明　煒

摘 要：檔案信息化、信息化建設(shè)一直是新時(shí)代檔案管理追求的目標(biāo)，上個(gè)世紀(jì)末開始的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的高速發(fā)展是我國檔案信息化管理的契機(jī)。本文對(duì)檔案信息化、信息化建設(shè)進(jìn)行了一些討論。

關(guān)鍵詞：信息化 信息化建設(shè) 原則 地質(zhì)檔案

在當(dāng)前迅猛發(fā)展的信息社會(huì)下，檔案信息化和檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案事業(yè)應(yīng)對(duì)迅猛發(fā)展的信息社會(huì)的必然選擇。從黨和國家明確提出的“已信息化帶動(dòng)工業(yè)化”的要求，到國家檔案局提出的“已檔案信息化促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展的目標(biāo)”要求，檔案信息化和檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案信息服務(wù)社會(huì)的最佳技術(shù)手段和實(shí)現(xiàn)途徑。傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理體制已經(jīng)開始徹底改變，檔案信息化和信息化建設(shè)勢在必行。自2000年全國檔案工作會(huì)議上正式提出了檔案信息化的概念后檔案信息化建設(shè)在全國各類檔案館（室）中蓬勃開展起來。對(duì)于檔案信息化及檔案信息化建設(shè)以前我是知之甚少的，在這幾年的工作實(shí)踐及學(xué)習(xí)中逐步有了一些認(rèn)識(shí)，現(xiàn)將我的一些拙識(shí)淺見拿來與大家一起探討。

一、究竟什么是檔案信息化？什么是檔案信息化建設(shè)？檔案信息化是指檔案管理模式從以面向檔案實(shí)體保管為重點(diǎn)，向以檔案實(shí)體的數(shù)字化信息這種主要形式向社會(huì)提供服務(wù)為重心的轉(zhuǎn)變過程。在這樣的轉(zhuǎn)變過程中要實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化；要實(shí)現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用的一體化；要實(shí)現(xiàn)檔案信息高度共享，而這必將引發(fā)檔案管理模式的變革。檔案信息化建設(shè)是指是指利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫。

二、檔案信息化和檔案信息化建設(shè)各遵循什么原則呢？

檔案信息化應(yīng)遵循以下三個(gè)原則：

1、規(guī)范性原則：制定和實(shí)施檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，是檔案工作現(xiàn)代化的需要，是提高工作質(zhì)量和效率的需要。實(shí)現(xiàn)館（室）藏檔案信息化，一方面可以將館（室）藏的檔案通過掃描等技術(shù)手段轉(zhuǎn)化成計(jì)算機(jī)可識(shí)別和處理的數(shù)字化信息，另一方面可以通過接收電子文件進(jìn)館，但不管是通過館（室）藏檔案數(shù)字化還是接收電子文件，都應(yīng)該堅(jiān)持規(guī)范性原則，制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和法規(guī)，如：字符內(nèi)部編碼標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)處理格式標(biāo)準(zhǔn)、信息輸出標(biāo)準(zhǔn)（包括信息的顯示、打印、傳遞等直接面向網(wǎng)絡(luò)用戶的服務(wù)格式）及數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)。只有這樣才能使電子文件的歸檔，傳統(tǒng)介質(zhì)檔案數(shù)字化，數(shù)字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實(shí)現(xiàn)有序化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，避免出現(xiàn)各自為政，互不兼容，重復(fù)建設(shè)等現(xiàn)象發(fā)生。

2、安全性原則：隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)的不斷深入，網(wǎng)絡(luò)的脆弱性和潛在威脅也日益顯現(xiàn)出來。因此，我們必須加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的研究與開發(fā)，采取有力的安全策略，充分保證檔案信息的安全性。在保證檔案信息的安全性方面我們可以采?。何锢戆踩呗裕辉L問控制策略；（如入網(wǎng)訪問控制、網(wǎng)絡(luò)的權(quán)限控制、目錄級(jí)安全控制、屬性安全控制、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器安全控制、網(wǎng)絡(luò)監(jiān)測和鎖定控制、網(wǎng)絡(luò)端口和節(jié)點(diǎn)的安全控制、防火墻控制等。）信息加密策略；網(wǎng)絡(luò)安全管理策略等。

3、效益性原則：由于檔案信息數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)巨大的系統(tǒng)工程，需要投入相當(dāng)?shù)娜肆?、物力、?cái)力，因此必須要遵守效益性原則，講究信息化工作的效益， 要根據(jù)自身的能力，根據(jù)館（室）藏基礎(chǔ)，分析用戶需求，研究館（室）藏體系還要考慮館（室）藏檔案的利用率。選擇數(shù)字化的內(nèi)容要“經(jīng)典”，主題要與社會(huì)利用“熱點(diǎn)”相結(jié)合，把重要的，利用率較高的檔案進(jìn)行數(shù)字化，把那些利用率較高且利用后能產(chǎn)生較大經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的檔案數(shù)字化，可以帶來巨大的效益。而那些利用率不高的檔案則無需數(shù)字化，否則浪費(fèi)大量的人力、物力和財(cái)力。還可以根據(jù)館（室）藏檔案的特色選擇這些檔案進(jìn)行數(shù)字化，提供獨(dú)具優(yōu)勢的服務(wù)。因?yàn)閺哪撤N意義上說，特色就是優(yōu)勢，特色館藏信息和特色服務(wù)往往是贏得用戶和創(chuàng)造效益與價(jià)值的關(guān)鍵所在。在進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)時(shí)，要以用戶的需求為導(dǎo)向，做到按“需”數(shù)字化。

以我單位為例：我單位現(xiàn)保管著管理類檔案、產(chǎn)品檔案、科學(xué)技術(shù)研究檔案、基本建設(shè)檔案、實(shí)物檔案、照片檔案、地質(zhì)檔案等多種類別的檔案。但其中以地質(zhì)檔案的利用率最高。地質(zhì)檔案中詳細(xì)的記錄著每一口油水井的動(dòng)、靜態(tài)資料以及每口井從投產(chǎn)到目前的生產(chǎn)數(shù)據(jù)，油水井演變過程，能給我們提供初始條件下地下儲(chǔ)層的情況，是原油生產(chǎn)建設(shè)的主要依據(jù)，是科學(xué)決策的基礎(chǔ)條件。有效利用地質(zhì)檔案為油田的高效開發(fā)和穩(wěn)產(chǎn)提供了強(qiáng)有力的保障。因此我室就將地質(zhì)檔案做為檔案數(shù)字化工作的重點(diǎn)，集中投入大量的人力、物力、財(cái)力率先對(duì)二十一萬余份地質(zhì)檔案進(jìn)行了檔案信息數(shù)字化工作。

那么檔案信息化建設(shè)又需要遵循什么原則呢？在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)時(shí)，應(yīng)遵循的基本原則是：

1、文檔一體化，是檔案信息化建設(shè)的前提。這就要求把檔案信息化納入到辦公自動(dòng)化的總格局之中，與辦公自動(dòng)化融為一體，同步進(jìn)行。同時(shí)，也要求檔案人員積極介入此項(xiàng)工作中，提出檔案管理和電子文件歸檔方面切實(shí)可行的需求。

2、歸檔雙軌制，是紙質(zhì)文件向電子文件過渡過程中必須堅(jiān)持的原則。雖然電子文件大量產(chǎn)生和應(yīng)用，但它的法律作用和憑證作用尚未取代紙質(zhì)文件的地位。據(jù)專家預(yù)計(jì)，在較長的時(shí)期內(nèi)，紙質(zhì)文件和電子文件還會(huì)繼續(xù)并存。而且按照國家檔案局的要求，電子文件必須與相同版本的紙質(zhì)文件一同歸檔。

檔案信息化建設(shè)是檔案工作在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的必由之路，是深化檔案社會(huì)化服務(wù)的必然要求。它是一項(xiàng)耗資大、要求技術(shù)含量高的業(yè)務(wù)建設(shè)。作為企業(yè)內(nèi)部的檔案館（室）要想在信息化建設(shè)中有所建樹，使檔案工作適應(yīng)社會(huì)和時(shí)代發(fā)展的需要，并能將檔案信息化建設(shè)落到實(shí)處還應(yīng)該堅(jiān)持前瞻、協(xié)作、實(shí)用、人才儲(chǔ)備四項(xiàng)原則。

1、前瞻原則：檔案信息化建設(shè)的終極目標(biāo)是建立數(shù)字化檔案館，將檔案資源和檔案各項(xiàng)管理通過信息系統(tǒng)加工和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的傳輸，實(shí)現(xiàn)檔案信息的合理配置與開發(fā)利用，最大限度地實(shí)現(xiàn)信息資源的社會(huì)共享。它需要分階段、分層次、分步驟地有序進(jìn)行，是一項(xiàng)耗資巨大、復(fù)雜的系統(tǒng)工程。建設(shè)所需的各類硬件及網(wǎng)絡(luò)設(shè)施、軟件開發(fā)以及進(jìn)行數(shù)字化的投入，都需要高昂的費(fèi)用。因此，在信息化實(shí)施過程中，作為企業(yè)內(nèi)部的檔案館（室）在極其有限的財(cái)力前提下，一定要審時(shí)度勢，深入調(diào)查，科學(xué)論證，努力保證軟硬件配置、軟件開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)和網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)等在各實(shí)施階段的一致性，將有限的財(cái)力用在信息化建設(shè)的關(guān)鍵部位，保證軟硬件資源的可繼承性，使其既能適應(yīng)當(dāng)前信息業(yè)的特點(diǎn)和要求，還能符合今后發(fā)展和應(yīng)用的趨勢，盡可能避免資源的浪費(fèi)。

2、協(xié)作原則：檔案信息化建設(shè)包括基礎(chǔ)設(shè)施、管理規(guī)范、數(shù)據(jù)庫等方面的建設(shè)，在資金、技術(shù)、設(shè)備、人才等方面都有很高的要求。對(duì)于人力、財(cái)力有限的企業(yè)內(nèi)部的檔案館（室）來說，獨(dú)立完成這些項(xiàng)目存在相當(dāng)大的難度，這也是制約檔案信息資源建設(shè)的一大難題。因此，只有堅(jiān)持協(xié)作的原則，加強(qiáng)與企業(yè)內(nèi)各個(gè)部門的溝通、協(xié)調(diào)與配合，主動(dòng)爭取各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的支持和各部門的配合。才能保證這項(xiàng)工作在各階段的順利實(shí)施。

3、實(shí)用原則：檔案信息化建設(shè)不僅在量，更在于質(zhì)，在檔案信息化建設(shè)中，檔案館應(yīng)堅(jiān)持實(shí)用的原則。不僅要對(duì)館藏檔案目錄進(jìn)行數(shù)字化處理，更應(yīng)有選擇地對(duì)館藏檔案進(jìn)行全文數(shù)字化，在信息服務(wù)的特色內(nèi)容和獨(dú)特形式上做文章。用自己的特色信息服務(wù)滿足社會(huì)需求，使自己的信息具備"惟一性"，從而讓利用者面對(duì)龐大的信息體系，而選擇點(diǎn)擊你的網(wǎng)址；根據(jù)利用者的需求，將館藏信息資源加工成系統(tǒng)的、專題的、有序的信息，有機(jī)地將它們連接成一個(gè)整體，為利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。

4、人才儲(chǔ)備原則：由于電子檔案信息內(nèi)容的數(shù)字化，文檔處理的一體化，電子檔案保存的技術(shù)化，開發(fā)利用形式的多樣化，使得電子檔案的管理與紙質(zhì)檔案的管理有著截然不同的方法，這就對(duì)管理人員提出了更高的要求。只有把人才問題解決好了，才能使檔案信息化建設(shè)符合正確的方向，才能滿足社會(huì)發(fā)展對(duì)檔案工作的需求。

檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長期、全面而又具體的工作，信息化的實(shí)現(xiàn)不是檔案館（室）某一部門的工作，也不是單靠幾個(gè)計(jì)算機(jī)技術(shù)人員就能實(shí)現(xiàn)的，它需要所有檔案人員的積極參與與配合，檔案隊(duì)伍素質(zhì)對(duì)檔案工作信息化建設(shè)的質(zhì)量起著關(guān)鍵的作用，因此，檔案隊(duì)伍計(jì)算機(jī)技能的提高是目前檔案部門素質(zhì)教育的重中之重。 信息化是當(dāng)今世界和社會(huì)發(fā)展的大趨勢，檔案館（室）只有克服困難，迎頭趕上，與其他行業(yè)同步發(fā)展，才能適應(yīng)社會(huì)和時(shí)代發(fā)展的需要，更好地服務(wù)社會(huì)?！?/p>

參考文獻(xiàn)：

楊公之：《檔案信息化建設(shè)導(dǎo)論》

《中國檔案》

《檔案學(xué)通訊》