摘要高校人事檔案工作，是黨和國(guó)家干部工作的重要組成部分。新時(shí)期如何提高高校人事檔案管理水平是一個(gè)嶄新的課題，在社會(huì)發(fā)展急劇變革的社會(huì)背景下，高校人事檔案工作面臨著與整個(gè)社會(huì)人事檔案工作類似的諸多問(wèn)題。本文分析了高校人事檔案管理存在的諸多問(wèn)題并針對(duì)這些問(wèn)題提出了一些解決的措施。

關(guān)鍵詞高校人事檔案管理對(duì)策

中圖分類號(hào):G647文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A

高校人事檔案工作是高校人事管理工作中一項(xiàng)必不可少的基礎(chǔ)性工作。隨著我國(guó)高校教育教學(xué)和人事制度改革的不斷深入，人事檔案作為個(gè)人和社會(huì)的實(shí)踐載體，它在人才的選擇、培養(yǎng)、使用和考核等工作中發(fā)揮著巨大的作用。然而，從目前高校人事檔案工作來(lái)看，依然存在著一些不適應(yīng)高校教育發(fā)展需要的環(huán)節(jié)。因此，新時(shí)期如何提高高校人事檔案管理水平已成為一個(gè)不容回避的嶄新的課題。

1 高校人事檔案管理存在的問(wèn)題

1.1 管理觀念落后、管理模式陳舊

目前，大多數(shù)高校對(duì)人事檔案的管理仍采用傳統(tǒng)的方式，即個(gè)人材料由相應(yīng)的職能部門在一定時(shí)間內(nèi)送到人事檔案室保存， 這些材料絕大多數(shù)是文字材料，在管理手段上，大部分以手工操作為主，工作效率低，準(zhǔn)確性較差。

1.2檔案材料收集歸檔難，對(duì)其重要性認(rèn)識(shí)不足

高校中部門繁雜、人員眾多且調(diào)動(dòng)頻繁，外出進(jìn)修、培訓(xùn)、攻讀學(xué)位、出國(guó)留學(xué)的教師不斷增多。因而，人事檔案材料收集困難，如教職工的年度考核表、青年教師學(xué)歷與學(xué)位證明材料及各種表彰和獎(jiǎng)勵(lì)及嘉獎(jiǎng)通報(bào)材料、各類培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績(jī)、在國(guó)外工作學(xué)習(xí)情況的材料或鑒定材料、畢業(yè)生就業(yè)報(bào)到通知書等等。由于這些材料按上級(jí)規(guī)定都是必須歸檔的材料，但是教職工缺乏檔案意識(shí)和對(duì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不夠，不清楚人事檔案的歸檔范圍和歸檔要求，使其歸檔更新不及時(shí)，很可能就會(huì)造成人事檔案的遺漏，影響其完整性和準(zhǔn)確性。

1.3材料格式不規(guī)范導(dǎo)致檔案材料整理難

按照要求，每個(gè)干部的檔案材料必須裝訂成卷，檔案材料統(tǒng)一使用16開(kāi)規(guī)格的辦公用紙，裝訂后的檔案要做到卷面整潔，全卷整齊、平坦。但是現(xiàn)有人事檔案需要入檔的材料比較多，紙張大小不一。有的材料內(nèi)容不夠規(guī)范，導(dǎo)致內(nèi)容不夠完整。

1.4人事檔案管理混亂，人檔分離現(xiàn)象嚴(yán)重

近年來(lái)，各高校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，人才層次要求越來(lái)越高，人才流動(dòng)成為必然，檔隨人走的人事檔案管理模式面臨挑戰(zhàn)。這就給人事檔案管理工作帶來(lái)一定困難，使得我國(guó)高等學(xué)校干部人事檔案管理工作任務(wù)加重，引發(fā)一系列的矛盾，不僅會(huì)帶來(lái)人事檔案管理的混亂，還會(huì)導(dǎo)致高校人才大量流失，影響師資隊(duì)伍的穩(wěn)定，更有甚者，還會(huì)訴諸法律，產(chǎn)生不必要的糾紛。面臨這樣的形勢(shì)，人事檔案管理體系改革勢(shì)在必行。

2 加強(qiáng)高校人事檔案管理的對(duì)策

2.1加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念

堅(jiān)持把檔案工作作為一項(xiàng)經(jīng)常性的重要工作納入學(xué)校的重要議事日程，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、抓緊抓好。首先，負(fù)責(zé)干部人事檔案的領(lǐng)導(dǎo)要定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)、督促，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決。要改變干部檔案管理較為落后的狀況，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)各單位干部檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，切實(shí)把干部人事檔案管理工作納入單位重要議事日程，納入目標(biāo)考核，納入法制軌道，并作為一項(xiàng)長(zhǎng)期的任務(wù)始終堅(jiān)持下去。其次，加大資金投入，使硬件設(shè)施上檔次。新形勢(shì)和新任務(wù)已經(jīng)把檔案管理工作推到一個(gè)嶄新的現(xiàn)代化管理階段。人事檔案工作是人才工作的重要組成部分，是組織人事部門選拔使用人才的重要依據(jù)，高校人事檔案工作也應(yīng)由過(guò)去側(cè)重為政治服務(wù)，轉(zhuǎn)變?yōu)閭?cè)重為教學(xué)科研和事業(yè)發(fā)展服務(wù);由過(guò)去單純注重人才的政治歷史，轉(zhuǎn)移到重視人才的德、能、勤、績(jī)、廉的全面情況;由使用經(jīng)驗(yàn)型人才向使用管理型、創(chuàng)新型、專業(yè)技術(shù)型人才轉(zhuǎn)變;由使用傳統(tǒng)技術(shù)型人才向使用高新科學(xué)技術(shù)型人才轉(zhuǎn)變。

2.2強(qiáng)化隊(duì)伍，提升人員素質(zhì)

檔案管理包括五個(gè)部分:歸檔、核查、保衛(wèi)、統(tǒng)計(jì)、轉(zhuǎn)遞。歸檔包括文本資料和電子數(shù)據(jù)存入，核查和保衛(wèi)是對(duì)檔案進(jìn)行保管和整理，統(tǒng)計(jì)是制作人力資源報(bào)表的重要依據(jù)，轉(zhuǎn)遞記錄是統(tǒng)計(jì)的重要內(nèi)容。五個(gè)部分構(gòu)成了檔案管理的主體部分。檔案利用包括三個(gè)部分:查閱、外借和出具證明。查閱是在指定的場(chǎng)所內(nèi)進(jìn)行，外借必須是因特殊需要必須借用人事檔案，要求出具材料的原因一般是入黨、入團(tuán)、提升、招工、出國(guó)等。制定人事檔案管理制度主要包括以上兩部分內(nèi)容。具體在制定的時(shí)候，可以依據(jù)高校自身情況進(jìn)行整理。

人事檔案管理工作人員應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論和“三個(gè)代表”重要思想，努力提高思想政治素質(zhì)，嚴(yán)格按照《檔案工作條例》規(guī)定和各項(xiàng)工作制度的要求，堅(jiān)持原則，一絲不茍，認(rèn)真履行工作職責(zé)，刻苦鉆研人事檔案管理業(yè)務(wù)，努力提高管理工作能力和水平，認(rèn)真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國(guó)檔案法》、《保密法》等法律法規(guī)和各項(xiàng)安全保密制度，嚴(yán)密保管人事檔案，嚴(yán)防失密、泄密，保證人事檔案的絕對(duì)安全，認(rèn)真做好人事檔案材料的收集工作，對(duì)收集的材料要詳細(xì)登記、認(rèn)真鑒別、及時(shí)入卷歸檔，嚴(yán)格履行查(借)閱干部檔案登記、審核、簽批程序，對(duì)查(借)閱后的檔案，要認(rèn)真檢查核對(duì)，及時(shí)完好地歸入庫(kù)房，、熱情接待查(借)閱檔案人員，努力提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，工作調(diào)動(dòng)時(shí)，必須做好檔案和檔案材料及業(yè)務(wù)文件的交接工作。

2.3科學(xué)管理，提高服務(wù)質(zhì)量

人事檔案管理信息化，就是在國(guó)家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處理管理和利用。對(duì)高校人事檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化和網(wǎng)絡(luò)化，提高人事檔案管理的現(xiàn)代化水平，實(shí)行人事檔案的社會(huì)化管理是解決現(xiàn)階段諸多問(wèn)題的一個(gè)有效方法。國(guó)外一些發(fā)達(dá)國(guó)家，個(gè)人檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)已非常完備，你在任何一所學(xué)校、單位學(xué)習(xí)、工作之后，個(gè)人基本信息都會(huì)被保存到這份網(wǎng)絡(luò)檔案中。其次，提高服務(wù)意識(shí)和質(zhì)量，真正地發(fā)揮檔案管理的作用。當(dāng)前，要實(shí)現(xiàn)人事檔案部分信息向個(gè)人開(kāi)放。目前，高校人事檔案提供利用是面向組織，任何個(gè)人不能查閱自己的檔案。這種制度與民主、公開(kāi)、透明的現(xiàn)代法治精神不相符。新世紀(jì)的高校人事檔案提供利用制度應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，增加透明度，只要不屬于保密范圍的，個(gè)人應(yīng)享有對(duì)自己檔案的知情權(quán)。與此同時(shí)，要杜絕“棄檔”“死檔”現(xiàn)象的發(fā)生。許多流動(dòng)人員棄檔不顧的一個(gè)重要原因就是流動(dòng)人員人事檔案調(diào)檔轉(zhuǎn)檔難，手續(xù)繁雜。而要解決這個(gè)問(wèn)題，關(guān)鍵在于建立一個(gè)有利于人才流動(dòng)的人事檔案轉(zhuǎn)遞和補(bǔ)充更新機(jī)制，這就要求利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)流動(dòng)人員人事檔案進(jìn)行信息存貯、查找進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)流動(dòng)人員人事檔案的現(xiàn)代化和網(wǎng)絡(luò)化管理。

2.4建章立制，規(guī)范管理程序

按照《中華人民共和國(guó)檔案法》等法律、法規(guī)的規(guī)定，依法管理人事檔案，為國(guó)家積累檔案史料。檔案管理人員要及時(shí)收集、鑒別和整理人事檔案材料，要按規(guī)定辦理人事檔案的查(借)閱和轉(zhuǎn)遞工作，及時(shí)更新有關(guān)人員職務(wù)(職稱)、學(xué)歷、工資等變動(dòng)信息，積極為上級(jí)黨委和有關(guān)部門提供人事情況，全力做好人事檔案的安全、保密、保管與保護(hù)工作，經(jīng)常調(diào)查研究人事檔案工作的新情況，結(jié)合實(shí)際制定、完善規(guī)章制度，加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，建立和不斷完善人事檔案的信息庫(kù)，大力推廣、應(yīng)用人事檔案現(xiàn)代管理方法和技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化。