摘要： 隨著我國(guó)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)的不斷發(fā)展，各行各業(yè)都對(duì)秘書(shū)工作提出了新的更高的要求，秘書(shū)工作人員面臨著巨大的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。由此，秘書(shū)的職業(yè)角色逐漸轉(zhuǎn)換為以管理為主。具備良好的能力結(jié)構(gòu)不僅是出色完成秘書(shū)工作的關(guān)鍵因素，而且是提高秘書(shū)工作效率的重要基礎(chǔ)。因此針對(duì)秘書(shū)角色，分析其能力要求，對(duì)于提高秘書(shū)人員的工作能力和工作水平，提高行政管理人員的高素質(zhì)能力，具有十分重要的意義。

關(guān)鍵詞： 秘書(shū)角色 秘書(shū)能力 運(yùn)用

一、秘書(shū)角色

行政人員和秘書(shū)是領(lǐng)導(dǎo)的助手，是領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)展日常工作、進(jìn)行決策和實(shí)施的最緊密的服務(wù)者。行政人員和秘書(shū)對(duì)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)工作的理解程度，以及其自身職業(yè)水平程度，直接影響到對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者的服務(wù)效果。

全球經(jīng)濟(jì)一體化進(jìn)程的加快，給行政人員和秘書(shū)賦予了新的時(shí)代特征：職業(yè)化、現(xiàn)代化、國(guó)際化。提高行政人員和秘書(shū)的工作水平與效率，推動(dòng)企、事業(yè)單位整體工作的不斷發(fā)展，通過(guò)高層次的研修更新理念和知識(shí)已成為當(dāng)務(wù)之急。

（一）行政管理中的秘書(shū)角色。

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的全面發(fā)展，各領(lǐng)域各層次的從業(yè)人員的職業(yè)分工更加細(xì)化，以往單純的管理工作需要多人分工與合作才能保證其快速和有效，領(lǐng)導(dǎo)層的決策活動(dòng)已經(jīng)在決策者層面上逐步與相關(guān)的信息加工處理等輔助性活動(dòng)相分離。這種情況下，具有行政管理協(xié)助者性質(zhì)的秘書(shū)職業(yè)已經(jīng)在各個(gè)工作領(lǐng)域中占據(jù)重要地位，起到至關(guān)重要的作用。秘書(shū)已經(jīng)不是以往人們眼中“打雜”的角色，而是日漸成為各類(lèi)企業(yè)內(nèi)參與行政管理特別是辦公管理的特殊人才。由此秘書(shū)的職業(yè)角色向著以管理為主轉(zhuǎn)換，這就不難理解有些公司在招聘秘書(shū)時(shí)將其崗位職責(zé)描述為辦公管理或助理而不直接稱(chēng)之為秘書(shū)。

秘書(shū)或辦公管理或助理崗位，不僅要求就業(yè)者具備較強(qiáng)的口頭表達(dá)與文字表述能力、組織協(xié)調(diào)與分工合作能力、創(chuàng)新思維、分析判斷能力，具有熟練處理辦公室事務(wù)綜合工作的掌控技巧，還要有對(duì)待本職工作高度的責(zé)任感和積極主動(dòng)性。

（二）作為主管或領(lǐng)導(dǎo)的助手。

隨著我國(guó)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)的不斷發(fā)展，各行各業(yè)都對(duì)秘書(shū)工作提出了新的更高的要求，行政人員和秘書(shū)工作者必須迅速提升綜合能力，如此才能跟上領(lǐng)導(dǎo)者的步伐；建立忠于職守、自我負(fù)責(zé)的意識(shí)，不斷尋找差距并付諸行動(dòng)，才能為領(lǐng)導(dǎo)者持續(xù)提供更加優(yōu)秀的服務(wù)；了解一流團(tuán)隊(duì)的管理技巧，學(xué)習(xí)輔導(dǎo)與幫助他人的技能，促進(jìn)構(gòu)建一個(gè)和諧的、團(tuán)結(jié)的、富有成效的、信息暢通的團(tuán)隊(duì)，是新時(shí)期對(duì)行政人員、秘書(shū)提出的更高要求。如今的秘書(shū)已經(jīng)不是傳統(tǒng)意義上負(fù)責(zé)抄寫(xiě)、端茶送水的小人物，而是被賦予更多的職能：主管的左右手、溝通的橋梁、公司的門(mén)面……也因?yàn)槿绱?，秘?shū)必須不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)溝通和管理能力，為秘書(shū)工作的新要求作準(zhǔn)備。

二、秘書(shū)能力

秘書(shū)的能力是影響秘書(shū)工作質(zhì)量和秘書(shū)發(fā)揮作用的關(guān)鍵因素，也是滿(mǎn)足領(lǐng)導(dǎo)需要的重要條件。秘書(shū)工作是在多種條件和特定環(huán)境下的綜合活動(dòng)，一個(gè)成功的秘書(shū)只有具備較強(qiáng)的輔佐能力、辦事能力、觀察能力、創(chuàng)新能力、協(xié)調(diào)能力、心理承受能力、表達(dá)能力和寫(xiě)作能力，才能在較大范圍內(nèi)創(chuàng)造性地完成工作任務(wù)。

秘書(shū)要?jiǎng)偃喂ぷ鳎仨毦邆湎喈?dāng)?shù)幕A(chǔ)知識(shí)、專(zhuān)業(yè)知識(shí)和適應(yīng)各種工作的能力。

秘書(shū)人員的能力結(jié)構(gòu)是一個(gè)多層次、多因素的綜合體。建立合理的能力結(jié)構(gòu)，決不是一件輕而易舉的事情，需要終身為之奮斗。

在信息化、網(wǎng)絡(luò)化迅速發(fā)展，社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈的今天，秘書(shū)工作被賦予了許多新的內(nèi)涵和新的要求，秘書(shū)工作人員面臨的壓力越來(lái)越大，要?jiǎng)?chuàng)造性地做好秘書(shū)工作，不僅需要具有良好的身體素質(zhì)、心理素質(zhì)、道德品質(zhì)素養(yǎng)，而且需要具備良好的能力素質(zhì)。能力素質(zhì)，是指一個(gè)人完成某項(xiàng)工作任務(wù)、從事某種活動(dòng)所必備的本領(lǐng)。能力素質(zhì)的高低，直接關(guān)系到工作效率、工作業(yè)績(jī)的優(yōu)劣。當(dāng)一個(gè)人能順利完成某種活動(dòng)或工作時(shí)，也就表現(xiàn)出了相關(guān)的能力。

1.秘書(shū)的知識(shí)結(jié)構(gòu)要求秘書(shū)知識(shí)具有博與專(zhuān)的兼容性，呈“T”型展開(kāi)。秘書(shū)應(yīng)有三層知識(shí)結(jié)構(gòu)：基礎(chǔ)知識(shí)、專(zhuān)業(yè)知識(shí)、相關(guān)知識(shí)。

2.秘書(shū)的能力結(jié)構(gòu)包括秘書(shū)的表達(dá)能力、秘書(shū)的信息處理能力、秘書(shū)的活動(dòng)能力、秘書(shū)的應(yīng)用能力、秘書(shū)的創(chuàng)造能力、理解領(lǐng)悟能力等。

三、秘書(shū)能力的運(yùn)用

（一）作為參謀和助手的秘書(shū)角色。

秘書(shū)是領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)聯(lián)系上下、溝通左右的橋梁和紐帶。秘書(shū)人員的能力建設(shè)事關(guān)秘書(shū)的工作水平，事關(guān)參謀的服務(wù)質(zhì)量。新形勢(shì)下加強(qiáng)秘書(shū)人員的能力建設(shè)，提高其綜合素質(zhì)顯得尤為迫切。

秘書(shū)人員作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，一方面要積極主動(dòng)地獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策，另一方面要具備把自己的聰明才智融進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)者的決策過(guò)程之中的能力。這就要求秘書(shū)人員不僅要掌握全面的知識(shí)，還要具有合理的能力結(jié)構(gòu)。合理的能力結(jié)構(gòu)，是一個(gè)廣義的概念，它主要是指由基本能力和專(zhuān)業(yè)能力組成的立體的能力結(jié)構(gòu)。

（二）秘書(shū)人員在行政管理過(guò)程中要掌握一定的工作原則、方法和藝術(shù)。

工作原則是在工作中應(yīng)遵循的規(guī)律并是我們行為的準(zhǔn)則，工作方法是為了達(dá)到工作目標(biāo)而采取的手段和途徑。比如過(guò)河，你可以選擇游泳、劃船、架橋等，關(guān)鍵是要選擇切實(shí)可行的方法。而工作藝術(shù)是通過(guò)運(yùn)用高超的、巧妙的、具有創(chuàng)造性的工作方法，順利地完成工作任務(wù)，同時(shí)給人以美的感覺(jué)和享受。

伴隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的建立和完善，領(lǐng)導(dǎo)的職能發(fā)生了重大轉(zhuǎn)變，科學(xué)化、民主化是領(lǐng)導(dǎo)決策的重要前提。為確保領(lǐng)導(dǎo)決策的正確性，作為輔助領(lǐng)導(dǎo)決策的秘書(shū)，要在體制轉(zhuǎn)軌過(guò)程中，以積極態(tài)勢(shì)快速跟進(jìn)，更新觀念，大膽創(chuàng)新，從而為秘書(shū)工作開(kāi)辟一個(gè)新天地。

（三）秘書(shū)能力之“悟性”。

秘書(shū)工作的悟性是指秘書(shū)在“辦文”、“辦會(huì)”、“辦事”過(guò)程中體現(xiàn)出來(lái)的能充分領(lǐng)悟工作事理，能充分發(fā)揮自己的才能，能把事情辦得既遵章守法又使領(lǐng)導(dǎo)滿(mǎn)意、大家認(rèn)同的一種良好的內(nèi)在素質(zhì)。

秘書(shū)的職能是輔助管理、綜合服務(wù)，因此對(duì)秘書(shū)的要求必然是輔助得力、服務(wù)到位。在服從大局，準(zhǔn)確貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖的基礎(chǔ)上，充分發(fā)揮主動(dòng)性，在“辦文”、“辦會(huì)”、“辦事”的手段、過(guò)程和方法上做得更完滿(mǎn)，為準(zhǔn)確達(dá)到目的和結(jié)果服務(wù)，是秘書(shū)工作悟性的體現(xiàn)。自古以來(lái)人們對(duì)秘書(shū)的參謀性、智能性和出謀劃策的能力非常重視，而把悟性問(wèn)題放到相當(dāng)重要的位置，是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展對(duì)秘書(shū)這門(mén)職業(yè)提出的更高要求。辦公手段的現(xiàn)代化使秘書(shū)的部分程序化的工作被現(xiàn)代設(shè)備所替代，人們對(duì)秘書(shū)工作提出了從事務(wù)化向智能化轉(zhuǎn)變的要求。

秘書(shū)和行政人員要準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)秘書(shū)工作，在“輔助決策”和“提供服務(wù)”過(guò)程中既堅(jiān)持原則又靈活有度，嫻熟而又縝密地處理好方方面面的關(guān)系，公平并高效地辦好各項(xiàng)事務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

［1］于俊英.論秘書(shū)的能力.秘書(shū)之友，2006，（5）.

［2］李丹.秘書(shū)人員的能力素質(zhì)新論.現(xiàn)代企業(yè)教育，2008，（4）.

［3］楊群歡.從中西方秘書(shū)教育比較看我國(guó)高職秘書(shū)教育機(jī)制的創(chuàng)新.黑龍江高教研究，2007，（10）.

［4］石詠琦.五星級(jí)秘書(shū).北京大學(xué)出版社，2007.

［5］張?jiān)傩?秘書(shū)理論與實(shí)務(wù).清華大學(xué)出版社，2008.