［摘 要］本文通過對軍工科研院所二級項目管理的業(yè)務流程進行梳理，提出周報管理的思路，并通過構建管理平臺得以實現(xiàn)，在應用中極大地增強了項目過程管理的執(zhí)行力。 

［關鍵詞］項目管理；周報管理;系統(tǒng)；設計

doi:10.3969/j.issn.1673-0194.2009.12.031

［中圖分類號］F270.7；C931.6［文獻標識碼］A［文章編號］1673-0194（2009）12-0090-03

0 引 言

項目管理是一種科學的管理方式被廣泛地運用到各行各業(yè)；同時對于企業(yè)來說，項目管理思想可以指導其大部分生產(chǎn)經(jīng)營活動。一個完整的項目管理包含9大領域，通過計劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)、控制和評價，實現(xiàn)項目的目標。

國內(nèi)外應用較多的項目管理軟件，有Primavera公司的P3、Artemis公司Artemis Viewer等適合大型、綜合、復雜的工程項目的軟件，也有Sciforma公司的Project Scheduler（PS）、Primavera公司的SureTrak、IMSI公司的Turbo Project等適合中小型項目管理的軟件，在一般項目中也可以使用Microsoft Project等。

軍工科研院所的科研生產(chǎn)活動基本上是按照項目形式開展的，所以很多科研院所將項目管理運用到科研生產(chǎn)活動中。但多數(shù)科研院所一般都只重視院所一級的項目管理（一級項目管理），忽視研究部一級（二級項目管理）的管理，導致研究部門項目管理水平不高，進度控制粗放，計劃控制差，直接影響院所一級項目管理的效果。

項目周報是項目管理中的重要控制文檔之一，保證項目的有效控制，也是對項目管理的細化和深入。針對軍工科研院所研究部門的管理實際，建立一個合理的項目周報管理機制，可以有效改善研究部門的項目進度控制，提升其管理水平，確保院所一級項目管理的效果。

1 業(yè)務需求和流程分析

1.1

軍工科研院所研究部門項目管理特點

軍工科研院所項目有著技術復雜、建設周期長、項目節(jié)點控制嚴格、工作量大、組織結構復雜、項目參與人員交叉和數(shù)據(jù)處理任務繁重等特點。院所一級一般的引入項目管理方式，能夠覆蓋項目的主要領域；但由于關注的重點和要求不一樣，其更看重的是項目宏觀層面上的東西，工作分解較粗，里程碑設置較少，無法細化和分解到研究部每個具體研發(fā)人員，缺乏項目的精細化控制和管理。而作為研究部門項目管理有以下特點：

①承擔項目數(shù)量多；

②②類型項目多，其項目要求也不盡相同；

③項目協(xié)調(diào)工作量大；

④對承接的項目進行細化和分解到每一個研發(fā)人員；

⑤根據(jù)一級項目計劃制訂二級項目計劃；

⑥按照二級項目計劃對項目進行控制；

⑦項目管理重點在于計劃控制。

在通過現(xiàn)有的技術與計劃管理方法和手段保障科研生產(chǎn)任務的同時，也日益暴露出一些問題與缺陷：

（1）目標分解不夠細化，項目策劃不夠充分。大多數(shù)科研人員都是并行承擔多項科研任務，難度大、時間緊，有時為了爭取時間、盡快投入設計和開發(fā)而忽視了細化目標、前期策劃的重要性。項目主管倉促下達的二級計劃也只是對一級計劃粗略分解而來，給過程控制和管理造成較大漏洞，每個環(huán)節(jié)稍有差錯就很有可能會影響項目的質(zhì)量和進度；而且目標沒有按階段分解，員工有時未能充分把握每個階段的成果，對員工的目標考核也帶來困難。

（2）問題、困難未得到及時、全面的暴露。大多數(shù)科研生產(chǎn)中出現(xiàn)的困難和問題大多都是通過口頭上報，缺少書面記錄，各級管理人員容易顧此失彼，造成對某些項目困難、問題的解決不及時、不到位，而且對解決措施、效果缺少統(tǒng)計和總結，不利于日后解決類似問題的經(jīng)驗借鑒；而且經(jīng)常會出現(xiàn)一個問題多人解決或者問題含糊無人問津，造成重復勞動、資源浪費。

（3）部門基礎數(shù)據(jù)未得到高效、充分統(tǒng)計和有效、合理利用。每個科研生產(chǎn)活動都會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)和信息，這些基礎數(shù)據(jù)是一種組織過程資產(chǎn)，對部門的價值是不可估量的。通過員工不定時上報、按類派專人以電子表格來統(tǒng)計這些基礎數(shù)據(jù)，工作量大、數(shù)據(jù)遺漏、信息失真等；而且相對零散不便于充分分析、利用；此外，一旦該管理人員變動，其掌握的數(shù)據(jù)可能就難以被他人追溯和銜接，造成部門過程資產(chǎn)的流失。

1.2 流程分析

研究部的項目管理分為兩級4個層次。研究部下設多個研究室。普通員工、項目主管、室主任、部領導4個層次，實現(xiàn)逐級對上進行匯報、調(diào)整，并自上而下對項目管理過程中問題進行層層反饋、分解。圖1為研究部的管理流程。

1.3 需求分析

項目周報每7天制作1次報表模板，是根據(jù)周報制作的目的與特性， 選取的適當周期，以適應項目特殊性及科研院所的管理要求為重點而提出的。日報以記載每日實際執(zhí)行的工程項目的結果為主， 每日的工作進度、工作內(nèi)容完全依據(jù)周報擬訂的進度表來執(zhí)行。所以日報明顯無需前瞻性的計劃性作業(yè)。而周報則以計劃性的工作進度為主要內(nèi)容， 問題匯總、結果分析為第二項任務。真正的分析、研究、檢討等工作， 是屬于更高層次的工作范疇。而月報時間周期過長，不利于項目的控制。

軍工研究院承擔的項目大多技術難度大、時間要求急，在計劃管理上需要精密的前期策劃、嚴格的過程監(jiān)控、及時的內(nèi)外協(xié)調(diào)。初期，部門級項目管理要求每位員工對項目狀態(tài)用電子文檔進行匯報，實現(xiàn)項目周報管理。

實行周報管理后，項目策劃的精細、問題暴露的深刻、解決問題的及時性都得到了較為明顯的改善，但是也日益暴露出填報效率低、書寫不規(guī)范、基礎數(shù)據(jù)難以有效利用等缺陷。

通過上述分析和軍工科研院所研究部門項目管理的特點可以看出，研究部門需要建立一個以周報為基礎，以計劃管理為核心，符合研究部管理層次和體系的良好的平臺、暢通的渠道和優(yōu)化的流程，主要包括：

①實現(xiàn)項目任務的分解、細化和落實；

②建立以周報為基礎的項目計劃執(zhí)行情況信息搜集平臺；

③實現(xiàn)部門項目信息的共享；

④對周報信息進行分析和統(tǒng)計，為部門領導項目決策和協(xié)調(diào)提供依據(jù)；

⑤為研發(fā)人員績效考核提供參考。

2 系統(tǒng)設計

項目管理軟件由項目管理方法和技術以及項目管理模式兩部分組成。項目管理方法和技術包括支持實現(xiàn)項目管理方法的信息技術，目前已經(jīng)相當成熟，軟件開發(fā)也不存在任何問題。在項目管理模式方面，項目管理思路清晰、流程明確就顯得十分重要，不能一味追求軟件功能越多越好，軟件技術水平越高越好，必須根據(jù)業(yè)務需求，從實際出發(fā)。故根據(jù)業(yè)務需求，選取了定制開發(fā)周報管理系統(tǒng)。

本系統(tǒng)包括項目管理、周報管理、信息匯總統(tǒng)計、績效考評4個功能模塊。

2.1 周報設計

根據(jù)科研院所項目管理過程中需要反映和掌握的具體情況，提煉出周報需要填寫的要素。圖2為周報報表。

2.2 項目管理

“項目管理模塊”是根據(jù)“周報系統(tǒng)”需求，并結合科研院所項目管理辦法，抽象出的項目管理全過程。其中包括項目從啟動到結束整個生命周期。在整個生命周期中有5個主要的流程，包括項目初始化、項目啟動、節(jié)點調(diào)整、節(jié)點匯報和項目結束。

項目在啟動之前需要項目主管初始化項目信息。項目啟動過后項目組成員按照計劃時間安排匯報項目中的節(jié)點或者根據(jù)實際情況調(diào)整節(jié)點。當全部節(jié)點都匯報完成后，由項目負責人確認項目結束。

2.3 周報管理

周報管理旨在實現(xiàn)員工對項目本周狀態(tài)、存在的問題、下周工作計劃和其他工作情況的信息化管理。周報管理的流程如圖3所示。

2.4 信息匯總統(tǒng)計

“項目負責人周報”將其中的問題類匯總后形成表格提交到相關負責人，比如：存在“戰(zhàn)技指標問題”、“技術難題”的提交到各室主任；存在“電路板加工延誤”、“儀器”的提交到印制板管理員；存在“結構出圖延誤”、“機加工延誤”和“轉(zhuǎn)配延誤”的提交到生產(chǎn)管理員；“存在元器件的問題”的提交到物資管理員；存在“人員變動”、“任務交叉”的提交到部領導和室主任等。系統(tǒng)生成報表，便于各層人員逐級協(xié)調(diào)解決，從而加強對項目的管控力度，保障項目的質(zhì)量和進度。

2.5 績效考評

具備4個子菜單：季度考評、年度考評、季度目標責任書、年度目標責任書，利用不同的考評要素，對相關人員的工作情況進行測評。

3 實施效果

通過周報系統(tǒng)本單位的實際運行，對于研究部的二級項目管理起到以下作用：

（1）加強了項目管理的細化和量化機制。有利于把握項目中的重要、關鍵的細節(jié)，實現(xiàn)目標量化、布置任務量化、工作檢查量化、考核量化等。

（2）嚴格管理促進執(zhí)行力。工作要求要有標準，工作流程、工作方法有格式和規(guī)則，運用強有力的控制手段，糾正偏差，促使執(zhí)行到位。

（3）信息匯總為后續(xù)工作提供依據(jù)。將項目進行過程中的問題進行分析、簡化、改進、整合、優(yōu)化，提煉成項目管理過程中可供后序項目參考的基礎數(shù)據(jù)庫，讓豐富的數(shù)據(jù)信息無流失、最真實、更明晰，作為知識財富發(fā)揮應有的價值。

4 結束語

周報管理的實現(xiàn)，提高了科研院所研究部門的工作效率和管理水平，也是對科研院所一級管理一個很好的補充。當然周報管理是項目管理的初級應用，如在此基礎上加入質(zhì)量信息統(tǒng)計、問題管理等功能模塊，將該系統(tǒng)建設成為集項目管理、基礎數(shù)據(jù)統(tǒng)計、問題解決與分析于一體的知識性管理平臺，將會在科研院所的二級項目管理中有更好的應用。

主要參考文獻

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