摘要: 高校院系級(jí)檔案信息是高校檔案信息的重要組成部分，校園數(shù)字檔案館的建設(shè)離不開(kāi)這個(gè)重要的支撐。在檔案信息數(shù)字化的推廣中，必備的硬件設(shè)施、技術(shù)力量支撐、檔案信息網(wǎng)絡(luò)的維護(hù)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)都是我們有必要探討的問(wèn)題。

關(guān)鍵詞: 檔案信息化策略

21世紀(jì)是全球信息化的時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)的普及和各類(lèi)信息技術(shù)的推廣給我們的工作和生活帶來(lái)了便捷。信息資源共享讓我們用最小的投入獲得資訊利益的最大化，各種科學(xué)技術(shù)信息資源的傳遞已由傳統(tǒng)紙質(zhì)方式逐步向數(shù)字化信息轉(zhuǎn)換，多年來(lái)在公眾眼里較為神秘的檔案信息資源也不例外，互聯(lián)網(wǎng)上紛紛出現(xiàn)大量的公共檔案數(shù)字信息資源。

受大環(huán)境的影響，高校傳統(tǒng)的檔案管理也在悄然發(fā)生著可喜的變化，與其它信息資源相比，檔案信息具保密性、政治性，這就使得高校檔案數(shù)字化信息的開(kāi)發(fā)受到一定的限制，院系級(jí)檔案的數(shù)字化信息建設(shè)也受到一定的影響。

一、高校藝術(shù)系院數(shù)字檔案建設(shè)的必要性

近幾年，隨著高校藝術(shù)專(zhuān)業(yè)的招生規(guī)模不斷擴(kuò)大，藝術(shù)院系的各類(lèi)檔案數(shù)量迅速增加，有限的存儲(chǔ)空間已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前的需要，把現(xiàn)有的檔案信息資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息即可解決這個(gè)日漸突出的矛盾。

院系級(jí)的檔案信息除了文書(shū)檔案信息外，還有教學(xué)檔案信息。院系級(jí)的檔案管理能直接反映出院系的教學(xué)管理、教學(xué)活動(dòng)等情況。由于藝術(shù)專(zhuān)業(yè)的獨(dú)特性，大量的檔案信息是在師生的教學(xué)實(shí)踐過(guò)程中直接產(chǎn)生形成的，用傳統(tǒng)的存儲(chǔ)方式會(huì)丟掉許多有價(jià)值的教學(xué)信息，而數(shù)字檔案信息的開(kāi)發(fā)改變了這個(gè)窘?jīng)r，在教學(xué)過(guò)程中師生可采用攝像、錄音等技術(shù)手段對(duì)原始材料進(jìn)行及時(shí)有效的存儲(chǔ)。

與藝術(shù)專(zhuān)業(yè)院系相比，其它學(xué)科專(zhuān)業(yè)院系的教學(xué)檔案管理相對(duì)容易，藝術(shù)院系的特殊性決定了藝術(shù)院系教學(xué)檔案載體的多樣性，我們有時(shí)必須用不同的儲(chǔ)存介質(zhì)(圖片、磁帶、CD、VCD)來(lái)保存同一個(gè)教學(xué)檔案，因?yàn)檫@樣教學(xué)檔案信息才會(huì)更加詳實(shí)、可靠，同時(shí)檔案保存的時(shí)間較過(guò)去也有所延長(zhǎng)。

以美術(shù)系為例，各個(gè)專(zhuān)業(yè)方向的教學(xué)效果完全可以通過(guò)學(xué)生平時(shí)作業(yè)和考試試卷來(lái)衡量，用傳統(tǒng)方式來(lái)保存這些極具價(jià)值的教學(xué)檔案除了需要大量的人力對(duì)此進(jìn)行整理外，還需要大量的存放空間，紙張的吸濕特性更增加了檔案管理的難度，因此數(shù)字檔案建設(shè)勢(shì)在必行。

以音樂(lè)系為例，《聲樂(lè)》這門(mén)課程的教學(xué)檔案，如用傳統(tǒng)的方式，我們只能通過(guò)教學(xué)目標(biāo)要求、考試評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)及成績(jī)冊(cè)上面的分?jǐn)?shù)來(lái)衡量教學(xué)效果。如此一來(lái)，該門(mén)課程的教學(xué)檔案信息顯得過(guò)于簡(jiǎn)單。但是如果通過(guò)采用錄音、錄像等科技手段真實(shí)記錄考試過(guò)程，就能讓我們把“聲音”這一看不見(jiàn)、摸不著卻又確實(shí)存在的原始教學(xué)檔案有效的保存起來(lái)。當(dāng)學(xué)生對(duì)教師是否嚴(yán)格按評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)做出相應(yīng)的成績(jī)?cè)u(píng)定產(chǎn)生質(zhì)疑時(shí)，聲像檔案的詳實(shí)性、可靠性就會(huì)有效發(fā)揮重要作用。

二、高校藝術(shù)系院教學(xué)檔案數(shù)字化的開(kāi)發(fā)與建設(shè)

凡是利用價(jià)值較大的教學(xué)紙質(zhì)檔案都應(yīng)盡早轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案。對(duì)于辦學(xué)規(guī)模較早的高校藝術(shù)系院來(lái)說(shuō)，專(zhuān)業(yè)方向越多，教學(xué)檔案的數(shù)量就越大，學(xué)生試卷、學(xué)生名冊(cè)、學(xué)生各項(xiàng)過(guò)級(jí)率統(tǒng)計(jì)、學(xué)生成績(jī)冊(cè)、學(xué)生的專(zhuān)業(yè)實(shí)踐等，都是紙質(zhì)檔案居多，保管成本較高、易磨損、檢索和利用效率較低，這給檔案資源共享造成了相對(duì)的障礙。通過(guò)教學(xué)檔案的數(shù)字化建設(shè)，可將學(xué)生名冊(cè)、學(xué)生成績(jī)甚至教師的教學(xué)課件都掛上網(wǎng)，既能提高教學(xué)檔案的有效利用率，同時(shí)又能為校園檔案的數(shù)字化建設(shè)提供最為基礎(chǔ)、詳實(shí)的數(shù)字信息數(shù)據(jù)。

如若原始的紙質(zhì)教學(xué)檔案數(shù)量較大，便可通過(guò)圖文軟件，對(duì)紙質(zhì)教學(xué)檔案進(jìn)行掃描，實(shí)現(xiàn)數(shù)字信息的轉(zhuǎn)換。這樣做除了準(zhǔn)確率高，便于管理之外，還比人工錄入要快了許多，更重要的就是檔案信息的利用者還可以看到檔案最為原始的特征，比如美術(shù)系的專(zhuān)業(yè)課試卷，試卷原始的紙張顏色、教師批改的成績(jī)等，這些都能更加有效的說(shuō)明教學(xué)數(shù)字檔案的原始性、真實(shí)性和可靠性。

三、高校藝術(shù)系院教學(xué)檔案數(shù)字化面臨的問(wèn)題及對(duì)策

高校藝術(shù)系院教學(xué)檔案數(shù)字化檔案建設(shè)離不開(kāi)計(jì)算機(jī)軟、硬件和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)支持。它的重點(diǎn)是整個(gè)數(shù)字化系統(tǒng)，該系統(tǒng)的各個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)保持一定水平，通過(guò)局域網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行各環(huán)節(jié)的聯(lián)系，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)，提高數(shù)字系統(tǒng)的綜合能力。某個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題，將可能導(dǎo)致整個(gè)系統(tǒng)無(wú)法正常使用。

在檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作之前，相關(guān)部門(mén)應(yīng)該進(jìn)行精心地組織準(zhǔn)備工作。首先對(duì)教學(xué)檔案管理工作人員進(jìn)行必要的技術(shù)培訓(xùn)，數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作不僅技術(shù)要求高、操作有一定難度，并且還需要資金、時(shí)間投入，通過(guò)對(duì)教學(xué)檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn)可提高檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換的工作效率;其次，對(duì)要進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換的非數(shù)字化檔案，進(jìn)行數(shù)字化之前的認(rèn)定，并提出明確的轉(zhuǎn)換意見(jiàn)，經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)和學(xué)校主管部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)同意后，方可進(jìn)行數(shù)字轉(zhuǎn)換工作，這樣才能保證教學(xué)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作能夠取得預(yù)期的效果。

高校藝術(shù)系院傳統(tǒng)的教學(xué)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換成功后，檔案查詢(xún)者通過(guò)互網(wǎng)絡(luò)就可利用這些檔案信息，這就對(duì)檔案信息網(wǎng)絡(luò)管理提出了更高的要求，在提供遠(yuǎn)程服務(wù)時(shí)，檔案管理軟件方面要做到有入侵預(yù)警機(jī)制，采取防火墻、身份鑒定一系列的措施確保教學(xué)數(shù)字檔案的安全，同時(shí)采用現(xiàn)在流行的Fair fox網(wǎng)頁(yè)瀏覽器，提供遠(yuǎn)程利用，有效防止病毒軟件入侵。

教學(xué)課件是教學(xué)檔案中的重要的組成部分，如此一來(lái)，知識(shí)產(chǎn)權(quán)的保護(hù)也就成為高校藝術(shù)系院教學(xué)檔案數(shù)字化所面臨的一個(gè)重要問(wèn)題。筆者認(rèn)為，在教學(xué)檔案數(shù)字化的過(guò)程中，我們可通過(guò)技術(shù)加密，建立內(nèi)、外網(wǎng)兩個(gè)管理系統(tǒng)，通過(guò)網(wǎng)頁(yè)訪問(wèn)權(quán)限等設(shè)置，對(duì)一些重要的教學(xué)檔案進(jìn)行知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)。

高校藝術(shù)院系的教學(xué)檔案數(shù)字化建設(shè)是一個(gè)復(fù)雜而龐大的工程，它需要技術(shù)、資金支撐，我們只有從檔案的利用率出發(fā)，合理分出輕重緩急，才能完全做好教學(xué)檔案數(shù)字化的轉(zhuǎn)換工作。

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