陸憲良　陳小寧　馮　瑋

摘要：針對國內(nèi)高校紛紛開始推廣使用OA系統(tǒng)，對其產(chǎn)生的大量電子文件的歸檔方式、流程及具體處置方法作了闡述和探討：對OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)專用轉(zhuǎn)換程序設(shè)計和電子、紙質(zhì)文件實行雙套制同步歸檔的思路也作了交待。

關(guān)鍵詞：高校檔案OA文件歸檔方法

數(shù)字化校園建設(shè)，尤其是辦公自動化(以下簡稱OA)的實施為高校的管理工作注入了前所未有的活力，并取得了極大的成效。然而，伴隨著OA電子文件的大量產(chǎn)生，其后期的歸檔工作如何應(yīng)對和運作，無疑為高校檔案部門提出了新的挑戰(zhàn)性任務(wù)。

高校OA電子文件的歸檔，涉及到許多以前紙質(zhì)文件時代從未遇到過的難題，歸檔的對象、處理文件的方式包括管理人員等均發(fā)生了變化：原來純粹是紙質(zhì)文件，現(xiàn)在是電子加紙質(zhì)，且以電子版為主；原來由兼職檔案員負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、保管，現(xiàn)在是行政秘書即時操作(由于各種原因，兩者有所脫節(jié))；原來是手工流轉(zhuǎn)、承辦并整理、組卷歸檔?，F(xiàn)在是網(wǎng)上流轉(zhuǎn)、承辦并要求將電子文件直接在網(wǎng)上予以歸檔；原來是擬寫案卷標(biāo)題、編頁碼、裝訂、移交歸檔，現(xiàn)在是如何將OA系統(tǒng)中已有的文件著錄信息、閱處意見及全文與對應(yīng)的紙質(zhì)材料同步歸檔。要妥善、有效地處理好這些問題，高校檔案部門必須借助適合高校發(fā)展的新一代檔案管理系統(tǒng)來實現(xiàn)，并在歸檔思路、流程、模式上有所創(chuàng)新、有所突破。

1OA電子文件歸檔方式及流程

OA電子文件采用物理歸檔還是網(wǎng)絡(luò)在線歸檔，決定著以后電子檔案的有效管理和快速利用問題。物理歸檔，方式簡單、直接，不需要前期很大的投入和專門系統(tǒng)的支撐，直接將數(shù)據(jù)拷貝到光盤等物理載體上，便可完成歸檔。但物理歸檔后的電子文件，由于沒有了原來系統(tǒng)的支持，再要實現(xiàn)快速查詢和即時利用，幾乎是不可能的，而只能將其作為原始數(shù)據(jù)的積累和備份，或通過一些簡易的二次開發(fā)，對此進行查詢和利用。OA電子文件采用網(wǎng)上在線歸檔，效率高，能適應(yīng)不斷增加的電子文件的管理和利用，但前期配套工作復(fù)雜，既需要檔案管理系統(tǒng)的支撐，又需要黨辦、校辦和信息中心、網(wǎng)絡(luò)中心等部門的配合和支持。從我國高等教育事業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展的要求和檔案工作的重要性考慮，后者是必由之路，早晚得實施，而且是早實施、早得益，越晚實施，問題越多，難度也就越大，所以高校檔案部門最好在學(xué)校推廣使用OA系統(tǒng)的同時，一并將網(wǎng)上在線歸檔問題予以解決好。

OA電子文件網(wǎng)絡(luò)歸檔的流程，需要結(jié)合高校的實際情況來確定。若把收發(fā)文登記和檔案信息的著錄、編目等工作全部整合在文檔一體化的“OA系統(tǒng)”中，這種辦法比較適合政府部門，并已得到廣泛應(yīng)用。伹作者認(rèn)為高校不可全盤仿效，因為高校要歸檔的材料不只局限于文書材料，還有大量的教學(xué)、科研、出版等專門材料；高校兼職檔案員也不一定全都是收、發(fā)文件的管理員或OA系統(tǒng)的操作員：高校檔案管理系統(tǒng)也不可能僅與OA系統(tǒng)相融合，而還要考慮大量紙質(zhì)卷宗的管理，所以檔案信息的著錄和編目等工作不宜一同設(shè)置在OA系統(tǒng)中進行。僅將OA系統(tǒng)作為學(xué)校的一個業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)來對待，利用專用接口程序?qū)⑵涮幚硗戤叺母鞣N數(shù)據(jù)事后定期遷移到檔案管理系統(tǒng)中來，然后由各部門的兼職檔案員和檔案館(室)的收集指導(dǎo)人員共同在檔案管理系統(tǒng)中來完成歸檔操作的辦法是比較可行的。即先有兼職檔案員對本單位等待歸檔的OA文件進行檢查、判別，并按檔案管理的要求補充必要的檔案著錄項后再作預(yù)歸檔，待一個部門處置完了需要預(yù)歸檔的全部文件后，專職檔案員再對該部門的預(yù)歸檔信息進行審核，正確無誤后正式接收歸檔，并按照預(yù)先設(shè)定的編目方案自動生成檔號等即完成網(wǎng)上歸檔任務(wù)，與OA系統(tǒng)電子文件相對應(yīng)的紙質(zhì)文件，采用相同檔號來處置并實施歸檔。

2專用接口程序及歸檔內(nèi)容

歸檔流程確定后，將OA系統(tǒng)中形成的各類文件信息截取并遷移到檔案管理系統(tǒng)中來，需要開發(fā)一個專用的信息轉(zhuǎn)換程序來完成這項工作，并對相關(guān)信息要作選擇性的約定和對接，即哪些信息檔案管理系統(tǒng)中要選用，如何選用，如何匹配。與此同時，還要確定好另外添補的著錄項內(nèi)容。

OA系統(tǒng)一般建立在LOTUS環(huán)境下，是一種基于文件型的管理系統(tǒng)。OA系統(tǒng)運作的最基本功能至少包括三大塊，即發(fā)文、收文、呈文管理。發(fā)文從擬稿、修改、審定、簽發(fā)、打印輸出都在網(wǎng)上進行；收文(紙質(zhì)來文)，目前通常的做法是由黨辦、校辦秘書統(tǒng)一將其數(shù)字化、上傳并加著相關(guān)信息后在網(wǎng)上完成傳閱、批示、辦理等；呈文為校內(nèi)工作請示和工作報告，由各部門在網(wǎng)上完成擬稿、會簽、提交、審核和領(lǐng)導(dǎo)批閱。除了電子全文和上述流轉(zhuǎn)處理信息外，0A系統(tǒng)中還記載了各種文件的記錄信息，有些是系統(tǒng)自動產(chǎn)生的，有些是文件管理員手工錄入的。

OA電子全文、流轉(zhuǎn)處理信息和文件記錄信息三部分?jǐn)?shù)據(jù)構(gòu)成了OA電子文件需要歸檔的主要內(nèi)容，其中文件記錄信息起著描述、關(guān)聯(lián)文件所有信息的作用，電子全文和流轉(zhuǎn)處理信息從屬于文件記錄信息，兩者間有一一對應(yīng)的關(guān)系。

檔案管理系統(tǒng)一般采用數(shù)據(jù)庫型管理系統(tǒng)，其操作系統(tǒng)、管理機制、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)等方面與OA系統(tǒng)運行的環(huán)境和要求有本質(zhì)性差異。OA文件歸檔數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換接口，其任務(wù)就是要將OA系統(tǒng)中的上述三類信息內(nèi)容轉(zhuǎn)換為數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中能識別的檔案數(shù)據(jù)記錄及關(guān)聯(lián)附件。這種轉(zhuǎn)換既要考慮OA來源系統(tǒng)的信息構(gòu)成狀況，還要考慮檔案系統(tǒng)采用的管理平臺與數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，兩者遙相呼應(yīng)。設(shè)計人員就是要根據(jù)各類文件的字段信息，設(shè)計出合理、可靠的數(shù)據(jù)對接或轉(zhuǎn)換關(guān)系，完成兩個系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)的平穩(wěn)遷移。

OA系統(tǒng)中的文件記錄著錄項大多與檔案系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)著錄項有重疊，可以通過接口程序自動引用過來，既免去歸檔人員的重復(fù)輸入，又確保數(shù)據(jù)的原始性和準(zhǔn)確性。兩系統(tǒng)間可以共享的數(shù)據(jù)有：文號、文件題名、主題詞、歸檔單位(擬稿或收文承辦單位)、責(zé)任者(文件制發(fā)者)、文件形成時間、密級等。檔案系統(tǒng)中另外還需要增加檔號、歸檔日期、保管期限、排架號(或盒號)、文件頁數(shù)等，其中有些可以在歸檔過程中由系統(tǒng)自動生成，有些由檔案人員來添加。與每條文件記錄所對應(yīng)的電子全文以及文件處理信息單，一并由接口程序自動跟蹤過來，其中文件處理信息單包含有文件的來源、流轉(zhuǎn)過程、領(lǐng)導(dǎo)批示或處置、辦理意見等。另外，轉(zhuǎn)換過來的電子全文必須保留原OA文件的格式和布局，且要設(shè)置為不可編輯，保證紙質(zhì)與電子文件內(nèi)容相一致。

3以件歸檔及相關(guān)模塊功能介紹

OA電子文件的歸檔是在網(wǎng)上實現(xiàn)的，若采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件組卷方式歸檔，無疑對接口轉(zhuǎn)換程序以及檔案管理系統(tǒng)中的接收、歸檔模塊的設(shè)計帶來困難，其復(fù)雜性和歸檔工作量都將難以逾越和無法接受。在實踐中，作者單位嘗試了將OA電子文件采用“以件管理”的歸檔模式，能較好地解決以上難題。

其主要思路是：將OA歸檔文件分為“發(fā)文”，用“OAll”分類號代之：“收文”，用“OA12”分類號代之；“呈文”。用“OAl3”分類號代之，依此類推。如此考慮，既遵循了OA系統(tǒng)文件本身的分類方案，符合接口程序?qū)?shù)據(jù)實行分類導(dǎo)入的思路，大大簡化了程序設(shè)計的難度；又方便了歸檔人員檢查、核對文件的數(shù)量、文件的辦理信息和全文的完整性等，省去了文件的整理、組卷步驟，歸檔工作效率大為提高；還滿足了檔號的統(tǒng)一編制和自動生成。

根據(jù)歸檔流程、歸檔內(nèi)容和以件分類歸檔的思路，檔案管理系統(tǒng)中的OA歸檔模塊可以設(shè)計成“未歸檔文件管理”、“預(yù)歸檔文件管理”、“已歸檔文件管理”、“不歸檔文件管理”四部分，并在模塊主界面上設(shè)立“年度”、“歸檔單位”等搜索欄目，便于檔案人員按年度、按單位進行歸檔操作。同時系統(tǒng)還在統(tǒng)計欄目中自動顯示各部門轉(zhuǎn)換過來的OA文件數(shù)據(jù)及操作統(tǒng)計信息等，可以即時掌握歸檔工作的進展情況。

在“未歸檔文件管理”界面中，兼職檔案員可以對本部門的OA電子文件進行瀏覽、編輯及確定是否歸檔。如前所述，由于系統(tǒng)已將各類OA文件的著錄信息都轉(zhuǎn)換了過來，所以只要檢查一下并將空缺的信息補全，就可以逐條完成預(yù)歸檔工作。在“預(yù)歸檔文件管理”界面中，檔案館人員可以按部門依次審核預(yù)歸檔文件的著錄信息和電子全文是否準(zhǔn)確、完整，如果發(fā)現(xiàn)有錯誤或疏漏，則可以將該文件退回到未歸檔狀態(tài)，并說明原因，通知兼職檔案員重新處理，否則，就可以將該單位的所有預(yù)歸檔文件作正式歸檔，并由系統(tǒng)自動為每個文件賦予檔號和歸檔日期。按歸檔單位和時間依次操作，可以使同一單位的OA歸檔文件排列在一起，便于后續(xù)編目和日后查詢。在“已歸檔文件管理”界面中，檔案人員可以為每一個OA歸檔文件自動、批量賦予排架號，并打印制作文件的封面，其信息有檔號、題名、頁數(shù)、歸檔單位、歸檔日期、保管期限、排架號等。

4紙質(zhì)文件同步歸檔

OA系統(tǒng)運行后，所有對應(yīng)的紙質(zhì)文件實際上不再流轉(zhuǎn)，但按規(guī)定也要與電子文件一起實行雙套制同步歸檔。紙質(zhì)文件歸檔原則是跟電子文件走，即同一著錄、同一檔號，以件、依次集中編號、裝盒和上架。具體做法是：歸檔前兼職檔案員到兩辦去領(lǐng)回各自的收文(按OA系統(tǒng)中第一承辦單位區(qū)分)，到校文印室去領(lǐng)回各自的發(fā)文(按OA系統(tǒng)中的文號區(qū)分)，呈文由各單位自行從OA系統(tǒng)中打印出來并簽字、蓋章。然后，兼職檔案員要為每一個歸檔紙質(zhì)文件打印一張含有領(lǐng)導(dǎo)簽閱意見和流轉(zhuǎn)、承辦等信息的文件處理單，與該紙質(zhì)文件一并歸檔。

OA紙質(zhì)文件歸檔過程中也會遇到一些特殊情況，如跨年度辦理的文件，按傳統(tǒng)做法是要等辦理完畢后再歸檔的，但現(xiàn)在就做不到了：又如收文與辦文結(jié)果也不一定放在一起：還有主要材料上了OA系統(tǒng)，但輔助材料沒有或沒法上OA系統(tǒng)，等等。對此，檔案人員要特別予以關(guān)注，不能由于歸檔方法的改變而疏漏了重要紙質(zhì)材料的歸檔。另外，遇到這些特殊情況，一定要在OA歸檔文件記錄的“備注”欄中加以標(biāo)注，以便查考。

高校OA系統(tǒng)電子文件的歸檔及其相關(guān)工作，是一項富有挑戰(zhàn)性的工作，高校檔案人員既要解放思想、大膽探索，又要實事求是、謹(jǐn)慎對待，以發(fā)展的眼光、緊迫的使命和科學(xué)的方法來面對我們遇到的實際難題，靠智慧、動腦筋，博采眾長、迎難而上，相信在全國高校同仁的共同努力下，這項工作定會取得更好的進展。