劉明飛

電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)是以電子計(jì)算機(jī)為主的當(dāng)代電子信息處理技術(shù)為手段的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)。電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)與手工會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)在運(yùn)算工具、信息存儲(chǔ)介質(zhì)、簿記規(guī)則、賬務(wù)處理程序,在人員、組織體系及內(nèi)部控制方式上存在顯著區(qū)別,這些區(qū)別集中體現(xiàn)在電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的五個(gè)“化”上,即運(yùn)算工具的現(xiàn)代化、信息存儲(chǔ)介質(zhì)的電子化、簿記形式的共性化、賬務(wù)處理程序的簡(jiǎn)單化以及會(huì)計(jì)人員業(yè)務(wù)能力的復(fù)合化。電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)減少了會(huì)計(jì)人員抄寫、計(jì)算等手工勞動(dòng),加快了數(shù)據(jù)處理速度,提高了會(huì)計(jì)工作效率,也提高了數(shù)據(jù)處理精度,擴(kuò)展了數(shù)據(jù)處理廣度,為更好地發(fā)揮會(huì)計(jì)人員的職能作用創(chuàng)造了條件。然則,萬(wàn)事有其利也必有其弊,電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)實(shí)施過程中,在會(huì)計(jì)工作環(huán)境、會(huì)計(jì)信息安全、會(huì)計(jì)處理個(gè)性化與共性化、會(huì)計(jì)人才培養(yǎng)等方面也存在一些問題,只有處理好這些問題才能完全實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的功能,充分發(fā)揮會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的作用。

一、運(yùn)算工具的現(xiàn)代化對(duì)會(huì)計(jì)工作環(huán)境提出了較高要求

電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)大量使用電子計(jì)算機(jī)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò),提高了會(huì)計(jì)人員的工作效率,也對(duì)會(huì)計(jì)工作環(huán)境提出了較高要求。

1.管理者的意識(shí)環(huán)境。電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的最終目標(biāo)是加強(qiáng)經(jīng)營(yíng)管理、提供會(huì)計(jì)信息、參與經(jīng)營(yíng)決策、提高會(huì)計(jì)單位的經(jīng)濟(jì)效益,與手工會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)一樣,都具備信息的采集輸入、存儲(chǔ)、加工處理、輸出和傳輸功能。從長(zhǎng)遠(yuǎn)看,電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)必定要取代手工會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)。

2.規(guī)章制度環(huán)境。電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的規(guī)章制度包括電算化崗位責(zé)任制、電算化操作管理制度、計(jì)算機(jī)硬軟件和數(shù)據(jù)管理制度、電算化會(huì)計(jì)檔案管理制度和會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部管理制度,用于保證電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的正常運(yùn)行。

3.計(jì)算機(jī)硬件環(huán)境。會(huì)計(jì)單位應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況和財(cái)力狀況,選擇與本單位電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)工作規(guī)劃相適應(yīng)的計(jì)算機(jī)機(jī)種、機(jī)型和系統(tǒng)軟件及有關(guān)配套設(shè)備。實(shí)行垂直領(lǐng)導(dǎo)的行業(yè)、大型企業(yè)集團(tuán),在選擇計(jì)算機(jī)機(jī)種、機(jī)型和系統(tǒng)軟件及有關(guān)配套設(shè)備時(shí),應(yīng)盡量做到統(tǒng)一,為實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化打好基礎(chǔ)。具備一定硬件基礎(chǔ)和技術(shù)力量的單位,可充分利用現(xiàn)有的計(jì)算機(jī)設(shè)備建立計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò),做到信息資源共享和會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)處理。為保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理的完整正確,電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)所使用的計(jì)算機(jī)(尤其是服務(wù)器),必須配備不間斷電源。

4.計(jì)算機(jī)軟件環(huán)境。電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)使用的計(jì)算機(jī)軟件分為基礎(chǔ)軟件(如操作系統(tǒng)、辦公軟件)和專業(yè)軟件(如金蝶用友等財(cái)務(wù)軟件)。

會(huì)計(jì)軟件是電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的核心,選擇會(huì)計(jì)軟件的好壞對(duì)電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的成敗起著關(guān)鍵性的作用。各單位應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要和自身的技術(shù)力量選擇會(huì)計(jì)軟件,選擇會(huì)計(jì)軟件時(shí)應(yīng)注意軟件的合法性、安全性、正確性、可擴(kuò)充性和滿足審計(jì)要求等方面的問題,以及軟件服務(wù)的便利,軟件的功能應(yīng)該滿足本單位當(dāng)前的實(shí)際需要,并考慮到今后工作發(fā)展的要求;選擇會(huì)計(jì)軟件后,要根據(jù)會(huì)計(jì)軟件運(yùn)行要求配置計(jì)算機(jī)硬件和計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)等基礎(chǔ)軟件,應(yīng)達(dá)到財(cái)政部《會(huì)計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范》的要求,滿足本單位的實(shí)際工作需要。

5.會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)是指記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表(包括報(bào)表格式和計(jì)算公式)等數(shù)據(jù)。采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲(chǔ)會(huì)計(jì)帳簿、報(bào)表,作為會(huì)計(jì)檔案保存的單位,可定期打印輸出會(huì)計(jì)帳簿、報(bào)表;及時(shí)打印輸出記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款帳日記賬;盡量少采用軟盤存儲(chǔ)會(huì)計(jì)檔案。

6.會(huì)計(jì)人員。電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)需要設(shè)置工作崗位及其工作職責(zé):

系統(tǒng)管理:負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)計(jì)算機(jī)及會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)的運(yùn)行工作,要求具備會(huì)計(jì)和計(jì)算機(jī)知識(shí),以及相關(guān)的會(huì)計(jì)電算化組織管理的經(jīng)驗(yàn)。系統(tǒng)管理通常由會(huì)計(jì)主管兼任。軟件操作:負(fù)責(zé)輸入記賬憑證和原始憑證等會(huì)計(jì)數(shù)據(jù),輸出記賬憑證、會(huì)計(jì)帳簿、報(bào)表,和進(jìn)行部分會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理工作,要求具備會(huì)計(jì)軟件操作知識(shí)。通常由基本會(huì)計(jì)崗位的會(huì)計(jì)人員兼任。審核記賬:負(fù)責(zé)對(duì)輸入計(jì)算機(jī)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)(記賬憑證和原始憑證等)進(jìn)行審核,操作會(huì)計(jì)軟件登記機(jī)內(nèi)帳簿,對(duì)打印輸出的帳簿、報(bào)表進(jìn)行確認(rèn);此崗要求具備會(huì)計(jì)和計(jì)算機(jī)知識(shí),可由主管會(huì)計(jì)兼任。電算維護(hù):負(fù)責(zé)保證計(jì)算機(jī)硬件、軟件的正常運(yùn)行,管理機(jī)內(nèi)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù);此崗要求具備計(jì)算機(jī)和會(huì)計(jì)知識(shí),大中型企業(yè)中應(yīng)由專職人員擔(dān)任。電算審查:負(fù)責(zé)監(jiān)督計(jì)算機(jī)及會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)的運(yùn)行,防止利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行舞弊;要求具備會(huì)計(jì)和計(jì)算機(jī)知識(shí),此崗可由會(huì)計(jì)稽核人員兼任。數(shù)據(jù)分析:負(fù)責(zé)對(duì)計(jì)算機(jī)內(nèi)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析,要求具備計(jì)算機(jī)和會(huì)計(jì)知識(shí),由主管會(huì)計(jì)兼任。

二、信息存儲(chǔ)介質(zhì)的電子化給會(huì)計(jì)信息生成、儲(chǔ)存、傳遞帶來安全隱患

電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)存儲(chǔ)介質(zhì)電子化使得會(huì)計(jì)信息占用空間小,查詢檢索、復(fù)制方便,同時(shí)也給會(huì)計(jì)信息生成、儲(chǔ)存和傳遞帶來安全隱患。

1.用戶的建立和管理。實(shí)施電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的單位明確規(guī)定上機(jī)操作人員對(duì)會(huì)計(jì)軟件的操作內(nèi)容和權(quán)限,嚴(yán)格管理操作密碼,并由專人定期更換密碼,杜絕未經(jīng)授權(quán)人員操作會(huì)計(jì)軟件;輸入計(jì)算機(jī)的原始憑證、記賬憑證等會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)未經(jīng)審核不得登入機(jī)內(nèi)帳簿;操作人員離開機(jī)房時(shí),應(yīng)執(zhí)行相應(yīng)命令退出會(huì)計(jì)軟件以保存操作數(shù)據(jù),不能用直接切斷電源的方式關(guān)閉計(jì)算機(jī)。

2.上機(jī)日志的記錄與會(huì)計(jì)信息的備份存檔。根據(jù)單位實(shí)際情況,由專人保存必要的上機(jī)操作記錄,記錄操作人、操作時(shí)間、操作內(nèi)容、故障情況等內(nèi)容,明確計(jì)算機(jī)操作人員的責(zé)任。要充分利用會(huì)計(jì)軟件的備份功能及時(shí)備份會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。對(duì)備份的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)最好進(jìn)行壓縮、加密后交由專人保管。

3.計(jì)算機(jī)病毒的防查解。計(jì)算機(jī)病毒的防治要從防毒、查毒、解毒三方面來進(jìn)行?！胺蓝尽笔侵父鶕?jù)系統(tǒng)特性,采取相應(yīng)的系統(tǒng)安全措施預(yù)防病毒侵入計(jì)算機(jī)?！安槎尽笔侵笇?duì)于確定的環(huán)境,能夠準(zhǔn)確地報(bào)出病毒名稱,該環(huán)境包括內(nèi)存、文件、引導(dǎo)區(qū)(含主導(dǎo)區(qū))、網(wǎng)絡(luò)等。“解毒”是指根據(jù)不同類型病毒對(duì)感染對(duì)象的修改,并按照病毒的感染特性所進(jìn)行的恢復(fù)。該恢復(fù)過程不能破壞未被病毒修改的內(nèi)容。電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)最好安裝一套信產(chǎn)部推薦的殺毒軟件,對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行定期和不定期的病毒查殺。

三、簿記、報(bào)表的標(biāo)準(zhǔn)化凸顯了簿記的共性化,淡化了簿記的個(gè)性特征

電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的賬頁(yè)由會(huì)計(jì)軟件根據(jù)使用者的設(shè)置生成,使用打印機(jī)打印輸出后裝訂成賬簿。賬簿數(shù)據(jù)記錄發(fā)生錯(cuò)誤,不能采用劃線法或紅字法更正,只能通過輸入“更正憑證”修改,以便留下改動(dòng)痕跡。用計(jì)算機(jī)打印輸出的標(biāo)準(zhǔn)化賬證表,不再因人而異,淡化了簿記的個(gè)性特征。單從會(huì)計(jì)人員遞交的賬表,難以衡量會(huì)計(jì)人員的工作態(tài)度、業(yè)務(wù)技能和綜合素質(zhì)。

四、賬務(wù)處理程序的簡(jiǎn)單化消弱了多人員、多環(huán)節(jié)的內(nèi)部牽制,把查錯(cuò)和杜絕舞弊的重任較多地壓在會(huì)計(jì)軟件上

電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)對(duì)數(shù)據(jù)采集采取集中收集、統(tǒng)一處理、數(shù)據(jù)共享的操作方法,賬務(wù)處理無(wú)需根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)規(guī)模、經(jīng)營(yíng)方式和管理形式的區(qū)別而采用不同的會(huì)計(jì)核算形式。電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)一般均采用最簡(jiǎn)單的記賬憑證賬務(wù)處理程序,即根據(jù)記賬憑證登記日記賬、明細(xì)賬,通過匯總登記總賬,編制會(huì)計(jì)報(bào)表。憑證與憑證、憑證與賬務(wù)、賬務(wù)與報(bào)表、報(bào)表與報(bào)表以及賬實(shí)之間的勾對(duì)稽核均由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成,消弱了多人員、多環(huán)節(jié)的內(nèi)部牽制,把查錯(cuò)和杜絕舞弊的重任較多地壓在會(huì)計(jì)軟件上。電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中除會(huì)計(jì)人員外,還有計(jì)算機(jī)軟、硬件技術(shù)人員和操作人員,內(nèi)部控制必須擴(kuò)大到對(duì)人員、計(jì)算機(jī)設(shè)備、數(shù)據(jù)和程序等多個(gè)方面。

五、會(huì)計(jì)人員業(yè)務(wù)技能的復(fù)合化對(duì)會(huì)計(jì)人才培養(yǎng)提出了新的要求

合格的會(huì)計(jì)人才應(yīng)該是“精通業(yè)務(wù)、善于管理、熟悉國(guó)際慣例、具有國(guó)際視野的高素質(zhì)、復(fù)合型人才”;電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中,會(huì)計(jì)人員要用到大量的計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)、辦公軟件等現(xiàn)代化技術(shù);會(huì)計(jì)作為國(guó)際通用的商業(yè)語(yǔ)言,在促進(jìn)國(guó)際貿(mào)易、國(guó)際資本流動(dòng)和國(guó)際經(jīng)濟(jì)交流方面的作用越來越突出。社會(huì)對(duì)會(huì)計(jì)人才的需求不再僅僅局限于會(huì)計(jì)知識(shí)本身,而是同時(shí)對(duì)人才的職業(yè)素質(zhì)、職業(yè)判斷、駕馭信息技術(shù)能力、創(chuàng)新意識(shí)、職業(yè)技術(shù)能力和崗位能力等提出了更高的要求。

(作者單位:廣東白云學(xué)院)