宋 陽 孫麗萍 梅雪偉

在新形勢下,人事檔案內容發(fā)生很大的變化,反映學術水平、專業(yè)技術能力和工資變化材料的比重逐漸加大,內容更加充實和完整。但體現(xiàn)個人德、能、勤、績的鑒定、評語則越來越抽象,往往在檔案中只能看到思想表現(xiàn)的套話、政治術語,無法真正體現(xiàn)個人的實績或業(yè)績,所以檔案記載在提拔使用人員時有時會失去應有的作用;有的根據領導者的主觀印象,領導印象好就能提拔,反之就不行。

因此對人事檔案實行“打假”,成為杜絕用人上的不正之風和腐敗現(xiàn)象的一個有效措施。如出現(xiàn)上述不正常現(xiàn)象,應采取相應的對策,在確認年齡時應以檔案中記載最早或出現(xiàn)次數最多的出生日期為準;認定最高學歷則以學籍檔案中記載的學歷為依據,無學籍檔案的畢業(yè)證書不予承認;提拔使用人才時,應以個人實績和業(yè)績?yōu)橐罁?在集體討論時依據科學數據說話,就可以排除領導個人專斷行為、印象主義,以使一些杰出的人才脫穎而出。

一、收集整理,力求干部人事檔案材料齊全完整

中央組織部根據《干部檔案工作條例》及有關規(guī)定,專門制定了《干部檔案整理工作細則》。根據《細則》的要求,整理工作必須做到:認真鑒別、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊;要根據干部檔案歸檔材料形成的特點和規(guī)律,制訂科學準確的分類方案,通過整理,使每件檔案達到完整、真實、條理、精練、實用的要求;要依據干部人事檔案整理工作的實際需要,實行科學、動態(tài)管理,即人事檔案必須根據當事人情況的變化而不斷增加新的內容。

如果人事檔案內容從重政治歷史轉向重業(yè)務現(xiàn)實實績,在收集一個人的歷史和工作材料時,要突出實績這個重點,如出身、成分、家庭、社會關系方面的材料要搜集,它反映個人成長的外部條件,而重點是個人各方面表現(xiàn)的材料,這是其內在素質的體現(xiàn)。政治歷史材料要歸檔,而現(xiàn)實實際工作成績的材料更要歸檔;既要收集個人成績、優(yōu)點方面的材料,也要收集個人缺點、失誤、乃至違法亂紀方面的材料;既要收集上級領導對某個人的評語、鑒定,也要收集專家的評價和群眾的反映,尊重民意。

1.確定范圍。根據新時期人事檔案工作的要求和新的用人觀點,針對人事檔案不能全面反映員工的現(xiàn)實狀況,缺少反映業(yè)務水平、技術專長、工作業(yè)績等材料,當前應當著重收集以下材料:①反映工作能力、成績貢獻、工作業(yè)績的材料;包括考核工作中形成的登記表、民主評議、鑒定材料;評騁專業(yè)技術職務(職稱)的任職資格申請表、專業(yè)技術職務考績材料,評聘專業(yè)技術職務(職稱)的審批表、登記表、創(chuàng)造發(fā)明和技術革新的鑒定、評價材料、論文和著作目錄;黨內外獎勵及授予英雄、模范、先進工作者等各種稱號的事跡材料。②反映學術水平和智能結構的材料;包括學員登記表、學習成績登記表、畢業(yè)登記表、學習鑒定、授予學位的材料、學歷證明、培訓結業(yè)登記表。③反映政治思想的材料:包括貫徹執(zhí)行黨的路線、方針、政策,遵紀守法的材料;反映革命事業(yè)心、黨性原則、道德品質、思想作風的材料;員工在國外、境外的鑒定材料。④反映員工身體狀況的材料:包括新近體檢表、健康鑒定、傷殘證明、確定傷殘等級材料。

2.及時收集。在檔案材料收集管理上,我們應保持材料的齊全和連貫。遇有干部入黨、畢業(yè)、晉升、調資、獎懲等,檔案管理人員要及時錄入,一旦工作結束及時催促有關材料的收集,并整理錄入,這既減輕了集中整理時的工作量,又使人事檔案反映出干部的新情況,努力使人事檔案有較多、較新信息含量。

人事干部應以干部姓名為特征整理保存的確定檔案材料是否歸檔,首先應弄清楚是誰的檔案,不能因同名同姓、同姓異名、異姓同名而張冠李戴,因一人多名而將材料分散。有些材料從形式上看像是某人的,實際不是,須從內容上加以辨認區(qū)分。由于歷史原因,形成一人多名,鑒別時要核查曾用名及更改姓名的材料,否則,容易把同一個人的材料分散在幾處,給查找、利用造成困難。

二、建立科學的干部人事檔案管理模式

在干部人事管理中,干部的培養(yǎng)、考察、任免、工資調配、職務晉升、出國政審等方面,都要查閱干部人事檔案。特別是近幾年進行機構和干部人事制度改革,需要查檔的比較多。為搞好利用服務,對熟悉和不熟悉的應一事同仁,不拿原則、規(guī)定做人情,不予查閱的檔案材料,堅決不給查閱;對已歸檔的材料,堅持不任意抽出或涂改,維護檔案的嚴肅性。為了防止有些人利用檔案造假,凈化社會空氣,筆者認為探討一種行之有效的科學管理檔案的方法,是非常必要的。

1.檔案管理系統(tǒng)化。就是所有檔案,卷外按姓氏排列,按人名組卷,卷內按類別排列存放。使人事檔案信息資源得到最大限度的開發(fā)利用。

2.檔案管理專業(yè)化。主是所有檔案由人事檔案部門抽調檔案,專業(yè)人員管理,使檔案管理工作規(guī)范化,法制化。

3.檔案管理現(xiàn)代化。就是要購買專用管理軟件,將所有檔案中涉及的內容全部輸入電腦管理,并隨時進行查閱、更新。這樣才能達到規(guī)范管理、數據備份、實現(xiàn)資源共享。

4.積極開發(fā)利用。在人才流動或競爭上崗的情況下,單位可以通過查詢人事檔案信息庫提供軟盤中最真實的資料,了解其基本情況,有利于工作效率的提高,促使人事檔案工作快速地開展,進一步嚴格人事變動檔案交接制度,加強管理、規(guī)范環(huán)節(jié),堅持檔案行政監(jiān)督,通過加大執(zhí)法力度,來扭轉檔案不實、不用的現(xiàn)狀,具有一定的政治意義和現(xiàn)實意義。

總之,干部人事檔案作為個人社會實踐活動的記錄,是變化發(fā)展的,具有動態(tài)性,而一個人的活動記錄又是在一生中進行的,每一次重大的活動,都產生新的檔案。人事檔案的管理,要隨著不同時期的發(fā)展變化而變化。

(編輯/穆楊)