摘要：資料檔案管理在管理學(xué)上屬于基礎(chǔ)管理工作范疇，監(jiān)理資料檔案管理工作是建設(shè)工程“三控、兩管、一協(xié)調(diào)”中“信息管理”的重要內(nèi)容，是監(jiān)理人員必須進(jìn)行的工作。本文將對施工階段監(jiān)理檔案資料的管理進(jìn)行探討，以拋磚引玉，引起共鳴。

關(guān)鍵詞：施工階段 監(jiān)理檔案資料 管理

0 引言

工程建設(shè)監(jiān)理資料是項(xiàng)目監(jiān)理組對工程項(xiàng)目實(shí)施監(jiān)理過程中直接形成的，是工程建設(shè)過程真實(shí)、全面的反映：工程建設(shè)監(jiān)理資料的管理水平反映了工程項(xiàng)目監(jiān)理組的管理水平、人員素質(zhì)和監(jiān)理工作的質(zhì)量。因此，加強(qiáng)對施工階段監(jiān)理檔案資料的管理非常重要。

1 監(jiān)理資料檔案管理工作的目的和意義

1.1 監(jiān)理資料檔案是開展監(jiān)理工作的依據(jù)監(jiān)理資料和信息資源是進(jìn)行建設(shè)工程進(jìn)度、質(zhì)量、成本、安全等目標(biāo)控制的客觀依據(jù)，它含有項(xiàng)目工程涉及的國家政策法規(guī)、工程合同法律文件、設(shè)計(jì)勘察文件、監(jiān)理工作指導(dǎo)文件、施工單位管理體系文件、工程監(jiān)理記錄、監(jiān)理業(yè)務(wù)工作記錄、往來文件等，這些都是我們開展監(jiān)理工作必須使用的依據(jù)。此外，有關(guān)監(jiān)理資料表格也已標(biāo)準(zhǔn)化和系統(tǒng)性，也可作為開展監(jiān)理工作的指引依據(jù)，指導(dǎo)我們需要開展哪些監(jiān)理工作，填寫哪些資料檔案。

1.2 監(jiān)理資料檔案是監(jiān)理基礎(chǔ)工作和成果的詳實(shí)記錄和追溯監(jiān)理資料檔案詳實(shí)記錄了工程建設(shè)過程中監(jiān)理人員所進(jìn)行的監(jiān)理工作內(nèi)容，體現(xiàn)了監(jiān)理人員的工作成果，也是監(jiān)理在工作中可查詢的文字依據(jù)，具有可追溯性。監(jiān)理工作強(qiáng)調(diào)“以事實(shí)為依據(jù)，用數(shù)據(jù)來說話，以規(guī)范為準(zhǔn)繩”。

1.3 監(jiān)理資料檔案是工程施工過程的真實(shí)記錄監(jiān)理資料檔案的內(nèi)容涉及工程建設(shè)的全方位，全面反映了工程的進(jìn)展情況，也包括對施工資料的監(jiān)理，是施工過程每一工序、分項(xiàng)、分部工程的實(shí)體質(zhì)量的真實(shí)記錄文件，是工程評估驗(yàn)收的依據(jù)，也是工程在交付試驗(yàn)后運(yùn)行、維修、保養(yǎng)、改擴(kuò)建的依據(jù)。

1.4 監(jiān)理資料檔案是明確工程參建各方責(zé)任的重要證據(jù)監(jiān)理資料檔案比較完整、詳細(xì)、具體，是追溯工程建設(shè)過程的主要證據(jù)，更由于監(jiān)理站在公正的第三方，比較客觀，因此在工程建設(shè)過程中乃至工程交付之后，如果出現(xiàn)的某些問題，可以通過查詢監(jiān)理資料找出有關(guān)依據(jù)，明確各方責(zé)任，解決存在問題。在法庭上，監(jiān)理資料是除約定外可取信的重要資料。

1.5 對監(jiān)理資料檔案進(jìn)行科學(xué)管理，可以極大提高監(jiān)理工作效率，同時(shí)，監(jiān)理資料檔案也是檢查監(jiān)理工作質(zhì)量的重要依據(jù)。

1.6 做好監(jiān)理資料檔案管理工作，是國家和地方政府有關(guān)行政主管部門的明確要求，為建設(shè)工程檔案的歸檔提供可靠保證。

2 監(jiān)理資料檔案管理工作的內(nèi)容

2.1 對資料的采集、處理、歸檔工作：

2.1.1 項(xiàng)目監(jiān)理部應(yīng)對資料信息目錄規(guī)定的項(xiàng)目進(jìn)行采集，資料信息來源主要有：建設(shè)方、施工方、設(shè)計(jì)方、勘察方、政府部門、監(jiān)理公司(含項(xiàng)目監(jiān)理部)，監(jiān)理人員應(yīng)認(rèn)真區(qū)別，并針對性地采集，以提高采集信息資料效率。對于收集的信息資料應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理(如需要現(xiàn)場驗(yàn)收，檢查，記錄，收發(fā)文，無效信息的甄別，規(guī)定入檔資料的整理歸檔等工作)。

2.1.2 資料的歸檔工作具體統(tǒng)一規(guī)定如下：①每月資料必須歸檔，歸檔定于地區(qū)監(jiān)理部檢查之后：未歸檔的文件應(yīng)分類放臨時(shí)文件夾，每類臨時(shí)文件應(yīng)手寫目錄作封面；臨時(shí)文件中對于未閉合的資料應(yīng)分開放置，如到月檢后仍未閉合歸檔的，則應(yīng)留副本在檔案外交專人跟蹤，以提高管理效率。②資料的收發(fā)、歸檔均應(yīng)編碼，收發(fā)文均應(yīng)列表。

a發(fā)出資料時(shí)資料應(yīng)加注發(fā)文編碼，編碼的統(tǒng)一形式如下

X監(jiān)()——｜｜｜｜｜ ［ ］ ｜｜｜

城市簡稱一項(xiàng)目簡稱2～4個(gè)字 年度 順序

例：X監(jiān)(X)一廣州駿景[2007]020：表示廣州市駿景項(xiàng)目2007年發(fā)的第20號文。

發(fā)文登記表應(yīng)有序號、日期、文件名、收文人簽名、文件來源、發(fā)文編號的記錄。

b歸檔時(shí)應(yīng)嚴(yán)格甄別，按公司資料目錄歸檔，并標(biāo)注檔案編碼，歸檔編碼的統(tǒng)一形式如下：

X監(jiān)()——｜｜｜｜——｜｜｜｜( )｜｜——｜｜——｜｜

城市簡稱—項(xiàng)目簡稱—單位工程名稱類棟號一分項(xiàng)一子項(xiàng)

例：×監(jiān)(穗)一駿景一西苑(A)2—(2)—1：表示廣州市駿景項(xiàng)目，西苑單位工程，合同文件(A類)，2棟，建設(shè)工程施工合同中的序號1文件。

檔案登記表：應(yīng)有序號，日期，文件名，歸檔編碼，文件來源(來文有編號的要標(biāo)注上)，歸檔人。

原則上，每類資料檔案均應(yīng)有登記表，每件文件必須有且只有唯一檔案編碼，碼號連續(xù)，歸檔文件需按編碼規(guī)類存放。

c收入資料時(shí)資料應(yīng)加注收文編碼，編碼由項(xiàng)目自行統(tǒng)一形式(如△序號，或◇序號，或△序號…)，收文登記表應(yīng)有序號、日期、文件名、收文人簽名、文件來源(來文有編號的要標(biāo)注上)的記錄。

d為使資料編碼標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，公司為項(xiàng)目部刻制編碼章，規(guī)定發(fā)文編碼在資料的左上角(三色)，歸檔編碼在右上角(紅色)，收文編碼在左下角(手寫)。

2.2 資料采集的內(nèi)容采集的資料主要是工程合同法律文件，設(shè)計(jì)勘察文件，監(jiān)理工作指導(dǎo)文件，施工單位管理體系文件，工程監(jiān)理記錄，監(jiān)理業(yè)務(wù)工作記錄，來往文件等。

3 監(jiān)理資料檔案管理工作的特點(diǎn)

3.1 來源廣：有建設(shè)方、施工方、設(shè)計(jì)方、勘察方、政府部門、監(jiān)理公司(含項(xiàng)目監(jiān)理部)等。

3.2 資料動(dòng)態(tài)量增，系統(tǒng)完整，首尾閉合：隨著工程的推進(jìn)，資料數(shù)量遞增，關(guān)聯(lián)資料應(yīng)是形成完整的系統(tǒng)，資料應(yīng)是閉合的(即問題有提出，有處理結(jié)果)。

3.3 兼職管理：由于項(xiàng)目監(jiān)理工作量及項(xiàng)目成本制約，使項(xiàng)目資料的管理只能是工程監(jiān)理人員兼任，資料管理難以是專人管理，故項(xiàng)目全體監(jiān)理人員均要了解、參與這項(xiàng)工作，這同時(shí)也便于提高全體監(jiān)理人員監(jiān)理工作時(shí)文件的使用效率，因此，我司的監(jiān)理人員都要掌握資料管理知識(shí)。

4 監(jiān)理資料檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)

4.1 標(biāo)準(zhǔn)化原則盡可能做到表格化和標(biāo)準(zhǔn)化，對此，國家和地方規(guī)范以及公司制度對有關(guān)記錄表格均已有具體詳細(xì)的規(guī)定和格式。

4.2 及時(shí)，真實(shí)，準(zhǔn)確，完整及時(shí)性即是要求監(jiān)理資料必須按照工程進(jìn)度及時(shí)填寫和整理，確保資料是對工程質(zhì)量情況的真實(shí)反映，要杜絕拖沓滯后，甚至工程結(jié)束后才補(bǔ)做資料的現(xiàn)象和應(yīng)付突擊式的心理：真實(shí)性和準(zhǔn)確性即要求實(shí)事求是，客觀準(zhǔn)確，如實(shí)反映工程實(shí)際情況，填寫規(guī)范，字跡清楚，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，要杜絕閉門造車；完整性也即全面性，要系統(tǒng)地、全面地填寫、收集和整理各種監(jiān)理資料，不漏項(xiàng)，內(nèi)容和簽字完整、齊全，閉合的(即問題有提出，有處理結(jié)果)。

5 監(jiān)理資料檔案工作應(yīng)注意的問題

5.1 歸檔的文件應(yīng)為原件，內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確，與工程實(shí)際相符合。特別是有關(guān)工程三控及合同的重要資料，必須要求有關(guān)方提供原件。

5.2 歸檔文件應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書寫材料，如碳素墨水、蘭黑墨水，不得使用易退色的書寫材料，如：紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等，且字跡清楚、圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)齊全。

5.3 卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、案卷內(nèi)封面應(yīng)采用70g以上白色書寫紙制作，統(tǒng)一采用A4幅面。案卷內(nèi)不應(yīng)有重份文件，不同載體的文件應(yīng)分別紐卷。

5.4 專業(yè)監(jiān)理工程師應(yīng)根據(jù)要求認(rèn)真審核資料，不得對資料進(jìn)行涂改、偽造、隨意抽撤或損毀，不接收經(jīng)涂改的報(bào)驗(yàn)資料。

5.5 報(bào)驗(yàn)資料中的報(bào)表必須按規(guī)定填寫，每個(gè)報(bào)表的附件必須齊全并按相關(guān)規(guī)定排序。

5.6 工程所用材料出廠合格證如無原件，有抄件或原件復(fù)印件亦可，但抄件或原件復(fù)印件上應(yīng)注明原件存放單位，抄件人和抄件、復(fù)印件單位簽名并蓋公章。

5.7 對最能反映實(shí)際監(jiān)理工作過程的監(jiān)理日志，記錄時(shí)必須做到真實(shí)、準(zhǔn)確、全面，以備日后查閱。