黃 俊

摘要隨著中國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,當(dāng)前商務(wù)活動已成為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理的核心問題。因此,作為企業(yè)商務(wù)活動的原始憑證和國家的珍貴經(jīng)濟(jì)史料,商務(wù)檔案的管理與保護(hù)已日益受到企業(yè)和專家的重視。本文致力于根據(jù)商務(wù)檔案的特點,研究商務(wù)檔案管理與保護(hù)應(yīng)注意的問題以及必需的條件。

關(guān)鍵詞商務(wù)檔案 檔案保護(hù) 檔案管理機(jī)構(gòu)

中圖分類號:G27文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A

1 引言

自古以來,經(jīng)濟(jì)往來都是推進(jìn)中國社會進(jìn)步的重要力量。到了現(xiàn)代,特別是改革開放以來,市場競爭機(jī)制催生了大批的具有市場活力的大中小型企業(yè)。同時,商務(wù)活動成為了企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理的核心問題。從而,在商務(wù)活動交流中產(chǎn)生的會計檔案、商務(wù)合同檔案等商務(wù)檔案的管理與保存已日益受到企業(yè)和專家的重視。商務(wù)檔案是企業(yè)商務(wù)活動的真實記錄,也是企業(yè)商務(wù)活動的基礎(chǔ)信息資源,對于企業(yè)商務(wù)活動具有原始的憑證價值和重要的參考價值。另外,從長遠(yuǎn)看,商務(wù)檔案還從微觀的角度反映了社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展歷史和商務(wù)活動的演變過程,是珍貴的經(jīng)濟(jì)史料,是一個國家、一個民族社會記憶的重要組成部分。因此,對商務(wù)檔案進(jìn)行整理和保護(hù)是具有非常重要的意義。

2 商務(wù)檔案的內(nèi)涵

商務(wù)檔案是檔案的一個種類,我們先來了解一下檔案的定義。長期以來中外檔案界對檔案的定義有不同的見解和看法?！吨腥A人民共和國檔案法》第二條規(guī)定:本法所稱的檔案,是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu),社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。中國人民大學(xué)檔案學(xué)院馮惠玲教授、張輯哲教授認(rèn)為:檔案是社會組織或個人在社會實踐活動中直接形成的具有清晰、確定的原始記錄作用的固化信息。國際檔案理事會1984年主持編纂的《檔案術(shù)語詞典》認(rèn)為:檔案是由形成者或職能的繼承者為自己利用,或由適當(dāng)?shù)臋n案館因其檔案價值,而保存的經(jīng)過挑選的非現(xiàn)行文件。總之,雖然說法各異,但檔案界專家學(xué)者基本認(rèn)可:檔案是原始的歷史記錄。

商務(wù)檔案在檔案中屬于企業(yè)檔案和專業(yè)性檔案的范疇。根據(jù)對檔案的定義,對商務(wù)檔案的定義基本認(rèn)可的觀點是:微觀經(jīng)濟(jì)主體在各種商務(wù)活動過程中直接形成的具有保存價值的各種形式的原始記錄。

按照內(nèi)容劃分,商務(wù)檔案主要包括商務(wù)合同檔案、商標(biāo)檔案、專利檔案、商務(wù)法律檔案、會計檔案、信用檔案等。隨著科技的發(fā)展,計算機(jī)的普及,電子商務(wù)檔案大量出現(xiàn),雖然紙質(zhì)檔案仍占檔案的主要地位,但電子商務(wù)檔案正在占據(jù)越來越大的比重。

3 商務(wù)檔案的歷史

商務(wù)檔案存在的歷史與我國商業(yè)活動的出現(xiàn)是分不開的。最早的商務(wù)檔案是原始社會陶罐上刻畫的斧頭和羊的物物交換,真實記錄了原始社會如何進(jìn)行商務(wù)交易。我國現(xiàn)存最早的紙制商標(biāo)檔案是北宋時期山東省劉家工夫針鋪的“白兔”細(xì)針商標(biāo),基本上具備了現(xiàn)代商標(biāo)的外形,說明北宋時期我國商標(biāo)的發(fā)展已經(jīng)日臻完善。

明清時期,徽州商幫稱雄于世。桑良至在《珍貴的徽商經(jīng)營檔案》中描述了清朝咸豐年間徽州商人的三個經(jīng)商賬簿,即盤貨賬簿、當(dāng)鋪經(jīng)營賬簿與生活消費賬簿。“其中一盤貨賬簿共110頁,封面2頁,頁面有少量蟲蛀溝洞,絲線裝訂。封面為白棉紙,賬頁為精制草紙。記賬字體為行書,字跡清秀,書法嫻熟”。賬簿的紙張、裝訂、紙型,說明徽商的賬簿已十分規(guī)范。

但真正存在完整保護(hù)商務(wù)檔案意識的應(yīng)屬著名的“大生檔案”——中國最早的民營紡織股份企業(yè)大生紗廠的檔案?，F(xiàn)在的民營企業(yè)的這些檔案不是保存幾年后就被銷毀,就是不在歸檔范圍不保存。而大生檔案的內(nèi)容豐富且完整的保存了。大生紗廠老板張睿親自或委托他人記述他經(jīng)歷的各種活動和所創(chuàng)辦的“許多實在的事業(yè)”經(jīng)營、發(fā)展?fàn)顩r的原始檔案,要求歷年、歷屆的大小賬目都要分門別類加以整理?！皬默F(xiàn)存的大生會計檔案可以看出,大生集團(tuán)的主要企業(yè)從平日收支的流水賬,到貨物進(jìn)出的物料帳、機(jī)料帳,到與用戶之間的往來賬,再到各種門類帳和一年一度的總賬等,十分齊全、完整?！薄吧踔吝B購買一只燈泡、一副鉸鏈,都可在‘草流中找到記載”。大生紗廠是根據(jù)自己的需求來保存檔案的,他們?yōu)樯鐣Ａ袅艘粋€企業(yè)完整的歷史及細(xì)節(jié)。

4 商務(wù)檔案保管技術(shù)

做好商務(wù)檔案的管理和保護(hù),企業(yè)必須具備兩方面的要素:一是配備一支高素質(zhì)的商務(wù)檔案管理人員隊伍;二是建立有效運行的商務(wù)檔案管理機(jī)構(gòu)。

4.1 高素質(zhì)的檔案管理人員

商務(wù)檔案管理人員的素質(zhì)是做好商務(wù)檔案工作的前提和保障。商務(wù)檔案管理人員應(yīng)著重加強(qiáng)的素質(zhì)包括政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)、技能素質(zhì)、心理素質(zhì)等?，F(xiàn)在國外許多商業(yè)情報機(jī)構(gòu),利用巨額金錢引誘商務(wù)檔案人員出賣有價值的商業(yè)機(jī)密,所以過硬的政治素養(yǎng)是檔案管理人員應(yīng)具備的。業(yè)務(wù)素質(zhì)、技能素質(zhì)以及心理素質(zhì)都是指商務(wù)檔案管理人員在檔案管理工作中必須具備系統(tǒng)的有關(guān)商務(wù)檔案管理的理論知識、擁有較強(qiáng)的寫作能力和語言表達(dá)能力、良好的公關(guān)協(xié)調(diào)能力和決策判斷力等等。在不同的企業(yè)中檔案管理人員的規(guī)模和層次會有差別,因此,對招聘的檔案管理人員進(jìn)行崗前培訓(xùn)是非常必要的。

4.2 有效運行的商務(wù)檔案管理機(jī)構(gòu)

有效運行的商務(wù)檔案機(jī)構(gòu)管理主要包括以下環(huán)節(jié):

4.2.1 商務(wù)文書的收集

由于商務(wù)文書是伴隨企業(yè)商務(wù)活動在商務(wù)職能、業(yè)務(wù)部門中形成的,因此,必須通過一定的渠道和方式,將它們從形成部門或個人手中收集起來,集中歸檔,轉(zhuǎn)化為商務(wù)檔案。收集零散商務(wù)文件,及時將具有保存價值的商務(wù)文書進(jìn)行系統(tǒng)整理、移交歸檔是企業(yè)管理的長遠(yuǎn)需要。

4.2.2 歸檔商務(wù)文書的整理和分類

歸檔商務(wù)文書的整理是指將收集起來、需要歸檔的商務(wù)文書以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒,使之有序化,條理化,建立商務(wù)檔案的實體秩序的過程。商務(wù)檔案內(nèi)容豐富、形式多樣,形成過程各有特點。按照其規(guī)律進(jìn)行科學(xué)的分類是商務(wù)檔案管理的要求。

4.2.3 商務(wù)檔案的保護(hù)

商務(wù)檔案保管是指利用必要的庫房和設(shè)備,對已經(jīng)入庫的商務(wù)檔案進(jìn)行妥善的維護(hù),減少對商務(wù)檔案造成損毀等各種不利因素的影響,最大限度的維護(hù)商務(wù)檔案的完整與安全,延長商務(wù)檔案的壽命。商務(wù)檔案保管工作的基本內(nèi)容包括兩個方面:一是商務(wù)檔案的庫房管理;二是商務(wù)檔案的保管環(huán)境。

第一,商務(wù)檔案的庫房管理。商務(wù)檔案管理機(jī)構(gòu)主要包括企業(yè)檔案室(館)、企業(yè)信息中心、商業(yè)性檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)。不論何種管理機(jī)構(gòu),庫房管理方法都是相似的。

(1)庫房地址選擇。因為商務(wù)檔案需要長久保管與利用,其存放場所必須防火、防水、防潮、防光照、防灰塵等,檔案庫房應(yīng)該選擇滿足以上基本要求的最佳地理位置進(jìn)行建造或改擴(kuò)建。檔案庫房應(yīng)在企業(yè)內(nèi)處于比較適中的位置,以便借閱。(2)庫房面積與布局。一般要比較準(zhǔn)確地計算現(xiàn)有庫(館)藏檔案的數(shù)量,預(yù)計今后每年平均進(jìn)館的檔案數(shù)量和銷毀檔案的數(shù)量,再根據(jù)排架情況,計算出商務(wù)檔案庫房的總面積。在庫房布局上,要留出檔案業(yè)務(wù)室和閱覽室的面積,條件好的企業(yè)還可以開設(shè)縮微閱覽室、計算機(jī)檢索室等。(3)庫房保護(hù)措施。為達(dá)到庫房建筑的防火、隔熱、防水、防潮等設(shè)計要求,在建筑材料選擇、庫房門窗結(jié)構(gòu)設(shè)計等方面要綜合考慮、合理安排。如果沒有條件建庫房的話,應(yīng)注意從以下幾方面考慮并選擇庫房:最好是樓房,不宜在平房或地下室,以便防潮;附近不要有強(qiáng)磁場或污染源,并具備防火、防蟲等條件;封閉性能好,具備防塵、防光照條件;有安置防護(hù)設(shè)備的條件,如電源、水源等。

第二,商務(wù)檔案的保管環(huán)境。商務(wù)檔案的保管環(huán)境應(yīng)具備延長檔案保管壽命的最佳溫濕度、無蟲害、無污染、少光照、無灰塵等基本條件。

(1)溫、濕度控制。庫房的溫度、濕度一定要經(jīng)常監(jiān)測,使其保持在一定范圍內(nèi)。據(jù)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)推薦,商務(wù)檔案庫房比較理想的溫度是14癈—24癈,相對濕度是45癈—60癈。溫度如過高、過低或濕度過大、過小,均會造成對檔案的直接損壞。為維持庫房的最佳溫、濕度條件,可采用人工控制或自動控制兩種方法。人工控制主要是采用密封的辦法隔熱、隔濕,或采用定期通風(fēng)的辦法降溫、降濕。自動控制是采用自動監(jiān)控設(shè)備,控制庫房溫濕度,在條件不適宜時,自動打開降溫除濕設(shè)備,使其恢復(fù)到最佳溫濕度環(huán)境。

(2)潔凈、避免光照?；覊m、光照對商務(wù)檔案有著直接的破壞作用。如果檔案上粘附了灰塵,聲像檔案會受到污染物的腐蝕,從而改變原有的音質(zhì)和影像。光線,包括太陽光和燈光,由于光化學(xué)作用,會使得紙張變黃、發(fā)脆,膠片軟化或粘連,磁記錄檔案失真等。因此防塵、防光是檔案庫房的必要防護(hù)措施。減少光照應(yīng)選用合適的照明光源。雖然自然光源具有無償和取用不盡的的巨大優(yōu)勢,但由于照度難以控制,光強(qiáng)變化頻繁等使得我們應(yīng)選用人工光源。人工光源啟閉適時,波長與強(qiáng)度易于調(diào)節(jié),輻射溫度能予以控制,而且人工光源的白熾燈紫外線含量較低,對檔案危害較輕。同時要注意庫房的密封性,例如采用掛窗簾、安裝百葉窗、裝置密封性好的門窗及加裝燈罩和毛玻璃等辦法,減少或避免灰塵與光照,延長檔案的保管壽命。

(3)減少火災(zāi)和蟲患隱患?；馂?zāi)和蟲害是破壞商務(wù)檔案的直接因素,“預(yù)防為主”應(yīng)是庫房管理的主導(dǎo)思想。例如加強(qiáng)對電源和火爐的管理,實行嚴(yán)禁吸煙等防護(hù)措施;為防止蟲害,定期打掃庫房,保持庫房清潔,并配備必要的殺蟲劑。

第三,電子商務(wù)檔案的保護(hù)。以上主要是針對紙制檔案的保管,隨著新型載體材料商務(wù)檔案如電子商務(wù)檔案的大量涌現(xiàn),保管電子商務(wù)檔案有一些特別的要求。電子商務(wù)檔案主要包括電子文本文件、電子數(shù)據(jù)文件、電子圖形、圖像文件、電子影像文件、電子聲音文件等。對其保護(hù)也包括兩個方面:

(1)庫房條件。除了保管庫房內(nèi)要清潔、通風(fēng)良好、地面干凈(不打蠟、不鋪地毯)、裝備潔凈無塵、保管庫房的溫濕度要相對穩(wěn)定外,還要求保管庫房能夠防止磁場干擾。(2)保管方法。歸檔的電子商務(wù)檔案應(yīng)有兩套,分別存放,一套封存,一套提供利用。磁帶和光盤應(yīng)放入盒中,垂直放置或一盤盤懸掛放置,不能平放,不能在上面放置重物。磁帶盒要嚴(yán)密、防塵、不能帶磁性。需要使用電子檔案時,應(yīng)戴非棉質(zhì)手套操作。檔案保管單位的計算機(jī)或其它可讀寫的機(jī)器禁止讀寫外來(或外用)軟件以免感染病毒。

5 結(jié)束語

2008年經(jīng)濟(jì)全球危機(jī)席卷中國的過程中,很多中國企業(yè)參照歐美企業(yè)在過去的經(jīng)濟(jì)危機(jī)中的處理方法挺過了“冬天”。這為我們提供了很好的例證。商業(yè)檔案的管理和保護(hù)是何等的重要。隨著經(jīng)濟(jì)大環(huán)境的復(fù)蘇,中國的企業(yè)將再次較快向前發(fā)展。商務(wù)檔案作為企業(yè)活動的記錄,它的管理與保護(hù)將更加的重要。

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