陳　新

關(guān)鍵詞：檔案實(shí)體分類；檔案信息分類

摘 要：通過對檔案實(shí)體分類和信息分類概念的介紹及對兩者聯(lián)系、區(qū)別的分析，得出二者是不能替代互相補(bǔ)充的關(guān)系。

中圖分類號：G251文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-1588（2008）06-0023-03

從事高校檔案工作幾年以來，一直會遇到這樣的問題：如何給一個(gè)部門實(shí)際產(chǎn)生的檔案進(jìn)行分類？本文通過對檔案實(shí)體分類和信息分類關(guān)系的分析，對這個(gè)問題進(jìn)行探討。

1 檔案實(shí)體分類

1.1 全宗、立檔單位、檔案實(shí)體和檔案實(shí)體分類的概念

“全宗是一個(gè)獨(dú)立的機(jī)關(guān)、組織或人物在社會活動中形成的檔案有機(jī)整體”[1]?！靶纬扇诘臋C(jī)關(guān)、組織，稱為‘全宗構(gòu)成者……在我國，‘全宗構(gòu)成者與‘立檔單位一直并用?！盵2]“檔案實(shí)體，即檔案原件，是由檔案內(nèi)容和載體構(gòu)成的原始形態(tài)的歷史記錄?！盵3]“檔案實(shí)體分類，是對全宗內(nèi)檔案的分類，就是把立檔單位所形成的檔案，根據(jù)其來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式的異同，分成若干層次和類別，構(gòu)成有機(jī)整體”[4]。

1.2 檔案實(shí)體分類的層次

根據(jù)分類范圍不同，檔案實(shí)體分類可分為三個(gè)層次：“第一個(gè)層次，即宏觀分類，也就是對國家現(xiàn)存的全部檔案進(jìn)行分類；第二個(gè)層次，即中觀分類，即各檔案館對所藏檔案，按時(shí)期、按全宗所進(jìn)行的劃分；第三個(gè)層次，即微觀分類，也就是各全宗內(nèi)檔案的分類”[5]。

對于第一個(gè)層次的實(shí)體劃分，主要是從政府職能分工的角度，以行業(yè)的劃分來劃分我國的全部檔案。以教育部門為例，國家教委就制定了針對全國高等院校的《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》。各行業(yè)都制定了適合本行業(yè)的檔案實(shí)體分類法，并且通過這些分類法，把國家現(xiàn)存檔案進(jìn)行了行業(yè)劃分。第二個(gè)層次的實(shí)體劃分是針對機(jī)構(gòu)而言。在同一歷史時(shí)期，不同的機(jī)構(gòu)就是不同的全宗。對于同一機(jī)構(gòu)，不同的歷史時(shí)期，如果曾有過合并、撤消等組織機(jī)構(gòu)變動，那么合并、撤消前的機(jī)構(gòu)自成全宗。相對而言，第一、二個(gè)層次的實(shí)體分類比較籠統(tǒng)，是粗線條的。第三個(gè)層次的實(shí)體分類是具體到了一個(gè)全宗，具體到某一個(gè)全宗內(nèi)的每一個(gè)保管單位或每份文件。

2 檔案信息分類的概念

“檔案信息分類，是對檔案實(shí)體所記錄的信息內(nèi)容進(jìn)行分類。”[6]我們以《中國檔案分類法》為例，“它是以國家機(jī)構(gòu)、社會組織從事社會實(shí)踐活動的職能分工為分類基礎(chǔ)的……”[7]職能分工是屬于檔案內(nèi)容分類的范疇，因此它是檔案信息分類法。它的第一級類目是按照政治、文化、經(jīng)濟(jì)的順序分為A中國共產(chǎn)黨黨務(wù)、B國家政務(wù)總類、C政法、D軍事、E外交、F政協(xié)、民主黨派、群眾團(tuán)體、G文化、教育、衛(wèi)生、體育、H科學(xué)研究、J計(jì)劃、經(jīng)濟(jì)管理、K財(cái)政、金融、L貿(mào)易、旅游、M農(nóng)業(yè)、林業(yè)、水利、N工業(yè)、P交通、Q郵電、R城鄉(xiāng)建設(shè)、建筑業(yè)、S環(huán)境保護(hù)、土地管理、T海洋、氣象、地震、測繪、V標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)量、專利，共十九大類。在政治上，它概括了國家的全部職能；在文化上，它與人類知識分類是一致的，反映了一切知識門類；在經(jīng)濟(jì)上，它反映了經(jīng)濟(jì)的各個(gè)領(lǐng)域。通過《中國檔案分類法》我們可以看出，它是對檔案內(nèi)容多角度、全方位的分類。這就是信息分類的特點(diǎn)。

3 檔案實(shí)體分類和檔案信息分類的關(guān)系

3.1 兩者之間的聯(lián)系

（1）分類對象一致，都是檔案，而且都涉及到檔案所記述的內(nèi)容；（2）分類原則一致，都是遵循從總到分這一邏輯原則；（3）分類目標(biāo)一致，都是力求通過分類，使檔案有序、易于管理。

3.2 兩者之間的區(qū)別

（1）分類范圍不同。檔案實(shí)體分類面對的是同一形成單位形成的實(shí)實(shí)在在的檔案，它是一種縱向、線形的分類；而檔案信息分類面對的是檔案中所記載的具體信息，它打破了檔案形成單位的界限，按照同一內(nèi)容、同一主題、同一職能來進(jìn)行分類。所以它是一種橫向、非線形的分類。（2）在檔案管理學(xué)中所處位置不同。檔案實(shí)體分類屬于檔案管理學(xué)中“館（室）藏檔案的組織”部分。對檔案實(shí)體的管理包括檔案的收集、整理（分類、立卷、卷內(nèi)文件排列等）、鑒定、保管。檔案信息分類屬于檔案管理學(xué)中“檔案檢索與服務(wù)”部分，對檔案信息的管理主要是著錄、標(biāo)引。（3）分類要求不同。檔案實(shí)體分類主要遵循來源原則。“來源原則是指按照形成檔案文件的機(jī)關(guān)整理檔案的理論”[8]，把同一機(jī)構(gòu)、組織或個(gè)人形成的檔案作為一個(gè)整體加以管理。檔案的實(shí)體分類，特別是檔案館內(nèi)檔案的整理分類，主要遵循檔案文件之間歷史聯(lián)系的原則。（4）作用不同。檔案實(shí)體分類的作用主要是固定檔案的物理位置、組織館藏、便于檔案人員管理庫房和提取案卷。檔案館對檔案的實(shí)體管理，主要表現(xiàn)在對檔案的收集、整理、鑒定、保管四個(gè)環(huán)節(jié)上。以高校檔案管理為例，目前實(shí)行的是部門立卷，就是形成檔案的部門對檔案進(jìn)行分類、整理，每年將上一年的檔案移交進(jìn)學(xué)校檔案館（室）。這樣做的好處是部門比檔案館更了解自己工作的實(shí)際情況，在分類整理本部門檔案時(shí)更能保持文件材料的天然聯(lián)系。對進(jìn)入學(xué)校檔案館（室）的檔案已經(jīng)是以卷為單位的檔案了，檔案館再根據(jù)館藏位置，把某部門移交的檔案放到相應(yīng)的大類下、相應(yīng)的機(jī)構(gòu)中。如果用檔案信息分類法，例如《中國檔案分類法》的體系，把一個(gè)檔案館的各個(gè)機(jī)關(guān)的檔案混在一起，首先按照“中國共產(chǎn)黨黨務(wù)”、“國家政務(wù)總類”等類目進(jìn)行整理分類，這樣做存在兩個(gè)危害：第一，破壞了部門立卷的原則。所有部門的檔案都要先以文件的形式交到檔案館，由檔案館工作人員進(jìn)行分類立卷，這樣就增加了檔案館的負(fù)擔(dān)。第二，由于檔案館工作人員不了解部門工作的實(shí)際情況，只以《中國檔案分類法》的類目來劃分部門的文件，打亂了文件之間的天然聯(lián)系，致使館藏檔案秩序發(fā)生混亂。所以，檔案信息分類不能用來組織館藏。

“檔案信息分類主要是為了深入開發(fā)檔案信息資源、充分揭示檔案內(nèi)容、統(tǒng)一組織檔案的分類目錄，為利用者提供最佳的檢索條件，實(shí)施全方位檢索查閱而進(jìn)行的信息管理。所以這種分類要求克服館藏結(jié)構(gòu)的局限性，最大限度地滿足人們超越保管單位利用檔案和實(shí)現(xiàn)資源共享的需要，打破全宗、年代、組織機(jī)構(gòu)等限制，首先按檔案內(nèi)容進(jìn)行分類，將反映同一內(nèi)容的檔案信息集中在一起?！盵9]

通過對檔案實(shí)體分類和信息分類區(qū)別的分析可以看出，“實(shí)體分類主要是面向檔案工作人員的工作目錄，不是面向利用者的讀者目錄而信息分類是從檔案的信息角度而言的，能夠讓利用者更加系統(tǒng)和準(zhǔn)確地利用檔案資料”。[10]二者之間是無法統(tǒng)一、不能替代的。

3.3 檔案實(shí)體分類與檔案信息分類的互相補(bǔ)充

本文的開頭提出了分類難的問題。難在何處呢？我們以某高校圖書館某年形成的檔案為例。按照《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》的規(guī)定，圖書管理工作屬于行政范疇，圖書館的歸檔范圍如下：

序號 類 目名 稱保管 期限

1．上級有關(guān)檔案、圖書、博物工作的文件 長期

2.檔案、圖書、文博規(guī)章制度 長期

3.檔案、圖書、文博工作計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié) 長期

4.檔案、圖書、文博概況、發(fā)展規(guī)劃、藏品目錄、統(tǒng)計(jì)及統(tǒng)計(jì)年報(bào) 永久

5.檔案、圖書、文博部門與校外交流的有關(guān)材料 長期

6.檔案館指南、全宗介紹 永久

上面就是有關(guān)圖書館歸檔時(shí)所能參照的實(shí)體分類規(guī)則。我們也來看一下，某高校圖書館某年實(shí)際向檔案館移交檔案的案卷目錄：

1.某年統(tǒng)計(jì)報(bào)表

2.某年工作計(jì)劃

3.某年工作會議紀(jì)要

4.某年圖書館給校領(lǐng)導(dǎo)的請示及批復(fù)、同校內(nèi)各部門的事物往來材料

5.某年圖書館發(fā)現(xiàn)《某某傳記》有關(guān)材料

我們可以看出，只有1、2兩卷是圖書館歸檔范圍中要求的，其余都不是。但作為檔案館也不敢說歸檔范圍中沒有的，圖書館就可以不交。因?yàn)橐?guī)則是死的，實(shí)際工作是活的。有些內(nèi)容歸檔范圍中沒有列出，可在實(shí)際工作中很重要，那就要實(shí)事求地保存，例如第4卷。有些是當(dāng)年突發(fā)的重要事件，它所涉及的檔案材料也必須保存，例如第5卷。而有些內(nèi)容，歸檔范圍中涉及了，可當(dāng)年的實(shí)際工作中卻沒有進(jìn)行，當(dāng)然也就沒有相應(yīng)的材料。這樣一分析就會發(fā)現(xiàn)一年中圖書館實(shí)際生成的檔案材料和它的歸檔范圍是有出入的。如果本部門當(dāng)年形成的文件材料，歸檔范圍中涉及了，那就按照規(guī)定來分類就是了。如果本部門當(dāng)年形成的文件材料，歸檔范圍中沒有涉及，而這部分材料又確實(shí)有存檔的必要，這種情況下分類就出現(xiàn)了困難。誰和誰該分在一起呢？上例中，圖書館某年實(shí)際形成的案卷中，第3卷就把當(dāng)年形成的所有“會議紀(jì)要”分成了一類，這樣分是可以的，畢竟這些文件材料的共性很明確，保管期限一致。第4卷的內(nèi)容就要復(fù)雜一些，文件材料中有一大部分是本部門上報(bào)給校領(lǐng)導(dǎo)的工作請示和領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)，還有較少的一部分是學(xué)校部門之間的事物往來材料。把這些文件組成一卷，分類人員是這樣考慮的：如果按照內(nèi)容分，每一份請示、往來都是不同的事情，沒有共性可言。如果按照文種劃分，還是共性突出的。雖然與學(xué)校各部門之間的事物往來材料，不屬于上情下達(dá)，但它只有幾份材料，單立一卷似乎沒有必要，于是就同請示批復(fù)放在了一起。放一起是可以的，可立卷人員知道把它們放在了一起，但利用者卻不一定這樣想，為了今后的查找利用，必須在案卷標(biāo)題中明確指出，因而也造成這一卷的案卷標(biāo)題字?jǐn)?shù)比較多。圖書館只是一個(gè)相對分類簡單的例子，學(xué)校的有些部門，例如校長辦公室、校工會等部門日常形成的文件材料數(shù)量更多內(nèi)容更豐富。有時(shí)候，面對一份份材料，真是無從下手。這就出現(xiàn)了雖然每個(gè)單位都有各自的歸檔范圍，可每年分類時(shí)都不太明確該如何分類。

我們來做個(gè)這樣的假設(shè)，如果每年歸檔之后不再會有人利用，檔案館的工作只是保管檔案，那在分類組卷時(shí)問題是否就小很多呢？我們只是按照部門為單位，從能夠裝訂的角度，把一個(gè)部門當(dāng)年形成的需要?dú)w檔的所有文件匯總在一起，不考慮內(nèi)容，每一百份文件形成一卷?；蛘?，我們干脆就不同組卷，這是很容易的?？稍趯?shí)際工作中我們?yōu)槭裁床荒苓@么做？就是因?yàn)槲覀儽４鏅n案的目的是為了利用。我們在分類組卷的時(shí)候考慮的首要因素是：把這幾份文件組成一卷，他們有什么共性？該如何擬寫案卷標(biāo)題？這樣寫標(biāo)題，能夠概括出卷中所有文件的內(nèi)容嗎？利用者能通過案卷標(biāo)題明確要查的文件在或不在某卷中嗎？所以分類難就難在按照你分的類，既要能用于立卷，又要能用于檢索。

我們剛才已經(jīng)分析了檔案實(shí)體分類與檔案信息分類的關(guān)系，前者是用來組織館藏的，后者是用來檢索檔案的。我們不能用檔案信息分類法來組織館藏，那我們能用實(shí)體分類法來檢索檔案嗎？事實(shí)上，通過對檔案實(shí)體分類而形成的案卷目錄同時(shí)也是檢索目錄。筆者從事高校檔案工作的幾年當(dāng)中，一直在使用《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》來指導(dǎo)、收集、整理檔案館的檔案，在接待查檔中，也是通過案卷目錄來為利用者檢索檔案。沒有使用過用于檢索檔案的《中國檔案分類法》來建立其他的檢索目錄。所以，檔案實(shí)體分類在一定程度上擔(dān)當(dāng)著組織館藏和檔案檢索的雙重職責(zé)。然而通過對分類難的分析可以看出，這個(gè)雙重職責(zé)背負(fù)起來是何其艱辛。它在高校檔案工作中，除了組織館藏，也被用來檢索檔案，主要由高校利用檔案的實(shí)際情況決定。高校內(nèi)檔案部門的檔案來源主要是高校自身的各職能部門，而利用者也主要是這些部門。所以在利用時(shí)，主要是各自利用各自的檔案。把各自部門的案卷目錄用于各自的檢索，是很方便的。就算有的案卷標(biāo)題寫得籠統(tǒng)一些，但由于是自己部門交的，基本上熟悉要查找的內(nèi)容在哪一卷中。鑒于這種情況，每年在指導(dǎo)各部門分類立卷時(shí)，盡管面對紛雜的信息，很難歸納，但也總能給歸攏起來。反正在查找時(shí)，如果“總結(jié)”卷中沒有，就找找“請示”卷，最后不行還有一卷叫“本部門主要工作材料”。這樣做的弊端就是多年之后，隨著立卷人員記憶的減退、人員的更替、檔案數(shù)量的增多，要在浩瀚的檔案信息海洋中找到一個(gè)憑證、一張照片，單憑記憶或是來回翻卷，絕對是不行的，必須有一種檢索功能較強(qiáng)的檢索工具。既然檔案實(shí)體分類法擔(dān)負(fù)“一法兩職”力不從心，何不讓它與信息分類各司其職呢？《中國檔案分類法》是從信息的角度，全方位對檔案內(nèi)容進(jìn)行分類。檔案館能夠利用《中國檔案分類法》，對館藏檔案制作出一套檢索工具，這對利用檔案是十分有利的。

對于承載著各種信息的零散的紙質(zhì)文件，我們可以先利用檔案實(shí)體分類法為文件材料歸類。歸類時(shí)，實(shí)體分類法中有規(guī)定的，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行。對于未做說明的，則主要遵循檔案工作規(guī)范中規(guī)定的客觀性、邏輯性和實(shí)用性要求。在這個(gè)前提下，分類可以有一定的靈活度，案卷標(biāo)題可以具有很高的概括性。為了解決利用者檢索的問題，我們可以利用檔案信息分類法，對案卷，即文件集合體中每份文件記錄的信息做詳細(xì)的標(biāo)識。信息分類法從信息的角度進(jìn)行了非常詳細(xì)地分類。我們可以通過給每份文件類號的方式，制作出機(jī)讀檢索卡片，卡片中注明文件所在的案卷號。條件如果允許還可以把重要文件全文掃描進(jìn)電腦，實(shí)現(xiàn)與機(jī)讀檢索卡片的連接。這樣就可以解決利用者從多角度利用的問題。

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，許多高校都在進(jìn)行信息管理系統(tǒng)（MIS）的建設(shè)，網(wǎng)上行文是大勢所趨。那時(shí)，上傳下達(dá)的文件本身就是數(shù)字化的，人們會越來越少地利用檔案實(shí)體。隨著電子文件法律效用的確定，可能只有很少的文件需要用紙質(zhì)材料保存，檔案實(shí)體的歸檔范圍將被重新界定，檔案實(shí)體分類就不會像現(xiàn)在這么難以把握。當(dāng)前，數(shù)字檔案館建設(shè)成為了熱門話題。數(shù)字檔案館就是要打破館際之間的物理界限，打破卷宗對檔案信息的束縛，實(shí)現(xiàn)通過計(jì)算機(jī)對檔案信息的檢索、閱讀。在實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案館的過程中，檔案的信息分類將起到很大的作用。

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