摘要:檔案管理工作是電力企業(yè)經(jīng)營管理工作中的一個重要組成部分。文章深入分析了電力企業(yè)檔案管理中存在的問題，進(jìn)而提出了相應(yīng)的解決辦法。

關(guān)鍵詞:檔案管理;電力企業(yè);對策

一、電力企業(yè)檔案管理的重要性

電力企業(yè)檔案管理是電力企業(yè)管理工作的基礎(chǔ)和重要環(huán)節(jié)，對電力企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展具有重要影響，是電力企業(yè)贏得市場競爭主動權(quán)的有力保證。電力企業(yè)檔案是電力企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的原始記錄，它涉及范圍廣、門類多、信息量大，對生產(chǎn)經(jīng)營起著至關(guān)重要的作用，是電力企業(yè)成長發(fā)展歷程的真實(shí)寫照，具有廣泛的科技資源和特有的知識信息，是電力企業(yè)不可估量的寶貴財富。因此，面對目前電力企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀，檔案部門要以科學(xué)創(chuàng)新的理念，抓住機(jī)遇，加快企業(yè)檔案管理信息化步伐，建立適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟(jì)的管理體制，不斷拓展企業(yè)檔案工作新領(lǐng)域，為促進(jìn)電力企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供強(qiáng)有力的信息保障。

二、電力企業(yè)檔案管理中存在的問題

(一)企業(yè)檔案管理工作得不到企業(yè)高層應(yīng)有的重視

很多電力企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理缺乏足夠的認(rèn)識，他們認(rèn)為相對于檔案管理這樣的文字工作而言，市場的占有率、產(chǎn)品質(zhì)量和售后服務(wù)的提升更為重要，這使檔案工作得不到應(yīng)有的重視。也因?yàn)檫@個原因，一些電力企業(yè)對檔案管理工作投入不足，資金投入相對較少，檔案管理手段落后，檔案室設(shè)施不全，保管條件落后。管理水平較低，沒有健全的檔案材料收集機(jī)制，造成檔案材料內(nèi)容不完整，數(shù)量不齊全，無法為企業(yè)提供高質(zhì)量、高效能的服務(wù)，規(guī)章制度、目標(biāo)管理更無從談起。

(二)檔案管理缺乏專業(yè)人員和專業(yè)部門負(fù)責(zé)

部分電力企業(yè)檔案管理人員不懂檔案管理，以為檔案管理只是簡單的收集、分類，人員的專業(yè)素質(zhì)不高、責(zé)任心不強(qiáng);有的電力企業(yè)沒有設(shè)立獨(dú)立的檔案室，有的電力企業(yè)甚至用庫房兼作檔案室。許多企業(yè)檔案資料的歸檔和保管不統(tǒng)一，致使一些該保存的資料沒有得到保存。由于缺乏歸檔范圍、保管期限的科學(xué)界定，大量沒有保存價值或沒有長久保存價值的資料也被長期保管，這嚴(yán)重增加了經(jīng)營成本。有的電力企業(yè)檔案管理極不規(guī)范，隨意性強(qiáng)。例如，存在隨意涂改現(xiàn)象，越往基層越亂;存在任意抽取檔案資料案例的現(xiàn)象。

(三)檔案管理的理論研究和業(yè)務(wù)指導(dǎo)滯后

電力企業(yè)檔案管理工作是新形勢下擺在電力企業(yè)管理部門面前的新課題，亟需加強(qiáng)這方面理論研究和政策指導(dǎo)，特別是關(guān)于電力企業(yè)檔案的產(chǎn)權(quán)特征和法律地位問題，電力企業(yè)檔案在檔案資源建設(shè)中的地位和作用問題，電力企業(yè)在產(chǎn)權(quán)變更后檔案的流向以及對國家、社會有保存價值的檔案鑒定問題，都需要檔案行政管理部門在實(shí)踐中探索和完善民營企業(yè)檔案管理模式，出臺相關(guān)的政策，指導(dǎo)民營企業(yè)檔案工作穩(wěn)步發(fā)展。

(四)檔案管理中存在安全隱患問題

電力企業(yè)檔案管理工作中存在以下一些常見的安全隱患問題:

檔案庫房不符合安全防護(hù)的要求。有的企業(yè)檔案庫房使用玻璃門、玻璃窗，只在門窗上貼一層擋光紙;有的企業(yè)檔案庫房設(shè)置在潮濕的角落里，因濕度過大庫房彌漫著刺鼻的霉味;有的企業(yè)把財會檔案放在陽臺上，沒有防護(hù)設(shè)施，檔案長期遭受日曬，覆蓋了厚厚的灰塵。

檔案庫房設(shè)計布局不合理。有的企業(yè)打更室與檔案庫房相連通，誤認(rèn)為這樣做有利于夜間看管檔案，意識不到內(nèi)在隱患;有的企業(yè)檔案館在經(jīng)歷多次搬遷之后，現(xiàn)租借某賓館作為檔案庫房，面積狹小，檔案密密麻麻地堆積在一起，窗外未加設(shè)防護(hù)欄，室內(nèi)又未配備滅火設(shè)施，一旦發(fā)生盜竊或火災(zāi)，后果不堪設(shè)想。

(五)電力企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)滯后

1、個別企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對檔案信息化建設(shè)認(rèn)識不夠，未把檔案信息化建設(shè)納入企業(yè)信息化整體規(guī)劃，致使檔案信息化建設(shè)缺乏必要的資金投入。

2、企業(yè)檔案信息化相關(guān)制度、標(biāo)準(zhǔn)不健全，開展過程中缺乏具體可行的措施和依據(jù)。

3、數(shù)字化硬件設(shè)備使用效率低。有的企業(yè)雖配備了檔案數(shù)字化設(shè)施，但數(shù)據(jù)錄入量有限。

4、對檔案信息資源的開發(fā)利用不足。有的企業(yè)檔案數(shù)字化下了很大功夫，但是沒有對數(shù)字化資源進(jìn)行開發(fā)利用;還有的企業(yè)檔案雖已實(shí)現(xiàn)了計算機(jī)檢索、利用，但僅限于檔案室內(nèi)部使用，不能實(shí)現(xiàn)整個企業(yè)信息資源的網(wǎng)絡(luò)共享。

5、企業(yè)檔案部門缺乏高素質(zhì)、復(fù)合型的檔案信息化人才，在一定程度上制約了檔案信息化工作的開展。

三、做好電力企業(yè)檔案工作的對策

電力企業(yè)出現(xiàn)上述問題是帶有普遍性的，對經(jīng)常出現(xiàn)的這些問題如不及時解決，就談不上檔案的規(guī)范管理。檔案作為企業(yè)資源，其利用價值就會被浪費(fèi)，影響企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。解決這些問題應(yīng)采取如下措施:

(一)爭取領(lǐng)導(dǎo)重視

電力企業(yè)的檔案管理人員一般都想把檔案工作搞上去，但實(shí)際工作中卻往往事與愿違。究其原因是檔案管理人員缺少領(lǐng)導(dǎo)支持，工作不好開展。

1、企業(yè)應(yīng)有一名副廠級領(lǐng)導(dǎo)分管檔案管理工作，這樣對中層各部門使用檔案的管理上就有了力度。

2、列入考核項(xiàng)目。一般企業(yè)對中層各部門都有月度或季度考核，這些考核往往都與各部門的經(jīng)濟(jì)利益掛鉤。企業(yè)在考核內(nèi)容里加上有關(guān)檔案管理的條款，會引起中層領(lǐng)導(dǎo)的重視。

3、檔案室的管理人員是檔案管理的具體執(zhí)行人，僅靠上層、中層領(lǐng)導(dǎo)去要求、強(qiáng)調(diào)，還是做不好檔案管理工作，很多具體細(xì)致的工作都需要檔案管理人員具體操作。企業(yè)的檔案室一般都?xì)w廠部辦公室主管，辦公室也是工廠的一個中層部門，也要接受廠部的考核。那么，辦公室就要將考核項(xiàng)目進(jìn)行分解，落實(shí)到辦公室所屬的各個崗位，這樣，檔案管理人員的工作就有了壓力，同時，也有了動力，各項(xiàng)具體工作就可以落到實(shí)處。

(二)提高檔案管理人員意識

在文件、圖紙、資料等轉(zhuǎn)化為檔案工作者的活勞動和物化勞動過程中，企業(yè)進(jìn)行了大量人力、物力的投資。但是在企業(yè)產(chǎn)權(quán)改革中，有些地方對檔案資產(chǎn)的管理流于形式，存在著管理不善，使檔案資產(chǎn)的開發(fā)利用效益沒有充分發(fā)揮出來。沒有認(rèn)識到檔案作為有形資產(chǎn)和無形資產(chǎn)的原始憑證和記錄，其本身就是企業(yè)資產(chǎn)的組成部分。

檔案部門必須重宣傳、重造勢，在積極探索改制企業(yè)檔案處置工作的同時，加大宣傳工作力度，通過新聞媒體，強(qiáng)勢宣傳推介檔案規(guī)范管理工作，引起領(lǐng)導(dǎo)的極大關(guān)注，贏得社會各界的大力支持和監(jiān)督，為檔案工作的順利推進(jìn)創(chuàng)設(shè)良好的氛圍。

(三)進(jìn)一步加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)

計算機(jī)和信息技術(shù)的快速發(fā)展，已經(jīng)對電力檔案管理工作產(chǎn)生了劃時代的巨大影響，我們要借助現(xiàn)代信息技術(shù)，引進(jìn)先進(jìn)的管理理念，對檔案管理中不適應(yīng)的一些方法和手段進(jìn)行改革。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識到企業(yè)檔案信息化的重要意義，根據(jù)需要和可能將其納入企業(yè)信息化建設(shè)規(guī)劃，堅持檔案信息化建設(shè)與企業(yè)信息化建設(shè)同步的原則，做到統(tǒng)籌規(guī)劃，統(tǒng)一安排。檔案行政管理部門要加強(qiáng)對企業(yè)檔案信息化建設(shè)的引導(dǎo)，采取分類指導(dǎo)的措施，正確處理循序漸進(jìn)與整體提升的關(guān)系。對于經(jīng)濟(jì)效益好、現(xiàn)代化管理水平高的企業(yè)，要全面開展檔案信息化建設(shè)，包括建立健全電子文件的相關(guān)管理制度;實(shí)現(xiàn)對電子文件、電子檔案的全程管理;開展對非電子檔案的數(shù)字化工作;深入研究檔案信息資源的開發(fā)利用，建立網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)資源共享。對于經(jīng)濟(jì)效益不好的企業(yè)可以采取分步實(shí)施、逐步推進(jìn)的方式開展企業(yè)檔案信息化工作。務(wù)求企業(yè)檔案信息化建設(shè)行之有效，真正服務(wù)于企業(yè)發(fā)展。

(四)加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)

電力企業(yè)檔案工作要發(fā)展，必須加強(qiáng)檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，重視檔案人才的教育和培養(yǎng)，激發(fā)和調(diào)動檔案人員的自覺性、積極性，提高檔案人員的工作能力。培訓(xùn)的方式因地因人而異，可以現(xiàn)場培訓(xùn)，將培訓(xùn)和實(shí)際操作相結(jié)合，使檔案人員較快地掌握檔案工作基本要領(lǐng)。在日益發(fā)展的新形勢下，要想做好電力企業(yè)檔案管理工作，必須建立一支有專業(yè)知識，有文化素質(zhì)，政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、紀(jì)律嚴(yán)、作風(fēng)好的檔案干部隊伍，定期培訓(xùn)則是建立高素質(zhì)檔案工作人員隊伍的重要途徑。通過培訓(xùn)使檔案專業(yè)人員更加適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展，采取積極措施抓好知識更新、引進(jìn)、消化，適應(yīng)信息技術(shù)的成果，擁有更廣博的知識，能用信息化、數(shù)字化管理手段來管理人事檔案信息。只有這些相應(yīng)人才素質(zhì)的擁有，才可能充分挖掘檔案信息化平臺的潛力，從而更為有效的實(shí)施檔案管理現(xiàn)代化工作，為企業(yè)服務(wù)。

(五)切實(shí)做好檔案安全防護(hù)工作

電力企業(yè)要按照國家有關(guān)要求及檔案保管保護(hù)的相關(guān)規(guī)定，積極投入資金，配置具備安全保管條件的專門庫房，配備防盜、防火、防潮、防有害生物等必要設(shè)施。尤其對特殊載體檔案要采取有效的安全防護(hù)措施重點(diǎn)保護(hù)。要切實(shí)加強(qiáng)對知識產(chǎn)權(quán)和涉及商業(yè)秘密檔案的管理，確保檔案信息的完整與安全。

(作者單位:廣東電網(wǎng)公司廣州荔灣供電局)