趙 金

摘要：隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，辦公自動(dòng)化日益成為高校秘書(shū)工作不可或缺的條件，筆者闡述了辦公自動(dòng)化對(duì)高校秘書(shū)工作的影響以及高校秘書(shū)應(yīng)如何適應(yīng)辦公自動(dòng)化。

關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化高校秘書(shū)工作

0引言

隨著科學(xué)技術(shù)和社會(huì)經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，特別是計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)、多媒體技術(shù)的發(fā)展和廣泛應(yīng)用，辦公自動(dòng)化已經(jīng)越來(lái)越成為高等院校日常管理工作不可或缺的條件。高校秘書(shū)工作要積極適應(yīng)辦公自動(dòng)化發(fā)展要求，運(yùn)用現(xiàn)代化的技術(shù)設(shè)備和科學(xué)管理手段來(lái)提高工作質(zhì)量和效率，實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化和決策科學(xué)化。這也對(duì)高校辦公室秘書(shū)人員提出了新的任務(wù)和要求，只有積極主動(dòng)地學(xué)習(xí)并熟練掌握運(yùn)用辦公自動(dòng)化，才能適應(yīng)自動(dòng)化環(huán)境下的高校秘書(shū)工作。

1正確認(rèn)識(shí)辦公自動(dòng)化

辦公自動(dòng)化(OFFICE AUTOMATION。簡(jiǎn)稱(chēng)OA)是一種含多種技術(shù)的新興科學(xué)，它以計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、系統(tǒng)科學(xué)、行為科學(xué)為基礎(chǔ)。以工作站、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為支柱，是一種綜合性的信息控制系統(tǒng)，它是當(dāng)前世界新技術(shù)革命中一個(gè)非?；钴S、引起人們廣泛關(guān)注的領(lǐng)域。辦公自動(dòng)化已成為現(xiàn)代信息社會(huì)的重要標(biāo)志。

辦公自動(dòng)化是將計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、信息技術(shù)和現(xiàn)代管理技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)和方法，不斷使人們的辦公業(yè)務(wù)借助于各種辦公設(shè)備，并由這些設(shè)備與辦公室人員構(gòu)成服務(wù)于某一目標(biāo)的人機(jī)信息處理系統(tǒng)，從而達(dá)到最大限度地提高工作質(zhì)量、工作效率和改善工作環(huán)境的目的。隨著信息技術(shù)的發(fā)展與整個(gè)國(guó)家經(jīng)濟(jì)信息化的深入發(fā)展，計(jì)算機(jī)及通信等現(xiàn)代信息技術(shù)越來(lái)越廣泛地應(yīng)用于各行各業(yè)。秘書(shū)工作本來(lái)就是以處理信息為中心任務(wù)的，當(dāng)然會(huì)受到這個(gè)浪潮的影響。

但是對(duì)辦公自動(dòng)化的應(yīng)用，在高校秘書(shū)工作方面存在著一定的誤區(qū)。傳統(tǒng)的高校秘書(shū)工作是一支筆一摞紙，是純“手工化”的，而現(xiàn)在是“自動(dòng)化”，是告別紙筆、走向光電的時(shí)代。有的人習(xí)慣了老傳統(tǒng)，認(rèn)為“自動(dòng)化”不如“手工化”得心應(yīng)手；有人認(rèn)為自動(dòng)化僅僅是文字處理的自動(dòng)化，有人認(rèn)為配上計(jì)算機(jī)、學(xué)會(huì)輸入法、會(huì)用word就是實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化：有人擔(dān)心辦公自動(dòng)化容易出錯(cuò)、容易泄露國(guó)家秘密。不利于歸檔，有些人認(rèn)為，辦公自動(dòng)化只是引進(jìn)了一些技術(shù)設(shè)備，有許多單位在實(shí)際工作中并沒(méi)有運(yùn)用這些設(shè)備的功能，例如：計(jì)算機(jī)只發(fā)揮打字機(jī)的功能，傳真機(jī)充當(dāng)電話(huà)機(jī)，其它辦公工具也只是作為虛華擺設(shè)。有些人認(rèn)為OA只是一時(shí)的潮流時(shí)尚，而作為高校秘書(shū)工作現(xiàn)代化的長(zhǎng)期任務(wù)來(lái)對(duì)待。有些高校秘書(shū)人員還不能很快接受和適應(yīng)新系統(tǒng)所提供的功能。還可能有些人對(duì)新系統(tǒng)不夠理解并抱著懷疑的態(tài)度，這些都不利予辦公自動(dòng)化的正常發(fā)展。

2辦公自動(dòng)化對(duì)高校秘書(shū)工作的影響

2.1辦公自動(dòng)化能夠提高工作效率和工作水平高校秘書(shū)工作是一項(xiàng)參謀性、輔助性的工作，其工作對(duì)象具有復(fù)雜性和多變。性的特點(diǎn)，內(nèi)容包括輔助決策、綜合承辦、公文辦理、會(huì)議組織、信息處理、調(diào)查研究、機(jī)要保密、信訪(fǎng)工作等。在傳統(tǒng)的工作環(huán)境中，秘書(shū)工作的開(kāi)展多數(shù)借助于紙筆進(jìn)行紙面工作，通過(guò)電話(huà)、電報(bào)、信函等進(jìn)行信息傳遞和交換，工作速度較為緩慢，工作效率難以提高。實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化后，高校秘書(shū)工作的部分業(yè)務(wù)工作可以借助先進(jìn)的辦公設(shè)備進(jìn)行處理，實(shí)現(xiàn)文字處理、信息傳遞、存貯與檢索的現(xiàn)代化，極大地提高工作速度和工作效率。網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的來(lái)臨，使得信息的采集渠道更多、更新更快、內(nèi)容更全，資料收集更加方便，文件處理靈活高效。

2.2辦公自動(dòng)化對(duì)高校秘書(shū)工作科學(xué)化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的要求秘書(shū)工作

在某種程度上來(lái)說(shuō)也可以看作是一種以信息處理為主要特征的辦公活動(dòng)。一方面，現(xiàn)代社會(huì)日益要求信息的存儲(chǔ)、處理和利用遵循科學(xué)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的基本原則，才能夠迅速?gòu)募姺睆?fù)雜的信息流中挑選有用信息，為秘書(shū)工作提供科學(xué)的依據(jù)。才能及時(shí)地處理和傳遞，進(jìn)行正確的計(jì)劃和決策。另一方面，計(jì)算機(jī)信息處理本質(zhì)上是數(shù)學(xué)計(jì)算，這種嚴(yán)格的數(shù)學(xué)化行為要求文秘辦公行為高度科學(xué)化。所謂科學(xué)化，就是秘書(shū)工作要有章可循，有切實(shí)可行的工作標(biāo)準(zhǔn)、操作程序和控制措施，建立健全科學(xué)的操作規(guī)程。

2.3實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，運(yùn)用新的辦公手段，要求高校秘書(shū)人員必須具備相應(yīng)的素質(zhì)與技能辦公自動(dòng)化是現(xiàn)代化的社會(huì)結(jié)構(gòu)、現(xiàn)代化辦公室工作和較高水準(zhǔn)的辦公室工作人員的綜合效應(yīng)，它對(duì)秘書(shū)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)提出了嚴(yán)格要求。如不迅速提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，就不能適應(yīng)辦公自動(dòng)化的要求，將會(huì)被淘汰。

3辦公自動(dòng)化對(duì)高校秘書(shū)人員提出了新的要求

辦公自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)從方方面面對(duì)傳統(tǒng)高校秘書(shū)工作提出了挑戰(zhàn)，如何正確運(yùn)用好辦公自動(dòng)化，提高高校秘書(shū)工作水平，實(shí)現(xiàn)高校秘書(shū)工作的現(xiàn)代化，這對(duì)每一位從事高校秘書(shū)工作的人來(lái)說(shuō)都是一個(gè)值得思考的問(wèn)題。

3.1積極轉(zhuǎn)變思想觀(guān)念，提高對(duì)辦公自動(dòng)化的重視程度，從思想觀(guān)念上充分認(rèn)識(shí)到辦公自動(dòng)化實(shí)現(xiàn)的必要性和長(zhǎng)遠(yuǎn)功效辦公自動(dòng)化是一個(gè)全新的概念，是信息社會(huì)的重要標(biāo)志之一。高校秘書(shū)人員必須盡快轉(zhuǎn)變思想觀(guān)念，跟上形勢(shì)和時(shí)代的發(fā)展步伐。在高校辦公自動(dòng)化大發(fā)展的新形勢(shì)下，過(guò)去那種不合時(shí)宜的舊觀(guān)念、舊框框和習(xí)慣做法已不能適應(yīng)辦公室秘書(shū)工作的需要。在新的歷史發(fā)展階段，秘書(shū)人員只有更新觀(guān)念，轉(zhuǎn)變工作方法，高度重視，積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的辦公自動(dòng)化思想，使辦公自動(dòng)化意識(shí)成為一種“自覺(jué)”。才能確保不被時(shí)代發(fā)展、科技發(fā)展的大潮拋棄，才能保證秘書(shū)工作高效、有序地運(yùn)作。

3.2強(qiáng)化學(xué)習(xí)意識(shí)，提升自身能力辦公自動(dòng)化是一個(gè)高效的人機(jī)交互系統(tǒng)，在這個(gè)系統(tǒng)中，具有現(xiàn)代思想和技能的人始終是活動(dòng)的主體。作為秘書(shū)工作人員，不僅要學(xué)習(xí)秘書(shū)工作的業(yè)務(wù)知識(shí)在實(shí)際工作中加以運(yùn)用，更要加強(qiáng)辦公自動(dòng)化理論學(xué)習(xí)，接觸盡可能多的新技術(shù)，完善自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)。要積極參加辦公自動(dòng)化方面的培訓(xùn)，掌握一定的計(jì)算機(jī)軟硬件知識(shí)。秘書(shū)工作千頭萬(wàn)緒，錯(cuò)綜復(fù)雜，秘書(shū)人員不僅要掌握電腦、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)等現(xiàn)代辦公手段，尤其要掌握計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，熟練使用辦公自動(dòng)化軟件(如Word、Excel、Powerpoint)，有能力、有條件的甚至可以向系統(tǒng)開(kāi)發(fā)等高級(jí)應(yīng)用技巧發(fā)展，以適應(yīng)新環(huán)境對(duì)高校秘書(shū)的新要求，充分發(fā)揮高校秘書(shū)職能。

3.3增強(qiáng)安全防范意識(shí)，做好保密工作保密工作是高校秘書(shū)工作的重要組成部分，保守國(guó)家秘密是秘書(shū)人員肩負(fù)的職責(zé)和義務(wù)。在辦公自動(dòng)化的環(huán)境中，秘書(shū)人員的保密工作呈現(xiàn)出了新的特點(diǎn)，增加了保密的難度。尤其是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，文件檔案的傳播途徑急劇增多，泄密渠道也日益增多，各種信息載體如磁盤(pán)、磁帶、網(wǎng)絡(luò)等都可能成為“黑客”攻擊的對(duì)象；另一方面，竊密手段也日益現(xiàn)代化，各種高科技手段如互聯(lián)網(wǎng)、激光技術(shù)、人造衛(wèi)星、紅外遙感等技術(shù)均已被利用到現(xiàn)代竊密活動(dòng)中。因而，如何很好地保守國(guó)家機(jī)密，就成為高校秘書(shū)人員必須要高度重視的一個(gè)問(wèn)題。真正從思想上認(rèn)識(shí)到保密工作的重要性，培養(yǎng)嚴(yán)守機(jī)密的職業(yè)道德，積極參加有關(guān)保密思想和保密手段的教育培訓(xùn)活動(dòng)，增強(qiáng)安全防范意識(shí)。熟練掌握、運(yùn)用各種辦公自動(dòng)化設(shè)備，了解辦公自動(dòng)化設(shè)備方面竊密與反竊密的情況，加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)和其他辦公設(shè)備在處理、傳遞秘密信息上的管理，嚴(yán)格控制泄密渠道，樹(shù)立反竊密意識(shí)，加強(qiáng)反竊密措施，切實(shí)提高做好辦公自動(dòng)化中保密工作的自覺(jué)性和技術(shù)水平。

3.4認(rèn)真實(shí)踐秘書(shū)工作的規(guī)范化操作科學(xué)有效地建立辦公自動(dòng)化條件下的秘書(shū)工作規(guī)范，嚴(yán)格規(guī)范秘書(shū)工作制度和程序。逐漸地在日常工作中，把傳統(tǒng)工作環(huán)節(jié)和先進(jìn)的自動(dòng)化手段相結(jié)合，真正提高工作效率。辦公自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)對(duì)日常性的事務(wù)處理有極大的幫助；但是，像公文辦理、檔案管理等工作雖然運(yùn)用了自動(dòng)化軟件，由于這類(lèi)工作有傳統(tǒng)的規(guī)范程序，例如，公文辦理中的擬辦、批辦、承辦等核心環(huán)節(jié)，檔案管理中的鑒定、分類(lèi)、整理等核心環(huán)節(jié)，即使在辦公自動(dòng)化環(huán)境下仍要堅(jiān)持規(guī)范處理，使OA與傳統(tǒng)秘書(shū)工作真正相結(jié)合。

3.5強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)辦公自動(dòng)化配備了諸多設(shè)備，如沒(méi)有強(qiáng)烈的責(zé)任心。用完了就拉倒，很容易造成設(shè)備的人為損壞或者不必要的浪費(fèi)，甚至造成泄密。要強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)。精心維護(hù)，確保oA正常運(yùn)轉(zhuǎn)，延長(zhǎng)設(shè)備使用壽命，實(shí)現(xiàn)“可持續(xù)使用”。認(rèn)真分析工作中所需要的信息處理功能，分清輕重緩急，把有限的辦公自動(dòng)化設(shè)備與軟件用在刀刃上。