王 玲

【摘要】：當(dāng)前檔案管理日益數(shù)字化，數(shù)字檔案館紛紛建立。在此前提下，紙質(zhì)檔案的保存與保管有所忽略。筆者試圖根據(jù)多年工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)紙質(zhì)檔案的保管的重要性和方式提出自己的淺見(jiàn)。

【關(guān)鍵詞】：數(shù)字化檔案紙質(zhì)加強(qiáng)

紙質(zhì)檔案的表現(xiàn)和存儲(chǔ)形式直觀簡(jiǎn)單明了，并具有方便保存閱讀等特點(diǎn)，紙張記錄材料的穩(wěn)定性特點(diǎn)更是電子檔案所不具備的。在目前普遍提倡檔案數(shù)字化管理的背景下，我們更應(yīng)該加強(qiáng)紙質(zhì)檔案的重視與管理。

一紙質(zhì)檔案的特點(diǎn)

1及檔案信息真實(shí)性鑒定。由于其直觀性、鑒定工比較簡(jiǎn)單，普通人員都能掌握。

2存儲(chǔ)形式深得人們喜愛(ài)。紙質(zhì)檔案使用近兩千年，對(duì)人類(lèi)社會(huì)，特別是有著悠久歷史文化傳統(tǒng)的文明古國(guó)影響久遠(yuǎn)、根深蒂固，既有現(xiàn)實(shí)實(shí)物的真實(shí)感，又有歷史印證的滄桑感，人們不僅在思想上對(duì)紙質(zhì)文書(shū)、檔案的使用情有獨(dú)鐘，偏愛(ài)有加；而且，從現(xiàn)實(shí)上國(guó)內(nèi)外的一些特殊行業(yè)紙質(zhì)文件檔案的統(tǒng)治地位仍末被電子商務(wù)文件檔案所取代。

3紙質(zhì)檔案的唯一性。紙質(zhì)檔案作為事件記錄的原始載體，具有唯一性，是不可復(fù)制、不可涂改的。這一點(diǎn)是相對(duì)于電子檔案最大的區(qū)別。因?yàn)椴豢蓮?fù)制和涂改，紙質(zhì)檔案在權(quán)威性和真實(shí)性上，才更真實(shí)、更可靠。

4存儲(chǔ)要求較高。紙質(zhì)檔案在保存中，對(duì)外界條件要求較高，檔案壽命的長(zhǎng)短與檔案保管環(huán)境及保護(hù)技術(shù)有者極密切的關(guān)系，我們檔案工作人員的衛(wèi)生意識(shí)強(qiáng)，檔案的衛(wèi)生狀況得到有效地保障，無(wú)疑有利于保護(hù)檔案、延長(zhǎng)檔案的壽命。而且，紙質(zhì)檔案還要求在保存前進(jìn)行一系列的脫酸等處理，才能有效的延長(zhǎng)其保存年限。

二數(shù)字化檔案的特點(diǎn)

1數(shù)字化檔案依賴(lài)于數(shù)字化設(shè)備而存在。數(shù)字化文化的產(chǎn)生依賴(lài)于數(shù)字化環(huán)境，因此，數(shù)字化檔案同樣依賴(lài)于計(jì)算機(jī)的軟、硬件和數(shù)據(jù)庫(kù)與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。離開(kāi)了計(jì)算機(jī)及相應(yīng)的軟件，數(shù)字化檔案就無(wú)法生成、傳遞、識(shí)別。

2數(shù)字化檔案的不穩(wěn)定性。數(shù)字化文件的不穩(wěn)定性決定了數(shù)字化檔案的不穩(wěn)定性。主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是所用技術(shù)的不穩(wěn)定性。數(shù)字化文件依賴(lài)于一定的技術(shù)和設(shè)備，而數(shù)字化技術(shù)和設(shè)備的更新?lián)Q代異常迅猛，用戶(hù)很難了解和掌握這種變化，給數(shù)字化檔案的有效利用造成一定影響。二是載體的不穩(wěn)定性。電于檔案的載體相對(duì)紙質(zhì)檔案的載體對(duì)保管環(huán)境的溫度、濕度、防磁性、防病毒、抗干擾、抗破壞、保密、安全等要求很高，且壽命較短。一般來(lái)講，軟盤(pán)壽命為3年，磁帶壽命為10年，光盤(pán)壽命為20～30年，需采取再生性保護(hù)手段加以彌補(bǔ)。

3數(shù)字化檔案內(nèi)容多樣性。文字、圖形、聲音、影像多媒體信息均可以單獨(dú)或相互搭配構(gòu)成數(shù)字化文件的內(nèi)容，使得數(shù)字化檔案的組成和結(jié)構(gòu)要比紙質(zhì)文件復(fù)雜得多。甚至?xí)雇环輸?shù)字化文件的信息存儲(chǔ)在不同的載體上(不同的載體往往適合存儲(chǔ)不同種類(lèi)媒體的信息)，造成同一份數(shù)字化文件中的文、圖、聲、像在存儲(chǔ)時(shí)的載體分離現(xiàn)象，給保管帶來(lái)很多問(wèn)題。

三檔案數(shù)字化大勢(shì)下要加強(qiáng)對(duì)紙質(zhì)檔案的保護(hù)和管理

綜合紙質(zhì)檔案盒數(shù)字化檔案的特點(diǎn)，我們可以看出，兩種檔案保存和保管各有優(yōu)劣勢(shì)，我們只有充分利用兩者的長(zhǎng)處，避免短處，才能使檔案保管工作更有效的進(jìn)行。

1檔案數(shù)字化是大勢(shì)所趨。檔案數(shù)字化從起草、修改到印發(fā)都在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，它具有便于修改、便于復(fù)制的特性。這種特性是檔案具有了開(kāi)放性、檢索性，可以使檔案更好的為社會(huì)各個(gè)階層提供服務(wù)?！矫?，檔案信息數(shù)字化將使得許多的利用者不需要直接到檔案館，不受任何時(shí)間、空間的限制，在任一地點(diǎn)、任一電腦都可進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)查閱自己需要的檔案信息。另一方面，網(wǎng)上利用的開(kāi)展，將會(huì)使檔案工作進(jìn)入一個(gè)嶄新的工作環(huán)境，進(jìn)入極好的良性循環(huán)之中。以往檔案人員為開(kāi)發(fā)檔案資源，要進(jìn)行很多的文獻(xiàn)匯編、數(shù)據(jù)匯編、專(zhuān)題匯編等工作，現(xiàn)在甚至連平時(shí)的查閱工作都可取消，檔案人員有更多的時(shí)間用于檔案數(shù)字化建設(shè)。

2加強(qiáng)紙質(zhì)檔案的重視與管理。紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期實(shí)踐，已總結(jié)出一套工作流程及方法，原則。文件形成后，由文書(shū)部門(mén)收集立卷后，交檔案部門(mén)管理，一般一年歸檔一次。解決紙質(zhì)檔案保管中存在的檔案管理、鑒定、編目、修復(fù)、裱糊、消毒、掃描、復(fù)制、編研等技術(shù)用房和工作用房缺乏等問(wèn)題，設(shè)置陳列展覽，報(bào)告講座等專(zhuān)用場(chǎng)。

3在適應(yīng)檔案數(shù)字化的大背景下，我們建議實(shí)行檔案保管的“雙套制”。數(shù)字化時(shí)代的檔案雙套制是指同一內(nèi)容但不同載體的兩種檔案的雙套保存，即同一內(nèi)容的紙質(zhì)載體檔案和電子載體檔案的雙套保存。由于紙質(zhì)載體檔案和電子載體檔案的作用、特點(diǎn)不盡相同，實(shí)行檔案雙套制，已不屬于重復(fù)保存。雙套制正好融合了紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案的優(yōu)勢(shì)，既可發(fā)揮高效存取檢索功能，又可保障檔案的憑證價(jià)值作用實(shí)現(xiàn)?？梢?jiàn)，雙套制有其存在的必要性和合理性。雙套制的存在，意味著今后檔案館館藏中電子檔案與紙質(zhì)檔案將長(zhǎng)期共存，這將成為未來(lái)檔案館館藏結(jié)構(gòu)的一大特點(diǎn)。

實(shí)行雙套制的原則至少應(yīng)包括以下三個(gè)方面：其一，要充分考慮我國(guó)檔案部門(mén)在人力、物力和財(cái)力方面具有的承受力，其二，要有利于檔案的安全保管和方便利用；其三，所選實(shí)行雙套制的檔案要有典型性和代表性。筆者認(rèn)為檔案館實(shí)行檔案雙套制的重點(diǎn)是接收機(jī)關(guān)檔案部門(mén)移交的符合要求的雙套檔案。至于原有館藏檔案如何實(shí)行雙套制問(wèn)題，筆者認(rèn)為對(duì)檔案館現(xiàn)存的紙質(zhì)檔案應(yīng)維持現(xiàn)狀，只需對(duì)其中具有永久保存價(jià)值的檔案和部分年代久遠(yuǎn)需搶救的珍貴檔案實(shí)施數(shù)字化，并實(shí)行雙套制保存。