔案目錄及全文數(shù)據(jù)的查詢,檢索、查閱速度和查全率、查準(zhǔn)率都得到了很大提高。