摘要在我國，無論是國外上市公司還是國內(nèi)上市公司，都設(shè)立了董事會秘書這一職位，可見這一職位的重要性。但是，董事會秘書一詞在我國屬于“舶來品”，我國引進董事會秘書制度的時間并不長，因此我國建立健全董事會秘書制度，目前仍處于探索和發(fā)展階段。本文主要從我國董事會秘書制度存在的問題及如何完善進行探討。

關(guān)鍵詞上市公司董事會秘書制度

中圖分類號:F8文獻標識碼:A

在我國，董事會秘書是伴隨著我國市場經(jīng)濟的重要主體——上市公司的發(fā)展應(yīng)運而生的一個新職位、新事物。1993年，我國首批9家公司在香港上市時，出現(xiàn)了第一批董事會秘書。經(jīng)過二十幾年的發(fā)展，董事會秘書，尤其是上市公司的董事會秘書，在公司經(jīng)營等活動中發(fā)揮著重要的作用。正是由于上市公司董事會秘書具有的作用日益重要，我國新修訂的《公司法》明確作出規(guī)定:上市公司設(shè)董事會秘書;董事會秘書是上市公司的高級管理人員。

1 董事會秘書的概念

作為一個新興的職業(yè)，董事會秘書仍未能被大眾所了解，經(jīng)常被誤認為是“董事長的秘書”，或者是公司某個高級管理人員的秘書，因此，本文通過與相關(guān)概念方面的比較，來對“董事會秘書”這個概念作進一步界定。

首先，董事會秘書與公司一般秘書。在法律地位、職責(zé)范圍方面，這兩者都有著顯著的不同。董事會秘書是公司的高級管理人員，肩負公司法賦予的公司高級管理人員的權(quán)利和義務(wù);而公司其他秘書只是公司一般雇員，其權(quán)利義務(wù)一般是由雇傭合同所規(guī)定。在具體職責(zé)方面，董事會秘書在公司內(nèi)部負責(zé)公司規(guī)范運作相關(guān)程序性事宜，對公司外部相關(guān)利益主體負責(zé)信息披露;而公司的其他秘書往往只為某一個管理人員或部門服務(wù)，處理日常行政事務(wù)。 其次，董事會秘書與公司經(jīng)理等其他高級管理人員。董事會秘書與其他公司高級管理人員的關(guān)系主要包括以下幾方面:第一，董事會秘書與公司經(jīng)理都是由董事會選聘、負責(zé)處理公司日常事務(wù)的公司部門，因此他們都是公司的高級管理人員。二者都由董事會來賦予部分權(quán)利，都對董事會負責(zé)。因此，兩者的相同點就在于他們都是公司日常事務(wù)的實際執(zhí)行者，都具有一定的對內(nèi)管理和對外代表公司的職能。第二，董事會秘書在公司更多的是從事程序意義上的工作。其職權(quán)表現(xiàn)主要在維持公司的規(guī)范性與透明性，協(xié)助公司的其他部門更好的履行職務(wù)，完成工作。但其自身基本上不參與公司的經(jīng)營活動。但是公司經(jīng)理卻是管理公司日常經(jīng)營活動的主要部門，它設(shè)立的目的在于幫助董事會實現(xiàn)公司經(jīng)營利益最大化。所以，董事會秘書與公司經(jīng)理在職能上具有本質(zhì)的差別，兩者追求的價值目的和職能表現(xiàn)明顯不同。第三，董事會秘書的重要工作之一，就是協(xié)助董事及經(jīng)理在行使公司權(quán)利時能切實貫徹國內(nèi)外有關(guān)法律、法規(guī)、公司章程以及其他相關(guān)規(guī)定，并且董事會秘書是負責(zé)公司對外信息披露事務(wù)的主要部門，按照證券監(jiān)督管理部門的要求提供所需的信息。因此，在實際工作過程中，董事會秘書與公司經(jīng)理經(jīng)?；ハ鄮椭＝?jīng)理向董事會秘書提供相關(guān)的文件和材料，董事會秘書協(xié)助公司經(jīng)理在法律范圍內(nèi)更好的履行職務(wù)。再者，董事會秘書與董事會的關(guān)系。一方面，董事會秘書是由董事會選聘，需要對董事會負責(zé);另一方面，董事會秘書幫助和協(xié)調(diào)董事會和董事更好的行使職權(quán)。 總之，董事會秘書雖然是上市公司程序的執(zhí)行人，是程序性的高級管理人員。但與傳統(tǒng)高級管理人員的性質(zhì)是對應(yīng)統(tǒng)一的，只有將二者功能協(xié)同、合作，才能更好的實現(xiàn)公司追求利益最大化的目的。正是由于董事會秘書這樣一種獨特的性質(zhì)和功能決定了其作為高級管理人員的獨特法律地位。

2 我國的上市公司董事會秘書制度存在的問題

(1)制度缺陷導(dǎo)致法律地位的尷尬。在新《公司法》明確規(guī)定上市公司董事會秘書是公司高級管理人員之前，長期以來，雖然《關(guān)于B股上市公司設(shè)立董事會秘書的暫行規(guī)定》、《上海證券交易所上市公司董事會秘書管理辦法(試行)》、深圳證券交易所《上市公司董事會秘書管理暫行辦法》、《上市公司章程指引》、上海證券交易所、深圳證券交易所的《股票上市規(guī)則》都先后規(guī)定董事會秘書是上市公司的高級管理人員，這些法律文件雖然上市公司要上市必須遵守，但由于缺少法律上的制度支持，因此都流于形式。董事會秘書制度的先天不足導(dǎo)致法律地位的尷尬。

(2)權(quán)責(zé)規(guī)定的不對等導(dǎo)致職業(yè)困境。統(tǒng)觀我國與董事會秘書相關(guān)的法律規(guī)定，不論是新《公司法》還是其他法律文件，都對董事會秘書的職責(zé)做出了各種詳盡規(guī)定，但對于董事會秘書的權(quán)利和保障卻很少涉及。由于目前董事會秘書的選聘基本上都是由控股股東掌握，大眾股東很難監(jiān)督，也沒有任免董事會秘書的權(quán)力，董事會秘書很容易變成控股股東的提線木偶，尤其在控股股東與社會公眾股東之間的利益發(fā)生沖突時很難發(fā)揮維護中小股東利益的作用。

(3)價值定位上的偏差導(dǎo)致價值實現(xiàn)不佳。我國移植董事會秘書，是我國公司為在國外直接上市的目的而必須遵守國外法律的需要，因此，我國董事會秘書制度的建立一般局限在上市公司范圍內(nèi)。從具體職責(zé)的規(guī)定來看，董事會秘書制度的內(nèi)容基本上從方便外部監(jiān)管的目的出發(fā)，有關(guān)董事會秘書的職責(zé)相關(guān)規(guī)定都強調(diào)對保管會議記錄、對外信息披露等方面，內(nèi)部管理職責(zé)的相關(guān)內(nèi)容很少提及。

3 完善我國董事會秘書制度的思考

3.1制度方向方面的完善

(1)擴大董事會秘書制度的適用范圍。我國董事會秘書基本局限于上市公司范圍內(nèi)，但其他國家實行該制度的適用范圍要遠遠大于上市公司的范圍。在我國，很多非上市股份有限公司的股東人數(shù)都非常多，急需董事會秘書這一程序性高級職員發(fā)揮公司內(nèi)外監(jiān)督的作用。而新修訂的《公司法》規(guī)定雖然明確了董事會秘書的法律地位，卻也明顯限制了董事會秘書制度進一步發(fā)展的空間。因此，我認為不應(yīng)將設(shè)立董事會秘書的標準限定在公司是否上市，《公司法》應(yīng)擴大規(guī)定我國所有的股份有限公司都應(yīng)設(shè)立董事會秘書一職，而對于其他公司是否設(shè)置董事會秘書，可以由公司自行根據(jù)其經(jīng)營規(guī)摸、股東人數(shù)等具體情況在公司章程中進行規(guī)定。

(2)統(tǒng)一董事會秘書制度的法律規(guī)定。目前我國董事會秘書制度的大部分法律規(guī)定層次較低。在董事會秘書制度的相關(guān)法律規(guī)定中，只有新修訂的《公司法》第124條又所涉及，而且只是做了簡要說明，其余大部分關(guān)于董事會秘書制度的規(guī)定都是證券交易所制定的相關(guān)規(guī)則，一部分則是中國證監(jiān)會單獨或與國務(wù)院其他部委聯(lián)合發(fā)布的部門規(guī)章。上市公司對于證券交易所的規(guī)則必須遵守，否則不能上市，但缺乏法律保障，以致大都流于形式;證監(jiān)會的規(guī)章雖具更高的法律效力，但在法律體系中層次最低，而且證監(jiān)會在立法資源、立法實力以及立法水平上，無法與全國人大制定的法律相匹及。筆者認為比較有效的辦法是構(gòu)建由《公司法》統(tǒng)領(lǐng)，其他相關(guān)法律規(guī)定具體支持的法律體系。對股份有限公司的董事會秘書的資格要求、法律責(zé)任、權(quán)利保障等作原則性規(guī)定由《公司法》加以確定，同時對具體細節(jié)作規(guī)定授權(quán)其他有關(guān)部門加以制定。

3.2具體法律內(nèi)容的完善

由于我國新《公司法》的頒布，我國關(guān)于董事會秘書的立法步伐正在加快，董事會秘書制度更加規(guī)范，董事會秘書在現(xiàn)代公司治理中發(fā)揮的作用也越來越大。為了健全公司組織機構(gòu)，完善公司治理制度，筆者認為有以下幾點建議:

(1)改革我國董事會秘書的選聘制度。我國目前的相關(guān)規(guī)定存在著兩點不足:一是公司股東大會不能通過決議免除現(xiàn)任董事會秘書，鑒于由于目前中國上市公司大股東或明或暗的操縱，迫使很多董事會秘書在許多最重要的對內(nèi)信息管理和對外信息披露問題上以大股東利益為先。很明顯這非常不利于保護中小股東及公司的整體利益;二是對董事會秘書權(quán)利保障的缺失，董事會秘書因不正當(dāng)原因而解聘是否有權(quán)要求公司賠償損失，沒有明確的法律規(guī)定。筆者認為對董事會秘書的損害賠償請求權(quán)應(yīng)加以明確的法律規(guī)定，在法律制度層面上加以保障。

(2)適當(dāng)?shù)臄U大授權(quán)董事會秘書的權(quán)利范圍。與其他國家董事會秘書不同，我國的公司董事會秘書無權(quán)代表公司對外簽定管理性合同。但是董事會秘書作為公司的高級管理人員，難免會與外界發(fā)生聯(lián)系，從維護債權(quán)人和交易相對人利益角度出發(fā)，筆者認為我國應(yīng)該在法律規(guī)定中明確董事會秘書具有訂立某些合同的權(quán)力。于此同時，一方面董事會秘書由董事會選聘，向董事會負責(zé)，受其監(jiān)督;另一方面需要對董事會執(zhí)行職權(quán)的進行監(jiān)督。防止董事會濫用權(quán)利，隨意聘用或解聘董事會秘書。另外，應(yīng)當(dāng)明確規(guī)定董事會秘書雖然對董事會負責(zé)，但其真正是對公司本身負責(zé)。

(3)專職專業(yè)人員擔(dān)任董事會秘書。董事會秘書若由公司高級管理人員兼任，把具體的程序性工作交由一般行政人員完成，董事會秘書難以親自履行相關(guān)規(guī)定職責(zé)，容易造成職位的虛化，不能發(fā)揮職務(wù)要求的主動性和約束性。但若由普通雇員擔(dān)任，容易造成兼任者責(zé)任模糊，甚至發(fā)生角色錯位，畢竟兩種工作性質(zhì)和具體內(nèi)容顯著不同;但若由監(jiān)事?lián)?，則削弱了董事會秘書職位對其他管理人員的監(jiān)督約束作用，這是董事會秘書不同于監(jiān)事所獨有的功能。因此，鑒于董事會秘書與外界的密切聯(lián)系以及獨有的監(jiān)督功能，董事會秘書宜由專職專業(yè)人員擔(dān)任。

(4)增加董事會秘書的職責(zé)。①加強外界聯(lián)系。授權(quán)其可以代表公司向登記機關(guān)提出相關(guān)申請、代表公司作出有關(guān)聲明等。②全面監(jiān)督股權(quán)事務(wù)。監(jiān)督公司股份轉(zhuǎn)讓、過戶、股權(quán)喪失，監(jiān)督股權(quán)證書的發(fā)放，出席股東大會，接受股東的質(zhì)詢，發(fā)布通告，監(jiān)督紅利的支付和股票權(quán)益分配。③協(xié)調(diào)公司部門運作。董事會秘書在董事會、股東大會以及監(jiān)事會之間起協(xié)調(diào)作用，在董事會內(nèi)部，與獨立董事密切溝通，傳達公司的重要動向。與經(jīng)理層加強溝通，互相協(xié)助，信息交流暢通。協(xié)助監(jiān)事會了解公司信息和動向，更好地發(fā)揮監(jiān)督作用。負責(zé)向股東大會發(fā)布公司的重大信息，保障全體股東和公司整體利益。