薛煥波　鄒明莉

【摘 要】教學(xué)檔案管理與收集工作存在檔案管理意識(shí)薄弱，管理人員專業(yè)素質(zhì)較低，收集資料困難，載體結(jié)構(gòu)單一，管理方式落后等突出問(wèn)題。學(xué)校應(yīng)強(qiáng)化檔案意識(shí)，加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案管理工作者的業(yè)務(wù)水平；建立規(guī)章制度，規(guī)范檔案材料的收集整理工作；加強(qiáng)教學(xué)檔案的集中統(tǒng)一管理，不斷探究和掌握教學(xué)檔案收集與管理的科學(xué)方法。

【關(guān)鍵詞】及時(shí)歸檔 規(guī)范整理 集中保管 提高質(zhì)量

學(xué)校檔案管理工作，是衡量學(xué)校教學(xué)質(zhì)量和管理水平的重要標(biāo)志，是學(xué)校各種評(píng)估工作的重

要內(nèi)容，它既繁雜又細(xì)致。由于教學(xué)是學(xué)校的中心工作，因而教學(xué)檔案管理在學(xué)校檔案工作中占有非常重要的位置。

一、學(xué)校教學(xué)檔案管理與收集存在的突出問(wèn)題

1.檔案管理意識(shí)薄弱。有些人認(rèn)為，教學(xué)部門(mén)的主要工作是教學(xué)，檔案的收集與管理應(yīng)當(dāng)由檔案部門(mén)去做，因此在部門(mén)制定計(jì)劃中很少涉及到此方面的問(wèn)題，即使收集到部分文件材料，也因?yàn)槿狈y(tǒng)一的可執(zhí)行性標(biāo)準(zhǔn)，而導(dǎo)致教學(xué)檔案管理缺乏系統(tǒng)性及關(guān)聯(lián)性。另一方面，檔案管理部門(mén)在教學(xué)檔案的收集方面始終處于被動(dòng)地位，人家移交什么就接收什么，只在庫(kù)房做一些日常的接收、分類、鑒定、歸檔、保管等常規(guī)性的工作，很少深入到教學(xué)部門(mén)宣傳檔案的重要性，應(yīng)該歸檔的珍貴教學(xué)實(shí)踐和科研材料依然散失在個(gè)人手中，以致教學(xué)檔案難以發(fā)揮應(yīng)有的作用。

2.檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)較低。學(xué)校檔案管理人員普遍缺乏專業(yè)培訓(xùn)，教學(xué)檔案管理人員都是其他工作人員兼職，對(duì)檔案的收集、立卷、整理、保管和利用缺乏必要的業(yè)務(wù)知識(shí)和技能。

3.收集資料困難。大多數(shù)教學(xué)人員對(duì)教學(xué)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足，甚至對(duì)教學(xué)檔案的歸檔持抵觸情緒。有的教師認(rèn)為，教學(xué)科研成果是自己在教學(xué)過(guò)程中取得的，理應(yīng)由自己來(lái)保管，不應(yīng)當(dāng)交給檔案部門(mén)來(lái)管理；有的教學(xué)人員唯恐材料被移交，經(jīng)檔案部門(mén)立卷，歸檔后便被充了公了，以后再想利用將會(huì)帶來(lái)許多麻煩，還不如自己保管方便。

4.載體結(jié)構(gòu)單一，管理方式落后。目前，學(xué)校檔案室收集的主要是紙質(zhì)檔案，光盤(pán)、錄音、錄像和照片載體的檔案僅占一小部分，檔案室聲像檔案還呈現(xiàn)空白；檔案管理方式主要是手工作業(yè)，文件立卷歸檔后，檔案工作人員還需對(duì)其進(jìn)行再加工、調(diào)整與編目。這種機(jī)械的手工抄寫(xiě)，不僅重復(fù)性勞動(dòng)量大，時(shí)間長(zhǎng)，速度慢，同時(shí)，也極大地限制了檔案的處理速度，以致工作效率低下。

二、做好教學(xué)檔案收集與管理工作的幾點(diǎn)思考與建議

1.強(qiáng)化檔案意識(shí)。檔案文件材料未能及時(shí)清理歸檔的重要原因是思想重視不足。因此，應(yīng)將強(qiáng)化檔案意識(shí)作為搞好檔案工作的前提。文件材料的收集工作是最為基礎(chǔ)的工作，它有賴于各部門(mén)的配合與全員的支持。每個(gè)人都必須按照《檔案法》的要求，維護(hù)檔案的完整與安全，從而使散存于各部門(mén)或個(gè)人手中的一些有重要保存價(jià)值的文件材料及時(shí)歸檔。

2.加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案管理工作者的業(yè)務(wù)水平。合理配備檔案管理人員，加強(qiáng)檔案工作隊(duì)伍建設(shè)不言而喻，人作為檔案工作的主體，對(duì)檔案事業(yè)的興衰起著決定性作用。沒(méi)有人，檔案工作的各個(gè)方面都無(wú)從談起。建設(shè)一支忠誠(chéng)事業(yè)，業(yè)務(wù)精良，結(jié)構(gòu)合理的檔案工作隊(duì)伍，是檔案工作擺脫困境的重要保障。因此，要加強(qiáng)檔案工作隊(duì)伍在年齡結(jié)構(gòu)、專業(yè)結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)水平等方面的合理配置，便于發(fā)揮整體效應(yīng)。

3.建立規(guī)章制度，規(guī)范檔案材料的收集整理工作。檔案管理工作一般習(xí)慣放在辦公室，而辦公室的工作瑣碎而繁雜，再加上管理人員的變動(dòng)，這樣就容易給檔案室的收集整理及保持工作的延續(xù)性帶來(lái)許多問(wèn)題。因此，在教學(xué)檔案管理工作中，首先，要制定明確的教學(xué)檔案目標(biāo)管理標(biāo)準(zhǔn)，建立一套適用于學(xué)校的教學(xué)檔案管理制度，隨時(shí)收集有價(jià)值的教學(xué)文件材料。其次，要建立學(xué)校檔案工作網(wǎng)絡(luò)，確定各專、兼職檔案人員的崗位職責(zé)，各中層領(lǐng)導(dǎo)要責(zé)成檔案管理人員做好本部門(mén)檔案的收集、整理、歸檔工作，定期將檔案移交給檔案室。再者，要制定目標(biāo)管理考核制度，獎(jiǎng)懲分明，實(shí)施有效的管理手段，從而使各類檔案能得到認(rèn)真的收集和及時(shí)地立卷。

4.加強(qiáng)教學(xué)檔案的集中統(tǒng)一管理，不斷探究和掌握教學(xué)檔案收集與管理的科學(xué)方法：

（1）要加強(qiáng)教學(xué)檔案的集中統(tǒng)一管理。檔案工作的基本原則要求實(shí)行檔案集中統(tǒng)一管理，檔案不能長(zhǎng)期分散，更不能歸個(gè)人所有。收集工作是解決檔案的集中問(wèn)題，因?yàn)樗膶?duì)象是分散的，收集人員要做好調(diào)查，收集信息，根據(jù)不同的對(duì)象采取相應(yīng)的收集方式和方法。因此，只有將教學(xué)檔案從文書(shū)檔案中分離出來(lái)，集中保管，才有利于保持教學(xué)檔案的內(nèi)在聯(lián)系，有利于教學(xué)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用。

（2）要根據(jù)教學(xué)檔案自身的特點(diǎn)，適時(shí)收集完整的檔案材料。

首先，教學(xué)檔案具有專業(yè)性的特點(diǎn)，教學(xué)活動(dòng)的專業(yè)性表現(xiàn)為：遵循教學(xué)規(guī)律、管理教學(xué)活動(dòng)，從而使教學(xué)活動(dòng)處于最佳的運(yùn)轉(zhuǎn)狀態(tài)。在教學(xué)活動(dòng)和教學(xué)管理活動(dòng)中所形成的教學(xué)檔案，是這些活動(dòng)的真實(shí)記錄，它以書(shū)面的形式或其他載體形式，體現(xiàn)了教學(xué)活動(dòng)和教學(xué)管理活動(dòng)本身的專業(yè)性。

其次，教學(xué)檔案具有自己獨(dú)特的周期性。這種周期性分別表現(xiàn)為學(xué)期周期、學(xué)年周期、學(xué)制周期。教學(xué)檔案一般不采用公元年度，而采用教學(xué)年度、學(xué)制年度。而各階段既界限分明，又緊密銜接，共同構(gòu)成完整的大循環(huán)周期。

第三，教學(xué)檔案具有鮮明的成套性。從每一屆新生的招收到學(xué)生畢業(yè)的大循環(huán)過(guò)程中，有規(guī)律地形成了招生材料，教學(xué)準(zhǔn)備材料、教師教學(xué)材料、學(xué)習(xí)成績(jī)材料、教學(xué)總結(jié)材料等，這些檔案材料都有一定的程序銜接、相互制約的內(nèi)在關(guān)系。教學(xué)檔案是由教學(xué)文件材料轉(zhuǎn)化而來(lái)的，來(lái)源比較分散，教學(xué)文件的一小部分來(lái)源于教務(wù)部門(mén)，大部分教學(xué)文件來(lái)源于從事教學(xué)活動(dòng)的教師。所以，教學(xué)文件材料收集歸檔時(shí)間，應(yīng)選在每年秋季新生入校準(zhǔn)備就緒以后，因?yàn)樵谶@一段時(shí)間里，上學(xué)年度已結(jié)束幾個(gè)月，立卷準(zhǔn)備工作基本就緒，特別是它處于開(kāi)學(xué)準(zhǔn)備和期末考試這兩個(gè)緊張工作時(shí)期的中間，時(shí)間較為充足。在制定教學(xué)文件材料歸檔的范圍、時(shí)間的同時(shí)，我們也要把相應(yīng)的制度完善和制定出來(lái)，最重要的環(huán)節(jié)是制定教學(xué)文件材料、教學(xué)檔案移交、接收登記制度，詳細(xì)規(guī)定登記條目，做到移交、接收手續(xù)齊全，有備可查，避免教學(xué)檔案收集的重復(fù)性，使教學(xué)檔案收集得更加完整，為現(xiàn)在的，將來(lái)的工作提供更多有價(jià)值的信息。

5.利用現(xiàn)代化管理手段，完善載體和管理方式。近年來(lái)，學(xué)校已經(jīng)建立起自己的校園網(wǎng)并與教學(xué)科研網(wǎng)和國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)相連，使得資源共享成為可能。這為學(xué)校檔案管理的自動(dòng)化打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，為教學(xué)檔案的開(kāi)發(fā)和利用展現(xiàn)出廣闊的前景。要充分利用現(xiàn)代管理手段，提高檔案管理工作效率。檔案工作涉及學(xué)校各個(gè)方面，只有建立穩(wěn)定的校內(nèi)檔案工作網(wǎng)絡(luò)，同時(shí)，采取定性與定量相結(jié)合的工作方法及相應(yīng)的激勵(lì)措施，提高兼職檔案員的工作積極性，增強(qiáng)檔案工作的向心力，教學(xué)檔案工作才能在學(xué)校的建設(shè)和發(fā)展中發(fā)揮越來(lái)越重要的作用。