圖書館界(LibraryWorld)2009年第4期(No.4,2009)張洪銘:淺談套錄中文圖書數(shù)據(jù)存在的問題及對策[摘要]本文結(jié)合廣西壯族自治區(qū)圖書館編目工作的實際情況,著重分析了現(xiàn)階段套錄中文圖書數(shù)據(jù)編目過程中存在的問題,并提出了提高圖書編目數(shù)據(jù)質(zhì)量的建議。

[關(guān)鍵詞]套錄;中文編目;數(shù)據(jù)

[中圖分類號]G254[文獻標志碼]B[文章編號]1005-6041(2009)04-0104-03[HT]

套錄編目是指編目員為一種圖書編目之前,先對從外部獲取的編目數(shù)據(jù)進行必要的編輯加工,從而轉(zhuǎn)換為本館數(shù)據(jù)庫記錄的過程。中文圖書數(shù)據(jù)套錄可以提高分編工作的效率及編目質(zhì)量,減輕分編人員的工作壓力,但由于我國制作編目數(shù)據(jù)的單位很多,采用的標準也不一致,使得中文圖書編目套錄數(shù)據(jù)時遇到了不少問題。本文就目前中文圖書編目套錄中存在的問題進行分析,并提出相應(yīng)的對策。

1 圖書館中文圖書套錄數(shù)據(jù)的來源

1.1權(quán)威情報機構(gòu)的數(shù)據(jù)

國家圖書館聯(lián)合編目中心和深圳圖書館聯(lián)合編目中心提供的編目數(shù)據(jù),其數(shù)據(jù)質(zhì)量和可信度在國內(nèi)的聲譽比較好,也是國內(nèi)各大省市圖書館目前使用率最高的數(shù)據(jù)來源。高校圖書館則更多采用的是CALIS聯(lián)合目錄中心數(shù)據(jù)庫提供的編目數(shù)據(jù)。

1.2書商的數(shù)據(jù)

一些書商往往為客戶購買的圖書提供編目數(shù)據(jù),保證了圖書和數(shù)據(jù)的集中性和及時性,但是此類數(shù)據(jù)大多為字段不完整的采訪數(shù)據(jù),基本內(nèi)容不夠完整且主題分析不準確,因此僅做參考。

1.3自編的數(shù)據(jù)

對于查重后無數(shù)據(jù)的新書,館多采取自編的方式著錄。比如多卷書或叢書的著錄,套用館同類書的數(shù)據(jù)是較為方便的方式。

2 套錄數(shù)據(jù)存在的問題及對策

編目數(shù)據(jù)的套錄一般是從查重數(shù)據(jù)開始到存盤入庫結(jié)束,其過程為:查重—確定—檢查修改—存盤。將本館編目系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)與手中編目實體所反映的信息內(nèi)容逐一對照檢查,兩者若有不符,則以實體內(nèi)容為依據(jù)進行數(shù)據(jù)的修改、補充,并加上本館館藏信息項,完整的書目數(shù)據(jù)即可完成。在實際的套錄工作中,常常發(fā)現(xiàn)來源于外部的編目數(shù)據(jù)總會有與本館的編目細則存在著許多不一致的地方,一般多見于書名、外國責任者項、出版發(fā)行項和叢書項等項。

2.1國際標準書號(ISBN)項的著錄

該字段除國際標準書號(ISBN)外,還包含有著作的裝訂形式、價格及錯誤的ISBN號。在010字段的@d價格的著錄就因為規(guī)則不同表現(xiàn)為CNY、RMB,目前《中國文獻編目規(guī)則(第二版)》明確規(guī)定@d價格的著錄采用CNY,這就要求數(shù)據(jù)提供商按照要求著錄。由于數(shù)據(jù)的來源不同,在套用數(shù)據(jù)中常發(fā)現(xiàn)隨書光盤的著錄格式不一樣,有的將光盤的ISBN號著在“010”字段,例:010##@a7-900110-62-3@b光盤;有的將光盤的ISBN號放”307”字段,例307##@a附光盤:ISBN7-900110-62-3。

2.2題名項的著錄

該字段包括題名、其他題名信息與題名相關(guān)的責任說明,以及出現(xiàn)在題名頁上的用其他語言重復(fù)的并列信息(并列題名、并列責任說明等)。副題名的著錄,要分清楚題名和副題名的關(guān)系,一般情況下“:”后面的內(nèi)容作副題名處理,但不能一概而論,要根據(jù)具體的情況進行著錄^[1]。例如:1)2001#@a中國:經(jīng)濟轉(zhuǎn)型與經(jīng)濟政策,在本例中“:”后面的內(nèi)容起到了并列修飾的作用,因此共同作為正題名才合適;2)2001#@a古廟探幽:西安名廟,在本例中“:”后面的內(nèi)容同樣是起了修飾前面的內(nèi)容,所以應(yīng)該作為正題名。

2.3外國責任者的著錄

在著錄外國責任者時,是按照規(guī)范漢譯姓著錄還是完全按照題名頁上的責任者信息來著錄,這種矛盾時常困擾這編目人員。CNMARC中有關(guān)責任者的著錄主要集中在200、304、7xx字段中。而有關(guān)外國責任者的著錄又多了一項:314字段,314字段主要是對提供檢索點的7xx字段中外國責任者的補充說明。目前CALIS對外國責任者的著錄方式主要有兩種:701字段按照規(guī)范漢譯姓著錄或完全按照題名頁上的責任者信息來著錄。為了綜合以上兩種著錄情況各自不同的優(yōu)缺點,筆者建議再加一個703字段,著錄題名頁上標非規(guī)范漢譯姓的外國責任者,而編目員取著者號碼則按照701字段的規(guī)范漢譯姓來取。例如:

2001#@a誘拐@f(英)羅?路?斯蒂文森著@g張建平譯

314##@a責任者Stevenson的規(guī)范漢譯姓為:史蒂文森

701#1@a史蒂文森@g(Stevenson,RobertLouis)@4著

703##@a斯蒂文森@g(Stevenson,RobertLouis)@4著

其中703字段有檢索意義,這樣的話可能看上去有點多余,但是彌補了以往著錄方法的缺點,既解決了讀者利用題名頁上的外國責任者漢譯姓檢索的問題,不會造成圖書漏檢,提高了館藏圖書資源的利用率;又解決了編目員取責任者號碼的問題,避免了同一責任者取不同著者號的問題,也解決了排架問題,給讀者查找圖書帶來了方便。

2.4附注項的著錄

附注項是對題名與責任說明、版本、出版發(fā)行信息、載體形態(tài)、叢編等信息內(nèi)容的附注與補充說明^[2]。在CNMARC中本信息塊有30個字段,對該項的著錄,各館的要求有所不同,一般只是選擇較為重要的項目進行著錄。為了有利于不同編目人員統(tǒng)一套錄工作以及圖書館工作的延續(xù)性和一致性,我館對這一字段都有著較明確的規(guī)定。例如,為了說明教材性質(zhì)以及讀者對象,會看到“高等學(xué)校教材”字樣出現(xiàn)在題名頁上,許多外部數(shù)據(jù)放入“225叢書項字段”,我們套錄數(shù)據(jù)時往往應(yīng)書而異,對于該類型的圖書,如屬叢書的性質(zhì)才入225叢書項,否則入“300一般附注字段”即可。

2.5叢書、多卷書的著錄

對叢書的著錄,從理論上講,可分為按整套集中著錄和按冊分散著錄兩種方式。圖書館界對于叢書用何種方法著錄,到目前為止也沒有取得一致意見,但總的傾向多為分散著錄。因為計算機進行編目工作,書目數(shù)據(jù)庫中每條記錄都是檢索點,讀者使用起來非常方便,而讀者通常習(xí)慣是書名檢索,因此應(yīng)該進行分散著錄。叢書中的每一分冊都是可以單獨存在的完整著作,以分冊為主體進行分散著錄,一個分冊對應(yīng)一條書目記錄,能更全面更好地揭示與反映實際庫存情況。多卷書的著錄也可以采用分卷著錄,克服集中著錄書目數(shù)據(jù)不夠明確的缺點,充分記錄它們的內(nèi)容特征,使所編數(shù)據(jù)具有一定內(nèi)在聯(lián)系,相互字段呼應(yīng),整體關(guān)系匹配,成為最詳細的完整著錄,達到書目數(shù)據(jù)的標準規(guī)范化,以實現(xiàn)信息的增值利用^[3]。

2.6主題分析的著錄

主題詞內(nèi)涵的揭示與主題詞使用的規(guī)范是為了描述、查找、存儲、檢索文獻的主題,從而建立的一個具有檢索工具意義的規(guī)范化詞表。主題詞在書目數(shù)據(jù)中占有非常重要的地位,以至于成為CNMARC中缺一不可的必備字段。在鎖定主題之前,首先要根據(jù)文獻檢索存貯的要求,對文獻內(nèi)容進行分析,從中提煉主題的概念。主題分析包括文獻的審讀、概念的提煉,隱含概念的分析、主題類型的確定、主題結(jié)構(gòu)分析5個環(huán)節(jié),其中隱含概念的分析是較為重要的一環(huán),關(guān)系到主題標引、文獻歸類是否準確的實質(zhì)性問題^[4]。如:《敲醒心靈的能量——迅速平衡情緒的思維場療法》一書是部翻譯作品,從題名表述上似乎是心理學(xué)的情緒與情感類,因此有人給出的主題詞是:“情緒”“心理學(xué)”。經(jīng)過仔細分析、翻閱書中的序和譯序后,我們給出的主題詞是“按摩療法”,鑒于該書涉及心理方面的活動,為了充分揭示該書所涉及的其他相關(guān)內(nèi)容,我們又給出“醫(yī)學(xué)心理”這一主題詞。隨著科技的迅猛發(fā)展,高新技術(shù)領(lǐng)域和其他行業(yè)里派生出大量的專業(yè)的、時尚的新詞匯,如:網(wǎng)頁制作、數(shù)碼技術(shù)、項目管理、物業(yè)管理、知識管理等,這些詞匯的大量涌現(xiàn),為我們給書目數(shù)據(jù)標引提出了新的課題。為了更好地提高文獻的檢索效率,在這些新詞沒有被收入主題詞表之前,我們只能將這些新詞當作自由詞處理,在610字段予以揭示。

2.7記錄來源的著錄

該字段是必備字段,包括記錄來源的標記、編制數(shù)據(jù)的機構(gòu)、將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為機讀形式的機構(gòu)、修改原始書目記錄/數(shù)據(jù)的機構(gòu)以及發(fā)行紀錄的機構(gòu)。該字段套錄到館后應(yīng)該保留,套錄數(shù)據(jù)時,依據(jù)《中國機讀目錄格式使用手冊》的有關(guān)規(guī)定,原有字段保留,再添加一個801字段,將新添字段的指示符的“0”改為“2”。例:801#0@aCN@bNLC@c20090218801#2@aCN@bGXG@c20090608這樣才可以準確反映出該記錄的來源,表示該書目數(shù)據(jù)是由國家圖書館(NLC)于2009年2月18日編制的,廣西壯族自治區(qū)圖書館(GXG)于2009年6月8日進行了修改。

3 提高圖書套用數(shù)據(jù)編目質(zhì)量的幾點建議

3.1職業(yè)道德的教育

良好的職業(yè)道德是搞好專業(yè)工作的前提。編目的實質(zhì)是全面正確地揭示圖書的內(nèi)在與外在特點,讓讀者透過記錄認識圖書并能加以利用,記錄的質(zhì)量直接影響圖書的利用率。圖書館人員面對繁瑣枯燥的編目工作必須具有良好的職業(yè)道德和敬業(yè)精神,敬業(yè)愛崗,以高度的責任感,一絲不茍地對待自己的工作。干一行,愛一行,鉆一行,一定要專心致志,全面、真實、準確地揭示圖書的特點。圖書館工作環(huán)環(huán)相扣,編目工作更講究團體協(xié)作。編目人員要有全局觀念,不能把編目工作看成個人的工作,必須認識到個別環(huán)節(jié)的出錯有可能影響全局的工作質(zhì)量。

3.2加強合作和交流,協(xié)調(diào)工作

首先,是與書商及時溝通。將本館的編目規(guī)則分發(fā)給合作書商,使他們有章可循。在合作過程中遇到問題,要及時溝通、解決。其次,是編目人員之間的溝通和學(xué)習(xí)。最突出的表現(xiàn)在多卷書的處理上,因為此類書籍有時不能一次到館,或者即使一次到館,卻被分成不同批次分編,從而在不同編目人員的手中,極易造成漏查、錯查。因此,在遇到同一系列的叢書、多卷書時,分編人員在仔細查重的同時,相互之間應(yīng)及時進行信息溝通,以保證套錄數(shù)據(jù)的質(zhì)量。由于編目人員都有各自的技術(shù)優(yōu)勢,彼此的溝通和交流有助于全體編目人員的技術(shù)向全方位發(fā)展,達到雙贏的效果。

3.3制定具有本館特色的套錄數(shù)據(jù)審校細則

在套錄外來數(shù)據(jù)時,不能一味地照搬照抄,應(yīng)依本館的實際情況,嚴格按照《中國圖書館分類法》(第四版)、《中國文獻編目規(guī)則》和《中國機讀目錄格式使用手冊》等制定各館的套錄數(shù)據(jù)審校細則。如我館根據(jù)本館的館藏特色、服務(wù)對象,應(yīng)制定出《普通中文圖書套錄數(shù)據(jù)審?；疽蟆?詳細地規(guī)定館藏書目數(shù)據(jù)著錄的詳簡級次、分類與主題標引的深度、索書號的分配等,并以此為根據(jù)對源數(shù)據(jù)的著錄和分類加以適當修改,建立適合于本館使用的書目數(shù)據(jù)庫。在套錄數(shù)據(jù)時,不能照搬照抄,應(yīng)當根據(jù)本館所制訂的分類使用本、著錄規(guī)則等適當加以修改。

3.4業(yè)務(wù)能力的培訓(xùn)

任何一個編目人員所受的教育都不可能是終極教育,編目員除系統(tǒng)掌握圖書情報專業(yè)知識之外,還應(yīng)掌握計算機操作,掌握計算機網(wǎng)絡(luò)知識和外語知識等,所以對編目人員進行繼續(xù)教育是必要的。繼續(xù)教育可彌補學(xué)位教育的不足,是補充新知識和新技能的有效途徑。進行崗位培訓(xùn)與繼續(xù)教育應(yīng)側(cè)重于實際操作能力的提高。針對編目人員業(yè)務(wù)方面的繼續(xù)教育,應(yīng)包括國內(nèi)外聯(lián)機編目培訓(xùn)班、網(wǎng)上資源編目培訓(xùn)班、各種分類主題標引培訓(xùn)班等。同時引入競爭機制,強化編目人員的管理。編目員一定要經(jīng)過各編目中心的執(zhí)證編目員培訓(xùn)班的培訓(xùn),才能獨立完成標準書目數(shù)據(jù)制作及數(shù)據(jù)上傳、下載工作,從而使本館數(shù)據(jù)庫書目數(shù)據(jù)更加規(guī)范。

3.5更新軟件并規(guī)范數(shù)據(jù)庫

各館在建立自己的數(shù)據(jù)庫時,要做好前期準備工作,確保數(shù)據(jù)準確和建庫工作質(zhì)量,符合CNMARC的標準,并及時對本館使用的軟件不斷更新、升級。同時,對過去有數(shù)據(jù)庫中的不規(guī)范書目數(shù)據(jù)最大限度地進行修改和彌補,是一項刻不容緩的工作,它關(guān)系到圖書館信息資源的“根基”是否牢靠。

4 結(jié)論

知識經(jīng)濟社會的不斷發(fā)展,網(wǎng)絡(luò)化、信息化的普及,使得編目工作的模式發(fā)生了巨大的變化。編目工作不再是在一個封閉的環(huán)境里對館藏文獻進行一般的加工,而是在動態(tài)的環(huán)境中對文獻進行知識整序,書目數(shù)據(jù)的套錄成為圖書編目發(fā)展的主流趨勢,它的不斷完善,將是未來圖書館實現(xiàn)更大程度上的聯(lián)機編目和館際互借的前提。

[參考文獻]

[1]國家圖書館.新版中國機讀目錄格式使用手冊(修訂版)[M].北京:北京圖書館出版社,2004.

[2]陳艷茹,楊雪絨.套錄數(shù)據(jù)存在的問題與對策[J].情報雜志,2007(10).

[3]林幗貞,周清.中文圖書套錄編目探析[J].圖書與檔案管理,2006(3).

[4]周曉紅.中文套錄編目應(yīng)注意的問題[J].連云港師范高等專科學(xué)校學(xué)報,2007(1).

[收稿時間]2009-04-01

[作者簡介]張洪銘(1981—),男,助理館員,大學(xué)本科。